Założenie działalności gospodarczej to pierwszy krok, jaki musimy wykonać, aby być na swoim. Jednak nie możemy też zapominać, że bycie przedsiębiorcą wiąże się z określonymi obowiązkami. Prawo wymaga chociażby, aby wszystkie faktury w firmie były przechowywane przez okres pięciu lat, co oznacza, że możemy zgromadzić znaczącą ilość dokumentów. Jak sobie z nimi poradzić?
Rozwiązaniem może być chmura faktur. Z uwagi na fakt, że ustawa nie nakłada na nas obowiązku przechowywania ich w określonej formie, można przyjąć interpretację, że mogą one znajdować się w wersji zarówno papierowej, jak i elektronicznej. Trudno odmówić licznych zalet tej formie.
Spis treści
Dlaczego chmura faktur jest korzystnym rozwiązaniem?
Przede wszystkim zminimalizujemy ilość dokumentów, jakie będą znajdować się w naszej firmie, unikniemy bałaganu i będziemy sprzyjać ekologii. Jednak chmura faktur to również wysoki poziom bezpieczeństwa. Jeśli dokumenty w segregatorach znajdują się w biurze lub archiwum, to wiele sytuacji losowych może sprawić, że zostaną one trwale zniszczone, a odtworzenie nie będzie możliwe.
Przechowując elektroniczne lub zeskanowane faktury w chmurze mamy do nich stały dostęp, a jednocześnie są one doskonale zabezpieczone przed osobami niepowołanymi. Technologia chmury sprawia, że z całą pewnością nie dojdzie do ich zniszczenia lub usunięcia, a w razie niespodziewanej kontroli w każdej chwili będziemy mogli pokazać dokładnie tą fakturę, która jest aktualnie potrzebna.
Dodatkowa funkcjonalność rozwiązania
Warto zauważyć, że chmura faktur jest nowoczesnym rozwiązaniem, które jednocześnie stanowi system do fakturowania, który sprawdza nas na każdym kroku w czasie wystawiania dokumentu i nie pozwala na popełnienie żadnego błędu. Ponadto tak stworzoną fakturę możemy od razu przekazać klientowi lub kontrahentowi wykorzystując tzw. bezpieczny link. Czyli przesyłamy link udostępniając jego zawartość posiadaczowi określonego adresu e-mail.
Fakturowanie w chmurze i jego zalety
- Przede wszystkim unikamy błędów administracyjnych i rachunkowych.
- Wystawianie dokumentacji jest bardzo szybkie.
- Do faktur i możliwości ich wystawienia mamy dostęp z każdego miejsca, również na urządzeniach mobilnych.
- Fakturę wysyłamy za pośrednictwem maila bezpośrednio z panelu.
- Obsługa programu jest prosta i intuicyjna dla użytkownika.
Chmura faktur na bieżąco analizuje koszty i przychody firmy, tworzy bilanse rzeczywiste. Jest rodzajem naszego wirtualnego księgowego, który stale kontroluje kondycję przedsiębiorstwa. Dodatkowo posiada ona szeroką dodatkową funkcjonalność i może zostać skutecznie zintegrowana z wieloma systemami, w tym z bankowością internetową. Na uwagę zasługuje również fakt analizowania, przetwarzania i kompletowania danych statystycznych dla GUS, które są automatycznie wysyłane. Z całą pewnością więc będzie ona oszczędzać czas przedsiębiorcy.
Dlaczego warto korzystać z chmury faktur?
Zdecydowanie jest to obecnie najnowocześniejsze narzędzie pozwalające na fakturowanie oraz archiwizowanie dokumentów. Jednak nie możemy pominąć jego walorów statystycznych czy księgowych. Często zmorą przedsiębiorców było obliczanie należnego podatku VAT, w tej kwestii pojawiały się błędy i konieczność dokonania korekty. Jednak chmura faktur całkowicie eliminuje ten problem. Wszystkie obliczenia i dane będą precyzyjne, a faktury nie wyślemy, jeśli będą w niej jakiekolwiek pomyłki.
Niezależnie od tego, czy skorzystamy z jej pełnej funkcjonalności, czy jedynie będziemy wystawiać faktury i je archiwizować, to na pewno dostrzeżemy niezwykły wręcz przeskok techniczny, który skutecznie ułatwia prowadzenie firmy i pełnej dokumentacji, a co najważniejsze pomaga w unikaniu błędów i wysyłaniu korekt do urzędu skarbowego, czy klienta lub kontrahenta.
Zgodnie z polskim prawem faktury mogą być wystawiane w wersji papierowej lub elektronicznej. Coraz częściej jednak spotykamy się z tą drugą opcją. Również archiwizacja w taki sposób daje wiele korzyści. Nie możemy zapominać o bezpieczeństwie dokumentów i łatwym dostępie do ich odczytu w każdej chwili. Z pewnością o wiele prościej będzie również znaleźć interesującą nas fakturę niż w stosie segregatorów.
Czy korzystanie z chmury faktur jest trudne?
Jest to rozwiązanie technologiczne zaprojektowane w taki sposób, aby korzystanie z interfejsu było jak najbardziej intuicyjne i nie sprawiało problemów żadnym użytkownikom. Wchodząc do programu widzimy dokładnie wszystkie opcje, z których możemy skorzystać, a przez proces wystawienia faktury jesteśmy przeprowadzani właściwie krok po kroku, co dodatkowo sprzyja unikaniu błędów.
Jeśli Twoja firma dotąd korzystała z tradycyjnych i wydawać by się mogło najprostszych rozwiązań, to z pewnością wprowadzenie chmury faktur będzie niezwykle komfortowe i będzie stanowiło ogromną zmianę na lepsze, gdyż funkcjonalność tego narzędzia dla przedsiębiorcy jest bardzo duża już w podstawowej wersji.
