Otoczenie rynkowe, w jakim działa nasze przedsiębiorstwo nieustannie się zmienia. W związku z tym zachodzi konieczność ciągłej analizy firmy. Doskonałym rozwiązaniem będzie tu benchmarking, czyli jedna z najlepszych i najszerzej polecanych metod, koncentrująca się na doskonaleniu organizacji. Z tej drogi korzystają najwięksi na rynku, również firmy działające globalnie. Zarządzanie zasobami ludzkimi wymaga od nas obecnie pełnego profesjonalizmu, a także wiedzy, która ułatwi podejmowanie kluczowych decyzji i dążenie do obranego celu. Dowiedz się, jak w tym wszystkim działa benchmarking i jak możesz go wykorzystać.
Spis treści
Co to jest benchmarking?
Dzieciom mówimy, żeby nie porównywać się z innymi, bo każdy jest unikalną jednostką i działa we własnym tempie i zgodnie ze swoimi możliwościami. Okazuje się jednak, że taka zasada nie sprawdza się w biznesie, gdzie musimy posiadać odpowiedni punkt odniesienia, model porównawczy, który sprawi, że będziemy podążać drogą taką, jak nasza konkurencja i będzie nam łatwiej znaleźć sposoby i rozwiązania, które pozwolą przegonić ją na rynku.
Najprościej więc benchmarking można określić jako obserwację i identyfikację zachowań innych firm, po to, aby przystosować je do funkcjonowania naszego biznesu. W związku z tym znajdujemy w ten sposób pewien wskaźnik, czy wzorzec dla rozwoju, który będzie prowadził nas do osiągnięcia sukcesu.
Benchmark to słowo, od którego pochodzą takie praktyki rynkowe, oznacza ono punkt orientacyjny, który wyznacza się dla miejsca widocznego z daleka. W biznesie będzie on oznaczał więc porównywanie się do najlepszych firm na rynku, z tej samej branży. Ich wyniki i doświadczenia mają wyznaczać kierunek rozwoju dla naszej firmy.
Nie można jednak obecnie mówić o jednolitej definicji dla benchmarkingu. W niektórych kręgach kojarzony jest z narzędziem, a w innych z metodą. Jednak najważniejszy jest tu nasz konkurent, jego odpowiednie wskazanie i postępowanie w taki sposób, aby dzięki obserwacji i analizie nasza firma go przewyższyła.
Rodzaje benchmarkingu
Podstawową zasadą w benchmarkingu jest koncentrowanie się na lepszych od siebie na rynku i udoskonalanie w ten sposób swojej firmy. W literaturze znajdujemy różne rodzaje tego rozwiązania, które mają nieco inny charakter. Sprawdź, co je wyróżnia?
Benchmarking wewnętrzny
W jego zakresie porównuje się to, co ma miejsce wewnątrz przedsiębiorstwa. Chodzi przede wszystkim o analizowanie modeli pracy w zespołach pracowniczych i szukanie w tym zakresie błędów w obrębie swojej firmy. Wprowadzanie zmian może przyczynić się do zastosowania lepszych praktyk i tym samym osiągania lepszych wyników.
Benchmarking wewnętrzny polecany jest przede wszystkim dużym firmom – korporacjom czy holdingom, gdzie na osiągane wyniki wpływ mają wzajemne zależności pomiędzy pracownikami zajmującymi się różnym zakresem obowiązków. Porównywanie obejmuje tu wydajność, funkcjonalność, role, funkcje, stanowiska, przyjęte metody i rozwiązania, stosowane technologie i procedury.
Benchmarking hozyzontalny
Benchmarking horyzontalny jest bardziej ogólny od wewnętrznego. Bierze on pod uwagę praktyki, procesy, rozwiązania, technologie, metody i sposoby, które powszechnie wykorzystują firmy z danej branży lub ogólnie różne nie koniecznie powiązane ze sobą gałęzie. Porównanie pomiędzy branżami nie jest obarczone ryzykiem ujawnienia tajemnicy, informacji wrażliwych, co mogłoby wpływać na konkurencyjność firmy.
Benchmarking funkcjonalny
Mamy tu do czynienia z wąskim zakresem porównań międzybranżowych. Może on dotyczyć różnych funkcji przedsiębiorstwa. Takie badania przeprowadza się np. w zakresie: logistyki, organizowania łańcucha dostaw, kultury organizacyjnej, obsługi klientów b2b i b2c, czy komunikacji wewnętrznej.
Benchmarking konkurencyjny
Benchmarking konkurencyjny jest specyficznym rodzajem tej metody. Wynika to z tego, że jest on realizowany przez dwa przedsiębiorstwa z jednej branży, które obopólnie wyrażają na to zgodę i ustalają określone zasady. Z pewnością jest to praktyka rzadka, gdyż przedsiębiorcy obawiają się ryzyka ujawnienia informacji wrażliwych, czy pojawienia się np. zmowy cenowej. Z pewnością jednak im bardziej firmy są do siebie podobne, tym większą wartość poznawczą będą miały takie działania.
Benchmarking procesowy
Jego celem jest poprawienie procesów, jakie zachodzą w firmie i doprowadzenie, do tego, aby stały się one bardziej efektywne. W związku z tym opiera się na śledzeniu, analizowaniu, wzorowaniu się i adaptowaniu rozwiązań dotyczących zarządzania operacyjnego. Jest on bardzo istotny jeśli konkurencja dotyczy przedsiębiorstw wykazujących podobny potencjał na rynku.
Benchmarking produktowy
W jego zakresie porównywane są produkty, jednak pod uwagę brane jest szerokie spektrum ich funkcjonowania. Znaczenie mają cechy funkcjonalno-użytkowe, cena, dystrybucja, opakowanie, marka, reklama i wiele innych. Dzięki temu możemy skutecznie doskonalić swoje produkty, a także z powodzeniem tworzyć nowe, które spotkają się z dobrym odbiorem na rynku
Benchmarking strategiczny
Często to właśnie on jest kluczowy dla danego przedsiębiorstwa. Ma to miejsce szczególnie w sytuacjach, gdy to głównie strategia pozwala na zyskanie przewagi nad konkurencją, oferującą produkty czy usługi o zbliżonym profilu jakościowym, cenowym czy użytkowym. Dzięki takiemu badaniu możemy łatwo ustalać plany długoterminowej obecności na rynku i plany porównywać do rozwiązań wzorcowych.
Etapy stosowania benchmarkingu
Prawidłowe przeprowadzenie benchmarkingu, oddziałuje na poziom jego skuteczności i przydatności zgromadzonych danych. Dlatego jeśli decydujemy się z niego skorzystać kluczowa będzie metodyczność i postępowanie wedle ściśle określonego planu. Wedle zasady, taka analiza porównawcza powinna się składać z kolejno po sobie następujących etapów, do których zaliczamy:
- Etap przygotowawczy – określamy zakres, formę, metodę oraz przedmiot porównania. W związku z tym wskazujemy co, jak i z kim chcemy porównywać. Co istotne w czasie przygotowań musimy również możliwie, jak najbardziej szczegółowo opisać badany przedmiot w naszej firmie, aby mieć później bazę do weryfikacji.
- Etap pozyskania partnera do benchmarkingu – czyli firmy, z którą wymienimy się informacjami zgodnie z klarownymi i ściśle określonymi regułami współdziałania.
- Etap tworzenia Benchmarka, czyli operacyjny – w tym czasie znajdujemy i wskazujemy najbardziej kluczowe wskaźniki. Musimy więc precyzyjnie określić, co badamy, co jest dla nas sukcesem i jego miarą. Dokładność wpłynie na wynik całego badania, a w konsekwencji również na zmiany, jakie na jego podstawie wprowadzimy w swojej organizacji.
- Etap podsumowania, analizowania danych i raportowania.
- Etap wdrażania zmian, które uznane zostają za niezbędne na podstawie zgromadzonych informacji.
Benchmarking pozwala na skuteczniejsze zarządzanie zasobami, procesami, kompetencjami, strukturami i metodami.
Wdrażanie benchmarkingu
Benchmarking sprawia, że pojawia się plan wdrożenia zmian. Może on obejmować różne działania. Wyróżnia się:
- doraźne, które pozwalają na skuteczne inicjowanie procesu zmian, poprawy konkurencyjności czy wydajności,
- strategiczne, które wymagają głębszych, strukturalnych i długofalowych zmian, inwestycji, których osiągniecie w krótkim czasie może nie być możliwe z wielu różnych powodów.
Jeśli decydujemy się na wdrożenie benchmarkingu w naszej firmie, to prowadzone działania powinny być odpowiednio przemyślane i zaplanowane, a także kontrolowane. Zarządzanie takimi przeobrażeniami powinno być ponadto odpowiednio zabezpieczone pod względem finansowym (budżet), organizacyjny (zadania i zespoły) oraz czasowym, czyli stworzenie harmonogramu prac, wraz z podziałem na etapy.
Cechy dobrego benchmarkingu
- postrzeganie całościowe oraz systemowe,
- patrzenie w przyszłość,
- dopuszczenie partycypacji interesariuszy,
- zorientowanie na jakość,
- zorientowanie na interesariuszy,
- jasna komunikacja kierunków oraz celów,
- uczestnictwo w sieci benchmarkingowej,
- zdolność do zmian i rozwoju,
- zbieranie danych metodami pośrednimi i bezpośrednimi.
Dobry benchmarking musi zostać przede wszystkim odpowiednio przygotowany. Musimy wiedzieć, co dokładnie chcemy porównać i dla jakich zagadnień, działów czy działań szukamy alternatyw. Oczywiście może się okazać, że to nasza firma w jakimś zakresie funkcjonuje lepiej niż ta, którą analizujemy. Analiza danych powinna ponadto opierać się na twardych faktach i niczego nie pomijać. Chodzi o poprawę zarządzania i funkcjonowania naszej firmy, więc liczy się szczerość i dokładność.
Korzyści benchmarkingu
- możliwość wprowadzenia udoskonaleń, które wynikają z obserwacji działania innych podmiotów,
- wyszukiwanie źródeł sprzyjających doskonaleniu poza własną organizacją, a nawet w innej branży lub kraju,
- wprowadzenie w swojej firmie procesu czynnego uczenia się i poszukiwania oraz wdrażania dobrych pomysłów,
- lepsze zrozumienie tego, co dzieje się w naszej firmie,
- możliwość zdefiniowania efektywnych celów strategicznych,
- określenie miejsca naszej działalności na tle konkurencji,
- mobilizacja do działania i osiągania lepszych efektów,
- monitorowanie produktywności, efektywności i rentowności w firmie,
- kontrolowanie kosztów pracy,
- porównanie wyników naszej firmy z wybraną grupą odniesienia,
- zdobycie informacji do rozmów w gronie zarządu,
- podejmowanie decyzji popartych danymi liczbowymi,
- poznanie mocnych oraz słabych stron naszej firmy,
- doskonalenie jakości obsługi,
- poszerzanie oferty firmy,
- planowanie budżetu marketingowego,
- korzystanie z rozwiązań wdrożonych w innych firmach,
- poprawa wizerunku marki,
- znalezienie i rozpoznanie problemów wewnątrz prowadzonej firmy,
- lepsze i głębsze zrozumienie potrzeb konsumentów.
