Kontrola skarbowa – co obejmuje takie postępowanie podatkowe prowadzone przez urząd skarbowy?

Kontrola podatkowa jest czymś, co przeraża podatników. Przedsiębiorca, nawet jeśli rzetelnie dopełnia wszystkich swoich obowiązków może spodziewać się wyrywkowej kontroli. Czasem jednak organ podatkowy chce wyjaśnić poprzez w ten sposób wykazane nieprawidłowości, wynikające najczęściej z uchybień po stronie przedsiębiorcy, które mogą dotyczyć błędów księgowych, jak i sytuacji losowych.

Co jako przedsiębiorca musisz wiedzieć o kontrolach podatkowych, jak można się do nich przygotować? Jakie są prawa w obowiązki podatnika w czasie jej przeprowadzania? Sprawdź najważniejsze informacje.

Jak wygląda kontrola skarbowa – postępowanie podatkowe prowadzone przez urząd skarbowy

Możliwość przeprowadzenia kontroli skarbowej wynika z ustawy Prawo Przedsiębiorców z dnia 6 marca 2018 roku. Zgodnie z jej zapisami, aby mogła się ona odbyć, organ podatkowy ma obowiązek poinformowania o niej osoby, która prowadzi działalność gospodarczą. Takie zawiadomienie zostanie doręczone od 7 do 30 dni przed planowaną datą kontrolowania.

Warto wiedzieć, że przedsiębiorca ma prawo wypełnienia i złożenia specjalnego wniosku, który pozwoli na przyspieszenie kontroli. Jednak w praktyce bardzo rzadko jest to wykorzystane, bo nawet jeśli wszystko w dokumentach się zgadza, to jednak obawiamy się takiego postępowania kontrolnego i chcemy się do niego jak najlepiej przygotować. Z pewnością jest to wydarzenie nie łatwe, które wyróżnia się tym, że przedsiębiorca ma sporo stresu.

Co powinno zawierać zawiadomienie o wszczęciu kontroli?

W takim zawiadomieniu, które zostanie dostarczone do przedsiębiorcy, powinno znaleźć się kilka kluczowych elementów. Zaliczamy do nich:

• oznaczenie organu, czyli urząd kontroli skarbowej,
• miejsce i data wystawienia zawiadomienia,
• oznaczenie przedsiębiorcy,
• zakres planowanej kontroli,
• imię, nazwisko, podpis osoby, która udziela upoważnienia, z uwzględnieniem zajmowanego stanowiska lub funkcji.

Zdarzają się sytuacje, w których możliwe jest przeprowadzenie kontroli bez wcześniejszego zawiadomienia przedsiębiorcy, jednak ma to miejsce w szczególnych i odpowiednio umotywowanych przypadkach, do których zaliczamy:

• Brak adresu zamieszkania lub adresu firmy przedsiębiorcy, a także jeśli dostarczane pod wskazany adres zawiadomienia były nieskuteczne lub utrudnione,
• kontrola może być działaniem, które przyczyni się do zapobieżenia przestępstwu lub wykroczeniu,
• istnieje uzasadnione podejrzenie zagrożenia zdrowia lub życia,
• przeprowadzenie kontroli odbędzie się na podstawie odrębnych przepisów,
• przeprowadzenie kontroli odbędzie się na podstawie ratyfikowanej umowy międzynarodowej lub przepisów prawa Unii Europejskiej.

W jakim miejscu nastąpi kontrola skarbowa?

Przeprowadzenie kontroli skarbowej będzie miało miejsce w siedzibie firmy. Przedsiębiorca powinien udostępnić organom podatkowym miejsce do pracy, może to być wydzielenie odpowiedniej przestrzeni w firmie, tam gdzie dokumenty będą w pełni bezpieczne.

Istnieją sytuacje, że charakter prowadzonej działalności sprawia, że do kontroli nie może dojść w siedzibie firmy. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych bardzo często cała dokumentacja przechowywana jest w siedzibie biura rachunkowego, które zajmuje się prowadzeniem spraw podatkowych firmy. Wówczas częstą praktyka jest wydawanie urzędnikom odpowiedniej dokumentacji, a jej kontrolowanie odbywa się w budynku urzędu. Jednak często odbywa się ona właśnie we wskazanym biurze rachunkowym.

Książka kontroli podatkowych

Obowiązkiem podatnika jest prowadzenie i przechowywanie książki kontroli. Wynika to z art. 57 ustawy Prawo Przedsiębiorców. Znajdują się w niej protokoły z poprzednio prowadzonych inspekcji. Urzędnicy dowiedzą się z niej, jakie i ile kontroli przeprowadzono wcześniej, co sprawdzono i jakie pojawiły się wnioski. Taka książka może znajdować się w siedzibie firmy, we wskazanym biurze księgowym, może być również prowadzona elektronicznie.

Jakie są prawa przedsiębiorcy podczas kontroli skarbowej?

W czasie, gdy będzie odbywać się kontrola, przedsiębiorca ma prawo do brania czynnego udziału w działaniach organu podatkowego. W zakresie jego możliwości leży gromadzenie materiałów dowodowych i ich przedstawianie w celu wyjaśniania ewentualnie pojawiających się nieprawidłowości.

Po zakończeniu pracy urzędnicy przekażą przedsiębiorcy raport z kontroli skarbowej, ma on również możliwość złożenia do niego zastrzeżeń i stosownych wyjaśnień. Dozwolone jest również wniesienie sprzeciwu co do sposobu przeprowadzenia kontroli podatkowej.

Podatnik ma również następujące prawa:

• prawo do wyznaczenia pełnomocnika,
• prawo wglądu do akt,
• prawo do aktywnego uczestniczenia w czynnościach kontrolnych,
• prawo do rezygnacji z uczestnictwa w czynnościach kontrolnych w dowolnym momencie,
• prawo do żądania w formie pisemnej składanych przez urząd zapytań,
• prawo do sprzeciwu,
• prawo do korekty deklaracji,
• prawo do zgłoszenia zastrzeżeń co do wyniku kontroli,
• prawo do udostępniania dokumentów jedynie w zakresie objętym kontrolą,
• prawo do odszkodowania za szkody powstałe na skutek kontroli.

Po stronie kontrolowanego są również obowiązki, do których zaliczamy:

• prowadzenie książki kontroli,
• nieutrudnianie przeprowadzenia kontroli,
• wyznaczenie osoby na zastępstwo, jeśli właściciel będzie nieobecny,
• dostarczanie dokumentów związanych z przedmiotem kontroli na żądanie kontrolującego,
• na żądanie kontrolującego przedstawienie tłumaczenia na język polski sporządzonej w obcym języku dokumentacji, która dotyczy spraw, będących przedmiotem kontroli,
• umożliwienie filmowania, fotografowania czy wykonywania nagrań dźwiękowych.

Rodzaje kontroli skarbowej

Jest to rodzaj kontroli państwowej i finansowej. Składa się ona z postępowania przygotowawczego, opracowania operacyjnego oraz postępowania podatkowego. Jeśli chcemy sprawdzić rodzaje takich kontroli, to z pewnością możemy wyróżnić również:

1. Kontrolę celno-skarbową – przeprowadzana przez naczelników urzędów celno-skarbowych, na podstawie przepisów o KAS. W tym rodzaju kontroli nie mają znaczenia przepisy z ustawy Prawo Przedsiębiorców. Nie ma tu jednak limitu prowadzonych kontroli, a także czas ich trwania jest nieograniczony.
2. Kontrolę krzyżową – w taki sposób dość powszechnie określa się kontrole przeprowadzane przez urząd skarbowy. Czasem sprawdzeniu podlega jedynie część firmowych dokumentów, a jeśli prowadzi do wykrycia nieprawidłowości, to może skutkować zrealizowaniem gruntownej kontroli całej dokumentacji danej firmy.

Tego unikaj w czasie kontroli podatkowej

Główną zasadą jest to, aby nie spoufalać się z urzędnikiem, który dokonuje czynności sprawdzających. Jego zadaniem jest wykonanie obowiązków, wedle ściśle określonych procedur. W związku z tym działania, które będą sprawiać wrażenie chęci wejścia w relacje towarzyskie, mogą w tym przypadku być źle widziane.

Unikaj również chwalenia się własną zaradnością w kwestii optymalizacji podatkowej, bo może to spowodować u urzędników chęć przeprowadzenia dalszych i zdecydowanie bardziej wnikliwych kontroli. Najważniejsze jest jednak, aby takich czynności sprawdzających nie unikać i koniecznie odpowiadać na pisma, jakie otrzymamy pocztą.

Zakres kontroli skarbowej

Art. 283 § 5 Ordynacji podatkowej wskazuje, że zakres kontroli podatkowej nie może być szerszy niż ten, który wskazano w upoważnieniu do jej przeprowadzenia. Jeśli wiec otrzymamy zawiadomienie o kontroli, to powinniśmy przygotować wymagane dokumenty. Urzędnik nie może żądać dokumentacji za inny okres niż wskazany w upoważnieniu. Ewentualne działania związane z innym okresem muszą zostać poprzedzone pisemnie. Dopiero, gdy dostaniemy pismo będziemy musieli przekazać dokumenty.

Jakie prawa i obowiązki mają dokonujący kontroli?

Podczas czynności sprawdzających kontrolerzy podatkowi i celno-skarbowi mają prawo m.in. do:

• wstępu na grunt, do budynków, lokali mieszkalnych, a także innych pomieszczeń należących do kontrolowanego,
• wstępu do lokali mieszkalnych jeśli to właśnie w nich prowadzona jest działalność gospodarcza,
• zbierania niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą,
• żądania udostępnienia ksiąg, akt i wszelkich dokumentów związanych z przedmiotem prowadzonej kontroli; mogą również sporządzać z nich odpisy, kopie, wyciągi, notatki, wydruki, a także w sposób udokumentowany pobierać dane w formie elektronicznej,
• zabezpieczania zebranych dowodów,
• żądania przeprowadzenia spisu z natury,
• legitymowania osób w celu ustalenia/potwierdzenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne w związku z prowadzoną kontrolą,
• mogą także przesłuchiwać kontrolowanego oraz świadków i inne wymienione osoby,
• mogą zbierać i wykorzystywać informacje, również dane osobowe osób prowadzących działalność gospodarczą, dotyczące wszelkich zdarzeń, które wpływają bezpośrednio na powstanie zobowiązania podatkowego lub jego wysokość (lub należności celnych),
• mogą także występować do powyższych podmiotów o udostępnianie dokumentów, które zawierają informacje, również dane osobowe – również bez zgody i wiedzy osób, do których one należą.

Kontrolujący mają również pewne obowiązki, do których zaliczamy:

• w każdym przypadku, gdy kontrola ulegnie przedłużeniu, podatnik musi być przez kontrolujących powiadomiony o tym na piśmie – konieczne jest wskazania przyczyn, jak i nowego terminu zakończenie kontroli,
• konieczne jest również poinformowanie kontrolowanego o jego prawach i obowiązkach,
• żądanie dokumentów jedynie zgodnych z informacją podaną w zawiadomieniu.

Znaczenie kontroli skarbowej

Początkowo były to jedynie kontrole podatkowe, które sprawdzały i porównywały dokumenty. Z czasem jednak ustawodawca nadał organom kontrolnym większe kompetencje. Pojawiły się m.in. uprawnienia procesowe, oraz poza procesowe metody i środki gromadzenia informacji – wywiad skarbowy, a także nowe techniki operacyjne. W konsekwencji zmiany legislacyjne sprawiły, że kontrola skarbowa sprawuje obecnie funkcję kontrolną, ale również orzeczniczą, dochodzeniową i śledczą.

Cele kontroli skarbowej

Wyróżniamy dwa podstawowe cele kontroli skarbowej:

1. Badanie zgodności z prawem, gospodarowania mieniem innych państwowych osób prawnych.
2. Przeciwdziałanie i zwalczanie naruszania prawa w zakresie obrotu towarowego za granicą i towarami przywożonymi z zagranicy, a także zapobieganie i ujawnianie przestępstw osób zatrudnionych lub pełniących służbę w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi właściwemu, do spraw finansów publicznych.