Przedsiębiorcy, gdy dokonują sprzedaży wystawiają fakturę VAT lub rachunek. Jest to dokument poświadczający zbycie zarówno w przypadku towarów, jak i usług. Jednak niekiedy pojawiają się wątpliwości, co do tego, który z tych dokumentów zastosować, czasem nie znamy ich podstawowych elementów innym razem zasad wystawiania. Dowiedz się wszystkiego o tych dwóch formach.
Spis treści
„Są do siebie bardzo podobne – początkowo nie wiedziałem czy mam wystawiać fakturę czy rachunek, jednak zasada ta okazała się niezwykle prosta”.
Rachunek – co musimy o nim wiedzieć, aby prawidłowo go wystawić?
Rachunek stanowi jednoznaczne potwierdzenie, że rzeczona transakcja miała miejsce. Jednak jego wystawienie nie zawsze jest konieczne. Przedsiębiorca ma możliwość jego wystawienia, jedynie w sytuacji, gdy nie jest zobligowany do wystawienia faktury VAT w danej sytuacji.
WAŻNE! Rachunek wystawia się tylko i wyłącznie na żądanie odbiorcy towarów lub usług.
W przypadku rachunku obowiązujący jest termin 7 dni, jakie mamy na jego wystawienie, jednak nie jest jednoznacznie określone, od kiedy należy je liczyć. W związku z tym faktem pojawiają się dwie interpretacje
- Pierwsza sytuacja zakłada, że kupujący poprosił o rachunek jeszcze przed transakcją. W takiej opcji sprzedający musi wystawić rachunek w ciągu 7 dni od dnia dostarczenia towaru lub zrealizowania usługi.
- W drugiej opcji klient występuje o rachunek już po tym jak otrzymał towar lub usługa na jego rzecz została wykonana. W takiej sytuacji przedsiębiorca ma 7 dni od dnia takiego żądania na wystawienie rachunku.
Jeśli żądanie pojawi się po upływie 3 miesięcy od transakcji, to podatnik nie ma już obowiązku wystawiać rachunku.
Co powinno znaleźć się w rachunku?
Prawo nie definiuje jednej określonej formy dla rachunku, jednak istnieje szereg elementów, które koniecznie powinny się w nim pojawić. Warto również pamiętać, że zawsze musi być on wystawiony w dwóch egzemplarzach – dla kupującego i sprzedającego. Zawartość rachunku uregulowana została rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej i zakresu informacji. Na tej podstawie następujące dane należy zamieścić w rachunku:
- data wystawienia,
- kolejny numer rachunku,
- data sprzedaży,
- imiona i nazwiska, nazwy lub firmy sprzedawcy i nabywcy lub zamawiającego i realizującego usługę,
- określenie rodzaju towaru lub usług,
- podanie cen jednostkowych towarów lub wykonanych usług,
- suma należności do zapłacenia – liczbowo i słownie.
Rachunek i obowiązek przechowywania
Obowiązek przechowywania rachunku spoczywa na obu stronach transakcji. W związku z tym niezależnie od tego czy sprzedajemy czy kupujemy, rachunki musimy w uporządkowany sposób przechowywać przez kolejnych 5 lat. Kolejność jest szczególnie istotna z punktu widzenia sprzedającego – kolejność numerów na rachunkach powinna się zgadzać. Z kolei okres pięciu lat liczymy od końca roku, w którym został on wystawiony.
Faktura VAT – co trzeba wiedzieć przed wystawieniem tego dokumentu?
Faktura VAT uznawana jest za jeden z podstawowych dokumentów potwierdzających zawarcie transakcji w biznesie. Powszechnie stosuje się je na co dzień w wielu branżach. Jednak warto pamiętać, że tylko w określonych przypadkach zachodzi konieczność jej wygenerowania
- Przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT
- Drugą stroną transakcji jest inna firma
- Gdy jej wystawienia żąda kupujący (osoba fizyczna)
WAŻNE! Faktura VAT może być wystawiona przez przedsiębiorcę, który nie jest płatnikiem VAT, pod warunkiem, że dokumentu takiego zażąda kupujący.
Co powinno znaleźć się na fakturze?
Podstawowe elementy, które muszą znaleźć się w fakturze wyszczególnione zostały w ustawie o podatku od towarów i usług. Z pewnością są to jej najważniejsze części, jednak nie ograniczają możliwości uzupełnienia dokumentu kwoty rabatów, jakie zostały udzielone, terminy i sposób zapłaty czy uwagi odnośnie dokumentu. Prawidłowa faktura musi jednak zawierać szereg informacji, wśród których wyróżniamy:
- imiona oraz nazwiska sprzedawcy i nabywcy, a także numery NIP i adresy,
- numer faktury,
- data wystawienia faktury,
- data zakończenia lub dokonania dostawy towarów lub realizacji usług, pod warunkiem że różnią się one od daty wystawienia faktury,
- nazwa sprzedawanego towaru lub realizowanej usługi, jak również ich ilość,
- cena jednostkowa towarów lub usług netto,
- kwoty rabatów,
- łączna cena towarów lub usług netto,
- stawki podatku,
- suma wartości sprzedaży netto, z uwzględnieniem sprzedaży dla konkretnych stawek i sprzedaży zwolnionej z podatku,
- kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto,
- ogólna kwota należności do zapłaty.
Jak wystawić fakturę i jakie mamy obowiązki w kwestii ich przechowywania?
Polskie prawo nie określa, w jaki sposób powinna zostać wystawiona faktura. W związku z tym każdy przedsiębiorca ma możliwość jej ręcznego wypełnienia na gotowym druku, może również wykorzystać specjalny program do wystawiania faktur czy tez stworzyć własny wzór, który jedynie będzie uzupełniał o odpowiednie dane.
Faktur VAT nie oznacza się określeniami „oryginał” czy „kopia”. Kluczowe jest jednak przygotowanie dwóch dokumentów, tak aby zarówno nabywca, jak i sprzedający posiadał swój egzemplarz. Wygląd samej faktury nie ma większego znaczenia, jednak konieczne jest zamieszczenie wszystkich, wymaganych przez ustawę danych.
Faktury podobnie jak opisane powyżej rachunki przechowujemy przez okres 5 lat. Jednak nieco inaczej wygląda tutaj liczenie tego czasu. Jest on bowiem liczony od końca roku, w którym obowiązujący był termin opłaty za podatek od towarów i usług, dodatkowo konieczny jest podział na poszczególne okresy rozliczeniowe.
Większość przedsiębiorców, nadal starym sposobem przechowuje faktury w wersji papierowej, choć po spełnieniu odpowiednich wymogów istnieje również możliwość ich przechowywania w formie elektronicznej.
Pamiętajmy więc, aby nie wyrzucać faktur i nie niszczyć, gdyż będą one potrzebne do 5 lat wstecz w razie kontroli.
Co odróżnia fakturę VAT od rachunku?
Paradoksalnie mimo odmiennego nazewnictwa dokumenty te – faktura VAT i rachunek są do siebie bardzo podobne. Cena pojawia się na jednym i drugim, jednak jest nieco inaczej prezentowana. Na rachunku podajemy jedynie cenę netto, oraz tą którą trzeba zapłacić, zaś na fakturze podaje się również wartość podatku VAT i wynikające z niego kolejne liczby takie jak – wartość brutto. Warto również pamiętać, że stawki podatku VAT mogą być różne, więc kluczowe będzie podanie odpowiedniej dla rzeczonej transakcji.
A więc wiemy już, że główna różnica dotyczy tego, jak prezentowana jest cena na jednym i drugim dokumencie, jednak za najważniejsze uznać należy to, kto dany dokument może wystawić. Przedsiębiorcy będący płatnikami VAT mogą rozliczać się jedynie na podstawie właśnie faktur. Z kolei pozostali mogą korzystać zarówno z faktur, jak i rachunków.
Jakie są wyraźne podobieństwa pomiędzy rachunkami a fakturami VAT?
Podstawowe różnice pomiędzy fakturą a rachunkiem już znamy. Warto pamiętać, że zwykle dokumenty te różnią się między sobą również wizualnie. Kluczowe jest jednak to, że dane jakie w nich zawieramy są właściwie identyczne.
| Osoba wystawiająca | Dane sprzedającego towar lub usługę muszą znaleźć się zarówno na rachunku, jak i na fakturze. Równie NIP i REGON |
| Odbiorca | Tak na fakturze, jak i na rachunku musimy zamieścić pełne dane odbiorcy. |
| Cena | Pojawia się w zestawieniu podobieństw, choć jej zapisywanie i dokładne wyszczególnienie jest różne. Jednak tutaj chodzi o to, że jeden i drugi dokument wymaga podania ceny. |
| Przedmiot transakcji | Zarówno na rachunku, jak i na fakturze musimy zaznaczyć co zostało sprzedane – towar, usługa i w jakiej ilości. |
| Oznaczenie dokumentów | Data wystawienia dokumentu pojawia się na jednym i drugim. Oprócz tego należy pamiętać o odpowiedniej numeracji. |
Faktura VAT i rachunek to dwa bardzo podobne do siebie dokumenty, których podstawowym celem jest poświadczenie sprzedaży. Służą do celów przede wszystkim podatkowych. W związku z tym kładzie się nacisk na ich przechowywanie przez co najmniej 5 lat. Zwykle większość klientów, szczególnie osób fizycznych nie zwraca większej uwagi na to, czy otrzymuje rachunek czy fakturę – odróżnić je najszybciej może po tytule na górze strony.
Wystawianie tych dokumentów również przebiega podobnie. Możemy to oczywiście zrobić za pośrednictwem odpowiedniego programu. Obecnie dostępne są odpowiednie narzędzia online. Można również wypisać rachunek lub fakturę ręcznie.
