„Być na swoim” to marzenie wielu z nas. Niekiedy jednak rozkręcenie własnej działalności jest dość trudne. Ponadto poza dziedziną, na której znamy się świetnie i na której będziemy zarabiać, musimy jeszcze nauczyć się wielu kwestii rachunkowych i księgowych. Outsourcing księgowej to nie wszystko, faktury i rachunki będziemy wystawiać samodzielnie i koniecznie musimy wiedzieć w jaki sposób się tym zająć.
W naszym obrocie gospodarczym funkcjonują zarówno faktury, jak i rachunki. Często nie zdajemy sobie jednak sprawy z ich rodzajów. Faktura VAT ma udokumentować, że doszło do sprzedaży i odebrania zapłaty dla celów podatkowych. Jednak jest jeszcze jeden rodzaj – faktura proforma. Co istotne nie jest ona elementem rozliczenia podatkowego, ani stanowi pełnoprawnego dokumentu księgowego.
Spis treści
Faktura – co powinniśmy o niej wiedzieć?
Faktura VAT jest dla obu stron transakcji potwierdzeniem, że miała ona miejsce. W Polsce dozwolone jest jej wystawienie zarówno w formie papierowej, czyli bardziej tradycyjnej, jak i elektronicznej. W ten sposób niektóre zadania można zlecać na znaczne odległości i szybko przesłać niezbędny dokument.
W przypadku faktury bardzo ważne jest to, że w momencie, gdy ją wystawimy i dostarczymy drugiej stronie, to dochodzi do powstania obowiązku podatkowego. Co jednak bardzo ważne, nie każdy dokument, który będzie potwierdzeniem transakcji, będzie również fakturą. W tym przypadku niezbędne jest spełnienie określonych warunków. Faktura VAT musi posiadać określone elementy.
Co powinno znaleźć się w fakturze VAT?
W każdej fakturze VAT muszą znaleźć się określone informacje/ elementy. Zaliczamy do nich:
- data jej wystawienia,
- indywidualny numer danej faktury – przedsiębiorca może je nadawać w ujęciu np. miesięcznym, dzięki temu w sposób jednoznaczny można zidentyfikować konkretną fakturę,
- nazwa, imię i nazwisko oraz adres podmiotu wystawiającego fakturę,
- nazwa, imię i nazwisko oraz adres odbiorcy faktury,
- NIP sprzedawcy oraz kupującego,
- data zakończenia lub wykonania dostawy lub usługi – w sytuacji jeśli jest ona inna niżeli dzień wystawienia faktury,
- określenie/ nazwa towaru lub usługi, których dotyczy umowa,
- ilość, liczba, miara dostarczonych towarów i/lub wykonanych usług,
- cena jednostkowa netto,
- wartość udzielonych rabatów,
- wartość sprzedaży netto,
- stawka podatku i jej suma, wyliczona zgodnie z wartością sprzedaży,
- kwota należności ogółem.
Od roku 2013 na fakturze nie musi widnieć nazwa w postaci „Faktura VAT”, zaś od roku 2011 nie ma konieczności oznaczania dokumentów określeniami „Kopia” i „Oryginał”.
Kto wystawia fakturę VAT?
Faktury VAT wystawiane są przede wszystkim przez tzw. vatowców, czyli przedsiębiorców będących czynnymi płatnikami podatku VAT (płatnicy podatku od towarów i usług). Maja oni obowiązek ich wystawiania w czasie dokonywania sprzedaży na rzecz innych przedsiębiorców. Również w czasie dokonywania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej, na ich wyraźne żądanie. Ponadto gdy dochodzi do sprzedaży na rzecz osób fizycznych, które prowadzą działalność gospodarczą, jeśli dochodzi do wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu.
Faktura jest dokumentem stanowiącym dla przedsiębiorcy podstawę do skutecznego rozliczenia z Urzędem Skarbowym.
Faktura Pro Forma – co powinniśmy wiedzieć na jej temat?
W przypadku faktury pro forma mamy do czynienia z kolejnym rodzajem faktury. Nie jest to dokument księgowy ani podatkowy. Nie ma on takiego znaczenia. Nazwa „pro forma” wywodzi się z łaciny i można ja tłumaczyć jako „dla pozorów” czy „powierzchownie”. Jakie ma ona więc znaczenie?
Z wyglądu można powiedzieć, że faktura proforma jest bardzo podoba lub identyczna jak zwyczajna faktura. Różnicą jest fakt, że znajdujemy na niej opis „faktura pro forma”. Jest ona także formą potwierdzenia pisemnego, że transakcja została zawarta, jednak nie pojawiają się skutki księgowo-podatkowe.
W fakturze pro forma można stwierdzić, że celem jest udokumentowanie tego, że doszło do konkretnej transakcji między stronami, jednak nie ma jeszcze konieczności tego księgowania i opodatkowania.
Faktury pro forma sprawdzają się w co najmniej kilku sytuacjach. Pierwszą z nich jest taka, w której osoba zamawiająca to osoba fizyczna, która nie jest płatnikiem VAT i dokonywany jest handel detaliczny. Wielu przedsiębiorców wykorzystuje faktury proforma również jako ofertę, która informuje o zaplanowanej przyszłej transakcji i umożliwia jej dopracowanie i zakończenie w klasycznej fakturze.
Od jakiegoś czasu możemy również obserwować ten rodzaj faktur w nieco innej roli. Na rynku działają firmy, które niejako pośredniczą w wystawianiu faktur. Sprawdza się to u freelancerów. Taka osoba dodaje wykonane dzieło do systemu firmy, z którą ma zawartą umowę o dzieło, uzupełnia również dane nabywcy, kwotę i przedmiot umowy. System generuje dla nabywcy fakturę pro forma. Gdy zostanie ona opłacona, otrzymuje on dzieło oraz właściwą fakturę do zaksięgowania. A świadczący usługi czy sprzedający ma pewność, że otrzyma wynagrodzenie.
Można powiedzieć, że faktura pro forma jest pewnego rodzaju formalnością. Potwierdza ona chęć zawarcia umowy, złożenie oferty. Jednak nie jest w żaden sposób istotna ze względów podatkowych. Dopiero po otrzymaniu zapłaty mamy obowiązek wystawienia właściwej faktury VAT.
Dzięki fakturze proforma możemy w łatwy i bezpieczny sposób poinformować naszych klientów lub kontrahentów, o kwocie jaka będzie konieczna do opłacenia. Nie pojawi się jeszcze obowiązek opłacania podatków, jednak będzie udokumentowane to, jaka kwota ostatecznie będzie do zapłaty w przypadku klasycznej faktury.
Czy różni się faktura VAT od faktury pro forma?
Podstawową różnicą jest oczywiście znaczenie samego dokumentu. Faktura proforma nie będzie księgowana, jest formalnością lub ofertą. Konkrety pojawiają się w przypadku zwykłej faktury VAT. Jest ona skutkiem spieniężenia transakcji i jednocześnie pojawia się obowiązek odprowadzenia podatku. Jakie są podstawowe różnice pomiędzy tymi dwoma rodzajami faktur?
| FAKTURA | FAKTURA PROFORMA |
| Może być oznaczona słowem „faktura”, ale nie musi. | Musi się na niej znajdować adnotacja „faktura pro forma”. |
| Stanowi udokumentowanie dla zaistniałych zdarzeń gospodarczych, takich jak sprzedaż towarów lub usług czy zaliczka lub przedpłata. | Pełni rolę informacyjną. Wystawia się ją w celach ofertowych, informacyjnych, potwierdzenia przyjęcia zamówienia do realizacji. Niekiedy jest formą wezwania do zapłaty. |
| Jej wystawienie skutkuje pojawienie się obowiązków podatkowych VAT, PIT/CIT zarówno u sprzedające/wystawiającego, jak i zamawiającego/nabywcy. | Nie wiąże się z żadnymi obowiązkami podatkowymi. |
| Nie może być wystawiona później niż 15 dnia miesiąca, który następuje po miesiącu, w którym została dokonana dostawa towarów bądź usług. Nie może ona być wystawiona również wcześniej niż 30 dnia przed dokonaniem tej dostawy. | Wystawia się ją zanim dojdzie do zawarcia transakcji handlowej lub też zanim otrzymamy zaliczkę. |
| Jest to rodzaj dowodu rachunkowego, który skutkuje dokonaniem zapisów w księgach sprzedawcy i nabywcy. | Nie jest to dokument księgowy i nie podlega ewidencji u żadnej ze stron. |
Wystawianie faktur – regulacje prawne
Polscy przedsiębiorcy mogą dowiedzieć się szczegółów i sięgnąć do aktu prawnego, który reguluje obowiązki i prawa związane z wystawianiem przez nich faktur. Takim aktem jest ustawa z dnia 11 marca 2004 rok o podatku VAT, czyli o podatku od towarów i usług.
Jeśli z kolei chodzi o fakturę proforma to dokładne wyjaśnienie jej znaczenia i roli znajdujemy w oświadczeniu/ odpowiedzi Ministerstwa Finansów z 6 czerwca 2013 roku. Jest to Interpelacja nr 17615. Czytamy w niej:
„… Należy wskazać, że dokument nazywany fakturą pro forma nie jest dowodem księgowym. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji. Wyraźne oznaczenie tego dokumentu wyrazami pro forma powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura. Wystawienie tego dokumentu nie powoduje zatem skutków w zakresie podatku VAT, tj. obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku oraz nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT. Wystawienie takiego dokumentu nie zwalnia również podatnika z obowiązku wystawienia faktury dokumentującej dokonanie dostawy towaru lub wykonanie usługi albo otrzymanie całości lub części należności przed dostawą lub wykonaniem usługi (co do zasady w terminie 7 dni od dokonania tych czynności, vide § 9 i 10 rozporządzenia fakturowego)….” Całość dokumentu znajduje się tutaj.
