Nazwa VIES może dla niektórych z nas brzmieć obco, jednak warto poznać to narzędzie, jeśli dokonujemy różnych transakcji w kraju i europie. Pozwala ono, chociażby na zweryfikowanie, czy konkretna firma jest zarejestrowana jako prowadząca handel w obrębie Unii Europejskiej.
Spis treści
Czym dokładnie jest VIES?
Vies to rodzaj specjalnej wyszukiwarki prowadzonej przez Komisję Europejską. Można określić ją mianem systemu wymiany danych o VAT, jednak nie stanowi bazy danych. Mamy tu do czynienia raczej z narzędziem, które przetwarza nasze zapytanie dotyczące konkretnej firmy, sprawdzając informacje pozyskiwane z krajowych baz danych VAT. Wówczas uzyskujemy informację, czy dana firma posiada VAT UE.
Narzędzie jest udostępniane przez Komisję Europejską jednak nie ponosi ona odpowiedzialności za informacje, jakie w ten sposób pozyskamy. Pochodzą one z krajowych baz danych i Komisja nie ma do nich dostępu, więc nie może za nie odpowiadać.
Po dokonaniu weryfikacji klienta czy kontrahenta powinniśmy zachować dowód z VIES jako potwierdzenie w razie ewentualnej kontroli podatkowej.
Wyszukiwarka wyświetla informacje na dzień, w którym dokonujemy wyszukania. W związku z tym powinno się go dokonywać w dniu przeprowadzania transakcji.
Jakie informacje uzyskamy?
Z wyników wyszukiwania dowiadujemy się, że:
- informacja o numerze VAT UE istnieje – numer aktywny,
- informacja o numerze VAT UE nie istnieje – numer nieaktywny.
Uzyskanie odpowiedzi prawidłowej
Gdy uzyskamy informację prawidłową, czyli wskazującą na to, że podatnik jest płatkiem podatku od towarów i usług, to zostaną nam wyświetlone informacje o VAT UE. Będzie to dla nas potwierdzenie, że współpracujemy z realnie działającą firmą.
Uzyskanie odpowiedzi nieprawidłowej
W sytuacji, gdy narzędzie Vies wskazuje nam status nieważny, oznacza to, że numer VAT, który wyszukujemy nie jest zarejestrowany w odpowiedniej, wybranej krajowej bazie danych. Może to wynikać z kilku przyczyn:
- podany numer VAT nie istnieje,
- nie dokonano aktywacji numeru VAT na potrzeby transakcji wewnątrzunijnych,
- prowadzona jest rejestracja, której jeszcze nie zakończono (w niektórych krajach UE niezbędne jest osobiste rejestrowanie transakcji wewnątrzunijnych).
Wprowadzanie takich zmian nie zawsze jest bezpośrednio widoczne w krajowych bazach danych, co sprawia, że również system VIES nie jest w stanie nam ich wyświetlić. Jeśli więc mamy jakiekolwiek wątpliwości, a sprawa jest pilna, to najlepszym rozwiązaniem będzie osobiste skontaktowanie się z lokalną administracją podatkową w swoim kraju.
Kto może korzystać z VIES?
Narzędzie VIES jest ogólnodostępne, a co najważniejsze obecne jest w sieci w 23 językach, krajów należących do Unii Europejskiej. W związku z tym może z niego skorzystać każdy z nas.
Niezweryfikowany istniejący numer
Może zdarzyć się sytuacja, że kontrahent twierdzi, że zarejestrował się do celów podatku VAT, jednak narzędzie VIES nie wskazuje, aby tak właśnie było. Wówczas najlepszym rozwiązaniem jest żądanie weryfikacji w urzędzie skarbowym jego kraju. Warto jednak wiedzieć, że niekiedy konieczna jest dodatkowa rejestracja jako podatnik VAT na potrzeby transakcji transgranicznych w obrębie UE. Taka procedura może być różna w zależności od kraju, z jakiego pochodzi klient.
Kontaktując się z administracją skarbową kraju, z którego jest klient możesz uzyskać informację, czy numer VAT jest ważny, jak również czy jest on powiązany z jakąś nazwą i adresem (nie zostaną one udostępnione ze względu na ochronę danych). Dzięki temu dowiesz się, czy planowana transakcja może zostać legalnie zawarta.
VIES wyświetla komunikat „dane niedostępne”
Zdarza się, że usługa VIES nie jest dostępna. Wynika to z tego, że w przypadku krajowych baz danych niezbędne są okresowe prace techniczne. Wówczas system nie ma do nich dostępu. Komisja Europejska wraz z państwami członkowskimi dba, aby te przerwy występowały rzadko i krótko. Jeśli jednak taki komunikat się pojawi należy spróbować ponownie po kilku minutach lub godzinach.
Dlaczego Vies jest przydatnym narzędziem?
Transakcje, które mają przebieg wewnątrz europejski, wymagają, aby kontrahenci dokumentowali status podatnika podatku od towarów i usług (w Polsce) oraz podatku od wartości dodanej (w innych krajach UE).
Posiadanie informacji o aktywnym statusie podatnika podatku od wartości dodanej wpływa na:
- krajową stawkę podatku – w Polsce VAT,
- wewnątrzwspólnotową dostawę towarów, czyli stawka podatku dla transakcji europejskiej 0%,
- inne niż krajowe miejsce opłacenia podatku (VAT-NP, czyli określenie miejsca opodatkowania u nabywcy towarów lub usług).
Transakcje bez sprawdzenia statusu kontrahenta mogą grozić poważnymi sankcjami skarbowymi jeśli okaże się, że nie jest on aktywnym podatnikiem VAT UE. Dlatego każdego kontrahenta trzeba dokładnie weryfikować, również przez narzędzie VIES.
Jakie dane są potrzebne do przeprowadzenia wyszukiwania?
- Kraj kontrolowanego podatnika – naszego kontrahenta i jego numer NIP,
- Kraj podatnika, który dokonuje weryfikacji.
Czy można sprawdzić samego siebie?
Tak, a nawet warto, szczególnie w sytuacji, jeśli od dłuższego czasu nie uczestniczyliśmy w transakcjach wewnątrz europejskich. Wówczas możemy sprawdzić, czy widniejemy, jako aktywni podatnicy VAT UE. Jeśli nie niezbędna jest weryfikacja w naszym urzędzie skarbowym, a w razie konieczności ponowna rejestracja.