Koszta firmowe, to często dla przedsiębiorców jedna wielka zagadka – co możemy do nich wliczyć, a czego nie? Jak odpowiednio dokumentować ponoszone koszta? Jest to regulowane przez konkretne przepisy, ale jakie? Czy planując wydatki naszej firmy powinniśmy na coś szczególnie zwracać uwagę? Na te i inne pytania postaramy się odpowiedzieć poniżej.
Spis treści
Czym dokładnie są koszta uzyskania przychodu?
Przedsiębiorca nastawia się przede wszystkim na działalność zarobkową, jednak koniecznie należy zdawać sobie sprawę, że poza przychodami będą pojawiały się również koszty. Mogą one wynikać z samego utrzymania prowadzonej firmy, jak również być związane z uzyskaniem przychodu. Prawo wydatki na takie cele określa kosztami uzyskania przychodu.
Rozliczając się na zasadach ogólnych lub poprzez podatek liniowy z Urzędem Skarbowym, podatnik może pomniejszać podstawę opodatkowania właśnie o koszty uzyskania przychodu.
W przypadku kosztów uzyskania przychodu należy jednak pamiętać o ważnych zasadach:
- Nie wszystkie wydatki, jakie ponosimy mogą być zaliczone do kosztów podatkowych – będą to jedynie te, które według definicji kosztów uzyskania przychodów, prowadzą do jego uzyskania lub utrzymania jego źródła.
- Nie każdy podatnik może odliczać koszty uzyskania przychodu – w przypadku ryczałtu – jako formy opodatkowania naszej działalności gospodarczej, nie ma możliwości pomniejszania przychodu o koszty jego uzyskania.
Co może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu?
Nie jest to kwestia rozstrzygana w sposób jednoznaczny. Musimy brać pod uwagę charakter prowadzonej działalności i jej potrzeby. Zależnie od branży potrzebny będzie inny sprzęt i narzędzia, czy lokal. Wydatki mogą więc być ściśle związane z tym, czym się zajmujemy.
Doskonałą podpowiedzią dla każdego przedsiębiorcy może jednak być to, jakie wydatki są najczęściej uznawane za koszty uzyskania przychodu. Pojawia się tu wiele kwestii zupełnie nie związanych z rodzajem prowadzonej działalności. Zaliczyć możemy tu więc:
- Zakup towarów handlowych oraz materiałów podstawowych.
- Promocja i reklama – domena internetowa, pieczątka firmowa, wizytówki, znak towarowy, banery reklamowe, plakaty, ulotki i inne.
- Kwestie finansowe firmy – opłaty bankowe, usługi księgowe i inne.
- Biuro firmy oraz jego odpowiednie wyposażenie – tutaj możemy zaliczyć kwestie związane z utrzymaniem lokalu, czyli czynsz i inne opłaty, wyposażenie, artykuły biurowe, dekoracje, środki czystości czy remont biura.
- Sprzęt biurowy oraz elektronika – komputer z oprogramowaniem, telefon, drukarka, skaner, kamera, aparat fotograficzny, projektor, telewizor i inne.
- Podróże służbowe – noclegi, wyżywienie i diety.
- Edukacja – szkolenia, konferencje, kursy językowe, warsztaty, studia podyplomowe i inne.
- Transport – opłaty leasingowe, ubezpieczenie OC, utrzymanie samochodu, paliwo i inne.
- Odpisy amortyzacyjne środków trwałych.
Co nie może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów?
Informację dotyczącą tego, co NIE może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu znajdujemy w Ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych w artykule 23. Zgodnie z jego treścią nie mogą to być:
- Wydatki na reprezentację.
- Wydatki na spłatę rat kredytów i pożyczek (uwzględnić można jedynie odsetkową część raty pożyczki, jeśli istotnie została opłacona).
- Odsetki powstałe z tytułu nieterminowej spłaty zobowiązań podatkowych oraz budżetowych.
- Odpisy amortyzacyjne, przekraczające 150 tys zł w przypadku samochodów osobowych.
- Nabycie gruntów lub nabycie prawa wieczystego użytkowania gruntów, również wytwożenie lub nabycie innych wartości niematerialnych i prawnych lub środków trwałych, także tych które wchodzą w skład nabytego przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części.
- Ulepszenie środków trwałych.
- Straty w środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych w części, która pokryta jest sumą odpisów amortyzacyjnych.
- Wpłaty i odpisy na różne fundusze tworzone przez podatnika.
- Wartość pracy własnej podatnika, małżonka oraz małoletnich dzieci.
- Odsetki od własnego kapitału, jaki włożony został w źródło przychodów.
- Darowizny.
- Podatek dochodowy.
- Podatek od spadków i darowizn.
- Odszkodowania jednorazowe wynikające z wypadków przy pracy lub chorób zawodowych.
- Grzywny oraz kary pieniężne.
- Koszty egzekucyjne.
- Wierzytelności nieściągnalne, przedawnione.
- Rezerwy.
- Składki na ubezpieczenie społeczne i fundusz pracy oraz inne fundusze celowe.
- Koszty utrzymania zakładowych obiektów socjalnych.
W jaki sposób udokumentować powstałe koszta?
Koszty, jakie ponosimy w związku z prowadzeniem firmy powinny być nam oczywiście dokładnie znane. Jednak nasza wiedza nie jest wystarczająca, aby skutecznie rozliczyć się z US. W tym celu musimy posiadać odpowiednie dokumenty, potwierdzające poszczególne wydatki, które zaliczyliśmy do kosztów uzyskania przychodów.
Sposoby udokumentowania kosztów uzyskania przychodów ujęte są w rozporządzeniu Ministra Finansów odnośnie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów.
Posiadanie takiej dokumentacji jest konieczne i należy ją przechowywać. W razie ewentualnej kontroli w ten sposób będziemy mogli udowodnić, że zaliczone w rozliczeniu wydatki zostały poniesione.
Jak przygotować odpowiedni dowód księgowy?
- Oznaczenie dokumentów – ujęcie poszczególnych dokumentów w księdze przychodów i rozchodów wymaga ich odpowiedniego oznaczenia, mogą to być chociażby nadawane kolejno numery. Dokonuje się tego, aby w łatwy sposób powiązać dowód z zapisami księgowymi, jakie powstały na jego podstawie.
- Dokumenty w języku polskim – aby dokument był podstawą do ujęcia w kosztach uzyskania przychodu powinien być sporządzony w języku polskim. Taki dowód może być w obcej walucie, jednak zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, przedsiębiorca będzie zobowiązany do przeliczenia takiego dochodu na złotówki.
- Pełny i zrozumiały – w dokumencie powinny znaleźć się wszystkie niezbędne informacje. Jeśli w zapisach stosujemy jakiekolwiek skróty, to jedynie te które są powszechnie znane.
Co może dokumentować poniesiony koszt?
- Faktura VAT, VAT RR, VAT MP.
- Rachunek.
- Dokumenty celne.
- Noty korygujące i faktury korygujące.
- Noty księgowe.
- Dowody przesunięć.
- Umowa lub rachunek do umowy.
- Bilet z numerem NIP sprzedawcy.
- Dowód dokonania opłaty za przejazd autostradą lub poniesienia opłaty pocztowej.
- Dowód wewnętrzny.
- Dzienne zestawienia dowodów, które przygotowuje się, aby zaksięgować je jednym zapisem.
- Inne dowody opłat, również dokonywane na podstawie książeczek opłat.
Co to jest dowód wewnętrzny i co może nim być?
Od każdej zasady pojawiają się wyjątki, również tutaj. W konkretnych sytuacjach przedsiębiorca nie musi starać się o posiadanie konkretnego dowodu na poniesienie kosztów, a może to zrobić samodzielnie. W jaki sposób?
Niektóre wydatki mogą zostać udokumentowane samodzielnie poprzez tzw. dowód wewnętrzny. W tym celu właściwy dokument może przygotować księgowa lub biuro rachunkowe. Należy zawrzeć w nim datę i podpisy osób, które dokonały danego wydatku, liczbę, nazwę, cenę jednostkową oraz wartość konkretnego towaru czy przedmiotu operacji gospodarczej i oczywiście wysokość poniesionego kosztu.
Kiedy skorzystanie z takiego rozwiązania jest możliwe?
- Gdy wystąpi różnica kursowa,
- w przypadku wypłaty diety w podróży służbowej,
- przy zakupie w handlu detalicznym materiałów pomocniczych,
- przy opłatach sądowych i notarialnych,
- przy ponoszeniu kosztów energii elektrycznej, czynszu, wody, gazu, centralnego ogrzewania, telefonu w części przypadającej na potrzeby działalności gospodarczej,
- przy zakupie od ludności surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, owoców leśnych, jagód, grzybów leśnych,
- przy dokonywaniu zakupu od krajowego producenta lub hodowcy produktów roślinnych oraz zwierzęcych nieprzerobionych, jak i przerobionych sposobem przemysłowym, jeśli taki przerób oparty jest o kiszenie produktów roślinnych, przetwórstwie mleka, uboju zwierząt rzeźnych, oraz ich obróbce poubojowej,
- przy ocenianiu wartości produktów roślinnych i zwierzęcych, które pochodzą z własnej produkcji podatnika,
- Przy dokonywaniu zakupu od ludności odpadów poużytkowych, które są surowcami wtórnymi (wyłączenie dotyczy tu skupu metali nieżelaznych, jak również przeznaczonych do złomowania samochodów oraz ich części składowych).
Czemu powinniśmy generować koszty firmowe?
Najistotniejszy jest tu fakt, że w ten sposób doprowadzamy do obniżenia podstawy opodatkowania, a więc płacimy do Urzędu Skarbowego mniejszy podatek, co jest dla nas znaczącą oszczędnością. Jeśli generujemy wysokie koszty, to ponosimy duże wydatki, jednak tym samym obniżamy należny do zapłacenia podatek, więc zamiast podatku płacimy np. za sprzęt i niezbędne wyposażenie do naszej firmy.
Paradoksalnie generowanie kosztów w firmie przynosi jej więc wymierne korzyści finansowe.
Jakie są warunki zaliczenia konkretnego wydatku do kosztu uzyskania przychodu
Aby określony wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu muszą być spełnione określone warunki:
- wydatek musi być związany z prowadzoną działalnością,
- wydatek musi być poniesiony,
- wydatek musi mieć definitywny charakter,
- wydatek musi być udokumentowany,
- wydatek musi być poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
- Taki wydatek nie może pojawiać się w katalogu negatywnym, który zawarty jest w artykule 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Przygotowanie do prowadzenia działalności, czyli koszty uzyskania przychodu zanim zarejestrujemy działalność
Doskonale zdajemy sobie sprawę z faktu, że zanim rozpoczniemy prowadzenie działalności i ją zarejestrujemy, często konieczne będzie poniesienie już pewnych kosztów. Pojawia się więc nurtujące pytanie, czy wówczas będzie można je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu zaraz po uruchomieniu działalności. Okazuje się, że w większości przypadków tak, jeśli spełnią one wymogi, do tego kwalifikujące.
W tym wypadku wykluczamy jednak towary handlowe i materiały podstawowe, których wartość należy uwzględnić w tzw. spisie natury w dniu rozpoczęcia działalności.
