Urlop okolicznościowy, jak sama nazwa może sugerować, przysługuje w przypadku ważnych wydarzeń i okoliczności w życiu pracownika. Jednym z nich są narodziny dziecka. Na jakich zasadach jest więc udzielany urlop okolicznościowy z tytułu urodzenia się dziecka i komu dokładnie przysługuje możliwość wykorzystania go? Czy pracodawca może odmówić udzielenia takiego urlopu? Poznaj najważniejsze zasady i dowiedz się również, czy te dni wolne będą dla Ciebie płatne.
Przede wszystkim urlop okolicznościowy przysługuje pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. Jeśli pracujesz na umowie cywilno-prawnej, czyli zlecenie lub o dzieło, to nie będzie to Twoim przywilejem.
Urlop okolicznościowy ma na celu umożliwienie pracownikowi zwolnienie go na krótki czas od pracy, aby mógł wziąć udział w ważnym dla siebie wydarzeniu. Są one ściśle określone, a jednym z nich są narodziny własnego dziecka, w których trzeba wziąć udział, jednak nie można ich precyzyjnie i dużo wcześniej zaplanować.
Spis treści
Wymiar urlopu okolicznościowego na urodzenie dziecka. Na jakich zasadach można wziąć urlop okolicznościowy 2024?
Urlopy okolicznościowe 2024 wynoszą jeden lub dwa dni, zależnie od sytuacji i stopnia pokrewieństwa. W przypadku narodzin dziecka zawsze będą to dwa dni. W tym wypadku jest to urlop przeznaczony dla mężczyzn, ojców, którzy chcą być przy porodzie, lub mają ważne formalności do załatwienia po przyjściu dziecka na świat. Właśnie w tym celu udziela się dwa dni urlopu okolicznościowego z okazji urodzenia się jego dziecka.
Warto zaznaczyć, że specyficzne dla tego rodzaju urlopu jest to, że udziela się go jedynie na dni, w których faktycznie pracownik pracuje. Nie można udzielić go w czasie urlopu wypoczynkowego lub bezpłatnego. Nie można wskazać dnia, w którym przebywamy na L4, czy weekendu, jeśli są one w firmie niepracujące. Musisz wykorzystać to wolne w dniach, gdy faktycznie musiałbyś się stawić w pracy. A dodatkowe wolne pozwoli, chociażby na dopełnienie niezbędnych formalności.
Wymiar urlopu okolicznościowego pozostaje niezmienny, niezależnie od tego, ile dzieci przyjdzie na świat w czasie jednego porodu. Jeśli więc urodzą się bliźniaki, trojaczki, czy czworaczki, nadal przysługuje Ci 2 dni urlopu okolicznościowego z tytułu urodzenia się dziecka.
Jak złożyć wniosek o urlop okolicznościowy z tytułu urodzenia dziecka — jak wykorzystać prawo do urlopu?
Aby uzyskać urlop okolicznościowy, pracownik musi złożyć wniosek o udzielenie urlopu do pracodawcy. Należy wpisać w nim dane swoje i firmy, a także daty, w których nie chcemy świadczyć pracy. Skorzystać z urlopu okolicznościowego z okazji narodzin dziecka pracownika, można w wybranym przez siebie momencie, związanym z jego przyjściem na świat. 2 dni urlopu okolicznościowego wykorzystuje zwykle ojciec dziecka. Nie musi to być jednak sam dzień narodzin. Wolne możesz wziąć, aby załatwić formalności w urzędzie stanu cywilnego, czy też na dzień wyjścia żony z dzieckiem ze szpitala.
Kolejna kwestia jest taka, że 2 dni wolne nie muszą następować bezpośrednio po sobie. Możesz je rozdzielić zgodnie ze swoimi potrzebami. Poza złożeniem wniosku, który w wielu firmach przedkłada się na wewnętrznych drukach, które wystarczy wypełnić. Konieczne może być przedłożenie dokumentu/ kserokopii dokumentu, który poświadcza zasadność przyznania takiego wolnego. W przypadku narodzin jest to więc zazwyczaj akt urodzenia dziecka lub wypis ze szpitala.
Czy pracodawca może odmówić urlopu okolicznościowego po urodzeniu dziecka?
Pracownik powinien wiedzieć, że pracodawca nie musi przyjmować wniosku o urlop okolicznościowy z okazji urodzenia się dziecka. Przepisy nie podają dokładnie w jakim czasie od wystąpienia okoliczności, można wziąć urlop okolicznościowy. Najczęściej wspomina się jednak o niepisanej zasadzie, że powinno to być jak najbliżej tego terminu. Nie ma jednak dokładnych widełek czasowych. Pracodawca nie może odmówić udzielenia urlopu okolicznościowego, nawet jeśli ojciec będzie również korzystał ze swojego prawa do urlopu ojcowskiego.
Czy za urlop okolicznościowy przysługuje wynagrodzenie?
Urlop okolicznościowy jest w pełni płatny. Wraz z końcem roku przepada, nie przechodzi na kolejny rok, a pracownik nie może domagać się ekwiwalentu za jego niewykorzystanie. Skorzystanie z niego jest prawem pracownika, jednak nie musi on się na to decydować. Jednak jest on rozliczany tak samo, jak urlop wypoczynkowy. Są to wiec dni, za które otrzymamy wynagrodzenie.
Komu przysługuje urlop okolicznościowy z okazji urodzenia się dziecka?
Urlop okolicznościowy na urodzenie dziecka przysługuje ojcu, gdyż matka dziecka od dnia porodu przebywa na urlopie macierzyńskim. Po nim zwykle korzysta jeszcze z dodatkowego urlopu macierzyńskiego i urlopu rodzicielskiego. Najczęściej więc ojcowie decydują się na skorzystanie z niego, jak już wspominaliśmy na załatwienie formalności związanych z narodzinami potomka lub na dzień, w którym żona z dzieckiem wychodzą ze szpitala, aby ich odebrać i przywieźć do domu.
Warto jednak wiedzieć, że matka dziecka również ma możliwość skorzystania z tego urlopu, jednak dopiero po urlopie macierzyńskim. Musi jednak wykazać, że te dni wolne będą związane z narodzinami dziecka — np. załatwienie formalności, których nie mogła dopełnić w czasie urlopu macierzyńskiego. Mimo iż kodeks pracy nie wyklucza urlopu okolicznościowego z okazji urodzenia się dziecka dla matki, to jednak w praktyce skorzystanie z niego w większości przypadków okazuje się niemożliwe. Gdyż po wykorzystaniu urlopów związanych z rodzicielstwem zwykle nie ma już możliwości powiązania okolicznościowego z narodzinami dziecka.
Dni wolne z okazji przyjścia dziecka na świat, to przywilej jedynie rodziców. Nie ma możliwości, aby skorzystali z nich np. babcia czy dziadek. Dokładne zasady przyznawania urlopu okolicznościowego zostały uregulowane w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.
Urlop okolicznościowy na urodzenie dziecka przysługuje ojcom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, ale również na zasadach powołania, mianowania i wyboru. Istotne jest, że nie mogą z niego korzystać osoby na umowach cywilno-prawnych, czyli zlecenie i o dzieło, a także pracownicy typu B2B. W takich sytuacjach wolne dni przy takim wydarzeniu będą jedynie dobrą wolą pracodawcy i wykazaniem się przez niego zrozumieniem.
Poronienie lub śmierć dziecka a dni wolne
Zdarzają się przykre i trudne sytuacje, w których noworodek umiera w czasie porodu lub krótko po nim. Są to sytuacje traumatyczne i nikt nie wymaga wówczas od pracownika, aby od razu pojawił się w pracy. Dlatego matka nadal dysponuje możliwością wykorzystania dni wolnych, aby dojść do siebie po stracie. Reguluje to Kodeks pracy:
Art. 1801. § 1 W razie urodzenia martwego dziecka lub zgonu dziecka przed upływem 8 tygodni życia, pracownicy przysługuje urlop macierzyński w wymiarze 8 tygodni po porodzie, nie krócej jednak niż przez okres 7 dni od dnia zgonu dziecka.
§ 2 W przypadku zgonu dziecka po upływie 8 tygodni życia, pracownica zachowuje prawo do urlopu macierzyńskiego przez okres 7 dni od dnia zgonu dziecka.
W tej trudnej sytuacji również ojciec nie musi wracać od razu do pracy. Przysługują mu wówczas 2 dni urlopu okolicznościowego oraz dwa dni urlopu z tytułu zgonu dziecka. Niektórzy decydują się jeszcze wnioskować o udzielenie dodatkowo przynajmniej części z posiadanego urlopu wypoczynkowego. Będzie to czas, który pomoże dojść do siebie po trudnych doświadczeniach.
Powiadomienie pracodawcy o korzystaniu z urlopu okolicznościowego
W przypadku narodzin dziecka najczęściej jesteśmy w stanie mniej więcej określić, w jakim okresie będzie nam potrzebny urlop okolicznościowy z tego tytułu. Dlatego warto wcześniej omówić to z pracodawcą. Oczywiste jest, że nie będziemy w stanie z wyprzedzeniem podać dokładnych dni. Jeśli zdarzenie, które uzasadnia urlop okolicznościowy, było niemożliwe do przewidzenia, to pracownik powinien poinformować o przyczynie nieobecności po jej wystąpieniu. Taka informacja powinna zostać przekazana pracodawcy niezwłocznie, jednak nie później niż do drugiego dnia nieobecności.
Następnie pracownik po powrocie do pracy powinien przedstawić dokumenty, które będą potwierdzeniem dla zaistniałych okoliczności, które sprawiły, że nabył on prawo do wykorzystania urlopu okolicznościowego. Tutaj najczęściej koniecznie jest przestawienie wspomnianego już aktu urodzenia dziecka lub/i wypisu ze szpitala. Ponadto pracodawca powinien brać pod uwagę, że uzyskanie takiego dokumentu z urzędu stanu cywilnego ma miejsce dopiero jakiś czas po zdarzeniu. Nie może on więc żądać tych dokumentów od razu po tym, jak pracownik wróci do pracy.
W praktyce, jeśli sytuacja upoważniająca do skorzystania z urlopu okolicznościowego jest nagła, to warto od razu zadzwonić do pracodawcy i uprzedzić o swojej nieobecności — jeśli dnia wolnego potrzebujemy natychmiast. W ten sposób będzie miał on czas na reakcję i uniknięcie pogorszenia funkcjonowania firmy, np. poszukania zastępstwa. Często przyjmuje się, że w ten sposób jesteśmy po prostu fair, a w razie dodatkowych potrzebnych nam dni wolnych, szef również będzie później bardziej wyrozumiały. Taka nieobecność jest oczywiście usprawiedliwiona i uzasadniona, jednak zdecydowanie lepiej wygląda, jeśli szef został o niej możliwie jak najszybciej poinformowany.