Polscy przedsiębiorcy często zastanawiają się, jakie są obowiązki związane z zatrudnieniem uczniów i studentów na umowie zlecenie. Zrozumienie specyfiki przepisów prawa pracy oraz ubezpieczeń społecznych jest kluczowe, aby prawidłowo realizować obowiązki wobec ZUS i uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji prawnych. W tym artykule omówimy, czy umowa zlecenie z uczniem lub studentem do 26 roku życia wymaga opłacania składek ZUS, jakie są związane z tym przepisy oraz jakie korzyści i obowiązki wiążą się z takim zatrudnieniem.
Spis treści
Umowa zlecenie ze studentem lub uczniem a składki ZUS
Umowa zlecenie jest jedną z najczęściej wybieranych form zatrudnienia w Polsce, szczególnie wśród młodych ludzi, takich jak uczniowie i studenci. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, umowa zlecenie zawarta z uczniem lub studentem do 26 roku życia jest zwolniona z obowiązku opłacania składek ZUS. Jest to istotne ułatwienie zarówno dla pracodawców, jak i dla samych uczniów i studentów, którzy mogą zdobywać doświadczenie zawodowe bez dodatkowego obciążenia kosztami związanymi z ubezpieczeniami społecznymi. Poniżej przedstawiamy szczegółowe omówienie tego zagadnienia oraz związane z nim aspekty prawne i praktyczne.
Status ucznia lub studenta a zwolnienie z ZUS
Aby skorzystać z przywileju zwolnienia z opłacania składek ZUS, osoba zatrudniona na umowie zlecenie musi posiadać status ucznia lub studenta. Status ucznia nabywa się z chwilą rozpoczęcia nauki w szkole podstawowej, średniej, technikum lub innym rodzaju szkoły prowadzącej do uzyskania wykształcenia średniego. Status studenta z kolei nabywa się z chwilą rozpoczęcia studiów wyższych, zarówno na poziomie licencjackim, inżynierskim, jak i magisterskim.
Utrzymanie statusu ucznia lub studenta jest warunkiem koniecznym do korzystania ze zwolnienia z opłacania składek ZUS. Zgodnie z przepisami, status ten obowiązuje do ukończenia 26 roku życia. W praktyce oznacza to, że pracodawca zatrudniający ucznia lub studenta na umowie zlecenie nie musi odprowadzać składek na ubezpieczenia społeczne, pod warunkiem że zatrudniony nie przekroczył 26 roku życia.
W konsekwencji dodatkowym ułatwieniem jest, że takiem umowy nie zgłaszamy na odpowiednich formularzach do ZUS. Jest ona nieoskładkowana, co oznacza, że nie obciąża ani pracownika, ani pracodawcy składkami na ubezpieczenia społeczne: emerytalną, rentową, wypadkową, chorobową. ZUS nie przygotował więc żadnej specjalnej formy formalnego zgłoszenia takiej umowy. Jednak pracodawca powinien pamiętać, że pomimo iż prawo dopuszcza formę ustną takiej umowy warto, aby została ona sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i jedna podpisana kopia była przechowywana w kadrach. Oczywiście w programie kadrowym taki pracownik będzie funkcjonował, gdyż konieczne będzie wystawianie rachunków do wypłaty wynagrodzenia. Powinien również wypełnić odpowiedni kwestionariusz do umowy zlecenie, gdzie wskaże na swój status studenta. Konieczne jest również przedłożenie przez takiego zleceniobiorcę kserokopii lub skanu legitymacji studenckiej, która będzie potwierdzeniem jego statusu.
Co równie istotne, posiadanie statusu studenta sprawia, że takie osoby nie kwalifikują się do opłacania dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, gdyż nie podlegają składkom emerytalnym i rentowym, a nie ma możliwości zgłoszenia jedynie do ubezpieczenia chorobowego.
Korzyści dla pracodawcy i pracownika
Zatrudnienie ucznia lub studenta na podstawie umowy zlecenie przynosi korzyści zarówno dla pracodawcy, jak i dla młodych pracowników. Pracodawca może zatrudniać młodych, ambitnych ludzi bez dodatkowych kosztów związanych z opłacaniem składek ZUS, co czyni tę formę zatrudnienia bardziej atrakcyjną finansowo. Uczniowie i studenci z kolei zyskują możliwość zdobywania cennego doświadczenia zawodowego, które może być kluczowe w ich przyszłej karierze zawodowej. Obciążenie finansowe pracodawcy w przypadku takiego pracownika jest dokładnie takie, jak wypłacane mu wynagrodzenie.
Przykłady praktyczne
Przykładowo, firma zatrudniająca studentów na stanowiskach stażystów lub praktykantów może znacząco obniżyć koszty zatrudnienia, korzystając ze zwolnienia z opłacania składek ZUS. Studenci natomiast mają szansę na zdobycie praktycznych umiejętności i poznanie specyfiki pracy w wybranej branży. Teoretycznie pojawiają się również głosy, że student może zarobić więcej na umowie zlecenie niż osoba starsza, gdyż pracodawcę obciąża jedynie wypłata jego wynagrodzenia brutto. W przypadku osoby po 26 roku życia zatrudnionym z tytułu umowy zlecenia pracodawca będzie płacił przynajmniej składkę zdrowotną i odprowadzał zaliczkę na podatek dochodowy lub płacił pełne składki jak przy umowie o pracę. Student lub uczeń do 26 roku życia jest tańszy dla przedsiębiorcy, więc chętnie go zatrudni i zapłaci więcej.
Status ucznia lub studenta a umowa zlecenie dla osoby, która ma mniej niż 26 lat
Aby skorzystać ze zwolnienia z opłacania składek ZUS, osoba zatrudniona na umowie zlecenie musi posiadać status ucznia lub studenta. Status ten nabywa się z chwilą rozpoczęcia nauki w szkole średniej, technikum lub na studiach wyższych i utrzymuje się do ukończenia 26 roku życia. Warto zaznaczyć, że dla celów zwolnienia z ZUS, kluczowe jest posiadanie aktualnego statusu ucznia lub studenta, a nie jedynie formalne zapisanie się do szkoły czy na uczelnię. Potwierdzeniem w takim przypadku dla pracodawcy przy podpisywaniu umowy jest ważna legitymacja.
Ubezpieczenie zdrowotne a umowa zlecenie z osobą posiadającą prawa studenta
W przypadku zatrudnienia studenta na umowie zlecenie nie ma obowiązku opłacania składek na ubezpieczenie zdrowotne. Osoba taka jest ubezpieczona przez rodziców lub uczelnię. W związku, z czym jej wynagrodzenie brutto równa się netto. To jedna z przyczyn, dla których pracodawcy chętnie zatrudniają studentów i uczniów na umowie zlecenie, gdyż jest to dla nich korzystne finansowo. Nie muszą ponosić dodatkowych kosztów przykładowo właśnie z tytułu obowiązkowej składki zdrowotnej, a więc ogólny koszt zatrudnienia takiego pracownika i obciążenia dla pracodawcy są niższe niż w przypadku innych umów zleceń. Całkowitym kosztem pracodawcy w przypadku takiej umowy jest wynagrodzenie brutto pracownika.
Podatek dochodowy a umowa zlecenie ze studentem do 26 roku życia
Kolejnym benefitem jest podatek dochodowy, a właściwie jego brak. Uczniowie i studenci poniżej 26 roku życia są całkowicie zwolnieni z podatku dochodowego, o ile ich roczny dochód nie przekroczy limitu 85 528 złotych. Pracodawca nie odprowadza więc od zlecenia studenta zaliczek na podatek dochodowy. Jest to kolejna korzyść finansowa dla młodych osób, które dopiero rozpoczynają swoje życie zawodowe. Warto wspomnieć, że zaliczki na podatek dochodowy u osób powyżej 26 roku życia wynoszą odpowiednio 12% podstawy opodatkowania w wynagrodzeniu lub 32% przy drugim progu podatkowym, który rozpoczyna się od 120 tys. zł. rocznego dochodu.
Przykłady praktyczne i korzyści
W praktyce zatrudnienie ucznia lub studenta na umowie zlecenie może przynieść wiele korzyści dla obu stron. Pracodawca zyskuje elastyczność w zatrudnianiu młodych, ambitnych pracowników bez dodatkowych kosztów związanych z opłacaniem składek ZUS. Uczniowie i studenci z kolei mają możliwość zdobycia cennego doświadczenia zawodowego, które może być kluczowe na ich przyszłej ścieżce kariery. Warto jednak pamiętać o konieczności przestrzegania wszystkich przepisów prawa pracy oraz ubezpieczeń, aby uniknąć potencjalnych problemów prawnych.
Dobrze przede wszystkim, jeśli umowa jest sporządzona w formie pisemnej. Zleceniodawca w tym przypadku powinien posiadać wypełniony przez zleceniobiorcę kwestionariusz osobowy przed zatrudnieniem, a także kserokopię lub skan jego legitymacji. Taki komplet dokumentów może okazać się ważny w przypadku ewentualnych kontroli w firmie, które mogą być prowadzone przez różne instytucje.
Pamiętajmy również, że zgodnie z polskim prawem pracownik młodociany to osoba od 15 roku życia. Dopiero taką osobę za odpowiednią zgodą rodzica można zatrudnić na odpowiednich warunkach, gdyż jest ona chroniona przez prawo. Młodsze osoby, jeśli wykonują jakąkolwiek pracę zarobkową, muszą mieć odpowiednie zgody nie tylko od rodziców, ale również zezwolenie od odpowiedniego inspektora pracy.
Podsumowanie
Umowa zlecenie z uczniem lub studentem do 26 roku życia jest korzystnym rozwiązaniem, które pozwala na elastyczne zatrudnienie młodych pracowników bez obciążenia dodatkowymi kosztami składek ZUS. Przestrzeganie tych zasad pozwala na prawidłowe realizowanie obowiązków pracodawcy i korzystanie z korzyści wynikających z zatrudnienia młodych, ambitnych pracowników.
Podjęcie pracy na podstawie umowy zlecenie przez osobę w wieku do 26 roku życia wiąże się ze zwolnieniem ze składek ZUS i podatek również nie będzie płacony do podanego wyżej limitu dochodu. Ponadto zleceniobiorca powinien niezwłocznie poinformować zleceniodawcę o ewentualnej utracie statusu studenta. W takiej sytuacji kontynuowanie współpracy będzie wymagało podpisania nowej umowy i zgłoszenia jej do ZUS, zależnie od sytuacji do samej składki zdrowotnej lub również do ubezpieczeń społecznych.
