Refaktura to określenie potoczne, które oznacza formę przeniesienia kosztów. Dokładnie rzecz ujmując – gdy świadcząc dla kogoś usługi musisz sam skorzystać z dodatkowych usług lub zakupić określone towary, to ich koszt przenosisz na swojego kontrahenta lub klienta. Właśnie temu w uproszczeniu służy refaktura. Z tego tekstu dowiesz się kto może ją wystawiać, jakie elementy powinny się w niej znajdować oraz jak wyglądają kwestie podatkowe z nią związane.
Pojęcie refakturowania jest ściśle związane z odsprzedażą usług. Mamy tu bowiem do czynienia z pojęciem potocznym, które oznacza przeniesienie kosztów na podmiot, który faktycznie korzysta z danej usługi bądź produktu. Takie działania są spotykane na rynku, jednak w przepisach podatkowych nie znajdujemy takiego pojęcia. W związku z tym kto ma możliwość refakturowania usługi i czy jest to to samo co zwrot poniesionych kosztów?
W przepisach nie występuje pojęcie refaktury, jednak stosuje się je w kontekście odsprzedaży usług podmiotowi trzeciemu. Celem refaktury jest więc przeniesienie kosztu konkretnej usługi na jej ostatecznego nabywcę.
Spis treści
Refakturowanie usług – co warto o nich wiedzieć?
Samo określenie „refakturowanie” najczęściej łączymy z gałęzią usługową gospodarki. Okazuje się jednak, że można z powodzeniem objąć nim również towary. Kiedy więc mamy do czynienia właśnie z takim przeniesieniem? Gdy podatnik kupuje produkt lub usługę we własnym imieniu, jednak na rzecz osoby trzeciej.
Jeśli sam korzystałeś w części z nabytego towaru lub usługi to nie możesz tego refakturować. Tylko gdy całość jest kosztem związanym z danym klientem lub kontrahentem – osobą trzecią.
Jeśli jednak dochodzi do refakturowania to musimy pamiętać i zwrócić szczególną uwagę na prawidłowe rozliczenie podatku VAT. Przepisy dotyczące tego podatku określają, że przedsiębiorca dokonując takiej odsprzedaży jest uznawany za jej wykonawcę, a nie jedynie pośrednika w jej zakupie. Takie podejście skutkuje tym, że niekiedy pojawia się problem związany z odpowiednim rozliczeniem podatku od towarów i usług przez przedsiębiorców.
Co musisz wiedzieć o podatku VAT w przypadku refakturowania?
Zgodnie z główną zasadą w refakturowaniu powinno się uwzględnić taką samą stawkę podatku VAT, jak ta przy jej pierwotnym zakupie. Możemy jednak spotkać się z sytuacjami określanymi w kategorii wyjątków, które sprawiają, że określony podmiot ma możliwość skorzystania ze zwolnienia podatkowego.
Refakturowania nie można stosować do opłat publicznych lub podatków.
Po pierwsze jeśli nabycie usługi następuje od przedsiębiorcy, który Vat-owcem nie jest, to potwierdzeniem dokonania transakcji będzie rachunek, na którym nie znajdziemy wartości podatku VAT. Gdy odsprzedaż dokonywana jest przez przedsiębiorcę, który jest płatnikiem VAT, to niezbędne jest naliczenie VAT-u w takiej wysokości, w jakiej byłby on naliczony, gdyby pierwotny sprzedawca był Vat-owcem.
Różne stawki podatku VAT bywają dla przedsiębiorców problematyczne. Takie sytuacje mogą pojawiać się np. w sytuacji, gdy nabywamy usługi pocztowe lub kulturalne. Są to usługi, które będą zwolnione z podatku VAT jeśli ich świadczeniem zajmują się określone podmioty. W związku z tym, gdy będzie dochodzić do refakturowania, to skorzystanie ze zwolnienia nie będzie już możliwe i niezbędne będzie opłacenie pełnej stawki.
Kolejnym ważnym elementem związanym z refakturowaniem jest tzw. usługa kompleksowa. Gdy mamy do czynienia z usługą niepodzielną, to zgodnie z prawem nie możemy jej odsprzedawać w mniejszych częściach. Nie mamy ponadto obowiązku odsprzedaży w cenie zakupu. Prawo traktuje refakturującego przedsiębiorcę, jako tego, który usługę wykonał a potem dokonał sprzedaży. Nie jest więc zabronione doliczenie do takiej operacji swojej własnej marży.
W przypadku odsprzedaży towaru lub usługi mamy więc jego cenę, naszą marżę oraz często inną stawkę podatku VAT – w przypadku gdy kupowaliśmy od uprawnionego do zwolnienia podmiotu, to pełnej. W konsekwencji cena na naszej refakturze będzie inna niż na fakturze za zakup danej usługi lub towaru. Wystawiając dokument dla osoby trzeciej przygotowujemy więc klasyczny dokument sprzedażowy, posługujemy się również normalnym oznaczeniem Faktura VAT.
W związku z tym jeśli jako przedsiębiorca dokonujesz refakturowania usług lub towarów, to możesz je odsprzedawać albo po cenie zakupu albo z dodatkiem własnej marży.
Pamiętaj, że jeśli zbyt często będziesz dokonywać refakturowania, to urząd skarbowy może je zakwestionować. Wynika to z faktu, że postępując w ten sposób możemy obciążać kontrahentów dodatkowymi kosztami.
Co powinno znaleźć się w refakturze?
Jak już wspomnieliśmy osoby, które dokonują refakturowania w praktyce wystawiają właściwie zwykłą fakturę Vat. W związku z tym pośród najważniejszych elementów takiego dokumentu należy wymienić:
- data wystawienia,
- numer NIP sprzedawcy,
- numer NIP nabywcy,
- dane osobowe sprzedawcy (lub firmy),
- dane osobowe nabywcy (lub firmy),
- wskazanie usługi lub towaru – przedmiot transakcji,
- kwota netto,
- kwota brutto,
- wartość podatku VAT,
- data wykonania usługi lub dostarczenia zamówionego produktu,
- oznaczenie numeru kolejnej faktury, zgodnie z oznaczeniami stosowanymi w firmie sprzedawcy, co ułatwi jej późniejszą identyfikację,
- opis usługi lub towaru.
Wystawienie refaktury powinno mieć miejsce najpóźniej w terminie 7 dni od daty wykonania usługi lub dostawy.
Marża w refakturach
Z jednej strony, jak już wspomnieliśmy wyżej, dodawanie własnej marzy za pośrednictwo na refakturach jest normalną praktyką pośród przedsiębiorców. Jest to jednak potoczne określenie. Co do zasady kwota na refakturze powinna być dokładnie taka sama jak na tej pierwotnej. W związku z czym jeśli dodamy do niej marżę, to nie możemy już mówić o refakturowaniu, a o klasycznej sprzedaży.
W jakich sytuacjach wystawienie refaktury jest niemożliwe?
Warto jednak zwrócić uwagę, że nie w każdej sytuacji wystawienie refaktury będzie możliwe. Przykładowo nie możemy w ten sposób rozliczać kosztów, które miały charakter pomocniczy dla usługi podstawowej. Prowadzą one bowiem do podwyższenia podstawy opodatkowania takich czynności. Powinno się wliczyć wszystkie nieodzowne wydatki przeznaczone na wykonanie danej usługi, wliczyć do ceny podstawowej.
Refaktura a podatek dochodowy
Temat rozliczania refakturowanych kosztów nie pojawia się w przepisach podatkowych. W konsekwencji organy podatkowe opierają się w tej kwestii na własnych interpretacjach, zwykle na ogólnych zasadach dotyczących podatku dochodowego.
Jak wygląda rozliczanie przychodu z refaktury?
Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych określają, że powstanie przychodu ma miejsce w chwili wykonania usługi lub jej części, jednak nie później niż w dniu wystawienia faktury bądź otrzymania należności.
Dopuszczalna jest jednak sytuacja zawarcia przez strony porozumienia dotyczącego rozliczania danej usługi w okresach rozliczeniowych. W takiej sytuacji za datę uzyskania przychodu uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego. To ile będzie on trwał ustalane jest na umowie lub fakturze. Warto jednak pamiętać, że rozliczenie usługi w ramach refaktury nie powinno mieć miejsca rzadziej niż raz na rok.
Jeśli nie ustalono okresu rozliczeniowego, to za dzień powstania przychodu z refaktury, uznaje się ten, w którym została ona wystawiona. Jednak i tutaj pojawia się pewien wyjątek. Jeśli płatność została uregulowana przed dniem wystawienia refaktury, to przychód powstaje z dniem otrzymania należności.
