Prowadzenie firmy

Czy ta firma istnieje? – W jaki sposób i gdzie można to sprawdzić? Bazy CEIDG, KRS, REGON

Czy firma istnieje - KRS, REGON i CEIDG

Dzisiejszy rynek jest wymagający. Niestety nie zawsze idzie to w parze z uczciwością, a my prowadząc własną działalność musimy zachować czujność. Istnieje kilka sposobów, dzięki, którym zyskujemy możliwość zweryfikowania, czy nasz potencjalny kontrahent jest uczciwy, oraz czy jego firma istotnie działa na rynku.

To, w jaki sposób dokonamy weryfikacji uzależnione jest od naszej sytuacji ekonomicznej oraz ilości czasu. Można ją bowiem zlecić firmie, która się w tym specjalizuje i przeanalizuje nam, czy osoba, z którą zamierzamy pracować jest uczciwa czy też nie. W tym przypadku jednak należy się liczyć z tym, że za taką usługę, za każdym razem, trzeba będzie odpowiednio zapłacić.

Weryfikacji kontrahentów możemy jednak również dokonywać samodzielnie. Istnie kilka ogólnodostępnych rejestrów, w których bez trudu znajdziemy najważniejsze dla nas informację. Poniżej zapraszamy do zapoznania się z tym, jakie to rejestry, jak również jakie informacje w nich znajdziemy.

Co może wzbudzać podejrzenia?

Zwykle współpraca odbywa się poprzez wstępne ustalenia ustne, podpisanie umowy, dostarczenie towaru lub wykonanie usługi, wystawienie faktury, jej opłacenie i zaksięgowanie – to tak w skrócie i z obu stron. Jednak bywa, że już od samego początku mamy pewne obawy, co do konkretnej współpracy.

Zdaniem specjalistów od biznesu nasza czujność powinna się wzmagać w szczególności wtedy, gdy nasz kontrahent nie podaje swoich pełnych danych. Powinny się one bezwzględnie znajdować na umowach i fakturach, więc warto zwrócić na to szczególną uwagę.

Poza tym różne sytuacje sprawiają, że chcemy sprawdzić wiarygodność kontrahenta. Przykładowo przestaje odbierać połączenia i odpowiadać na korespondencję, jak dzwonimy to zawsze ma inne wymówki związane z opóźnieniami itp.

Co istotne każda prowadza w Polsce firma – nie ma tu znaczenia czy jest to jednoosobowa działalność gospodarcza czy spółka- ma prawny obowiązek zawierania na swoich fakturach oraz umowach pełnych danych. W ich skład wchodzą:

 

  • pełna nazwa firmy,
  • adres firmy,
  • NIP firmy,
  • REGON,
  • KRS – jeśli to spółka.

Co musimy wiedzieć, aby sprawdzić konkretne przedsiębiorstwo i jak to zrobić?

Warto posiadać co najmniej kilka danych, choć czasem nie wszystkie okażą się niezbędne. Często wystarczające jest posiadanie jedynie jednej z podanych poniżej informacji. Przygotujmy więc:

  • Nazwę firmy.
  • Numer NIP.
  • Numer REGON.
  • Numer KRS.

Jeśli kontrahent udostępnił nam jakiekolwiek dane, to za pomocą jednego z trzech ogólnodostępnych rejestrów online mamy możliwość sprawdzenia wiarygodności prowadzonej przez niego firmy. Są to CEIDG, KRS oraz Rejestr REGON. Zależnie od rodzaju działalności, jaka jest prowadzona przez daną osobę, powinniśmy wybrać odpowiednio:

  • CEIDG jeśli nasz potencjalny kontrahent prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą lub też gdy jest wspólnikiem w spółce cywilnej.
  • Rejestr REGON jeśli zależy nam na zweryfikowaniu spółki cywilnej, jednak w bazie CEIDG nie będzie aktualnych danych.
  • KRS jeśli osoba, z którą chcemy podjąć współpracę prowadzi działalność w formie spółki prawa handlowego (spółki jawne, spółki z.o.o.).

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej – CEIDG – sprawdzenie czy firma jest zarejestrowana

Rejestracji w CEIDG podlegają jednoosobowe działalności gospodarcze oraz wspólnicy ze spółek cywilnych. W związku z tym znajduje się tu pełen rejestr osób fizycznych, które prowadzą działalność gospodarczą.

Wystarczy, że posiadamy przynajmniej część danych partnera, aby skutecznie wyszukać go w CEIDG. Najlepiej jeśli jest to NIP lub REGON, gdyż numer te zawsze będą unikalne. Jednak imię i nazwisko, nazwa firmy lub adres również będą wystarczające.

Problemem może być wyszukanie po samej miejscowości i ulicy, ponieważ gdy je wpiszemy zobaczymy wszystkich przedsiębiorców, którzy są zarejestrowani w danym mieście, na konkretnej ulicy.

Zdarza się, że przedsiębiorca, którego szukamy został wykreślony z rejestru, co również powinniśmy sprawdzić weryfikując jego wiarygodność. Jeśli to wykreślenie miało miejsce po 1 lipca 2011 to zobaczymy o tym odpowiednią adnotację, jeśli przed kliknięciem przycisku „wyszukaj” zaznaczymy opcję „uwzględnij wykreślone”.

Czego dowiemy się z CEIDG?

  • Jaki jest dokładny adres firmy?
  • Kiedy działalność została rozpoczęta?
  • Status przedsiębiorcy – to ważna informacja, bo dowiemy się czy jest on aktywny i czy nie dokonał zawieszenia swojej działalności.
  • Adres e-mail firmy, pod warunkiem, że nie został on zastrzeżony.
  • Jakie są rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej?
  • Dane pełnomocników firmy.
  • Informacje o spółkach cywilnych, w których dany przedsiębiorca jest wspólnikiem.

Informacje znajdujące się zarówno w tym, jak i w pozostałych rejestrach są zawsze wiarygodne i aktualne. W związku z tym z pewnością warto się nimi wspierać w czasie dokonywania weryfikacji naszego potencjalnego partnera.

Jeśli znajdziemy interesujące nas informację, to już bezpośrednio ze strony internetowej lub w formacie pdf możemy wydrukować cały profil przedsiębiorcy.

KRS czyli Krajowy Rejestr Sądowy – jakie informacje możemy w nim zdobyć?

W Krajowym Rejestrze Sądowym muszą być ewidencjonowane m.in. spółki prawa handlowego – jednocześnie kapitałowe i osobowe. Zalicza się do nich spółki jawne, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością czy spółki komandytowe.

Chcąc wyszukać przedsiębiorcę w KRS powinniśmy pamiętać, aby zaznaczyć, że szukamy „przedsiębiorców”, gdyż rejestracji podlegają również fundacje, stowarzyszenia i inne.

Po raz kolejny najlepszym rozwiązaniem jest posłużenie się unikalnymi danymi, takimi jak numer NIP, REGON czy KRS. Wpisując jedynie miasto może pojawić się problem, gdyż w rejestrze KRS wyświetli nam się jedynie 100 pierwszych pozycji, a w większości polskich miast działa więcej firm.

Po wyszukaniu na liście z pewnością zobaczymy interesującą nas firmę. Klikamy w odpowiedni do niej odnośnik, w celu prześledzenia dokładnych informacji na jej temat. W KRS znajduje się dokładna nazwa firmy, forma działalności jaka jest prowadzona, dokładny adres firmy, wszystkie numery identyfikacyjne danego przedsiębiorstwa, ale również data jej wpisania lub wykreślenia z rejestru.

Jednak w KRS znajduje się zdecydowanie więcej niż tylko podstawowe informacje o konkretnej firmie. Jeśli zależy nam na poznaniu większej ilości szczegółów istnieje możliwość pobrania pliku pdf, w którym zawarte będą m.in.: przedmiot działalności spółki, dane wspólników, organy, które spółkę reprezentują oraz ich skład, kapitał spółki, informacje o wierzytelnościach, informacje o ewentualnym postępowaniu upadłościowym, zmiany jakie były wprowadzane w KRS czy informacje o zawieszeniu działalności.

WAŻNE!

Jeśli spółka została już wykreślona z rejestru, to nie będzie możliwości pobrania na jej temat szczegółowego raportu. Taka opcja pojawia się jedynie w związku z aktywnymi spółkami. Wykreślone widzimy i dowiadujemy się, że przestały działać.

Istotne z punktu widzenia współpracy może się również okazać to, że KRS daje możliwość zapoznania się z dokumentami finansowymi firmy za ostatni rok, a dzięki numerowi KRS sprawdzimy również informacje na temat stanu finansowego spółki.

To jest ważne! Jeśli weryfikujesz spółkę w KRS to zwróć uwagę na te elementy

Jeśli w KRS znajdujemy wpis dotyczący naszego potencjalnego partnera biznesowego, to naprawdę wiele możemy się z niego dowiedzieć. Jest jednak kilka szczegółów, na które w sposób szczególny warto zwrócić uwagę. Są to:

  • Wysokość kapitału akcyjnego/zakładowego spółki -informacja ta dotyczy spółek kapitałowych, jednak dla Ciebie jest istotna, bo poznasz maksymalną kwotę, w jakiej odpowiadają za swoje zobowiązania.
  • Forma reprezentacji spółki – ta informacja jest ważna, gdyż dowiadujemy się, z kim dokładnie powinna zostać podpisana ewentualna umowa.
  • Informacja dotycząca otwarcia likwidacji – złożenie przez spółkę wniosku o likwidację oznacza, że dąży ona do zaprzestania swojej działalności, co może oznaczać, że np. nie dopełni wszystkich zobowiązań.
  • Informacje dotyczące przekształceń, ustanowieniu spółce kuratora, podziale lub połączeniu spółki, czy otwarciu postępowania upadłościowego – te informacje mogą okazać się praktyczne w kwestii współpracy, która nie będzie np. pełna lub ukończona. Zawsze warto więc to dokładnie zweryfikować.
  • Informacje dotyczące dokładnych dat składania sprawozdań finansowych – według zasady spółka ma obowiązek składania takiego sprawozdania raz do roku, jeśli się ono nie pojawi, może to być sygnał o jej nieuczciwości, jednak jak dowodzą przykłady nie jest to regułą.

Pamiętajmy jednak, że wszystkie dane, jakie uzyskamy z KRS powinniśmy odpowiednio przeanalizować. Warto jednak pamiętać, że procedura upadłościowa, restrukturyzacyjna czy naprawcza nie wróżą zbyt dobrze naszej przyszłej współpracy z danym podmiotem.

REGON – Informacje w Krajowym Rejestrze Podmiotów Gospodarki Narodowej

Prowadzeniem tego rejestru zajmuje się Główny Urząd Statystyczny. Dostępne są tu chociażby dane spółek cywilnych, których w CEIDG nie było. Po raz kolejny do najbardziej przydatnych danych zalicza się tu: NIP, REGON, KRS.

Jakich jeszcze rejestrów możemy użyć w celu sprawdzenia kontrahenta?

Z pewnością przed podjęciem nowej współpracy dobrym krokiem będzie sprawdzenie potencjalnego partnera w jednym z powyższych rejestrów. Dzięki temu dowiemy się czy rzeczona firma istotnie działa na rynku oraz czy np. nie rozpoczęła się w niej procedura upadłościowa, co mogłoby źle wróżyć na przyszłość.

Jednak istnieje jeszcze kilka dodatkowych źródeł/ adresów, dzięki którym zweryfikujemy firmę, z którą zamierzamy rozpocząć współpracę. Zaliczamy do nich:

  • Rejestr Dłużników Niewypłacalnych, który prowadzony jest przez KRS. Warto jednak wiedzieć, że w tym przypadku uzyskanie informacji może nie być natychmiastowe. Musimy bowiem posiadać numer RDN dłużnika, aby cokolwiek sprawdzić. Jeśli go nie mamy, jednak dysponujemy nazwą firmy, PESEL-em, NIP-em, imieniem i nazwiskiem przedsiębiorcy, to można złożyć specjalny wniosek w Centralnej Informacji o wydanie zaświadczenia. Na nim znajdzie się numer RDN i będziemy mieli możliwość sprawdzenia kontrahenta w Rejestrze Dłużników Niewypłacalnych.
  • Monitor Sądowy i Gospodarczy – umożliwia sprawdzenie sprawozdania finansowego konkretnej firmy.
  • Biuro Informacji Gospodarczej (BIG).
  • Biuro Informacji Kredytowej S.A.
  • Rejestr Dłużników ERIF Biuro Informacji Gospodarczej S.A.,
  • Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej KBIG
  • Krajowa Informacja Długów Telekomunikacyjnych.
  • Rejestry Dłużników.
  • Giełdy długów.

W biznesie nie ma miejsca na sentymenty, naiwność, ani na pełne zaufanie. Każda transakcja, umowa, współpraca powinny więc opierać się na twardych faktach. Właśnie takie uzyskamy sprawdzając kontrahenta jeszcze przed podjęciem współpracy. Możemy w ten sposób uniknąć wielu nieprzyjemnych sytuacji.

Zdarzają się bowiem takie, w których płacimy za usługę, a jej nie otrzymujemy i kontakt okazuje się niemożliwy, bo dana firma nie istnieje. Z kolei informacje o stanie finansowym przedsiębiorstwa pozwolą nam stwierdzić, czy będzie ono wypłacalne i będzie w stanie regulować swoje zobowiązania wobec nas.

Naiwność może się w tym przypadku stać przyczyną naszej porażki. Starci na tym nasza firma i my. Przezorny zawsze ubezpieczony, co w tym wypadku nabiera szczególnego znaczenia.

Redakcja

Napisz komentarz

Kliknij tutaj aby napisać komentarz