Co powinno znaleźć się w prawidłowo wystawionej fakturze – jakie dane należy zawrzeć i co grozi za błędy?

Przedsiębiorcy doskonale zdają sobie sprawę, że jednym z najbardziej kluczowych dla nich dokumentów jest faktura VAT. Właśnie one wystawiane są najczęściej w kontekście sprzedaży towarów i usług. Dają również możliwość odliczenia naliczonego podatku VAT, a ich specyfika określana jest właśnie w Ustawie o VAT.

Faktury są podstawowymi dokumentami księgowymi wykorzystywanymi w biznesie. Mają znaczenie kluczowe dla czynnych płatników VAT. Jednak ich wystawianie wymaga posiadania wiedzy, na temat tego, co powinno się w nich znajdować. Jak więc wygląda prawidłowo wystawiona faktura?

Niezbędne elementy faktury VAT

Prawidłowa faktura VAT powinna zawierać szereg danych, które posłużą zarówno do naliczenia podatku, jak i to ewentualnych odliczeń. Jest to element kluczowy dla przedsiębiorców w rozliczeniach z US. Dokładne informacje odnośnie tego, co powinno znaleźć się w fakturze znajdujemy w Ustawie o podatku od towarów i usług. Są to następujące elementy:

1. Data wystawienia – w większości przypadków jest to jeden z ważniejszych elementów, który powinien pojawić się na każdym dokumencie. Biorąc pod uwagę, że w codziennym obrocie wielu firm, faktury generowane są w specjalnych programach, więc data pojawia się na nich automatycznie, to z pewnością trudno o sytuację, żeby jej nie było. Dla jasności jednak ustawa wskazuje również, że jej podanie na fakturze jest obowiązkowe.
2. Kolejny numer faktury – faktury numerowane są w ramach jednej lub większej ilości serii. Każdy przedsiębiorca ma obowiązek kolejnego oznaczania numerami wystawianych faktur, aby możliwe było ich skuteczne i bezbłędne zidentyfikowanie. Znaczenie ma również kolejność wystawiania faktur, a więc konieczne jest zachowanie odpowiedniej kolejności nadawanych numerów.
3. Nazwy bądź imiona i nazwiska podatnika oraz nabywcy towarów lub usług, jak również ich adresy – z pewnością dla każdego przedsiębiorcy określenie w dokumencie stron transakcji jest elementem równie oczywistym jak wstawienie daty, w czasie jej wystawiania. Obowiązkowe jest więc, aby w dokumencie zidentyfikowany został zarówno podatnik, jak i nabywca.
4. Numer NIP lub PESEL podatnika i nabywcy– identyfikuje on podatnika na potrzeby podatkowe jeśli jest on osobą prawną, jeśli z kolei jest on osobą fizyczną to podaje się numer PESEL.
5. Data zakończenia lub dokonania dostawy towarów, zrealizowania usług lub otrzymania zapłaty – podaje się je w sytuacji, gdy zostały określone i różnią się od daty wystawienia faktury VAT. Niekiedy faktura zostaje wystawiona a towar dostarczany jest w innym terminie lub zapłata realizowana w innym. Wówczas takie daty również powinny znaleźć się na fakturze.
6. Określenie nazwy/rodzaju usługi lub towaru – pamiętajmy, że fakturę VAT wystawia się w związku ze sprzedażą określonego towaru lub z realizacją usługi, dlatego również na fakturze należy dokładnie określić czego dokument dotyczy.
7. Wskazanie miary i ilości, podanie liczby dostarczonych towarów lub zakresu zrealizowanych usług – jest to element niezbędny do podania wysokości należności jaką musi uiścić kupujący. Jeśli chodzi o towary to podajemy ich ilość, z kolei w przypadku usług należy dokładnie określić ich zakres.
8. Cena jednostkowa za towar lub usługę, z pominięciem podatku, powinna to być cena netto – podajemy więc ile kosztuje sztuka określonego towaru. Cena netto to cena bez podatku VAT, w związku z czym w tym miejscu nie należy określać jego wysokości.
9. Kwota, która obejmuje wszelkie obniżki cen i opusty, również takie w formie rabatu za wcześniejszą zapłatę, pod warunkiem że nie są one zawarte w cenie jednostkowej – jest to punkt powiązany i zależny od ceny jednostkowej. Wysokość rabatów oraz opustów powinna zostać zawarta w fakturze VAT, jeśli nie wskazano ich w pozycji zawierającej cenę jednostkową to koniecznie należy uwzględnić je osobno.
10. Wartość sprzedaży netto, czyli wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, które objęte były transakcją, z pominięciem kwoty podatku – jest to suma wszystkich cen jednostkowych. Otrzymujemy w ten sposób całkowitą wartość sprzedaży netto, bez podatku VAT.
11. Stawka podatku – na podstawie tego jednego składnika możemy określić jaka kwota podatku będzie do opłacenia.
12. Suma wartości sprzedaży, z uwzględnieniem podziału na poszczególne stawki podatku i sumy zwolnione z podatku – dokładnie taki wykaz powinien znaleźć się na fakturze.
13. Kwota należnego do opłacenia podatku netto, wraz z podziałem na poszczególne stawki podatku.
14. Łączna kwota należności – ogólna kwota za towary lub usługi, z uwzględnieniem podatku VAT.

WAŻNE!
Zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem jeśli wymiana, sprzedaż towarów lub usług odbywa się pomiędzy dwiema firmami, to przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury VAT za przeprowadzoną transakcję. Nieco inaczej wygląda sytuacja, gdy sprzedajemy osobie fizycznej, prywatnej, nie prowadzącej działalności gospodarczej. Wtedy faktura nie jest niezbędna, a przedsiębiorca wystawia ją na prośbę kupującego. Powinny w niej znaleźć się wszystkie powyższe informacje poza numerem NIP.

Jakie dodatkowe elementy faktury dopuszcza ustawa?

Zawarcie dodatkowych elementów jest zależne od konkretnej sytuacji, takie, w których należy je zawrzeć zostały szczegółowo wymienione w ustawie o podatku od towarów i usług. O podanych powyżej niezbędnych elementach należy koniecznie pamiętać, jeśli jednak chcemy podać dodatkowe dane, warto upewnić się, że nie wpłyną one na prawidłowość dokumentu. Pośród dodatkowych elementów faktury VAT wyróżniamy:

1. Określenie „samofakturowanie” – gdy faktury stanowią potwierdzenie, że podatnik dokonał sprzedaży towarów lub usług na rzecz podmiotu nabywającego, które wystawiane są przez podmiot nabywający w imieniu sprzedawcy.
2. Określenie „metoda kasowa” – ma zastosowanie jeśli obowiązek podatkowy pojawia się w chwili, gdy uiszczona zostaje całość lub część opłaty.
3. Określenie „odwrotne obciążenie” – jeśli dokonana zostanie dostawa towarów lub zrealizowane zostaną usługi, w których zobowiązany do rozliczenia podatku od wartości dodanej lub innego podatku o podobnych charakterze jest nabywca.
4. W przypadku świadczenia usług lub dostarczenia towarów zwolnionych z podatku, wskazanie podstawy do takiego zwolnienia.
5. Jeśli faktura jest wystawiana przez przedstawiciela podatkowego w imieniu i na rzecz podatnika, to powinien on podać swój adres i numer, który pozwoli na zidentyfikowanie go do celów podatkowych.
6. Imię, nazwisko i adres komornika sądowego lub nazwa i adres organu egzekucyjnego, zaś w miejscu określonym dla podatnika: imię, nazwisko, nazwa i adres dłużnika, jeśli mamy do czynienia z fakturą, która dokumentuje dostawę towarów, z tytułu której na dłużniku ciąży obowiązek podatkowy.
7. Jeśli przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu to umieszczamy również takie informacje jak data jego dopuszczenia do użytku, przebieg pojazdu (w przypadku jednostek lądowych), ilość godzin roboczych używania danego środka transportu, w przypadku jednostek pływających.

UWAGA!
Wystawiane przez przedsiębiorców faktury nie muszą być oznaczane już określeniami takimi jak „oryginał” czy „kopia”. Nie wymaga się również słowa „VAT”, jednak pojawienie się ich na fakturze nie wpłynie na jej poprawność.

Adres na fakturze – jak go podajemy?

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, często dysponujemy więcej jak jednym adresem. Jak to? Otóż we wniosku CEIDG-1 podajemy swój adres zamieszkania, adres do doręczeń oraz stałe i dodatkowe miejsce wykonywania działalności gospodarczej. Z kolei na formularzu VAT-R konieczne jest zawarcie jedynie miejsca zamieszkania podatnika.

Nie jest doprecyzowane, który adres powinien znajdować się na wystawianej fakturze. Najważniejszą zasadą jest jednak, aby adres, który podajemy znajdował się we wniosku rejestracyjnym do CEIDG.

Najczęściej interpretacje określają, że jeśli działalność prowadzona jest w miejscu zamieszkania podatnika, to ten adres powinien być podawany. Z kolei jeśli posiadamy stałe miejsce prowadzenia działalności, to jego adres podajemy.

Nazwa – w jaki sposób ją zamieszczać?

Podatnik, który jest osobą fizyczną na fakturze powinien podać przede wszystkim imię i nazwisko. Jednak nie ma powodu, żeby nie zamieścić na niej jednocześnie nazwy pełnej i skróconej firmy. Jeśli natomiast mamy do czynienia z podatnikiem, który nie jest osobą fizyczną, to niezbędne jest wpisanie właśnie nazwy pełnej i skróconej – kluczowe jest jednak, aby były to dokładnie te same nazwy, jakie zostały zamieszczone w zgłoszeniu rejestracyjnym. Może być podana jedna z nazwy lub obie na jednej fakturze.

Faktura uproszczona – ułatwienie dla przedsiębiorców

Istnieje pewne ułatwienie, z którego korzystać mogą zarówno czynni podatnicy VAT, jak i podatnicy zwolnieni z VAT – jest to faktura uproszczona, którą można wystawić o ile jej wartość nie przekracza równowartości 100 Euro.

Koniecznie należy jednak pamiętać, że faktury uproszczonej nie można wystawić osobie fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej.

W fakturze uproszczonej należy zawrzeć:

• data wystawienia,
• kolejny numer,
• data zakończenia dostawy lub jej dokonania, jeśli różni się od daty wystawienia faktury,
• numer NIP lub REGON,
• imię i nazwisko podatnika bądź jego nazwa, oraz adres,
• nazwa usługi lub towaru,
• stawki podatku VAT,
• kwoty przyznanych rabatów oraz ewentualnie wcześniej otrzymanych należności, pod warunkiem, że nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
• ogólna kwota należności.

Wystawiając fakturę uproszczoną możemy więc pominąć takie informacje jak: imię, nazwisko bądź nazwa i adres nabywcy towarów lub usług, zakres wykonywanych usług, ilość dostarczonych towarów, cena jednostkowa netto, kwota należności netto.

Przedsiębiorca ma możliwość wystawiania takich faktur przy mniejszych kwotach, jednak nie jest to jego obowiązek. Warto więc pamiętać, że nawet mniejsza sprzedaż może zostać udokumentowana przy użyciu zwykłej faktury.

Podpis zawarty na fakturze VAT

Obowiązują obecnie przepisy, które weszły w życie na podstawie dyrektyw Unii Europejskiej, zgodnie z którymi faktura nie musi posiadać podpisu, aby być uznana za dokument księgowy. Brak podpisu nie skutkuje więc nieważnością dokumentu.

Jak więc widać, z zasady faktur nie podpisujemy, istnieją jednak wyjątki. W trzech poniższych sytuacjach, na fakturze musi znaleźć się podpis:

• faktury korygujące (na minus),
• faktury na rzecz rolników ryczałtowych (faktura VAT-RR),
• noty korygujące.

Zdaniem specjalistów, mimo iż obowiązek podpisu faktur nie istnieje, to warto go na nich umieszczać. Dlaczego? Jeśli konieczna będzie windykacja długu lub dochodzenie roszczeń, to taką fakturę zdecydowanie trudniej będzie podważyć.

Mimo wszystko jednak zniesienie konieczności podpisu stanowi spore ułatwienie dla przedsiębiorców. Wcześniej wszystkie tego rodzaju dokumenty musiały być drukowane i podpisywane, wysyłane, odsyłane. Obecnie można je z powodzeniem przesyłać drogą elektroniczną.

Jakie konsekwencje poniesiemy jeśli faktura będzie nieprawidłowo wystawiona?

Prowadząc działalność gospodarczą możemy wystawiać wiele faktur miesięcznie. W związku z tym błędy się w nich zdarzają. Niektóre nie mają większego znaczenia, przy czym inne są kluczowe i wymagają naprawienia.

Gdy zorientujemy się, że faktura została wystawiona w nieprawidłowy sposób, to koniecznością staje się dokonanie jej korekty. W sytuacji, gdy nieprawidłowość pojawia się w danych sprzedającego wystawia się fakturę korygującą, zaś nieprawidłowości w danych nabywcy można poprawić wystawiając notę korygującą.

Za zdecydowanie największy błąd podatnika przy wystawianiu faktury VAT uznaje się nie umieszczenie na niej numeru NIP. Brak numeru identyfikacji podatkowej skutkuje bowiem tym, że traci on prawo do odliczenia naliczonego podatku z tej konkretnej faktury. Dopiero po dokonaniu korekty odzyskamy to prawo.