Podatki i księgowość

Korekta faktury czy nota korygująca – którą należy wystawić i w jakich okolicznościach?

Nota korygująca - korekta faktury

Nota korygująca i faktura korygująca – zdaniem niektórych osób pojęcia te są tożsame, jednak prawda jest zupełnie inna. Co więc dokładnie oznaczają i w jakich sytuacjach wystawia się jedną, a kiedy drugą? Błąd w fakturze może zdarzyć się każdemu z nas. Jest to sytuacja, która wymaga dokonania odpowiedniej poprawki, czy jednak wiemy, w jaki sposób należy to zrobić?

Nota korygująca – kiedy ją wystawiamy i kto to robi?

Rozróżnienie tych dokumentów jest szczególnie kłopotliwe dla osób początkujących w biznesie. Zacznijmy więc od noty korygującej. Jest ona dokumentem, który może zostać wystawiony przez stronę kupującą – nabywcę. W związku z tym w części przypadków, gdy w otrzymanej fakturze dostrzeżemy błąd możemy go poprawić właśnie poprzez wystawienie noty korygującej.

Warto jednak pamiętać, że taki rodzaj dokumentu ma pewne ograniczenia. Co to oznacza? Korekty możemy dokonać jedynie w części opisowej rzeczonej faktury. Najprościej rzecz ujmując są to wszystkie elementy niezwiązane z kwotą oraz podatkami.

Notą korygującą możemy poprawić datę sprzedaży lub dostawy towarów, numer NIP, błędny adres, nieprawidłowa nazwę podmiotu sprzedającego lub kupującego czy też nazwę towaru.

Kupujący, wystawiając notę korygującą musi pamiętać o kilku ważnych zasadach:

  1. Konieczne jest zawarcie adnotacji „nota korygująca”.
  2. Podajemy kolejny numer noty korygującej, oraz datę jej wystawienia.
  3. Nazwa imię i nazwisko sprzedawcy i kupującego.
  4. Numery NIP lub REGON.
  5. Adresy stron.
  6. Należy wyraźnie określić, do jakiej faktury i z jakiego dnia odnosi się nota korygująca.
  7. Zawieramy na dokumencie zarówno dane wymagające zmiany, jak i te już po korekcie.

Nota korygująca wymaga uzyskania potwierdzenia.

Gdy zgodnie z zasadami wystawimy notę korygującą, to jako kupujący musimy wysłać ją do sprzedającego i poczekać na potwierdzenie przez niego zmian, jakie wprowadziliśmy w fakturze. Jednak nie istnieją dokładne wytyczne w ustawie związane z tym, w jakim czasie i formie sprzedający powinien ustosunkować się do takich zmian. W konsekwencji może to być czasem żmudne i kłopotliwe.

Jest to najczęściej jednak niedopatrzenie teoretyczne, które może powodować problemy. W większości przypadków przedsiębiorcy zwykle bez problemu podpisują noty korygujące, tym bardziej że błędy są najczęściej drobne i związane z pojawieniem się np. literówki w nazwie lub adresie.

Nota korygująca nie wymaga księgowania, w związku z czym, po otrzymaniu podpisanego dokumentu od sprzedającego wystarczy w dokumentach podpiąć ją do faktury, której dotyczy.

Faktura korygująca -kiedy i kto ją wystawia?

Faktura korygująca to już innego rodzaju dokument. Podstawową różnicą jest fakt, że tutaj wystawia ją sprzedawca. Ma ona zastosowanie w dwóch rodzajach błędów. Pierwsza grupa jest identyczna jak w przypadku noty korygującej. Chodzi więc o część opisową i błędy formalne, jak pomyłka w numerze NIP, nazwie czy adresie. Jednak do wystawienia faktury korygującej dochodzi, gdy taką nieprawidłowość zauważy sprzedawca.

Istnieje jednak druga grupa sytuacji, w których możliwe jest wystawienie faktury korygującej. Są to kwestie związane z cenami produktów, które są sprzedawane, korekty dokonuje się również w sytuacji, gdy kupujący dokonuje zwrotu części towarów, a także jeśli decydujemy się na udzielenie dodatkowego rabatu lub upustu.

Storno – to jeden z rodzajów upustu, jaki stosują firmy. Proponują one klientom, że jeśli wystawioną fakturę opłacą np. w ciągu 7 dni, a nie we wcześniej ustalonym, dłuższym terminie to uzyskają dodatkowy rabat, w wysokości np. 2-3%. Jest to rodzaj zachęty do szybkiej płatności. Jeśli kupujący skorzysta to konieczne jest wystawienie faktury korygującej z nową kwotą uwzględniającą upust.

Elementy faktury korygującej

  1. Musi zawierać oznaczenie „Faktura korygująca” lub „korekta”
  2. Konieczne jest nadanie kolejnego numeru, oraz zawarcie daty wystawienia.
  3. Niezbędne jest uwzględnienie danych kupującego i sprzedającego.
  4. Zapisujemy również datę realizacji lub zakończenia dostawy zamówienia.
  5. Niezbędna jest również nazwa towaru, który obejmuje dana korekta.
  6. Konieczne jest podanie przyczyny wystawienia korekty. Umieszcza się tu krótką informację, jak „zwrot towaru”, „pomyłka w cenie”, „udzielenie rabatu”.

Faktura korygująca a potwierdzenie

Jeśli chodzi o faktury korygujące, to ich potwierdzenie przez kupującego nie zawsze będzie konieczne. Przykładowo, jeśli z dowolnej przyczyny doszło do podwyższenia ceny i tym samym pojawiła się konieczność zapłacenia wyższego podatku VAT, to zgodnie z ustawą nie musimy ubiegać się o potwierdzenie dokumentu przez kupującego.

Inaczej sytuacja wygląda, gdy dokonujemy korekty na minus – suma do zapłaty będzie mniejsza, a podatek do zapłacenia również. Wówczas niezbędne jest uzyskanie potwierdzenia takiej faktury. Może to być przykładowo, potwierdzenie odbioru z poczty lub e-mail z informacją, że faktura dotarła. Możemy również otrzymać potwierdzenie pisemne przyjęcia faktury, fax z potwierdzeniem czy kopię faktury z datą i podpisem odebrania. Taką informację dopinamy do faktury. Pamiętajmy jednak, że w takich sytuacjach potwierdzenie jest konieczne.

Gdy potwierdzenie jest niezbędne, pojawiają się również określone wytyczne związane z księgowaniem takiej faktury. Weźmy na przykład, że faktura, jak i jej korekta zostały wystawione w styczniu, jednak potwierdzenie jej odbioru dotrze do nas dopiero w lutym. W takiej sytuacji fakturę ujmuje się w lutowej deklaracji podatkowej.

Kiedy nie ma konieczności uzyskiwania potwierdzenia korekty?

Zgodnie z zapisami ustawy o VAT, w kilku sytuacjach nie ma konieczności uzyskiwania takiego potwierdzenia faktury od kontrahenta. Dotyczy to przede wszystkim eksportu towarów oraz wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, dostarczania towarów oraz świadczenia usług, które opodatkowane będą poza terytorium kraju, sprzedaży energii oraz usług telekomunikacyjnych.

Odnosi się to również do sytuacji, w której podatnik podejmował odpowiednio udokumentowane próby dostarczenia faktury korygującej, jednak nie została ona odebrana i potwierdzona przez nabywcę. Natomiast transakcja została przeprowadzona zgodnie z danymi znajdującymi się na fakturze korygującej.

Faktura korygująca czy nota korygująca?

Warto więc z pewnością zapamiętać, że to, jaki dokument wystawiamy uzależnione jest przede wszystkim od tego, po której stronie transakcji się znajdujemy. Kupujący ma mniejsze możliwości dotyczące korekty, które obejmują przede wszystkim błędy formalne i stosuje w tym celu notę korygującą. Z kolei sprzedający może dokonać właściwie każdej niezbędnej zmiany w fakturze dzięki zastosowaniu faktury korygującej.

Redakcja

Napisz komentarz

Kliknij tutaj aby napisać komentarz