Jeśli prowadzisz własną działalność gospodarczą, to możliwe, że zdarza Ci się sprzedaż na rzecz osoby fizycznej/ prywatnej. Nie wiesz, jak w takiej sytuacji powinna wyglądać faktura, a nie chcesz narazić się na żadne kosztowne błędy? Jaki dokument powinien więc otrzymać nabywca? Przepisy wskazują, że przedsiębiorca ma obowiązek zarejestrować taką transakcję na kasie fiskalnej. Sprawdź więc najważniejsze informacje.
Spis treści
Faktura na osobę fizyczną – czy musisz ją wystawić?
Prawo podatkowe wskazuje, że sprzedaż na rzecz osób fizycznych musi zostać zarejestrowana na kasie fiskalnej. W takiej sytuacji klient otrzymuje paragon, który stanowi dowód zakupu. Znajdują się na nim wszystkie najważniejsze informacje, takie jak: dane sprzedawcy, data wystawienia, numer, cena towaru, wartość brutto, stawki podatku, lub wartość sumaryczną przedmiotu sprzedaży.
Warto wiedzieć, że część przedsiębiorców ma prawo skorzystać ze zwolnienia z prowadzenia ewidencji sprzedaży na kasie, jednak aby mieć taką możliwość konieczne jest spełnienie ściśle określonych wymogów, które zawarto w rozporządzeniu. Wówczas transakcje dokumentuje się na specjalnym formularzu, czyli w ewidencji sprzedaży bezrachunkowej.
W związku z tym w przypadku osób fizycznych nie ma konieczności wystawiania faktury, a wystarczającym potwierdzeniem będzie wydanie zwykłego paragonu. Musimy jednak zdawać sobie sprawę z tego, że klient ma prawo jej zażądać. Jeśli tak się stanie przedsiębiorca musi ją wystawić w ciągu 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym miała miejsce transakcja – kiedy dostarczono towar lub wykonano usługę.
Zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, na żądanie nabywcy (także osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, niebędących podatnikiem VAT i nieposiadających NIP) podatnik ma obowiązek wystawienia faktury VAT na nazwisko nabywcy.
Faktura na rzecz osoby fizycznej – co dokładnie powinno się w niej znaleźć?
Faktura dla osoby fizycznej nie różni się bardzo od tej, którą wystawimy dla innego przedsiębiorcy, w związku z tym nie jest to duży dodatkowy obowiązek. Na takim dokumencie należy uwzględnić następujące dane:
- numer faktury, zgodnie z numeracją przyjętą w firmie,
- data wystawienia dokumentu,
- imię i nazwisko, oraz adres sprzedawcy i konsumenta,
- numer NIP właściciela firmy – jeśli prowadzisz działalność gospodarczą,
- nazwa towaru,
- data dokonania lub zakończenia dostawy oraz data otrzymanej zapłaty, data w której dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę,
- cena jednostkowa netto – bez podatku VAT,
- jednostka miary ora ilość sprzedanych produktów,
- kwoty ewentualnych rabatów lub zniżek,
- wartość netto,
- stawka i wartość podatku VAT,
- kwota podatku VAT z podziałem na poszczególne stawki,
- suma sprzedaży netto z podziałem na wartości objęte poszczególnymi stawkami podatku oraz sprzedaż zwolnioną z podatku,
- wartość należności brutto.
W jakich sytuacjach konieczna jest faktura dla osoby prywatnej nieprowadzącej działalności gospodarczej?
Może ona zostać dostarczona w tradycyjnej papierowej wersji lub w formie elektronicznej. W kwestii terminów musimy jednak przestrzegać ustawy o VAT i odpowiedniego rozporządzenia. W przeciwnym razie mogą nas czekać kary finansowe. Koniecznie więc musimy kierować się kluczowymi zasadami dotyczącymi takich faktur.
Przede wszystkim, jeśli klient nie zgłosi żądania o wystawienie faktury w ciągu trzech miesięcy od zakupu, licząc od końca miesiąca, w którym miała miejsce transakcja, to nie musimy wystawiać dla niego żadnych dodatkowych dokumentów i to paragon będzie wystarczającym dowodem zakupu.
W sytuacji, gdy klient domaga się faktury do końca miesiąca, w którym istotnie doszło do transakcji, to dokument powinniśmy sporządzić i przekazać najpóźniej do 15 dnia kolejnego miesiąca. Jeśli jednak żądanie otrzymania faktury pojawiło się później niż w ciągu miesiąca od nabycia produktu, jednak klient zachował termin trzech miesięcy, wówczas termin przygotowania dokumentu to 15 dzień od dnia złożenia przez niego prośby.
Faktura dla bez NIP – co z numerem PESEL?
Wystawienie faktury vat dla przedsiębiorcy wiąże się z koniecznością podania jego numeru NIP. Analogicznie wiele osób uważa, że w przypadku osób prywatnych będzie musiało podać numer PESEL. Jednak nie jest to w żaden sposób wymagane. Jednak nie będzie najmniejszego problemu, jeśli mimo wszystko weźmiemy go pod uwagę i umieścimy na dokumencie.
Interpretacji indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 6 lutego 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.639.2019.1.MT:
Odnosząc się zatem do wątpliwości Wnioskodawcy, dotyczących sprzedaży dokonywanej na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych (konsumentów), w przypadku, gdy klient oświadczy, że:
- zakupu dokonuje jako osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej albo rolnik ryczałtowy,
- faktycznie dokonał zakupu towaru, co do którego wnioskuje o wystawienie faktury,
- nie jest czynnym podatnikiem VAT w Polsce,
- nie jest podatnikiem podatku od wartości dodanej w innym kraju UE,
- nie wykorzysta faktury do rozliczeń podatkowych w zakresie podatku VAT.
Należy wskazać, że Wnioskodawca będzie uprawniony do wystawienia na żądanie klienta faktury do paragonu fiskalnego niezawierającego NIP, jednakże faktura taka nie może zawierać NIP nabywcy. Wystawienie faktury bez NIP nabywcy będzie prawidłowe, jeżeli zostaną zawarte inne informacje, jak dane osobowe oraz adres, które pozwolą na identyfikację nabywcy. Należy zaznaczyć również, że nie ma obowiązku w takim przypadku podawania numeru PESEL.
Faktura zamiast paragonu – czy to możliwe?
Prowadząc działalność możemy wystawiać faktury dla klientów, nawet jeśli nie pojawi się taka wola z ich strony. Musimy jednak pamiętać, że jej przekazanie w żadnym wypadku nie zwalnia nas z konieczności wydania kupującemu paragonu. Sytuacja będzie wyglądać trochę inaczej, jeśli przedsiębiorca został zwolniony z ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Wówczas właśnie taka faktura może być doskonałym dokumentem, który będzie potwierdzał dokonanie sprzedaży.
Co w sytuacji, gdy sprzedawca odmawia wystawienia faktury?
Pojawiają się sytuacje, że przedsiębiorcy nie wiedzą, że mają obowiązek wystawienia faktury osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. W takiej sytuacji często żądają oni od nabywców numeru NIP, gdyż uważają, że bez niego nie może zostać wystawiona faktura. A gdy dowiadują się, że dana osoba nie posiada NIP-u odmawiają wystawienia faktury.
Możemy wówczas spróbować przekonać daną osobę, wskazać na obowiązujące przepisy. Jednak niestety nie zawsze odnosi to skutek. Wówczas zaleca się zgłoszenie sprawy do Krajowej Administracji Skarbowej. Doprowadzi to do kontroli i konsekwencji dla przedsiębiorcy związanych z niewystawieniem faktury.