W życiu osobistym każdego z nas zdarzają się wydarzenia, które sprawiają, że potrzebujemy wolnego od pracy. Do najważniejszych z nich zalicza się narodziny dziecka, ślub dziecka, ślub własny lub pogrzeb bliskiego członka rodziny. W związku z tym ustawodawca przewidział dla pracowników możliwość skorzystania z urlopu okolicznościowego. Na jakich zasadach się go udziela, czy jest on płatny i czy pracodawca może odmówić?
Spis treści
Na jakiej podstawie pracownikowi przysługuje urlop okolicznościowy w 2024?
Część informacji na temat urlopu okolicznościowego znajdziemy oczywiście w Kodeksie pracy, jednak większość zasad znajduje się w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.
Kiedy i jak należy złożyć wniosek o urlop okolicznościowy?
Na mocy tego Rozporządzenia pracownikowi przysługuje urlop okolicznościowy w związku z ważnymi wydarzeniami w życiu. Już nazwa określa, że te dodatkowe dni wolne mogą być wykorzystane jedynie po zaistnieniu sytuacji, która nas do nich uprawnia. Od pracownika, podwładnego oczekuje się, że w miarę możliwości poinformuje przełożonego odpowiednio wcześniej o konieczności skorzystania z takiego wolnego. Oczywiście wyjątek stanowi sytuacja nagła, taka jak śmierć kogoś bliskiego. Wówczas informację należy przekazać niezwłocznie, jednak najpóźniej w drugim dniu nieobecności.
Kiedy można wykorzystać urlop okolicznościowy?
Urlop okolicznościowy przysługuje w wymiarze 1 lub dwóch dni. Prawo dokładnie określa, w jakich sytuacjach może wykorzystać te dodatkowe wolne dni.
1 dzień urlopu okolicznościowego przysługuje:
- ślub dziecka pracownika,
- zgon i pogrzeb siostry lub brata pracownika,
- zgon i pogrzeb teścia lub teściowej pracownika,
- zgon i pogrzeb dziadka i babci pracownika,
- zgon i pogrzeb innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.
2 dni urlopu okolicznościowego przysługują:
- ślub pracownika,
- urodzenie się dziecka pracownika,
- zgon i pogrzeb małżonka pracownika,
- zgon i pogrzeb dziecka pracownika,
- zgon i pogrzeb ojca lub matki pracownika,
- zgon lub pogrzeb ojczyma, lub macochy pracownika.
Prawo za urlop okolicznościowy uznaje również dwa dni opieki nad dzieckiem, które nie przekroczyło 14 roku życia, jednak rodzice mają obowiązek wcześniej zadeklarować ten fakt w miejscu pracy. Warto również wiedzieć, że nawet po rozwodzie pracownikowi przysługuje urlop okolicznościowy w związku ze śmiercią teścia lub teściowej. W wyniku wcześniejszego zawarcia małżeństwa pojawiło się bowiem powinowactwo, które nie ustaje w związku z rozwodem.
Czy z prawa do urlopu okolicznościowego można skorzystać w innym dniu niż ważne wydarzenie?
Nie musisz wykorzystać urlopu dokładnie w dniu, w którym wypada rzeczone ważne wydarzenie. Przykładowo nie musisz go brać na pogrzeb, a na dzień, w którym będziesz załatwiać związane z nim formalności. Podobnie w kwestii ślubu — urlop nie musi przypadać na jego dzień, ale musi być z nim związany — sprawy formalne, czy dekorowanie sali. Urlop okolicznościowy w razie śmierci może być związany z koniecznością udania się do urzędu stanu cywilnego, czy załatwieniem spraw ubezpieczeniowych. W większości jako potwierdzenie pracodawcy wystarczy wówczas odpowiedni akt — zgonu, małżeństwa czy narodzin, jednak warto zbierać również inne potwierdzenia czy rachunki, bo w niektórych firmach wymaga się lepszego udokumentowania zależności.
Wykorzystanie urlopu okolicznościowego, jeśli wydarzenie nie dojdzie do skutku
Jeśli np. pracownik zdecyduje się wykorzystać dwa dni urlopu okolicznościowego na przygotowania do ślubu, jednak ten z jakiegoś powodu nie dojdzie do skutku, to rzeczony pracownik nie będzie miał uprawnień do korzystania z takiego urlopu. Powinien wówczas wypisać wniosek o urlop wypoczynkowy na te dni. Jeśli tego nie dokona, to nieobecność w pracy pracownika pozostanie usprawiedliwiona, jednak nie zachowa on za ten czas prawa do wynagrodzenia.
Jeśli więc przysługuje Ci urlop okolicznościowy, wykorzystasz go, a wydarzenie nie dojdzie do skutku, to albo za te dni nie zostanie Ci zapłacone, albo zostaną one zmienione na urlop wypoczynkowy. Jednak nie będziesz miał przez to żadnych nieprzyjemności w pracy. Szczególnie że okoliczności, dla których wydarzenie nie dojdzie do skutku, również mogą być losowe i nie do przewidzenia.
Urlop okolicznościowy na ślub dziecka, urodzenie dziecka, śmierć bliskiej osoby — czy urlop okolicznościowy jest płatny?
Jeśli chodzi o wynagrodzenie, to urlop okolicznościowy podlega takim samym zasadom jak urlop wypoczynkowy. W kwestii stawki za dzień brana jest pod uwagę wartość zmiennych składników wynagrodzenia pracownika z miesiąca, w którym przypadało zwolnienie. Ponadto, jeśli do zdarzenia, które daje uprawnienia do skorzystania z urlopu okolicznościowego, dojdzie w czasie, gdy pracownik przebywa na urlopie wypoczynkowym, to nie otrzyma on dodatkowego wynagrodzenia, nie może też wnioskować o przedłużenie urlopu wypoczynkowego.
Jeśli urlop okolicznościowy nie zostanie wykorzystany w związku z zaistniałym wydarzeniem, to przepada, nie przechodzi on na kolejny rok, co ma zapobiegać jego kumulowaniu się.
Czy każdemu należy się urlop okolicznościowy z powodu śmierci teścia, teściowej, babci, dziadków, rodziców i dzieci oraz na narodziny dziecka i ślub?
Tu warto zaznaczyć, że urlop okolicznościowy stanowi przywilej osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę oraz na zasadach mianowania, wyboru czy powołania. Pracodawca nie może go udzielić, jeśli jesteś zatrudniony na umowie cywilno-prawnej, czyli umowie zlecenie lub o dzieło, a także nie przysługuje Ci, jeśli współpracujecie na zasadach B2B. Pracownik taki w sytuacji urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, a także w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teścia, babki czy dziadka musi liczyć na dobrą wolę swojego szefa lub kontrahentów.
Tak więc urlop okolicznościowy przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę, jeśli np. nastąpi śmierć babci, bierze ślub. Musi jednak niezwłocznie zgłosić ten fakt w zakładzie pracy.
Urlop okolicznościowy — podsumowanie
Urlop okolicznościowy jest jednym z ważnych przywilejów pracowników etatowych, który warto wykorzystać w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka, a także w przypadku śmierci bliskiego członka rodziny.
Warto również pamiętać, że konieczne jest udowodnienie pracodawcy swoich uprawnień do takiego urlopu. Zależnie od okoliczności, wymagany może więc być: akt zgonu, akt małżeństwa lub akt urodzenia dziecka. W niektórych przypadkach złożenie takich dokumentów nie jest możliwe od razu, jednak wówczas należy je uzupełnić najszybciej jak to możliwe.
Jeśli urlop okolicznościowy Ci nie przysługuje, możesz porozmawiać z pracodawcą i zdecydować się na urlop bezpłatny lub ustalić inny termin realizacji zlecenia czy wykonania dzieła. Mimo wszystko są to wszystko sytuacje z psychologicznego punktu widzenia bardzo stresujące, więc natychmiastowy powrót do pracy mógłby być bardzo trudny.
Pamiętaj również, że pracodawca nie może Ci z własnej inicjatywy przyznać urlopu okolicznościowego. To Ty jako pracownik musisz złożyć stosowny pisemny wniosek. Zawrzyj w nim datę i miejsce, dane pracodawcy i własne, wskaż dni, w jakich chcesz wykorzystać przysługujący urlop okolicznościowy, podaj podstawę w związku, z którą masz do niego uprawnienia, a także własnoręcznie się podpisz.
Taki wniosek w 2024 złóż u pracodawcy, a o swojej nieobecności poinformuj go najszybciej, jak będzie to możliwe. Dasz mu dzięki temu szansę na zorganizowanie zastępstwa, jeśli będzie to konieczne. Jeśli nie możesz od razu powiadomić o swojej nieobecności i zaistniało coś nagłego, to zrób to najpóźniej w jej drugim dniu.
Wiele sytuacji w naszym życiu może, sprawiać, że dzień wolny nie tylko jest nam potrzeby ze względów formalnych, ale i psychologicznych, bo zwyczajnie nie jesteśmy w stanie stawić się w pracy. Przepisy prawa pracy umożliwiają pracownikom pozostającym w stosunku pracy skorzystanie z urlopu okolicznościowego z uwagi na takie ważne wydarzenia. Pamiętaj jednak, że to Ty musisz złożyć pracodawcy pisemny wniosek w tej sprawie.
Pracodawca nie może odmówić udzielenia urlopu okolicznościowego, chyba że nie będzie się on danej osobie należał. Stąd właśnie konieczność dostarczenia odpowiednich dokumentów, które będą potwierdzeniem całej sytuacji. Nie jest to dodatkowy urlop, który sprawi, że „nazbierasz” więcej dni na wakacje — musisz je wykorzystać jedynie w związku z zaistniałą sytuacją, co musi być wyraźnie potwierdzone w dokumentacji.
Jeśli pracodawca nie będzie chciał Ci udzielić urlopu okolicznościowego, a jesteś zatrudniony na umowie o pracę, to możesz wesprzeć się kodeksem pracy oraz Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. Znajdziesz tam wszystkie informacje, zarówno prawa pracownika w tej kwestii, jak i obowiązki pracodawcy.
