Faktura uproszczona – co to jest? Kto i kiedy może ją stosować? Sprawdź jakie dane należy w niej zawrzeć

Liczne rozliczenia pomiędzy przedsiębiorcami mogą być czasochłonne, ale i pracochłonne, a co za tym idzie stanowią obciążenie, w szczególności dla mniejszych firm. Metodą pozwalającą w znacznym stopniu ułatwić dokumentacje jest faktura uproszczona. Elementem, który jest w tym wypadku prostszy, jest konieczność zamieszczenia zdecydowanie mniejszej ilości danych niż ma to miejsce na standardowej fakturze. W jakich jednak sytuacjach dopuszczalne jest wystawienie faktury uproszczonej i jakie dane należy na niej zawrzeć?

W jakich sytuacjach dopuszcza się wystawienie faktury uproszczonej?

Kwestię wystawiania faktur uproszczonych reguluje art. 106e ust. 5 pkt. 3 ustawy o VAT. Zgodnie z jego treścią jeśli należna kwota nie jest wyższa niż 450 zł lub 100 euro, to podatnik dysponuje możliwością wystawienia właśnie faktury uproszczonej.

W fakturze uproszczonej nie musimy zawierać danych, które wymienione są w art. 106e ust. 1 pkt 3 oraz tych z ust. 1 pkt. 8, 9 i 11-14, jednak musi zostać spełniony warunek, że dokument będzie posiadał dane, które dadzą możliwość określenia kwoty podatku dla poszczególnych stawek.

Jakie dane NIE muszą znaleźć się w fakturze uproszczonej?

• Zbędne są imiona i nazwiska zarówno podatnika, jak i nabywcy usług lub towarów, jak i ich adresów.
• Nie podajemy również miary i ilości towarów, jakie zostały dostarczone czy też zakresu usług.
• Stawka podatku także znajduje się na liście niepotrzebnych elementów.
• Nie ma również konieczności podawania wartości towarów lub usług netto.
• Nie podajemy kwoty podatku od sumy wartości netto, wraz z podziałem na kwoty według poszczególnych stawek podatku.

Jakie dane zawieramy na fakturze uproszczonej?

• Data wystawienia faktury.
• Numer, który identyfikuje podatnika dla podatku. (NIP)
• Numer faktury, który identyfikuje ją w serii i pozwala na jej dokładne rozpoznanie.
• Numer, który identyfikuje nabywcę towarów lub usług dla podatku. (NIP)
• Nazwa lub rodzaj towaru lub świadczonej usługi.
• Data dostawy lub zakończenia dostaw towarów jeśli różni się od daty wystawienia faktury.
• Ogólna kwota należności.
• Kwoty zastosowanych opustów, czy tez obniżek cen.

Prawo a nie obowiązek

Warto pamiętać, że podatnik nie musi wystawiać faktur uproszczonych, gdyż nawet niewielkie transakcje może on dokumentować zwykłymi fakturami.

Odliczenie VAT a faktura uproszczona

Zgodnie z prawem faktura uproszczona musi być traktowana tak samo jak zwykła. W związku z tym jeśli jako przedsiębiorcy otrzymujemy fakturę z niewielką ilością danych, mniejszą niż dotychczas to mamy możliwość zaksięgowania na jej podstawie poniesionych kosztów, jak również odliczenia znajdującego się na niej podatku od towarów i usług. Może bowiem pojawić się na niej wartość podatku VAT, lub dane, które posłużą do jego obliczenia.

Paragon a faktura uproszczona

Jeśli skrupulatnie porównamy dane, jakie powinny znaleźć się na paragonie, oraz na fakturze uproszczonej, to podstawową różnicą, jaką możemy dostrzec będzie to, że na paragonie nie musi pojawić się NIP nabywcy, jednak na jego wyraźne życzenie można go zawrzeć. W związku z tym jeśli taka prośba padnie z ust klienta, to paragon może spełniać rolę faktury uproszczonej.

W jakich sytuacjach nie ma możliwości wystawienia faktury uproszczonej?

Ustawa zawiera również wyszczególnioną informację odnośnie tego, kiedy wystawienie faktury uproszczonej nie jest możliwe. Ma to miejsce w następujących sytuacjach:

• Kiedy wystawiamy dokument związany z wewnątrzwspólnotową wymianą towarów.
• Dokumenty dotyczące sprzedaży wysyłkowej do i z innego kraju.
• Kiedy faktura wystawiana jest na prośbę osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej.
• Kiedy dostarczamy towary lub świadczymy usługi na terytorium innego państwa członkowskiego niżeli terytorium kraju, dla którego nabywca lub usługobiorca jest zobowiązany do opłacenia podatku.
• Jeśli kwota do zapłaty to więcej niż 450 zł lub 100 euro.