Właściwie w każdej firmie korzysta się z programów, które dają nam możliwość edycji tekstów, tworzenia arkuszy kalkulacyjnych, czy prezentacji multimedialnych. W większości przypadków jednak są one płatne, wymagają wykupienia licencji. Doskonałym rozwiązaniem dla Twojej firmy mogą okazać się dokumenty Google oraz dysk Google. W ten sposób łatwo i szybko będziesz tworzyć niezbędne pliki online, a dodatkowo będziesz mieć możliwość przekazywania dostępu do nich wybranym osobom.
Spis treści
Google dokumenty – co to takiego?
Google udostępnia bezpłatnie pakiet aplikacji biurowych. Co istotne można z nich z powodzeniem korzystać prywatnie, we własnym domu, jak i komercyjnie w prowadzonej działalności. Biorąc pod uwagę konieczność wykupienia licencji w dostępnych na rynku najpopularniejszych programach, ta opcja wydaje się wyjątkowo korzystna dla naszej firmy i pozwala na zdecydowane obniżenie kosztów.
W skład dostępnych aplikacji wchodzą trzy podstawowe:
1. Edytor tekstu – czyli popularny program, w którym przygotowuje się różne pisma, dokumenty.
2. Arkusz kalkulacyjny – to rozwiązanie również jest większości osób doskonale znane. Umożliwia wykonywanie tabeli, obliczeń przez odpowiednie formuły.
3. Prezentacje multimedialne – przydadzą się na szkolenia, czy w celu przygotowania ciekawej oferty dla klienta.
Jednocześnie w aplikacji znajdziemy także: edytor formularzy czy program do tworzenia rysunków.
Dodatkowo wszystkie stworzone pliki możemy przechowywać na dysku Google czyli Google drive. Nie musimy ich rozsyłać, a jedynie dajemy konkretnym osobom dostęp do nich wysyłając zaproszenie na maila i dając uprawnienia, np. do konkretnych folderów.
Google dokumenty to więc pełen pakiet, niezbędnych narzędzi biurowych, które w intuicyjny sposób są zintegrowane z dyskiem Google. Korzystanie z ich funkcjonalności wymaga jedynie założenia konta Google. Mamy wówczas maila i możemy korzystać z niego również na innych platformach i w aplikacjach, gdy jest potrzebne.
Dla wielu osób niezwykle przekonujący jest fakt, że aby sprawnie i bez problemów korzystać z tych aplikacji, które mają tak samo dobrą, a nawet lepszą funkcjonalność od znanych nam programów, nie ma potrzeby instalowania niczego na dysku naszego komputera.
Jakie zastosowanie mogą mieć narzędzia Google w Twojej firmie?
Zintegrowane narzędzia biurowe Google doskonale sprawdzają się w firmach różnej wielkości. Można wykorzystać je np. jako sposób do szybkiego zarządzania przebiegiem informacji w przedsiębiorstwie. W ten sposób roześlemy np. informację do określonej grupy pracowników, rozdzielimy zadania, prześlemy niezbędne materiały do pracy.
Jakie zalety wyróżniają narzędzia biurowe Google?
- Darmowe – to główna zaleta, na którą każdy przedsiębiorca z pewnością zwróci uwagę. Za dostęp do biurowych aplikacji Google nie musimy płacić, niezależnie od tego, czy będziemy je wykorzystywać do celów prywatnych, czy też firmowych.
- Możliwość udostępniania – zapisując poszczególne dokumenty na dysku Google, zyskujemy możliwość udostępniania ich wybranym osobom. Jest to opcja, która w wyraźny sposób może przyczynić się do przyspieszenia i ułatwienia pracy.
- Praca grupowa – ten punkt wynika z poprzedniego – możliwości udostępniania – jednak nie sposób nie wskazać pracy w grupie, jako zalety.
- Lepsza koordynacja realizowanych projektów.
- Dostęp z każdego urządzenia połączonego z internetem.
W jaki sposób można zacząć korzystać z dokumentów Google?
Jak już wspomnieliśmy jest to bardzo proste. Wystarczy założyć konto Google. Następnie już jedynie logujemy się na nasze konto, wybieramy odpowiednie narzędzie i rozpoczynamy edycję.
Co istotne, aby ograniczyć możliwość włamania się na nasze konto, a tym samym zapewnić sobie ściślejsze chronienie naszych dokumentów i danych, warto zastosować w koncie Google tzw. weryfikacje dwuetapową. Oznacza to, że w momencie, gdy będziemy się logować, nie wystarczy podanie hasła, konieczne będzie również wpisanie unikalnego, jednorazowego kodu cyfrowego, który przy próbie logowania zostanie nam przesłany smsem. Takie zabezpieczenie jest już niemal niemożliwe do pokonania.
Swoje pierwsze kroki możemy stawiać również startując z dysku Google. Wówczas należy wejść na dysk. Po lewej stronie w rogu zobaczymy przycisk „+Nowy”, klikamy na niego i wówczas pojawia nam się możliwość stworzenia nowego folderu, dokumentu tekstowego, arkusza kalkulacyjnego, prezentacji, formularzy czy nawet rysunków.
Nasze pliki będą się teraz znajdować na wirtualnym dysku Google. Tutaj pojawia się kolejna zaleta tego rozwiązania, czyli możliwość dostępu do nich, z każdego urządzenia połączonego z internetem.
Co musisz wiedzieć o edytorze tekstu Google?
Wykorzystując to narzędzie Google, możemy w prosty sposób przygotowywać różnorodne dokumenty tekstowe. Co istotne, znajdziemy tu większość dostępnych opcji, jakie pojawiają się w programach komercyjnych, dotąd najczęściej wykorzystywanych.
Mamy m.in. możliwość dopasowania:
- rodzaju czcionki,
- rozmiaru czcionki,
- koloru czcionki,
- wprowadzenia pogrubienia,
- wprowadzenia kursywy,
- wprowadzenia podkreślenia,
- zastosowania wypunktowania,
- rozmiarów akapitów i wielu innych.
Z dokumentów Google możemy bezpośrednio drukować. W edytorze istnieje również opcja wstawiania hiperłączy – czyli pod odpowiednim fragmentem tekstu, będzie znajdował się wybrany przez nas link.
Na samej górze, po lewej stronie, zaraz po uruchomieniu pustego dokumentu zobaczymy napis „Dokument bez tytułu”, najeżdżając na to miejsce kursorem, po kliknięciu możemy wstawić dowolną nazwę dla danego pliku.
Wiele osób dostrzega też plus w tym, że to, co piszemy automatycznie się zapisuje. W centralnej części strony na górze widzimy informacje o tym kiedy wprowadzaliśmy ostatnie zmiany i kiedy zostały one zapisane. To bardzo istotne, bo nie musimy się martwić, że coś nam przepadnie.
Dostępnych opcji jest bardzo wiele. Przykładowo możemy dodawać komentarze do tekstu, co będzie skutecznym rozwiązaniem w czasie przeprowadzania grupowej edycji. Stworzony plik możemy także zapisywać w jednym z wybranych formatów, a co za tym idzie wysyłać bardziej klasycznie w formie załącznika do maila.
Do tworzonego dokumentu możemy wstawiać zdjęcia czy tabele. Udostępniając pliki innym użytkownikom nadajemy im określone uprawnienia. Mogą oni przykładowo jedynie przeglądać plik lub zyskują możliwość jego edytowania.
Arkusze kalkulacyjne od Google – organizacja pracy i obliczenia
Arkusze kalkulacyjne posiadają takie same możliwości jak edytor tekstu. Tworzone przez nas pliki zapisują się w sposób automatyczny, możemy je zapisywać na dysku Google, udostępniać je wybranym osobom i mieć do nich dostęp z dowolnego miejsca i urządzenia połączonego z siecią.
Również tutaj możemy śmiało porównać funkcjonalność arkuszy Google to komercyjnych wersji takiego rozwiązania. Dostępne są tu dla nas tabele, wykresy, diagramy. Na pasku narzędziowym znajdujemy podstawowe opcje. Jednak warto zapoznać się również z rozszerzonymi.
Możemy tu przykładowo sumować czy odejmować od siebie wartości umieszczane w poszczególnych komórkach. W łatwy sposób wykonamy również inne obliczenia.
Prezentacje multimedialne od Google
Zastosowanie prezentacji multimedialnych w biznesie jest szerokie i bardzo wygodne. Dzięki Google mamy łatwy dostęp do aplikacji, która w darmowej wersji posiada właściwie identyczną funkcjonalność, jak jej komercyjne wersje. Tutaj również pojawiają się opcje udostępniania czy komentowania. Mamy tez opcje doboru parametrów czcionki, czy możliwość wstawiania zdjęć, wykresów czy dowolnych grafik.
Inne narzędzia
Wymieniane powyżej, uznawane są za podstawowe i niezbędne w skutecznej pracy biurowej. Warto jednak zwrócić uwagę, że po kliknięciu przycisku „+Nowy” pokazują nam się również inne funkcjonalności pakietu od tego giganta. Możemy skorzystać z edytora formularzy czy rysunków. Z pewnością jednak jeśli chodzi o prowadzenie firmy, to warto rozważyć korzystanie właśnie z tego rozwiązania.
