Jeśli chcemy zatrudnić osobę pochodzącą z takich krajów jak: Ukraina, Armenia, Białoruś, Gruzja, Mołdawia lub Rosja, to w określonych sytuacjach możemy to zrobić na podstawie oświadczenia o zatrudnieniu cudzoziemca. Konieczne jest jednak spełnienie warunków i załatwienie niezbędnych formalności. Poznaj szczegóły związane z zezwoleniem na pracę.
Gdzie załatwić formalności związane z powierzeniem pracy cudzoziemcowi?
Wszystkie formalności powinny być dopełnione przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca. Można je załatwić w czasie wizyty w urzędzie pracy (powiatowym odpowiednim dla miejsca prowadzenia działalności), listownie lub elektronicznie. Sprawdź, co musi zawierać taki dokument i w jaki sposób sporządzić go prawidłowo.
Kiedy można zatrudnić do pracy cudzoziemca na podstawie oświadczenia?
Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi można złożyć pod warunkiem, że jednocześnie spełnione zostaną określone warunki, zaliczamy do nich:
- naszym pracownikiem ma być obywatel: Ukrainy, Armenii, Mołdawii, Białorusi, Gruzji lub Rosji,
- okres wykonywania pracy nie będzie dłuższy niż 24 miesiące,
- prace, które będą przez niego wykonywane nie dotyczą prac sezonowych, które wymagają uzyskania pozwolenia.
Co oznacza praca sezonowa?
Chodzi o pracę, która jest wykonywana przez okres maksymalnie 9 miesięcy w ciągu roku. Może ona obejmować takie sektory, jak rolnictwo, ogrodnictwo, oraz turystykę w ramach działalności uznanych za sezonowe. Dokładnie jest ona regulowana przez Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2017, w sprawie podklas działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), w których wydawane są zezwolenia na pracę sezonową cudzoziemca.
Dlaczego warto wypisać oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemca?
Przede wszystkim złożenie takiego oświadczenia sprawia, że legalizacja jego pracy jest zdecydowanie szybsza. Chodzi o to, że w takiej sytuacji powiatowy urząd pracy nie przeprowadza tzw. testu rynku pracy.
Test rynku pracy – co to takiego?
Powiatowy urząd pracy sprawdza w takiej sytuacji, czy potrzeby kadrowe pracodawcy nie mogą zostać zaspokojone na lokalnym rynku pracy, np. poprzez rekrutację, którą przeprowadzi urząd. Może to wiec zdecydowanie odsunąć w czasie dzień rozpoczęcia pracy.
Złożenie oświadczenia – kiedy powinno mieć miejsce?
Przede wszystkim musisz mieć na względzie, że osoba, która ma zostać Twoim pracownikiem, nie może rozpocząć pracy dopóki urząd pracy nie wpisze oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń. W związku z czym zaleca się jego przedłożenie odpowiednio wcześniej, aby mieć pewność, że będzie on mógł przystąpić do obowiązków w zakładanym przez nas czasie i nie doprowadzi to do przestojów w firmie.
Co do zasady wpisanie oświadczenia do ewidencji oświadczeń, jako procedura urzędowa zajmuje czas 7 dni.
Zatrudnienie cudzoziemca na podstawie oświadczenia – jak wygląda procedura?
Przygotowane oświadczenie należy złożyć w PUP i po potwierdzeniu przez urząd, odebrać osobiście jako pracodawca, lub wysłać pełnomocnika, jednak powinien on posiadać przy sobie jego oryginał. Co istotne w powiatowym urzędzie pracy mogą obowiązywać indywidualne wytyczne dotyczące składania takiego oświadczenia. Dlatego warto zweryfikować informacje na stronie właściwego urzędu dla naszej sprawy lub skontaktować się z nim telefonicznie.
Przykładowo czasem wymagane jest złożenie wniosku online, podczas gdy inny urząd może ich w takiej formie nie obsługiwać. W związku z tym niezbędne jest zweryfikowanie trybu przyjmowania oświadczeń. Często uzależnione jest to od wielkości miasta i obszaru, jaki dana placówka obsługuje.
Złożenie go online jest zdecydowanie najprostsze (jednak nie zawsze możliwe). Dokonujemy tego na portalu praca.gov.pl. Całość dokonuje się w kilku prostych krokach:
- Wybieramy zakładkę oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi PSZ-OPWP
- Wypełniamy oświadczenie w wersji elektronicznej
- Załączamy skany wymaganych dokumentów
- Wniosek podpisujemy Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym
W sytuacji, gdy pojawi się konieczność uzupełnienia braków formalnych, przedłożenia oryginałów dokumentów urząd się z Tobą skontaktuje. Podobnie dowiesz się również o ewentualnych dalszych krokach.
Kolejnym rozwiązaniem jest osobiste złożenie wniosku w odpowiednim PUP. W takim celu wystarczy przyjść na miejsce, nie ma konieczności wcześniejszego umawiania się na wizytę.
Ostatnią opcją jest wysłanie wniosku pocztą. Dobrze jest wówczas zdecydować się na list z potwierdzeniem odbioru, gdyż będzie to dla nas dowodem na złożenie oświadczenia. Po otrzymaniu wniosku, urząd będzie się kontaktował podobnie, jak przy tym elektronicznym.
WAŻNE! Agencje pracy tymczasowej muszą wypełnić specjalny formularz takiego oświadczenia!
Jakich dokumentów będziesz potrzebować?
Podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi, składając wniosek musi dołączyć do niego komplet niezbędnych dokumentów. Zaliczamy do nich:
1. Dokumenty, które będą potwierdzeniem tożsamości pracodawcy:
- kopia dowodu osobistego lub kopia wypełnionych stron z dokumentu podróży – w przypadku osoby fizycznej,
- odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) lub innego właściwego rejestru, który zawiera aktualne dane – w przypadku osób prawnych,
- kopia zaświadczenia o podleganiu ubezpieczeniu KRUS lub kopia zaświadczenia z Urzędu Gminy o powierzchni fizycznej i przeliczonej gospodarstwa rolnego, lub inny dokument, który będzie potwierdzeniem, że posiadamy gospodarstwo rolne – w przypadku osób, które prowadzą gospodarstwo rolne.
2. Kopia wszystkich wypełnionych stron dokumentu podróży cudzoziemca, którego ma dotyczyć wniosek, jeśli nie przebywa on obecnie na terenie Polski, to należy załączyć dokument podróży z jego danymi osobowymi.
3. Oświadczenie o niekaralności dotyczące braku kary oraz skazania za:
- niepowiadomienie PUP o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca w ustalonym terminie,
- przestępstwa przeciwko prawom osób wykonujących prace zarobkową,
- nielegalne zatrudnianie cudzoziemca lub nielegalne powierzenie wykonywania pracy cudzoziemcowi,
- przestępstwo handlu ludźmi,
- przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów w związku z postępowaniem o zezwolenie na pracę, lub jest podmiotem zarządzanym lub kontrolowanym przez taką osobę.
4. Dowód złożenia opłaty za oświadczenia, który musi zawierać:
- nazwę i dokładne dane podmiotu, który składa oświadczenie,
- podmiot/tytuł dokonywanej wpłaty
- dane cudzoziemca.
5. Pełnomocnictwo – jeśli będziemy z niego korzystać.
6. Potwierdzenie wniesienia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa.
W przypadku wniosku w formie elektronicznej, konieczne jest dołączenie skanów wszystkich wymienionych dokumentów. W pozostałych sytuacjach wystarczająca będzie kopia. PUP, który rozpatruje daną sprawę ma prawo zażądania oryginałów dokumentów, których przedłożyliśmy papierowe lub elektroniczne kopie.
Jeśli posiadasz dokumenty w języku obcym, poza tymi potwierdzającymi tożsamość, musisz złożyć kopie wraz z tłumaczeniem wykonanym przez tłumacza przysięgłego.
Na kolejnym etapie PUP sprawdza poprawność złożonego oświadczenia oraz wszystkich załączników. W sytuacji, gdy stwierdzone zostaną braki lub nieścisłości, to zostaniemy wezwani do ich uzupełnienia lub wyjaśnienia. Na takie działania mamy zwykle 7 dni, jeśli nie dokonamy tego w wyznaczonym terminie, to sprawa pozostanie nie rozpatrzona.
Wpis oświadczenia do ewidencji to następny krok. Jeśli wniosek i załączniki są zgodne z wymaganiami, to pracownik dokona wpisania naszego oświadczenia do ewidencji. Potwierdzeniem tego będzie nasze oświadczenie, na którym musi zostać umieszczona pieczątka urzędu. Odbieramy je wówczas osobiście lub przez pełnomocnika. Można również prosić o przesłanie go pocztą, jednak taką wolę należy zaznaczyć w czasie składania wniosku.
WAŻNE!
Praca cudzoziemca będzie legalna w czasie, jaki zostanie podany w oświadczeniu. Może być on samodzielnie określony przez pracodawcę, lub krótszy wskazany przez PUP. W takiej sytuacji urząd wpisze do oświadczenia datę rozpoczęcia i zakończenia legalnej pracy.
Pamiętaj! Nie otrzymasz osobnej decyzji o dokonaniu wpisu. Takim dokumentem będzie dla Ciebie Twój wniosek z pieczątką PUP.
Jaki jest koszt oświadczenia?
Opłata za złożenie oświadczenia wynosi 30 zł, należy ją wpłacić na konto właściwego powiatowego urzędu pracy i do wniosku załączyć potwierdzenie. Dodatkowo, jeśli będziemy korzystać z pełnomocnika, to musimy opłacić 17 zł opłaty skarbowej za pełnomocnictwo. Numer konta znajduje się na stronie urzędu miasta lub gminy.
UWAGA! Nie trzeba płacić za pełnomocnictwo udzielane żonie, mężowi, dzieciom, rodzeństwu, rodzicom, dziadkom czy wnukom.
Jaki jest czas oczekiwania?
Rozpatrzenie oświadczenia nastąpi w ciągu 7 dni roboczych od złożenia kompletu dokumentów. Jeśli konieczne będzie przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, to oczekiwanie może wynosić 30 dni. Z kolei w sprawach szczególnie skomplikowanych może to być nawet 2 miesiące. W przypadkach niezależnych od urzędu terminy mogą ulec wydłużeniu.
Czy można się odwołać od decyzji?
Tak, mamy na to 14 dni od otrzymania decyzji odmownej. Należy je złożyć do Ministra Rodziny i Polityki Społecznej za pośrednictwem starosty, który wydał decyzję.
O czym jeszcze musisz wiedzieć?
Jeśli Twoje oświadczenie zostanie wpisane do ewidencji, to masz obowiązek powiadomić urząd pisemnie o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca we wskazanym we wniosku terminie. Konieczne jest również podpisanie z cudzoziemcem umowy na warunkach ustalonych w oświadczeniu. Ponadto powinna być ona przetłumaczona na jego język. Pamiętaj, że jeśli nie powiadomisz urzędu o pojęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca to grozi Ci kara grzywny.