Jednolity plik kontrolny był stopniowo wprowadzany od roku 2016 przez Ministerstwo Finansów. Jego celem jest doprowadzenie do uszczelnienia polskiego systemu podatkowego. Początkowo obowiązek z niego wynikający obejmował jedynie duże firmy, natomiast w roku 2018 zaczął dotyczyć również sektora mikro, małych i średnich przedsiębiorstw. Następnie w roku 2020 pojawiły się kolejne obszary jak JPK_VAT z deklaracją.
Poznaj cel wprowadzenia JPK, jego strukturę, dowiedz się również kto i kiedy ma obowiązek go przekazywać. Prezentujemy również, jak powinny wyglądać dotyczące go korekty.
Art. 193a § 1 Ordynacji podatkowej
W przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w § 2, wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą.
Spis treści
Jednolity plik kontrolny – co to takiego?
Wprowadzenie JPK miało miejsce na podstawie art. 193a Ordynacji Wyborczej. Są to księgi i dokumenty księgowe, które prowadzi się za pomocą programów komputerowych. Muszą one być w odpowiednim formacie, a na żądanie organu podatkowego powinny być niezwłocznie przekazane.
Ordynacja podatkowa nakłada obowiązek przygotowywania ksiąg oraz dowodów księgowych w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego na podmioty, które prowadzą poszczególne struktury z wykorzystaniem programu komputerowego. Co istotne za taki program uznaje się zarówno MS Exel, jak i te przeznaczone do prowadzenia księgowości, fakturowania czy gospodarki magazynowej.
Znaczenie JPK jest szczególnie duże jeśli pod uwagę bierzemy tzw. kontrole krzyżowe, które polegają na jednoczesnym weryfikowaniu przedsiębiorcy oraz jego kontrahentów.
Ministerstwo Finansów przygotowało logiczną strukturę, która została zaprezentowana w formacie XML. Znajdują się w niej pozycje dotyczące operacji gospodarczych u konkretnego podatnika, w danym miesiącu. W prawidłowym dokumencie JPK muszą zostać zaprezentowane wszystkie wymagane dane, zgodnie z szablonem Ministerstwa Finansów.
Standaryzacja tych plików sprawia, że do urzędników trafiają dane w identycznej formie, co ułatwia i przyspiesza ich analizowanie i porównywanie.
Cel wprowadzenia JPK
Wprowadzenie JPK miało na celu usprawnienie działania organów podatkowych, a także doprowadzenie do standaryzacji danych, jakie są przekazywane do urzędu podatkowego drogą elektroniczną. Dzięki temu możliwe staje się szybkie przeprowadzenie czynności sprawdzających oraz kontroli, jak również wykrycie pojawienia się jakichkolwiek nieprawidłowości w rozliczeniach podatku VAT.
Skąd wziął się jednolity plik kontrolny?
Wprowadzenie Jednolitego pliku kontrolnego nie jest niczym nowym na arenie europejskiej. Przed Polską takie rozwiązanie pojawiło się również w takich krajach jak: Francji, Portugalii, Niemczech, Austrii, czy Luksemburgu.
W ten sposób rządy starają się ochronić ogromne pieniądze przed wyłudzeniami skarbowymi, które były dokonywane przez zorganizowane grupy przestępcze. Szeroki zakres programów socjalnych sprawia, że pieniądze te są szczególnie istotne dla finansów każdego państwa. W związku z tym możemy spodziewać się, że system podatkowy związany z podatkiem obrotowym VAT będzie dokładnie uszczelniany.
JPK i jego rodzaje
Jednolite pliki kontrolne zgodnie z tym, co przygotowało Ministerstwo Finansów mogą mieć różne struktury, dotyczą one obszarów:
- faktura VAT – JPK_FA,
- ewidencji zakupu i sprzedaży- JPK VAT,
- magazynu – JPK_MAG,
- ksiąg rachunkowych – JPK_KR,
- wyciągów bankowych – JPK_WB,
- podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów – JPK_PKPIR,
- ewidencji przychodów – JPK_EWP.
Kogo dotyczy obowiązek składania jednolitych plików kontrolnych?
Każdy podatnik, który jest czynnym podatnikiem VAT, ma obowiązek składania jednolitych plików kontrolnych. Nie ma tu znaczenia wielkość działalności, jaką prowadzi – jest to kwestia, którą objęte zostały mikro, małe, średnie i duże przedsiębiorstwa.
Kiedy nie trzeba składać JPK?
Jeśli podatnik wykonuje jedynie czynności zwolnione z podatku VAT, to nie składa on JPK-VAT. Warto jednak wiedzieć, że dotyczy to jedynie tego okresu, który obejmuje zwolnienie i nie obejmuje podatników zajmujących się wewnątrzwspólnotowym nabyciem towarów, którzy eksportują oraz importują usługi. Mamy tu bowiem do czynienia z sytuacjami, w których pomimo zawieszenia podatnik ma obowiązek prawidłowego rozliczenia wykonanych czynności czy zdarzeń i ujęcia ich w ewidencji VAT, a następnie złożenia deklaracji VAT oraz przesłania jednolitego pliku kontrolnego.
Od dnia 1 stycznia 2018 roku każdy podatnik ma obowiązek prowadzenia ewidencji w formie elektronicznej. Można więc uznać, że w takiej sytuacji podatnik ma obowiązek przedstawienia JPK i urząd ma prawo od niego tego wymagać. Warto przy tym pamiętać, że jeśli w nieuzasadniony sposób odmawiamy przekazania JPK, to urząd może nałożyć karę w wysokości 2800 zł.
Gdzie się składa i jak wysyła JPK?
Każdy przedsiębiorca, niezależnie od tego, czy rozlicza VAT miesięcznie, czy kwartalnie, ma obowiązek comiesięcznego przesłania do urzędu JPK VAT. Taki dokument musi zostać dostarczony do każdego 25 dnia miesiąca. Pokrywa się to z terminem składania miesięcznej deklaracji VAT-7.
Składanie JPK VAT regularnie jest obowiązkiem mikro, małych, średnich i dużych przedsiębiorstw. Jednak inne formy, czyli JPK_FA, JPK_KR, JPK_PKPIR muszą zostać przekazane na wezwanie organów podatkowych.
Przed wysłaniem takich plików należy je skompresować (ZIP), a następnie dostarczyć drogą elektroniczną w zaszyfrowanych paczkach wielkości do 60 MB. W celu złożenia takich dokumentów wymaga się posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego, profilu zaufanego, lub ewentualnie podania kwoty przychodu za poprzedni rok – chodzi o działalność gospodarczą.
JPK VAT musi być przesłany drogą elektroniczną, jednak w przypadku innych form, struktur JPK istnieje możliwość ich zapisania na płycie czy pendrive, a następnie złożenia w dzienniku podawczym do urzędu skarbowego lub wysłanie pocztą. Znaczenie będzie tu miała data wysłania przesyłki lub jeśli będzie to przesyłka kurierska to data otrzymania danych przez odbiorcę. JPK nie może zostać wysłany w wersji papierowej.
Co znajduje się w JPK VAT?
Przedstawione w JPK dane muszą mieć odpowiednio ustandaryzowaną formę. Pierwszym elementem jest odpowiedni nagłówek, który umożliwia identyfikację przedsiębiorcy. Następnym są sekcje merytoryczne, w których znajdują się informacje dotyczące zaistniałych zdarzeń gospodarczych. Ponadto niezbędna jest sekcja, w której znajdą się sumy kontrolne, które pozwolą na sprawdzenie, czy w pliku znalazły się wszystkie informacje zgodnie z wykazem, co ocenia się na podstawie liczby wierszy i sumy podatku VAT.
W jednolitym pliku kontrolnym znajduje się szereg obowiązkowych pól. Zaliczamy do nich chociażby odpowiednią liczbę porządkową, która powinna zostać przypisana dla każdego wiersza ewidencji sprzedaży lub zakupu VAT. Ponadto nie mogą być pomijane dane dotyczące nazw kontrahentów, ich adresów i numerów dowodów sprzedaży, czy zakupów. Każdy przedsiębiorca ma obowiązek podać w pliku swój numer identyfikacji podatkowej. Dla urzędników znaczenie będą miały również konkretne daty, jakie są przypisane do poszczególnych czynności.
W jaki sposób złożyć JPK jeśli nie posiadamy specjalnego programu, który wygeneruje taki plik?
Ustawodawca bierze pod uwagę, że nie każdy przedsiębiorca jest związany z biurem księgowym i tym samym może nie mieć dostępu do specjalistycznych programów, które umożliwiają wygenerowanie jednolitego pliku kontrolnego. W takiej sytuacji możliwe jest skorzystanie ze specjalnej aplikacji Ministerstwa Finansów, która dostępna jest na stronie podatki.gov.pl.
Warto jednak pamiętać, że jeśli korzystamy z takiego samodzielnego rozwiązania, to konieczne jest poświadczenie wysyłanego dokumentu jedną z trzech dostępnych opcji: podpis kwalifikowany, profil zaufany lub dane identyfikacyjne wraz z kwotą przychodu za poprzedni rok podatkowy.
Jeśli korzystamy z usług biura księgowego, to wysłaniem JPK właściwie nie musimy się przejmować, gdyż specjaliści zajmą się tym za nas. Warto wiedzieć, że specjalne systemy finansowo-księgowe, do których wprowadza się faktury wraz ze wszystkimi danymi, pozwalają na proste wygenerowanie pliku JPK na koniec miesiąca rozliczeniowego.
Co istotne są one od razu tworzone w odpowiednim, wymaganym formacie XML, więc nie trzeba w nich nic już zmieniać. Jednak w takim pliku generowanym automatycznie przez program mogą pojawić się błędy merytoryczne, w związku z czym zawsze należy się z nim dokładnie zapoznać, sprawdzić i ewentualnie wprowadzić zmiany.
Od 2020 roku istnieje możliwość nałożenia kary za błędy za takie nieprawidłowości na przedsiębiorców. Może ona wynosić nawet 500 zł za jeden błąd. Unikniemy jej jeśli, po otrzymaniu wezwania do przedstawienia korekty, złożymy ją w ciągu 14 dni, uwzględniając wszystkie błędy, wątpliwości, czy braki.
