Kodeks Postępowania Administracyjnego w skrócie KPA to ustawa, która określa dokładne zasady postępowania przed organami administracji publicznej, a także w przypadku kontaktowania się z innymi organami, które są odpowiednio powołane do załatwienia danej sprawy. Mowa tu o postępowaniu, które może być wszczęte z urzędu lub na wniosek jednej ze stron. Jakie regulacje znajdziesz w tym akcie prawnym Rzeczypospolitej Polskiej i co powinieneś na jego temat wiedzieć?
Spis treści
Jakie postępowanie normuje kodeks postępowania administracyjnego
W Ustawie z dnia 14 czerwca 1960 roku „Kodeks postępowania administracyjnego” tekst jednolity, w rozdziale 1 znajdujemy zakres jego obowiązywania. Na tej podstawie możemy stwierdzić, że jest on bardzo szeroki. Jego normowanie obejmuje:
Art.1
- Postępowanie przed organami administracji publicznej w należących do właściwości tych organów sprawach indywidualnych rozstrzyganych w drodze decyzji administracyjnych albo załatwianych milcząco;
- Postępowanie przed innymi organami państwowymi oraz przed innymi podmiotami, gdy są one powołane z mocy prawa lub na podstawie porozumień do załatwiania spraw określonych w pkt 1;
- Postępowanie w sprawach rozstrzygania sporów o właściwość między organami jednostek samorządu terytorialnego i organami administracji rządowej oraz między organami i podmiotami, o których mowa w pkt 2;
- Postępowanie w sprawach wydawania zaświadczeń;
- Nakładanie lub wymierzanie administracyjnych kar pieniężnych lub udzielanie ulg w ich wykonaniu;
- Tryb europejskiej współpracy administracyjnej.
Art.2
KPA normuje również postępowanie w sprawie wniosków i skarg przed organami państwowymi, organami jednostek samorządu terytorialnego oraz przed organami organizacji społecznych. Z kolei z art. 2a dowiadujemy się, że Kodeks Postepowania Administracyjnego normuje także, sposób wykonywania obowiązku, o którym mowa w art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
Co zawiera kodeks postępowania administracyjnego?
Najprościej rzecz ujmując zawartość Kodeksu Postępowania Administracyjnego wskazuje nam to, jak powinniśmy postępować w celu załatwienia konkretnych spraw przed organami administracji publicznej lub innymi, które są powołane do załatwienia danej sprawy. Reguluje on związane z nimi kwestie formalne. Wszystkie szczegóły, a przede wszystkim dokładny tekst ustawy – Kodeks postępowania administracyjnego isap – znajdziemy właśnie na stronie https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19600300168.
Skąd wiadomo, że to ogólne postępowanie administracyjne?
Aby uzyskać możliwość korzystania z przepisów dotyczących postępowania administracyjnego, w pierwszej kolejności powinniśmy ustalić, czy będzie się ono toczyło przed organem administracji publicznej. Co istotne przepisy dotyczą również organów, które powołane zostały w celu realizowania partnerstwa prywatno-publicznego. Będą to więc firmy, które realizują pewne zadania w zastępstwie za gminę.
W kolejnym kroku musimy sprawdzić, czy wybrany przez nas organ posiada odpowiednie kompetencje, aby załatwić naszą sprawę. Znaczenie ma tu jego instancja, a także miejsce, w jakim się znajduje i na rzecz, jakiego obszaru pracuje.
Na koniec musimy jeszcze określić charakter naszej sprawy. W przypadku, gdy jest ona indywidualna, czyli dotyczy nas samych, to z całą pewnością mamy do czynienia z postepowaniem administracyjnym. W takiej sytuacji organ rozstrzyga w sprawach dotyczących praw i obowiązków konkretnej osoby.
Jeśli jednak załatwienie sprawy, czyli rozstrzygnięcie ma charakter decyzji, jako jednostronnego i władczego rozstrzygnięcia, które ma w sobie przymus państwowy, to zastosowanie będą miały właśnie przepisy Kodeksu Postępowania Administracyjnego.
Czego nie reguluje Kodeks Postępowania Administracyjnego?
Kodeksu postępowania administracyjnego NIE stosuje się w następujących sytuacjach:
- Postępowanie w sprawach karnych i skarbowych.
- Sprawy uregulowane w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325, 1423, 2122, 2123 i 2320 oraz z 2021 r. poz. 72), z wyjątkiem przepisów działów IV i VIII.
- Postępowanie w sprawach należących do właściwości polskich przedstawicielstw dyplomatycznych i urzędów konsularnych, o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej.
- Sprawy wynikające z nadrzędności i podległości organizacyjnej w stosunkach między organami państwowymi i innymi państwowymi jednostkami organizacyjnymi.
- Sprawy wynikające z podległości służbowej pracowników organów i jednostek organizacyjnych wymienionych w pkt 1, o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej.
Wyłączenia dotyczą załatwienia spraw, w których Kodeks nie ma zastosowania. Obowiązują w tych przypadkach przepisy szczególne, lub regulacje. Dziedziny, których nie obejmuje KPA posiadają swoje własne akty prawne.
Musimy więc pamiętać, że Kodeksu Postępowania Administracyjnego nie stosuje się w sprawach karnych i skarbowych, podatkowych, sprawach we właściwości polskich przedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnych, sprawach podrzędności organizacyjnej i służbowej oraz sprawach, które naruszają immunitet dyplomatyczny.
Postępowanie administracyjne – w sprawie zaświadczeń
Jeśli chodzi o wydawanie zaświadczeń, to postępowanie administracyjne, ma najczęściej formę uproszczoną. Organy administracyjne wydają dokumenty, które poświadczają niektóre prawa oraz obowiązki, bez konieczności dopełniania skomplikowanej procedury.
W takich sytuacjach nie mamy zwykle do czynienia z występowaniem sporu stron, jednak niekiedy pojawiają się kwestie, które wymagają doprecyzowania i wyjaśnienia. Jeśli potrzebne nam zaświadczenie, to samodzielnie musimy się o nie ubiegać, czyli wnioskować. Zaznaczyć tu należy, że organ nie będzie działał z własnej inicjatywy, z urzędu. Wynika to z tego, że potwierdzenie faktów, jest w interesie osoby, która danego zaświadczenia potrzebuje.
Postępowanie związane z wydaniem zaświadczenia opiera się najczęściej, na sprawdzeniu danych w odpowiednim rejestrze, czy dokumentach, jakie posiada konkretny organ. W takim postępowaniu nie mamy stron, ani też nie pojawia się kwestia wydawania decyzji. W niektórych sytuacjach możliwe jest jednak, że organ odmówi wydania zaświadczenia, na co przysługuje nam złożenie zażalenia.
Postępowanie administracyjne – w sprawach skarg i petycji
Zgodnie z Konstytucją Rzeczypospolitej Polskiej każdy obywatel posiada prawo i możliwość składania skarg oraz petycji. Taki zapis został zawarty w ustawie zasadniczej w rozdziale, który dotyczy praw i wolności politycznych.
Kodeks postepowania administracyjnego kieruje się określonymi zasadami dla skarg i petycji, które są z goła inne niż w przypadku wydawania zaświadczeń. W takim postępowaniu mamy do czynienia z najszerszym zakresem podmiotowym, co oznacza, że nie jest przeznaczone jedynie dla tych, którzy mają interes faktyczny lub prawny w sprawie, lub tych, których obowiązku lub prawa dotyczy dana kwestia. Każdy z nas ma prawo złożenia skargi, jeśli jest niezadowolony z działalności organów. Z kolei wnioski mające formę petycji stanowią propozycję ulepszenia działań administracji.
Zasady, na których opiera się postępowanie administracyjne
Postępowanie administracyjne opiera się na określonych zasadach. Takie filary pojawiają się w każdej gałęzi prawa, więc są niezbędne również tutaj. Występuje pośród nich pewien podział, który obejmuje zasady naczelne, czyli te, które wynikają z konstytucji oraz ratyfikowanej umowy o ochronie praw człowieka. Drugą grupą są zasady ogólne, których źródło znajduje się w samym Kodeksie Postępowania Administracyjnego 2022 oraz w Ordynacji Podatkowej.
Z pewnością szczególne znaczenie mają tu filary konstytucyjne, pośród których znajdują się:
- prawo do sądu – oznacza, że działania administracyjne są kontrolowane,
- prawo do procesu – oznacza, że jednostka ma prawo bronić swojego interesu,
- prawo do sprawiedliwego, jasnego i szybkiego procesu,
- prawo wnoszenia petycji,
- prawo do ochrony dóbr,
- dwuinstancyjność – oznacza, że każde postępowanie może być rozpatrzone dwa razy,
- zasada równości wobec prawa – podkreśla, że ważne jest jednakowe traktowanie,
- zasada praworządności – oznacza, że cała administracja działa w oparciu o tę samą podstawę prawną,
- zasada proporcjonalności – oznacza, że administracja nie powinna w sposób przesadny ingerować w życie jednostki.
Kodeks Postępowania Administracyjnego – ile mamy dni na udzielnie odpowiedzi?
Złożone pismo powinno zostać rozpatrzone przez administrację bez zwłoki, jednak nie później niż w terminie 1 miesiąca od wpłynięcia wniosku, skargi lub petycji.
Kodeks Dobrego Postępowania Administracyjnego
Kodeks Dobrego Postępowania Administracyjnego można określić, jako analogiczny dokument, jednak stworzony i zatwierdzony na potrzeby Unii Europejskiej. Przyjęty został przez Komisję 13 września 2000 roku. Kluczowe w nim jest kierowanie się takimi wartościami jak: niezależność, obowiązkowość, rozliczalność, odpowiedzialność, przejrzystość oraz skuteczność.
Jest to dokument, a właściwie wytyczne, informacja publiczna dotyczące tego, jakich norm postępowania należy oczekiwać w kontakcie z Komisją. Określone są w nim zasady leżące u podstaw pracy Komisji:
- niedyskryminacja i równość traktowania.
- legalność.
- spójność.
- proporcjonalność – działania powinny być proporcjonalne do celów.
Złożenie skargi może mieć miejsce listownie lub poprzez specjalny formularz online. Jeśli wybieramy drogę tradycyjną, to wydrukowany dokument przesyłamy na adres Sekretariatu Generalnego Komisji Europejskiej, z którego zostanie on przekazany do odpowiedniego departamentu.
Adres:
Sekretariat Generalny Komisji Europejskiej
Unit C.2 – Ethics, Good Administration & Relations with the European Ombudsman
B-1049 Bruxelles/Brussels
Belgia
Skarga taka zostanie rozpatrzona przez odpowiedni departament lub dyrekcję generalną. Odpowiedź otrzymamy na piśmie, w ciągu dwóch miesięcy. W sytuacji, gdy odpowiedź nie będzie dla nas satysfakcjonująca, możemy w ciągu miesiąca zwrócić się do sekretarza generalnego komisji o kontrolę wyniku rozpatrzenia skargi. Czas ten liczymy od daty otrzymania odpowiedzi. Sekretarz generalny udzieli nam odpowiedzi w ciągu 1 miesiąca.
Skargę można złożyć również bezpośrednio do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.
