Biała lista podatników VAT, czyli wykaz przedsiębiorców, którzy opłacają podatek od towarów i usług, działa od 1 września 2019 roku. Celem tego rozwiązania jest umożliwienie firmom szybkiego i przede wszystkim skutecznego weryfikowania swoich kontrahentów. Ustawodawca, wprowadzając wykaz zastąpił rozwiązanie, które obowiązywało dotychczas – były to listy podatników VAT zarejestrowanych i niezarejestrowanych, jak również wykreślonych i przywróconych do rejestru.
Spis treści
Co zyskamy dzięki korzystaniu z białej listy podatników VAT?
Korzystanie z białej listy podatników VAT wyróżnia się określoną funkcjonalnością. Dzięki niej:
- zweryfikujesz, czy Twój kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT,
- potwierdzisz numer rachunku bankowego, na który powinieneś przelać należność kontrahentowi,
- poznasz podstawy prawne dotyczące decyzji o wykreśleniu z rejestru, przywróceniu do niego, odmówieniu rejestracji Twojego kontrahenta jako podatnika VAT.
Gdzie znajduje się biała lista podatników VAT?
Biała lista podatników VAT prowadzona jest przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Dostęp do niej znajduje się na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Jeśli sam jesteś podatnikiem VAT, to musisz wiedzieć, że Twój wpis znajdzie się na liście automatycznie. Szef Krajowej Administracji Skarbowej pobiera niezbędne informacje z dostępnych rejestrów publicznych. Możesz zweryfikować również poprawność swoich danych, jeśli pojawi się w nich błąd, należy zwrócić się do szefa KAS o jego usuniecie lub sprostowanie.
Funkcjonalność wykazu pozwala na zweryfikowanie statusu kontrahenta na wybrany dzień, do 5 lat wstecz.
W jaki sposób można wyszukiwać informacje na białej liście podatników VAT?
W wykazie znajduje się szereg danych o podatnikach VAT. Konkretne wpisy możesz wyszukiwać na podstawie posiadanych danych takich jak: NIP, REGON, nazwa firmy, czy numer rachunku bankowego. W przypadku podania jedynie części nazwy, system wyszuka pasujące wyniki i będzie możliwość wybrania prawidłowego.
Jeśli poszukujemy informacji o płatniku VAT, który jest osobą fizyczną i prowadzi jpg, to w miejscu, oznaczonym jako nazwa firmy należy wpisać imię i nazwisko kontrahenta. Co istotne, jeśli korzystasz z wyszukiwarki zaznaczasz na jaki dzień dane mają być aktualne. Twoje wyszukiwanie zostanie oznaczone unikalnym identyfikatorem, który stanowi potwierdzenie i można go wydrukować.
Jakie informacje o podatnikach znajdują się na białej liście podatników VAT?
- Imię i nazwisko przedsiębiorcy lub nazwa firmy,
- numer, za pomocą którego dany podmiot jest zdefiniowany dla potrzeb podatkowych, jeśli został on nadany,
- numer identyfikacyjny REGON, jeśli został on nadany,
- status podmiotu (nie dokonano rejestracji, wykreślono z rejestru, „podatnik VAT czynny”, „podatnik VAT zwolniony”, oraz informacja o przywróceniu rejestracji),
- numer KRS, o ile został nadany,
- imiona i nazwiska osób, które mają nadane uprawnienia do reprezentowania podmiotu oraz ich numery NIP,
- adres siedziby – jeśli podmiot nie jest osobą fizyczną,
- imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery NIP,
- imię i nazwisko lub nazwa wspólnika oraz jego numer NIP,
- data rejestracji,
- data odmowy rejestracji,
- data wykreślenia z rejestru,
- data przywrócenia do rejestru,
- odpowiednia podstawa prawna związana z odmową rejestracji, wykreśleniem z rejestru, czy przywróceniem,
- numery bankowych rachunków rozliczeniowych lub imiennych w kasie oszczędnościowo-kredytowej, których firma jest członkiem – otwartych w związku z założeniem i prowadzeniem działalności gospodarczej, które wskazane są w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym – potwierdzone przez STIR.
Numery rachunków na białej liście podatników VAT i ich weryfikacja
W wykazie znajdują się tzw. numery rachunków rozliczeniowych. Informacja ich dotycząca może być bardzo istotna dla przedsiębiorców. Publikacja takich numerów ma miejsce jedynie, jeśli mamy do czynienia z zarejestrowanym podatnikiem VAT, lub takim, który został przywrócony do rejestru.
Jeśli z kolei podmiotowi odmówiono rejestracji jako podatnika VAT lub został wykreślony z rejestru, to informacja o tym i dane zostaną uwzględnione w wykazie, jednak nie znajdzie się w nich numer rachunku rozliczeniowego.
W wykazie nie ma informacji o firmach, które nie są podatnikami VAT. Owszem one również korzystają w ramach prowadzonej działalności z rachunków bankowych, firmowych, jednak ich dane nie będą ujęte na liście.
Numery rachunków rozliczeniowych znajdujące się na białej liście podatników VAT są automatycznie pobierane z bazy Krajowej Administracji Skarbowej po przeprowadzeniu potwierdzenia STIR. W związku z tym są to dokładnie te same numery rachunków, które przedsiębiorca podał do urzędu skarbowego, w składanym zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym.
Każdy przedsiębiorca powinien mieć na uwadze, że rachunki bankowe powinny być na bieżąco aktualizowane w urzędzie skarbowym jeśli pojawiają się w nich zmiany. Spółki, które są zarejestrowane w KRS oraz spółki cywilne powinny takie dokument aktualizacyjny składać bezpośrednio do urzędu skarbowego. Dokonuje się tego na formularzach NIP-8 oraz NIP-2. W przypadku przedsiębiorców, którzy prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą konieczne jest dokonanie aktualizacji przez CEIDG.
Może pojawić się również sytuacja zmiany urzędu skarbowego. Wówczas poprzez zgłoszenie aktualizacyjne informujemy go o zmianie numeru rachunku firmowego. Biała lista podatników VAT nie zawiera numerów prywatnych rachunków bankowych ROR, nawet jeśli przedsiębiorca korzysta w nieco w celu prowadzenia firmy. Nie jest to rachunek rozliczeniowy, więc kontrahent nie znajdzie go w wykazie.
STIR – jest to system teleinformatyczny izby rozliczeniowej, dający szefowi KAS możliwość analizowania i przekazywania informacji, co ma na celu zapobieganie wyłudzeniom skarbowym. Rachunek rozliczeniowy powinien zostać zgłoszony do STIR przez bank, który zajmuje się jego prowadzeniem.
Na białej liście nie ma rachunku naszej firmy – co powinniśmy zrobić?
Brak rachunku na białej liście podatników VAT może wynikać z kilku czynników. W związku z tym konieczne jest ich przeanalizowanie, aby mieć pewność, jak powinniśmy w konkretnej sytuacji postąpić.
Pierwszą najważniejszą kwestią jest to, czy posiadamy konto firmowe – rachunek rozliczeniowy. Niektórzy przedsiębiorcy korzystają z prywatnych kont, których nie widać na białej liście. W takiej sytuacji należy więc założyć rachunek rozliczeniowy w banku lub skoku. Jeśli nie mamy pewności, że rachunek, z którego korzystamy w firmie jest właśnie firmowy, to powinniśmy sprawdzić taką informację w swoim banku.
Kolejną ważną kwestią jest to, czy rachunek firmowy, z którego obecnie korzystamy został zgłoszony do urzędu skarbowego. Jeśli nie to należy zgłosić swój rachunek firmowy. Jak to prawidłowo zrobić?
- Firma zarejestrowana w CEIDG – należy zmienić dane firmy na stronie CEIDG.
- Firma zarejestrowana w KRS – składamy w Urzędzie Skarbowym formularz NIP-8.
- Spółki cywilne – złożenie w Urzędzie Skarbowym formularza NIP-2.
- Działalność gospodarcza prowadzona przez osoby fizyczne, która nie podlega obowiązkowi rejestracji w CEIDG – złożenie u Urzędzie Skarbowym formularza NIP-7.
Ostatnia możliwość braku numeru rachunku w wykazie związana jest z nieprawidłowościami w banku. Jeśli Twój bank nie zgłosił numeru rachunku do STIR, to koniecznie sprawę należy wyjaśnić właśnie w banku. Zwykle przekazanie numeru konta do STIR odbywa się automatycznie przez system banku. W związku z tym jeśli jesteśmy pewni, że założyliśmy konto firmowe, oraz zgłosiliśmy jego numer do CEIDG lub urzędu skarbowego, to przyczyny braku numeru rachunku w wykazie, należy szukać w banku.
Jakie sankcje grożą za korzystanie z rachunku spoza białej listy?
Od dnia 1 stycznia 2020 roku weszły w życie zmiany, które spowodowały, że poniesiemy konsekwencje, jeśli przelejemy swojemu partnerowi biznesowemu kwotę powyżej 15 tys. zł. na inne konto niż to, które znajduje się w wykazie. W takiej sytuacji utracisz możliwość uwzględnienia tej kwoty w kosztach osiągnięcia przychodu. Może to dotyczyć również części kwoty, którą przelałeś na inny rachunek niż ten z białej listy.
Ponadto poniesiesz ryzyko odpowiedzialności solidarnej wraz ze swoim kontrahentem, w związku z zaległościami podatkowymi, jeśli nie opłaci on podatku należnego od takiej transakcji. Uwolnienie się od takich sankcji jest jednak możliwe. W tym celu konieczne jest poinformowanie naczelnika właściwego urzędu skarbowego dla podatnika, który dokonał zapłaty należności, o dokonaniu płatności na zły rachunek. Musi to mieć miejsce w ciągu 7 dni od przelewu.
Co istotne w stanie zagrożenia epidemicznego i w stanie epidemii, czas na poinformowanie naczelnika urzędu skarbowego o przelewie na rachunek spoza białej listy został wydłużony do 14 dni.
Aktualizacja danych podatników ma miejsce raz dziennie w każdy dzień roboczy. W związku z tym jeśli planujesz przelew do swojego kontrahenta, to numer rachunku na białej liście powinieneś sprawdzać w dniu jego wykonywania.
