Umowa na zastępstwo jest dość specyficzną formą zatrudnienia, gdyż podejmujemy je jedynie na pewien czas. Jednak Kodeks pracy daje pracodawcom taką możliwość, aby mogli skutecznie zastąpić nieobecnego pracownika. Jest to umowa o pracę na czas określony, która musi precyzyjnie określać od kiedy do kiedy jest zawierana, ile czasu będzie obowiązywać, wyszczególniać okres wypowiedzenia, warunki rozwiązania umowy i fakt, że jest to zastępstwo pracownika.
Spis treści
Jakie zasady obowiązują w przypadku umowy na zastępstwo?
Jak już wiemy jest to umowa na czas określony, jednak bardzo istotne jest, aby znalazła się w niej informacja o powodach jej zawierania. Musimy więc wskazać jej cel oraz określić kiedy zostanie rozwiązana. Decyzję o takim zastępowaniu pracownika, pracodawca podejmuje najczęściej w przypadku jego usprawiedliwionej nieobecności, która ma trwać przez dłuższy czas.
WAŻNE!
W umowie na zastępstwo nie wolno absolutnie podawać nazwiska, ani innych danych pracownika za którego przyjmujemy, ani powodów jego nieobecności.
Nowelizacja Kodeksu pracy z 22 lutego 2016 roku sprawiła, że umowa na zastępstwo przestała być odrębnym rodzajem umowy na czas określony – obecnie mieści się ona w kategorii umowy na czas określony. Mimo wszystko pojawiają się jednak pewne różnice. Przede wszystkim mamy tu do czynienia ze zdecydowanie mniejszą trwałością zatrudnienia, a także mniejszymi ograniczeniami dotyczącymi czasu jej trwania. Wynika to z następujących elementów:
- nie podlega ona limitom, które znajdują się w art. 251 § 1 Kodeksu pracy – chodzi o to, że przy normalnej umowie na czas określony ten sam pracodawca nie może jej zawrzeć z nami więcej niż 3 razy (kolejna musi być na czas nieokreślony) i łączny czas ich trwania nie może przekroczyć 33 miesięcy. Jednak takich ograniczeń nie ma w umowie na zastępstwo,
- jej rozwiązanie następuje z dniem, gdy wraca pracownik, którego zastępujemy.
Umowa o pracę na zastępstwo – jakie elementy musi zawierać?
Jest to umowa o pracę, więc konieczne jest zawarcie w niej wszystkich niezbędnych informacji. Począwszy od informacji o stronach – dokładne dane pracownika i pracodawcy. Oprócz tego należy pamiętać o szeregu innych elementów:
- rodzaj umowy,
- data jej zawarcia,
- warunki pracy i płacy,
- rodzaj wykonywanej pracy,
- miejsce wykonywania pracy,
- wymiar czasu pracy,
- wynagrodzenie za pracę, które będzie odpowiadać jej rodzajowi, wraz ze wskazaniem składników wynagrodzenia,
- termin rozpoczęcia pracy,
- jako że najczęściej jest to umowa terminowa, to koniecznym elementem jest również wskazanie, kiedy nastąpi jej zakończenie,
- podanie celu, który uzasadnia zawarcie umowy na zastępstwo.
Określenie rodzaju wykonywanej pracy
Musi on odpowiadać tej, jaką wykonywał nieobecny pracownik. Chodzi więc o to, że nazwy stanowiska muszą być takie same, podobnie, jak zakres obowiązków. Nie dotrzymanie tego warunku sprawiłoby, że nie zachowalibyśmy celu umowy na zastępstwo. Nie musimy jednak nadawać tego samego tytułu służbowego. Określenia tożsamości i rodzaju stanowiska dokonuje się na podstawie listy obowiązków.
Wynagrodzenie w umowie na zastępstwo
Warunki umowy, takie jak wynagrodzenie mogą się różnić od tych u pracownika zastępowanego. Oznacza to więc, że możemy zaproponować niższe wynagrodzenie, powinno to być jednak odpowiednio umotywowane, np. niższymi kwalifikacjami, mniejszym zakresem obowiązków, czy krótszym czasem pracy.
Wymiar czasu pracy w umowie na zastępstwo
Na zastępstwo można zatrudnić w takim samym lub mniejszym wymiarze czasu pracy niż ma pracownik zastępowany. Jednak nie działa to w drugą stronę, a więc nie można zatrudnić na większy wymiar niż ma nasz właściwy pracownik.
Cel zawarcia umowy na zastępstwo
Ten element jest konieczny w umowie na zastępstwo. Pracodawca powinien więc w tym miejscu wskazać, że celem jest zastąpienie pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności. Jednocześnie wskazuje się stanowisko pracy, na jakim jest on zatrudniony, bez wyszczególniania jakichkolwiek danych osobowych. Wcześniej podawało się wprost imię i nazwisko pracownika, który będzie zastępowany. Obecnie jest to zabronione z uwagi na RODO. W gruncie rzeczy jednak taka informacja nie jest do niczego potrzebna, nie chodzi bowiem o samo zastępstwo, ale o utrzymanie ciągłości wykonywania obowiązków w firmie.
Kiedy dochodzi do rozwiązania umowy na zastępstwo?
W typowej umowie na czas określony podaje się dokładne daty rozpoczęcia i zakończenia. Jednak w przypadku takiej na zastępstwo zakończenie umowy może zostać określone przyszłym wydarzeniem, jakim będzie powrót do pracy zastępowanego pracownika. W niektórych przypadkach możliwe jest podanie konkretnej daty, jednak w wielu sytuacjach pracodawca nie wie, ile dokładnie potrwa nieobecność pracownika.
Ujęcie w takiej umowie konkretnej daty, na jaką została zawarta wiąże się dla pracodawcy z pojawieniem się ewentualnych komplikacji, jeśli czas nieobecności pracownika skróci się lub wydłuży. Wówczas albo przedłuża się umowę z zastępcą w formie aneksu, albo stosuje wypowiedzenie umowy. A więc dla pracodawcy korzystniejsze jest nie podawanie dokładnej daty zakończenia stosunku pracy.
Okres wypowiedzenia przy umowie na zastępstwo
W tej kwestii obowiązują takie same prawa, jak w przypadku umowy o pracę. Oznacza to, że okres wypowiedzenia będzie wynosił odpowiednio:
- 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy
- 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy
- 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.
Ponadto do wypowiedzenia umowy na zastępstwo może dojść:
- gdy upłynie termin na jaki została ona zawarta, czyli gdy zastępowany pracownik wróci do pracy,
- poprzez pisemne oświadczenie pracownika lub pracodawcy wraz z zachowaniem okresu wypowiedzenia,
- bez wypowiedzenia – gdy jedna ze stron dopuści się naruszeń,
- na mocy porozumienia stron.
Urlop przy umowie na zastępstwo
Wygląda to identycznie, jak przy umowie o pracę, w związku z tym zależne jest od Twojego ogólnego stażu pracy. Jeśli nie masz przepracowanych 10 lat, to przysługuje Ci 20 dni urlopu w roku, jeśli natomiast pracujesz od ponad 10 lat to jest to 26 dni urlopu rocznie.
Umowa na zastępstwo a ciąża
Co ciekawe od nowelizacji w roku 2016 kobiety, które zajdą w ciąże a pracują na zastępstwie mają wszystkie prawa wynikające z umowy o pracę. W związku z tym, jeśli umowa kończy się przed porodem, ale po 3 miesiącu ciąży, to zostanie odpowiednio przedłużona do dnia porodu. Jest pewne ale.. Z jednej strony pracodawca nie może rozwiązać z pracownicą umowy jeśli ta jest w ciąży, jeśli jednak wróci zastępowany pracownik, to straci ona zatrudnienie.
Wówczas można skorzystać z zasiłku macierzyńskiego na zasadach jego przyznawania osobom bezrobotnym, czyli tzw. kosiniakowe.
A jak wygląda kwestia L4 przy umowie na zastępstwo?
Choroba w czasie pracy na zastępstwo oznacza, że idziesz na zwolnienie, aby wydobrzeć. Jednocześnie przysługuje Ci za ten czas wynagrodzenie chorobowe. Dla pracodawcy może to oczywiście powodować pewne problemy z regularnością wykonywania obowiązków w firmie. Jeśli jednak Twoje zwolnienie będzie się przedłużało, może on również zatrudnić innego pracownika, który będzie zastępował zastępującego w czasie choroby.
