Jak sama nazwa wskazuje faktura zaliczkowa związana jest z opłacaniem zaliczek za towary lub usługi. Jest to rozwiązanie wykorzystywane najczęściej przy dużych przedsięwzięciach, z uwagi na to, że niezbędne stają się środki do jego zrealizowania, więc nabywca część kwoty płaci wcześniej i otrzymuje w związku z tym specjalną fakturę zaliczkową.
Jeśli całe zlecenie zostanie zrealizowane zgodnie z początkowymi postanowieniami i uzgodnieniami, to zaliczka zostaje rozliczona w cenie towaru lub usługi. W takim wypadku należy zadbać o prawidłową dokumentację całego przedsięwzięcia. Jeśli bowiem zaliczka nie stanowi 100% należności, to po wykonaniu usługi lub dostarczeniu towaru konieczne będzie przygotowanie dodatkowej tzw. faktury końcowej, która zamknie całą transakcję.
Spis treści
Kiedy wystawiamy fakturę zaliczkową?
Wystawianie faktur zaliczkowych jest konieczne z uwagi na powstanie obowiązku uiszczenia podatku, w momencie otrzymania części lub całości zapłaty. W związku z tym zgodnie z art.19a ust. 8 ustawy o podatku od towarów i usług, przedsiębiorca musi wystawić odpowiednią fakturę zaliczkową.
Jakie elementy powinna zawierać faktura zaliczkowa?
W fakturze zaliczkowej koniecznie należy uwzględnić wszystkie elementy, które pojawiają się w art. 106f ustawy o VAT, są to:
- data wystawienia faktury,
- numer faktury, umożliwiający jej identyfikację,
- imiona oraz nazwiska lub nazwy podatnika oraz nabywcy towarów bądź usług oraz ich adresy,
- numery NIP podatnika i nabywcy,
- kwota zapłaty, jaka została otrzymana,
- datę dokonania lub też zakończenia dostawy towarów lub usług, bądź datę otrzymania zapłaty jeśli jest ona odpowiednio określona i jest różna od daty wystawienia faktury,
- kwota podatku obliczana według następującego wzoru:
kwota podatku = (wartość otrzymanej zaliczki x stawka podatku) / (100 + stawka podatku)
- dane odnośnie złożonego zamówienia lub podpisanej umowy : nazwa/rodzaj towaru lub usługi, jednostkowa cena netto, jaka ilość towarów została zamówiona, wartość zamówionych towarów lub usług netto, kwoty podatku, stawki podatku, wartość brutto zamówienia lub umowy.
PAMIĘTAJ! Faktury zaliczkowe wystawia się maksymalnie do 15 dnia kolejnego miesiąca, następującego po tym, w którym otrzymaliśmy część lub całość zapłaty od nabywcy.
Prawo zakłada również możliwość wcześniejszego wystawienia faktury zaliczkowej, jednak nie może to mieć miejsca na więcej niż 30 dni przed tym, jak otrzymamy zapłatę. Biorąc pod uwagę fakt, że przewidzenie dokładnego dnia płatności może się nie udać, z pewnością lepiej zaczekać i wystawić fakturę zaliczkową już po otrzymaniu części lub całości.
Nie zawsze faktura zaliczkowa może zostać wystawiona
Istnieje szereg sytuacji, w których nie wystawia się faktur zaliczkowych. Wyłączone z tego są płatności na poczet:
- dostaw energii elektrycznej, chłodniczej lub cieplnej oraz gazu przewodowego,
- wewnątrzwspólnotowej wymiany towarów,
- świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,
- usług najmu, dzierżawy, leasingu lub też usług o podobnym charakterze,
- świadczeń związanych z dostarczaniem i uzdatnianiem wody poprzez sieci wodociągowe,
- usług stałej obsługi prawnej i biurowej,
- usług ochrony osób, usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
- usług dystrybucji energii elektrycznej, chłodniczej, cieplnej i gazu przewodowego.
Jeśli na jedną z powyższych czynności zostanie uiszczona zaliczka nie powoduje to pojawienia się obowiązku podatkowego, co sprawia, że nie musimy również wystawiać faktury zaliczkowej. Kwestia ta jest dokładnie regulowana przez ustawę o podatku od towarów i usług.
Wystawienie faktury zaliczkowej – końcowej
Kwestia faktury końcowej jest można powiedzieć ruchoma. Już tłumaczymy dlaczego. Jeśli nabywca w ramach zaliczki zapłacił pełną kwotę za towar lub usługę, to faktura końcowa nie będzie już potrzebna. Z kolei gdy zaliczka była jedynie częścią kwoty, to wystawia się fakturę końcową w celu wyrównania należności.
Na dokumencie faktury końcowej dokonujemy pomniejszenia kwoty z zamówienia o kwotę otrzymanej części zapłaty. Jednocześnie konieczne jest również pomniejszenie kwot podatku o sumę kwot znajdującą się na fakturach, które dokumentują dokonanie częściowej zapłaty.
Ustawa o podatku od towarów i usług art. 106f ust.3 wskazuje, że w fakturze końcowej powinny zostać wyszczególnione numery faktur zaliczkowych, które zostały wystawione zanim towar został dostarczony lub usługa wykonana. Aby rozliczenie było łatwiejsze, możemy również wyszczególnić ich daty oraz kwoty zaliczek, jednak nie ma takiego obowiązku.
Jeśli w czasie trwania umowy wystawionych zostało więcej faktur zaliczkowych, które ostatecznie pokryły całą należność, to w ostatniej fakturze sporządzamy rodzaj podsumowania, wyszczególniając numery poszczególnych dokumentów.
Faktura końcowa nie będzie więc potrzebna jeśli jedna lub kilka faktur zaliczkowych pokrywają całość należnej zapłaty.
Możliwość zwrotu wpłaconej zaliczki
Zdarzają się sytuacje, w których nabywca rezygnuje z zamówionego towaru, na poczet którego dokonał opłacenia zaliczki. Jeśli w związku z tym wystawiono fakturę zaliczkową i była ona zaksięgowana w ewidencji VAT, to również w niej musi pojawić się odpowiednia zmiana. W tym celu wystawia się faktury korygujące.
