Spółka cywilna stanowi proste i w wielu przypadkach korzystne rozwiązanie jeśli chodzi o dobór optymalnej formy prowadzenia działalności. Jednak przed jej założeniem powinniśmy poznać jej specyfikę i dokładnie przemyśleć kwestie związane z tym, kto i dlaczego zostanie naszym wspólnikiem. To bardzo ważna sprawa, która będzie mieć wpływ na przyszłość funkcjonowania spółki, a także nasze finanse.
Spis treści
Zakładanie i rejestracja spółki cywilnej
Spółka cywilna może zostać założona przez co najmniej dwie osoby fizyczne lub prawne (mogą to być spółki z.o.o., jawne, czy akcyjne). Co istotne spółka cywilna nie posiada osobowości prawnej, a podstawą jej założenia jest zawarcie odpowiedniej umowy pomiędzy wspólnikami. Jest to spółka prawa cywilnego, w której przedsiębiorcą nie jest spółka, tylko jej wspólnicy.
Każdy z przedsiębiorców osobno rejestruje w CEIDG swoją działalność gospodarczą. Następnie zawierają oni pomiędzy sobą umowę spółki.
Rejestracja spółki cywilnej
Spółka cywilna nie podlega konieczności rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym. Obowiązująca jest natomiast rejestracja w CEIDG. Jeśli wspólnicy są osobami fizycznymi, to każdy z nich musi złożyć odpowiedni wniosek do CEIDG. Taki wpis należy uzyskać zanim rozpoczniemy działalność w formie spółki.
A więc każdy ze wspólników spółki cywilnej składa wniosek CEIDG-1. Można to zrobić przez internet lub w urzędzie gminy. Wersja elektroniczna będzie wymagać albo potwierdzenia podpisem w urzędzie, albo posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dodatkowo możliwe jest również przesłania wniosku listem poleconym, jednak w takiej sytuacji nasz podpis musi być potwierdzony notarialnie.
Następnie zgłaszamy się do GUS w celu uzyskania numeru REGON, do urzędu skarbowego, aby uzyskać NIP dla naszej spółki, a na koniec uzupełniamy wpisy w CEIDG o uzyskane nowe dane.
Jeśli spółka cywilna będzie naszą jedyną formą działalności, to we wniosku można podać późniejszą datę jej rozpoczęcia.
WAŻNE!
Jeśli wspólnik spółki cywilnej jest osobą prawną, to nie ma on prawnego obowiązku rejestracji. Jego przystąpienie do spółki cywilnej jest jedynie przystąpieniem do umowy. Z kolei czynności związane z jej członkostwem w spółce cywilnej realizuje osoba fizyczna lub grupa takich osób, które posiadają odpowiednie upoważnienie do reprezentowania osoby prawnej.
Spółka musi posiadać również swój bankowy rachunek rozliczeniowy. Można założyć go po podpisaniu umowy spółki. Jego numer trzeba będzie podać w aktualizacji w CEIDG oraz w urzędzie skarbowym.
Umowa spółki cywilnej
Najistotniejsze jest, aby została ona sporządzona w formie pisemnej, gdyż tylko taka będzie ważna. Ponadto powinna zawierać określone elementy, które również wpłyną na to, czy będzie ona obowiązująca. Zaliczamy do nich:
- data zawarcia umowy,
- cel gospodarczy, który ma być realizowany przez spółkę,
- dane wspólników,
- informacje o wkładach wspólników,
- nazwa (firma) spółki,
- siedziba spółki,
- okres na jaki zawierana jest spółka, jeśli został on określony,
- informacje dotyczące podziału zysków,
- informacje związane z prowadzeniem spraw spółki,
- informacje o kwestiach reprezentacji spółki,
- inne, dodatkowe postanowienia, uzgodnione pomiędzy wspólnikami,
- podpisy obydwu stron umowy spółki cywilnej.
Jeśli w przyszłości chcemy uniknąć nieporozumień i niejasności, to zdecydowanie dobrą opcją jest szczegółowe ustalenie warunków współpracy. Wówczas sięgnięcie do umowy pozwoli na rozwianie wszelkich wątpliwości.
Jak krok po kroku przebiega rejestracja spółki cywilnej?
1. Każdy z przedsiębiorców/osób fizycznych, które wejdą w skład spółki składa własny wniosek rejestracyjny do CEIDG.
2. Podpisujemy umowę spółki.
3. Zgłaszamy założenie spółki do GUS, aby uzyskać numer REGON, w tym celu wypełniamy wniosek RG-OP.
4. Wypełniany zgłoszenie identyfikacyjne do urzędu skarbowego, aby otrzymać numer NIP. W tym celu należy wypełnić wniosek NIP-2, NIP-D. Płacimy również podatek od czynności cywilnoprawnych. (0.5% od wkładów wniesionych do majątku spółki).
5. Uzupełniamy dane w CEIDG – wspólnicy muszą wprowadzić do rejestru uzyskane numery REGON i NIP dla swojej spółki.
6. Tylko jeśli spółka będzie zatrudniała pracowników lub zleceniobiorców – wówczas niezbędne jest zgłoszenie jej do ZUS jako płatnika składek. Wypełniamy wówczas druk ZUS-ZPA. A każdy ze wspólników dokonuje samodzielnie swojego zgłoszenia do ubezpieczeń.
Nazwa – firma spółki cywilnej
Nie ma dokładnych regulacji prawnych dotyczących tego, jaką nazwę powinna nosić spółka cywilna. Interpretacje, z jakimi możemy się spotkać również są różne. Jeśli weźmiemy pod uwagę, że spółka taka zakładana jest przez osoby fizyczne, jako dwie jdg, a tam w nazwie musi znaleźć się imię i nazwisko, to logiczne wydaje się, że i w nazwie takiej spółki powinny znaleźć się imiona lub ich pierwsze litery i nazwiska wspólników oraz oznaczenie, że jest to spółka cywilna.
Jednak można spotkać się również z interpretacją, że nie ma konieczności uzewnętrzniania nazwisk wspólników, gdyż organy podatkowe je znają z wniosków aktualizacyjnych. Mimo wszystko jednak, zawsze powinniśmy posługiwać się danymi zgłoszonymi do urzędu skarbowego, a jeśli zastanawiamy się nad nawą bez nazwisk, to zawsze lepiej postarać o indywidualną interpretację, bo nie wiadomo, jak poszczególne organy potraktują konkretne rozwiązanie.
Odpowiedzialność wspólników spółki cywilnej
W przypadku spółki cywilnej, wspólnicy są odpowiedzialni za jej działalność i solidarnie odpowiadają oni za jej ewentualne długi własnym majątkiem. W tym kontekście pojawia się zalecenie, aby z rozwagą decydować się na wejście z w spółkę. Umowa nie może w żaden sposób modyfikować bowiem zakresu odpowiedzialności wspólników.
Może więc dojść do sytuacji, w której jeden ze wspólników zaciągnie zobowiązania, a drugi będzie pociągnięty do odpowiedzialności i będzie musiał je uregulować z własnego, prywatnego majątku.
Udział w zyskach
Każdy ze wspólników ma prawo do równego udziału w zyskach spółki, jednak tak samo wygląda to, w sytuacji, gdy przynosi ona straty. Jednak umowa spółki może dokładnie opisywać, w jaki sposób będzie przebiegał udział w czerpaniu profitów z działalności spółki.
Wkłady wspólników do spółki cywilnej
Przepisy nie narzucają konieczności wniesienia wkładów do spółki cywilnej. Kwestie ich występowania wspólnicy również mogą dowolnie określić w zakresie umowy spółki. Składniki majątku wnoszone jako wkład do spółki, stają się wspólnym majątkiem wspólników. Warto jednak wspomnieć, że ma on szczególny charakter, gdyż współwłaściciele nie mają możliwości swobodnego dysponowania nim.
Wspólnik nie ma możliwości wnoszenia o podział wspólnego majątku w czasie działania spółki. Zabronione jest również sprzedawanie i darowanie udziałów innych wspólników. Nie mają też możliwości rozporządzania swoimi udziałami w poszczególnych składnikach tego majątku, nie mogą więc ich chociażby sprzedać.
Majątek spółki cywilnej określany jest jako współwłasność łączna. Można powiedzieć więc, że wspólnik dysponuje tu dwoma majątkami. Pierwszy to jego osobisty, a drugi to nieokreślony procentowo udział właśnie w współwłasności łącznej.
Do rozliczenia pomiędzy wspólnikami dojdzie, gdy zakończy się działalność spółki. Wówczas również przeprowadza się rozgraniczenie ułamkowych udziałów. Ma to miejsce w momencie, gdy spółka zostanie rozwiązania lub jeden ze wspólników wystąpi ze spółki.
Wspólnik wnosząc wkład do spółki przenosi go na spółkę, a dokładniej na rzecz wszystkich wspólników, co jest jego podstawowym obowiązkiem związanym z majątkiem.
Wkładem wspólnika w majątek spółki mogą być:
- środki pieniężne,
- środki rzeczowe, tzw. aport,
- przeniesienie na wspólników praw rzeczowych,
- świadczenie przez wspólnika określonych w umowie usług przez czas określony lub nieoznaczony,
- przeniesienie praw obligacyjnych, może to być wniesienie użytkowania samochodu, prawa najmu lub dzierżawy.
To, w jaki sposób zostanie wniesiony określony wkład, zależy przede wszystkim od jego rodzaju. Jeśli będzie miał postać pieniężną, to do jego wniesienia dojdzie w momencie, gdy przelew zostanie zaksięgowany na rachunku bankowym spółki. Gdy wspólnik deklaruje swoją pracę na rzecz spółki, to nie ma konieczności podpisywania dodatkowej umowy, gdyż jest to regulowane umową spółki. Wniesienie nieruchomości może mieć miejsce jedynie w sytuacji, gdy umowa spółki zostanie sporządzona w formie aktu notarialnego.
Reprezentowanie spółki i umocowanie wspólników
W spółce cywilnej każdy ze wspólników jest zobowiązany i ma uprawnienia do prowadzenia jej spraw. Czynności wynikające ze zwykłego zarządu, jeśli nie pojawia się sprzeciw ze strony żadnego ze wspólników nie wymagają podejmowania uchwały. Również każdy ze wspólników ma prawo do wykonania czynności nagłej, w sytuacji gdy zaniechanie mogłoby prowadzić do niepowetowanych strat spółki.
Wspólnik posiada umocowanie do reprezentowania spraw spółki w takim zakresie, w jakim jest upoważniony do prowadzenia jej spraw.
Wypowiedzenie wkładu
W sytuacji, gdy umowa spółki została zawarta na okres nieoznaczony, wspólnik ma prawo do wystąpienia z niej, poprzez wypowiedzenie swojego wkładu. Musi to mieć miejsce na trzy miesiące przed zakończeniem roku obrachunkowego. Jeśli zachodzą określone ważne przesłanki, to wspólnik nie ma obowiązku zachowywania tych terminów – wówczas ma prawo do wypowiedzenia nawet w spółce zawartej na czas określony.
Jeśli dochodzi do wypowiedzenia wkładów, to pozostali wspólnicy, mają obowiązek zwrócić wkłady: w przypadku rzeczy oddanych do użytkowania w naturze, a w przypadku pieniędzy – sumę oznaczoną w umowie, lub wartość wkładu w momencie, gdy został on wniesiony. Oprócz tego należy obliczyć i wypłacić wartość z majątku spółki, w którym uczestniczył w zyskach.
O wypowiedzenie udziału wspólnika w zyskach spółki może również wnieść jego wierzyciel. Jednak aby było to możliwe musi on spełnić konkretne warunki. Przez ostatnich 6 miesięcy prowadził nieskuteczną egzekucję z ruchomości, jest on wierzycielem osobistym, oraz uzyskał zajęcie praw przysługujących wspólnikowi na wypadek wystąpienia ze spółki lub wypowiedzenia udziału. W przypadku wierzyciela osobistego termin wypowiedzenia to 3 miesiące, jeśli jednak umowa zakłada możliwość krótszego, to można je tu zastosować.
Spółka cywilna i jej przekształcenie w spółkę jawną
Przekształcenie spółki cywilnej w jawną jest obligatoryjne nie ma takiego obowiązku. Przedsiębiorcy decydują się na na taki krok często z uwagi na brak statusu prawa handlowego w prowadzonej spółce cywilnej. W Kodeksie Spółek Handlowych znajdziemy taką możliwość. Jednak, aby taka zmiana mogła nastąpić konieczna jest jednomyślna zgoda wszystkich partnerów w spółce cywilnej, oraz złożenia przez nich odpowiedniego wniosku do sądu rejonowego.
Przemiana spółki nie wymaga, aby sporządzana była jej nowa umowa. W tym wypadku wystarczające jest przygotowanie stosownego aneksu, który będzie zawierał odpowiednie postanowienia i wymagania, pojawiające się w przypadku spółki jawnej.
To jednak nie koniec formalności. Przekształcenie spółki należy również zgłosić do KRS. Nie powstaje tu jednak nowy podmiot w działalności gospodarczej, a ten już istniejący zmienia swoją formę.
Rozwiązanie spółki
W wyniku ważnych powodów, w określonych sytuacjach może dojść do rozwiązania spółki przez sąd. Wówczas jej rozwiązanie następuje w momencie ogłoszenia upadłości wspólnika. Po rozwiązaniu zastosowanie mają przepisy o współwłasności w częściach ułamkowych. Znajdują się tu jednak pewne modyfikacje. Najpierw bowiem spłaca się długi, następnie zwraca wspólnikom ich wkłady, natomiast pozostała część majątku dzielona jest zgodnie z ich udziałami w zyskach.
Jakie są zalety spółki cywilnej?
- Założenie spółki nie zajmuje dużo czasu,
- założenie nie wiąże się z dużymi kosztami,
- umowa spółki może mieć prostą formę i nie ma konieczności spisywania jej u notariusza,
- istnieje możliwość wyboru formy opodatkowania,
- daje ona możliwość połączenia kapitałów wspólników,
- daje możliwość korzystania z uproszczonej księgowości.
Jakie wady ma spółka cywilna?
- Stały skład spółki – nie ma możliwości sprzedawania swoich udziałów,
- odpowiadanie wspólników za zobowiązania spółki własnym majątkiem,
- nieograniczona odpowiedzialność za zobowiązania,
- objęcie obowiązkiem opłacania składek na ubezpieczenie społeczne za wspólników.
Spółka cywilna a dziedziczenie
Charakterystyka spółki cywilnej jest dość specyficzna. Przede wszystkim nie jest ona regulowana przez Kodeks Spółek Handlowych, a przez przepisy Kodeksu cywilnego. Można wręcz powiedzieć, że nie do końca jest spółką, a właściwie dokładnie jest rodzajem umowy pomiędzy dwiema firmami prowadzonymi przez osobnych przedsiębiorców.
W razie śmierci jednego ze wspólników spółka zostaje rozwiązana. Jeśli jednak wspólników będzie więcej niż dwóch to nie ulega ona rozwiązaniu w takiej sytuacji, a jedynie stosuje się założenia identyczne, jak przy wystąpieniu wspólnika ze spółki. Wówczas następuje wygaśnięcie stosunku, jaki łączył pozostałych wspólników ze zmarłym, a jego wkład zostaje wypłacony na rzecz spadkobierców, którym przysługują wszystkie roszczenia, z którymi mógłby również wystąpić zmarły wspólnik. Otrzymają więc oni w naturze to, co zmarły wniósł do spółki oraz środki pieniężne. Mają oni również prawo do kwoty odpowiadającej równowartości udziału zmarłego wspólnika w majątku wspólnym spółki cywilnej.
Jeśli jednak wkładem wspólnika była jego praca, świadczenie usług na rzecz spółki, to ich wartość nie podlega zwrotowi.
Warto jednak wiedzieć, że w przypadku spółki cywilnej istnieją dodatkowe możliwości. W czasie spisywania umowy spółki, nawet jeśli wspólników jest tylko dwóch, mogą oni zastrzec w umowie, że śmierć jednego z nich nie spowoduje rozwiązania spółki, a na ich miejsce wejdzie ktoś z ich spadkobierców. Jeśli taki zapis nie pojawił się w pierwotnej umowie, to może zostać zawarty w aneksie, już w czasie jej działania.
Zmiany w umowie powinny być zawierane pisemnie. Jeśli jednak pierwszą podpisywaliśmy w formie aktu notarialnego, to wszelkie zmiany również muszą być tak wprowadzane.
Spadkobiercy wskazują wówczas jedną osobę, która będzie reprezentowała ich prawa w spółce. Dopóki tego nie zrobią, będą nią zarządzać pozostali wspólnicy, a ich decyzje będą miały skutek w odniesieniu do spadkobierców. Odrzucenie przez bliskich spadku po zmarłym wiąże się z postępowaniem identycznym, jak przy wystąpieniu wspólnika ze spółki.
Podatki i księgowość w spółce cywilnej
Spółka cywilna nie jest podatnikiem podatku dochodowego – w tym przypadku każdy ze wspólników będzie osobno odprowadzał własny podatek dochodowy od dochodu, jaki osiągnie ze spółki.
Nieco inaczej sytuacja wygląda w przypadku podatku VAT. Tutaj podatnikiem podatku od towarów i usług jest sama spółka, a nie jej wspólnicy.
Rozliczenia księgowe mogą być prowadzone w spółce cywilnej w oparciu o księgę przychodów i rozchodów, ryczałt ewidencjonowany lub pełną księgowość, bez względu na wysokość osiąganych przychodów. Pełna księgowość staje się obowiązkowa, gdy dochody przekraczają 2 mln euro w przeliczeniu na złotówki w roku rozliczeniowym.
W sytuacji, gdy jednym ze wspólników spółki cywilnej jest osoba prawna, najczęściej od początku zachodzi konieczność prowadzenia pełnej księgowości, z uwagi na wysokość przychodów, jakie są osiągane.
W przypadku spółki cywilnej dostępne są następujące formy opodatkowania:
- na zasadach ogólnych,
- w formie podatku liniowego,
- w formie karty podatkowej,
- w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.