Rejestracja firmy – jak prawidłowo zarejestrować działalność gospodarczą w Polsce – wszystko co musisz wiedzieć – krok po kroku

Założenie własnej działalności gospodarczej to dla wielu osób szansa na lepsze jutro. Zaczyna się od pomysłu, jednak często zupełnie nie wiemy, w jaki sposób zabrać się za zarejestrowanie naszej firmy. Proces ten został już nieco uproszczony i absolutnie nie musi nas przerażać. Nadal jednak koniecznością jest wypełnienie kilku dokumentów, złożenie ich w odpowiednich miejscach, no i oczywiście trzeba pamiętać o kolejności.

Rejestracji działalności gospodarczej w Polsce można dokonać na kilka sposobów, a załatwiania formalności wcale nie musi być tak dużo jak się wydaje. Za pośrednictwem bankowości elektronicznej w takich bankach jak PKO BP i mBank możliwe jest wypełnienie wniosku CEDIG-1 przez internet. Później wystarczy jedynie osobiście złożyć podpis w urzędzie. Możemy złożyć również wniosek wypełniając go na stronie CEIDG z opcją podpisu przez Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany lub podpisać osobiście w urzędzie.

!!!PAMIĘTAJ!!!

Założenie firmy przez Internet wymaga posiadania Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. W przeciwnym razie trzeba będzie odwiedzić urząd i złożyć podpis.

Jedną z opcji jest również oczywiście tradycyjne odwiedzenie urzędów osobiście i złożenie odpowiednich wniosków. Oprócz tego mamy również możliwość wyznaczenia pełnomocnika, który w naszym imieniu dokona złożenia wniosku.

!!!WAŻNE!!! Wpis do CEIDG jest bezpłatny.

Co oznacza skrót CEIDG?

Powszechnie używa się zwykle właśnie skrótu CEIDG, jednak warto wiedzieć jeszcze zanim zabierzemy się do rejestrowania firmy, co on oznacza. Rozwinięcie powyższego ciągu liter to Centralna Ewidencja Działalności Gospodarczej. Wpisane są do niej wszystkie firmy działające legalnie na terenie Polski.

Co przygotować zanim zaczniesz rejestrować działalność?

W celu zarejestrowania działalności gospodarczej konieczne jest wypełnienie wniosku CEIDG-1, będzie trzeba podać w nim pewne dane dotyczące naszej, rozpoczynającej działalność firmy. Warto wcześniej zastanowić się nad niektórymi odpowiedziami.

1. Nazwa firmy – jeśli jeszcze jej nie wybrałeś warto się nad tym wcześniej zastanowić. Koniecznie musi ona się znaleźć we wniosku. Warto w tym miejscu również pamiętać, że powinno w niej występować imię i nazwisko.
2. Data rozpoczęcia działalności – kolejna istotna kwestia. Wypełniając wniosek rejestracji działalności możesz wpisać date dzisiejszą, wczorajszą lub np. jutrzejszą jako pierwszy dzień prowadzenia działalności. Przed zarejestrowaniem firmy warto więc wcześniej zastanowić się od kiedy planujemy działać.
3. Kody PKD – warto również wcześniej przygotować sobie kody PKD, które odpowiadają działalności, jaką będzie prowadziła nasza firma.
4. Forma opodatkowania – musisz zdecydować czy będziesz płatnikiem VAT, czyrozliczać się na zasadach ogólnych, według stawki liniowej, ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych czy na zasadach karty podatkowej.
5. Rachunek bankowy – firmowe konto bankowe zakłada się niemal równolegle z działalnością, w związku z tym musisz podjąć decyzję czy taki rachunek będzie ci potrzebny.
6. Księgowość – we wniosku CEIDG-1 niezbędne jest również podanie informacji dotyczącej tego, kto będzie zajmował się prowadzeniem działalności Twojej firmy. Możesz robić to samodzielnie, wynająć biuro rachunkowe lub zatrudnić własnego księgowego.

Rejestracja firmy przez Internet – wszystko co musisz wiedzieć

Wniosek CEIDG-1 wypełniamy w tym wypadku na stronie internetowej http://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/ . Gdybyśmy mieli z czymkolwiek problem możemy zwrócić się do Centrum Pomocy, gdzie konsultant na bieżąco odpowie na wszystkie zadawane pytania.

Aby powiodło się wysłanie i podpisanie wniosku za pośrednictwem internetu konieczne jest:

• założenie konta na stronie CEIDG,
• podanie adresu e-mail,
• posiadanie bezpłatnego Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.

Jakie informacje należy podać w czasie wypełniania wniosku CEIDG-1?

• Dane osobowe osoby zakładającej działalność (imię, nazwisko, nr PESEL itd.),
• Twój adres zamieszkania, jak również adresy, które będą związane z działalnością firmy,
• Nazwa firmy,
• Liczba pracowników, których będziemy zatrudniać,
• Kody PKD odpowiadające profilowi działalności firmy,
• Forma odprowadzania podatku dochodowego od osób fizycznych,
• Informacja odnośnie ubezpieczeń zdrowotnego i społecznego,
• Informacja odnośnie rachunków bankowych firmy,
• Informacja dotyczącą miejsca, gdzie będą przechowywane dokumenty księgowe firmy,
• Jeśli wyznaczamy pełnomocnika to informację o wybranej osobie.

Jakie czynności należy wykonać kolejno rejestrując firmę przez internet?

• Jeśli jeszcze nie posiadamy to zakładamy Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany. PZ bardzo łatwo uzyskać. Wystarczy wypełnić odpowiedni wniosek i potwierdzić go z dowodem, osobistym podpisem w dowolnym urzędzie.
• Rejestracja lub zalogowanie się w systemie CEIDG. Wchodzimy na stronę http://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/ w prawym górnym rogu widoczna jest opcja „zaloguj”, klikamy w nią wówczas uzyskujemy możliwość albo właśnie zalogowania, albo założenia nowego konta jeśli go nie mamy.
• Gdy już zalogujemy się na własne konto, po lewej stronie, na samej górze bocznego menu zauważymy zakładkę „załóż działalność gospodarczą” – wchodzimy w nią.
• Na pierwszej stronie widoczne będą zaznaczone już opcje. Powinno zostać w następujący sposób: Wstępne przygotowanie danych- nowy wniosek, Sposób przygotowania wniosku – Przygotuj wniosek wypełniając formularz (Możliwość dołączenia dodatkowych zgłoszeń do ZUS), Dodatkowe opcje – brak. Przepisujemy treść obrazka i klikamy znajdujący się na dole strony przycisk „dalej”.
• Wypełniamy wniosek CEIDG-1 – dokonanie tego przez internet z pewnością zajmie zdecydowanie mniej czasu niżeli ręczne wypisywanie jego wersji papierowej. W trudniejszych rubrykach można znaleźć podpowiedzi odnośnie tego, co powinno się w nich znaleźć, zaś popełnione błędy zostaną oznaczone czerwonym kolorem. W ten sam sposób dowiemy się, że coś pominęliśmy.
• W czasie wypełniania wniosku musimy również zaznaczyć czy posiadamy nr NIP i REGON. Jeśli nie, to zostaną one nam nadane i automatycznie przesłane na adres e-mail. Nie będzie tu dodatkowych formalności, jednak konieczne będzie poczekanie maksymalnie do tygodnia. Jeśli potrzebujemy nadania tych numerów to wypełniany wniosek CEIDG jest jednocześnie wnioskiem o nadanie numeru NIP i REGON. Pola z tymi numerami oznaczone są jako wymagane jednak w takiej sytuacji nie ma konieczności ich wypełniania.
• W następnym kroku możliwe będzie załączenie formularzy ZUS. Jeśli nie robimy tego od razu to będziemy mieli na to 7 dni od dnia rozpoczęcia działalności. Można osobiście w urzędzie lub przez internet.
• VAT-R to formularz, który również możemy od razu załączyć, jednak pod warunkiem że mamy nadany nr NIP. Opcję te wybieramy jeśli chcemy zostać płatnikami VAT.
• Podpisujemy Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.
• Sprawdzamy maila, na którego powinniśmy otrzymać urzędowe poświadczenie odbioru.

Wniosek złożony online z osobistym podpisem

Jeśli nie posiadamy Profilu Zaufanego, ani podpisu kwalifikowanego również możemy ułatwić sobie zadanie rejestracji firmy wypełniając wniosek przez Internet, a następnie podpisując go osobiście w urzędzie miasta lub gminy. Taki sposób nie wymaga zakładania konta na CEIDG.

Wystarczy jedynie wypełnić wniosek na stronie CEIDG, a gdy pojawi się nr będący kodem naszego wniosku przepisać go. Nie musimy nic drukować. W ciągu najbliższych 7 dni jedziemy do urzędu miasta lub gminy i podajemy urzędnikowi kod wniosku. Jego zadaniem będzie znalezienie i wydrukowanie wniosku, a następnie przekazanie nam do podpisania. Dniem złożenia wniosku będzie tu ten, w którym złożymy podpis.

Rejestracja firmy przez bank

mBank oraz PKO BP za pośrednictwem bankowości elektronicznej dają swoim klientom możliwość złożenia wniosku o rejestrację firmy. Jest to bardzo proste i intuicyjne. Dodatkową opcją jest założenie firmy przez Mbank, nawet jeśli nie mamy tam jeszcze konta. Po wypełnieniu wniosku do CEIDG bank automatycznie założy nam konto firmowe i cały proces będzie znacznie uproszczony.

Rejestracja firmy przez pełnomocnika

Rejestracja firmy może się odbyć również poprzez pełnomocnika. Dopuszczalne jest aby była to osoba, którą upoważnimy jedynie do tego zadania. Wówczas potrzebne będzie jej pełnomocnictwo – wystarczy takie odręcznie napisane, choć w szczególnych sytuacjach wymaga się notarialnego. Pełnomocnik udaje się do urzędu z wypełnionym wnioskiem CEIDG i przy urzędniku składa na nim własnoręczny podpis.

Co dalej, gdy działalność zostanie zarejestrowana?

Rejestracja działalności gospodarczej to początek drogi, z pewnością jednak bardzo ważny. Gdy jej dokonamy nasze założenie firmy będzie wymagać dopełnienia jeszcze kilku dodatkowych formalności.

• Rejestracja VAT, jeśli będziemy płatnikami VAT, choć można to przeprowadzić razem z wnioskiem CEIDG jeśli posiadamy NIP.
• Zgłoszenie do ZUS – niektóre można zrobić już w czasie składania wniosku do CEIDG.
• Zarejestrowanie kasy fiskalnej, jeśli musimy ją posiadać.
• Wpis do rejestru działalności regulowanych/ koncesje/ zezwolenia.

Rejestracja firmy – co jeszcze warto wiedzieć?

• W przyszłości, gdy już będziemy prowadzić naszą działalność będziemy korzystać z tego samego wniosku CEIDG, w celu zgłaszania wszelkich zmian danych.
• Numer NIP jeśli musiał być nadany, to pojawi się automatycznie w bazie CEIGD i nie trzeba będzie trzeba nic aktualizować.
• Polska Klasyfikacja Działalności – zawiera pełen spis czynności, które mogą być wykonywane przez przedsiębiorstwo. Znajdujemy w nim to, czym zamierzamy się zajmować i do wniosku CEIDG wpisujemy jedynie przyporządkowany tym czynnościom numer.
• Możesz podać dowolną ilość numerów PKD.
• Jeśli składając wniosek nie wiemy jakie biuro będzie zajmowało się prowadzeniem naszej księgowości, to należy wybrać opcję samodzielnego prowadzenia dokumentacji i po podpisaniu umowy z biurem zaktualizować dane.
• Zakładając firmę w ZUS figurujemy w podwójnej roli, jako płatnik składek oraz jako osoba ubezpieczona na równi z naszymi pracownikami.
• Przedsiębiorca ma obowiązek odprowadzać trzy rodzaje składek: Fundusz Pracy, Ubezpieczenie Społeczne, Ubezpieczenie Zdrowotne.
• Jeśli nasza firma będzie zatrudniać pracowników to w ciągu 14 dni musimy zgłosić ten fakt do Państwowej Inspekcji Pracy.
• Działalność związana z żywnością lub salony fryzjersko-kosmetyczne muszą również uzyskać opinie Państwowej Inspekcji Sanitarnej lub Sanitarno-Epidemiologicznej. W tym celu składa się wniosek, który inspektor rozpatruje w ciągu dwóch tygodni.