Jeśli prowadzimy działalność gospodarczą i zależy nam na dokonaniu odliczenia podatku, to podstawowym dokumentem, jaki musimy w tym celu posiadać jest faktura VAT. Stanowi ona rodzaj potwierdzenia, dowodu dla organów podatkowych, że wskazane przez nas zdarzenie gospodarcze miało miejsce. Niekiedy dochodzi jednak do zgubienia lub zniszczenia faktury, w takiej sytuacji należy wystawić duplikat. Czym dokładnie jest duplikat faktury? Jak i kiedy się go wystawia?
Spis treści
Duplikat faktury – co to jest?
Do obowiązków przedsiębiorcy zalicza się konieczność przechowywania dokumentów. Zwykle jest to okres 5 lat. Tak jest w przypadku faktur. Oblicza się ten czas od zakończenia roku kalendarzowego, w którym musi zostać opłacony podatek. Jeśli jakiejś faktury, z dowolnej przyczyny nie posiadamy, a dokonaliśmy jej rozliczenia VAT, to niezbędne będzie złożenie stosownej korekty.
Jeśli faktura, która została wystawiona w związku z konkretnym zdarzeniem gospodarczym z różnych przyczyn zaginęła, nie dotarła do odbiorcy lub została zniszczona, to możliwe jest wystawienie tzw. duplikatu faktury. W sytuacji, gdy nie posiadamy tej pierwotnej będzie ona konieczna do celów podatkowych.
Osoba, która nie ma rzeczonej faktury musi zgłosić się do tego przedsiębiorcy, który ją wcześniej wystawił i poprosić i duplikat. Nowy dokument można uznać za kopię czy odtworzenie, gdyż wszelkie znajdujące się w nim dane będą identyczne jak w tej wcześniejsze, jedyne różnice będą dotyczy umieszczenia słowa „duplikat” na górze, oraz wstawienia bieżącej daty.
Przedsiębiorca w sytuacji, gdy z obojętnie jakiej przyczyny nie posiada faktury pierwotnej zobowiązany jest do tego, aby możliwie jak najszybciej zadbać o uzyskanie duplikatu. Przykładowo w razie kontroli możemy bowiem ponieść znaczące konsekwencje związane z tym, że nie będziemy posiadać faktury, którą ujmowaliśmy w rozliczeniu.
Pamiętajmy! Do odliczenia naliczonego podatku wystarczy duplikat faktury.
Przede wszystkim przedsiębiorca ma obowiązek posiadania faktur, które stanowią potwierdzenie nabywania towarów oraz usług, gdyż to właśnie one są podstawą do odliczenia naliczonego za dany okres podatku.
Ponowne wystawienie faktury
Jeśli okaże się, że jakiejś faktury nie posiadamy, powinniśmy niezwłocznie skontaktować się z osobą lub firmą, z która dokonywaliśmy transakcji. Obecnie większość faktur wystawianych jest w specjalnych programach i pozostają one tam zapisane, wraz z odpowiednimi numerami i danymi. W związku z tym wydanie takiego duplikatu to dla księgowej lub innego przedsiębiorcy zaledwie kilka kliknięć, które mogą ochronić nas przed konsekwencjami.
W jakich przypadkach możliwe jest wystawienie duplikatu faktury?
Ustawa o podatku VAT określa, w jakich sytuacjach możliwe jest wystawienie duplikatu faktury.
| Zniszczenie lub zgubienie przez osobę zbywającą/ wystawiającą fakturę | Podatnik lub osoba posiadające jego upoważnienie wystawia duplikat faktury, zgodnie z danymi z faktury nabywcy. |
| Zniszczenie lub zgubienie faktury przez nabywcę | Niezbędne jest wystąpienie do sprzedawcy – wystawiającego fakturę z wnioskiem o wystawienie duplikatu. Nowa faktura zostanie wystawiona na podstawie danych, które sam przechowuje, może ona również powstać bezpośrednio z systemu do fakturowania. Wniosek taki można złożyć pisemnie, ale również ustnie, gdyż nigdzie w przepisach nie ma informacji, jak powinien on wyglądać. |
WAŻNE!
Jeśli zgubimy fakturę, dojdzie do jej zniszczenia lub kradzieży, to jedynie ten podatnik, który wystawiał ją pierwotnie może wystawić duplikat. Jeśli nawet posiadamy skan czy dokument pdf, to nie możemy samodzielnie stworzyć sobie duplikatu.
Duplikat faktury może również zostać wystawiony, na wniosek podatnika przez nabywcę, który wystawia faktury w imieniu i na rzecz sprzedawcy oraz przez osobę wystawiającą noty korygujące. Jeśli jedna ze stron posiada rzeczoną fakturę, to jej ponownego wystawienia w formie duplikatu może również dokonać organ egzekucyjny lub komornik sądowy. Konieczny jest tu jedynie wniosek złożony przez nabywce lub dłużnika.
WAŻNE! Wystawiona po raz drugi faktura powinna być oznaczona słowem „DUPLIKAT” oraz zawierać datę, w której została wystawiona ponownie.
Duplikat faktury – księgowanie
Sytuacja 1
Duplikat wystawiany jest na wniosek nabywcy.
Jeśli faktura zginęła lub została zniszczona, jednak już była zaksięgowana, to wystawca przygotowuje duplikat, który u siebie wkłada do dokumentów razem z fakturą właściwą. Natomiast nabywca otrzymuje duplikat faktury, którą już zaksięgował i tylko wkłada ją w datę właściwej, jako potwierdzenie zakupu.
Sytuacja 2
Faktura nie dotarła do nabywcy.
Do jej zaginięcia mogło dojść w czasie transportu. Wówczas nabywca jej nie zaksięgował, więc duplikat będzie księgowany tak jak właściwa faktura.
Sytuacja 3
Faktura zaginęła u sprzedawcy.
Sprzedawca nie ma obowiązku wystawiania dla siebie duplikatów faktur sprzedażowych. Jeśli jej nie ma, to w dokumentach umieszcza się odpowiednią notę. Nie pojawiają się tu żadne zmiany w księgowaniu. Każdy sprzedający powinien jednak pamiętać, że rozliczenie sprzedaży z zagubionych faktur nie może mieć miejsca później niż w dniu kiedy wystawiona została odpowiednia nota.
Odliczenie VAT z duplikatu faktury – terminy
Rozliczenie podatku VAT z duplikatu faktury nie zostało unormowane przez przepisy. Nie znajdujemy na ten temat informacji w ustawie o podatku VAT. W związku z tym faktem specjaliści wskazują, że zastosowanie mają tu zasady ogólne.
W kwestii terminów musimy kierować się sytuacją, w jakiej doszło do wystawienia duplikatu. Znaczenie ma tu czy faktura została zgubiona lub zniszczona czy też w ogóle nie dotarła do odbiorcy.
Odliczenie podatku VAT powinno zawsze zostać dokonane za dokładnie ten okres, w którym pojawił się obowiązek podatkowy. Musimy mieć jednak na uwadze, że nie może to być wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.
Rozliczenie podatku VAT z duplikatu faktury:
| Zgubionej lub zniszczonej | Podatnik nie ma żadnych dodatkowych obowiązków. Wystawiony duplikat ma stanowić w przechowywanej dokumentacji jedynie potwierdzenie dla dokonanej i zaksięgowanej pierwotnie operacji. |
| Która nie dotarła do adresata | Nabywca nie otrzymał właściwej faktury, więc zgodnie z prawem nie miał podstaw do zaksięgowania danej operacji. Pojawiają się one dopiero w momencie otrzymania duplikatu, który będzie w tej sytuacji księgowany jak zwykła faktura. |
Obowiązkiem przedsiębiorcy jest przechowywanie dokumentów, w tym wypadku faktur, przez okres 5 lat. W tym czasie istnieje obowiązek podatkowy. W takim kontekście możliwość wystawienia duplikatu faktury można uznać za istotne zabezpieczenie jego interesów, gdyż duplikat będzie potwierdzał, że doszło do rzeczonej, zaksięgowanej sytuacji w obrocie gospodarczym.
Każda faktura stanowi potwierdzenie na zaistnienie określonej sytuacji gospodarczej. Istnienie możliwości uzyskania duplikatu, jako formy poświadczenia, stanowi ochronę dla przedsiębiorcy przed konsekwencjami braku dokumentów, które ma obowiązek przechowywać.
