Jeśli prowadzisz, lub dopiero zamierzasz założyć działalność gospodarczą, to musisz przygotować się na to, że nie wszyscy kontrahenci będą uczciwi i terminowi, jeśli chodzi o płatności. W związku z tym musisz być przygotowany jako wierzyciel w takich sytuacjach na różne scenariusze. Jeśli pojawia się dług za fakturę, ściąganie należności możesz rozpocząć od tzw. miękkiej windykacji. Jedną z jej form jest właśnie wezwanie do zapłaty należności.
Spis treści
Czym jest wezwanie do zapłaty – zaległe wierzytelności, podstawa prawna
Mamy tu do czynienia z rodzajem pisma, które adresuje się do nierzetelnego kontrahenta, który nie opłacił swojego zobowiązania względem nas w terminie. Można śmiało stwierdzić, że stanowi ono początek drogi do odzyskania należnych nam środków. Niejednokrotnie staje się ono również sposobem na uniknięcie znaczących kosztów sądowych, związanych z dochodzeniem swoich praw. Warto się na nie zdecydować, bo często takie polubowne załatwienie sprawy, stanowi również znaczącą oszczędność czasu, co jest ważne z punktu widzenia osoby prowadzącej własny biznes.
Wezwanie do zapłaty a podstawa prawna – w przypadku takiego pisma podstawę prawną stanowi udokumentowane roszczenie względem dłużnika. Może to być umowa kredytowa, faktura i inne podobne. Na tym musi się ono opierać.
W jaki sposób należy napisać wezwanie do zapłaty?
W sieci bez problemu znajdziemy wzór wezwania do zapłaty. Nie są one one jednak obowiązujące, a stanowią jedynie przykład, który może ułatwić nam zadanie przy sporządzaniu własnego pisma względem dłużnika. Pośród wskazywanych przez specjalistów rad znajdziemy m.in. że dokument taki powinien być napisany formalnie i językiem urzędowym, gdyż taka forma jest skuteczniejsza i bardziej skłania dłużnika do dokonania płatności. Znaczenie ma tu również stanowczy wydźwięk całości.
Co powinno znaleźć się w wezwaniu do zapłaty należności?
Nie istnieje jeden z góry narzucony wzór, jednak pewne elementy są nieodzowne i koniecznie powinny się znaleźć w przygotowywanym przez nas dokumencie. Zaliczamy do nich:
- dane wierzyciela,
- dane dłużnika,
- data i miejsce sporządzenia pisma,
- wskazanie stosunku prawnego, z którego wynika obowiązek zapłaty,
- wskazanie kwoty długu, która może również być opcjonalnie powiększona o naliczone odsetki,
- wyznaczenie terminu zapłaty (spłaty długu), (najczęściej 7 lub 14 dni od doręczenia naszego pisma),
- wskazanie numeru rachunku bankowego, na który należy dokonać spłaty długu,
- podpis osoby, która wysyła dokument.
Jakie rozwiązania możesz wykorzystać w swoim wezwaniu do zapłaty, aby zwiększyć jego skuteczność?
Przede wszystkim wskazane jest poinformowanie dłużnika o tym, jakie będą nasze dalsze kroki, w sytuacji, gdy nie wywiąże się ze swojego zobowiązania. W biznesie może to być np. zaprzestanie dostaw towarów lub usług, czy też skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego. Możemy także poinformować, że jeśli sprawa trafi do sadu, to najczęściej dłużnik obciążony zostanie kosztami sądowymi. Oprócz tego możliwe jest sprzedanie długu na specjalnej giełdzie, czy też udostępnienie danych osobowych dłużnika w ogólnodostępnych bazach danych BIG (Biuro Informacji Gospodarczej). Taka informacja często działa mobilizująco na dłużnika w kontekście uiszczenia zaległej płatności.
Warto również postawić na proste rozwiązania, które sprawią, że przesłanie z naszego pisma lepiej dotrze do dłużnika. Chodzi o wyróżnienie najważniejszych słów czy zagadnień przy pomocy pogrubienia lub koloru czerwonego.
Wezwanie do zapłaty należności zawsze wysyłamy listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Jest to istotne, gdyż jeśli skierujemy sprawę do sądu, to załączymy je do pozwu, wskazując na próby polubownego załatwienia sprawy.
Kiedy i ile razy wysłać wezwanie do zapłaty? Kto może je otrzymać?
Nie zostało w żaden sposób prawnie uregulowane, w którym momencie należy wysłać wezwanie do zapłaty dłużnikowi. W praktyce przedsiębiorcom zdarzają się opóźnienia w płatnościach, jednak jeśli jest to kilka dni, nikt nie decyduje się na specjalne pisma. Nie można jednak również czekać nadmiernie długo, gdyż wraz z czasem maleje szansa na odzyskanie przeterminowanych płatności.
Podobnie rozsądek niezbędny jest, jeśli chodzi o określenie ilości takich pism, na jakie się zdecydujemy zanim wejdziemy na drogę postępowania sądowego. Oczywiście w sytuacji, gdy dłużnik zignoruje nasze pierwsze pismo, to warto wysłać kolejne, a nawet trzecie, jednak wysyłanie ich nieskończoność nie ma sensu.
A kto może je otrzymać? Otóż dłużnikiem może stać się każdy z nas, gdy już o zaledwie jeden dzień przekroczymy termin płatności za towar lub usługę. Nie możemy nadmiernie zwlekać z wysłaniem wezwania, bo nasze roszczenie może ulec przedawnieniu. Pamiętajmy bowiem, że prawo nie wskazuje nam kiedy powinniśmy wystawić wezwanie, jednak określa, kiedy będzie ono nieskuteczne.
Co istotne treść wezwania do zapłaty będzie zbliżona i podobna zarówno jeśli wystawi je dowolna firma, jak i osoba fizyczna, która chce dochodzić swoich praw, np. z prywatnej pożyczki, której udzieliła. Zawsze jednak swoje żądania i konsekwencje niedopełnienia warunków najlepiej wysłać listem poleconym.
Wezwanie przedsądowe a ostateczne – czym się różnią?
Jeśli faktura nie zostanie opłacona, to postępowanie będzie miało kilka, odpowiednio po sobie następujących etapów. W pierwszej kolejności wysyła się tzw. monit, czyli zawiadomienie, które jest przypomnieniem o konieczności zapłaty. Następnie przedsądowe wezwanie do zapłaty, a w kolejnym kroku ostateczne wezwanie do zapłaty. Można więc stwierdzić, że gdy faktura nie zostanie od razu opłacona, to dłużnik będzie miał jeszcze trzy szanse, aby ją uregulować.
Ostateczne wezwanie do zapłaty jest ostatnią szansą dla dłużnika na polubowne załatwienie sporu. Jeśli zostanie ono zignorowane, to powinniśmy rozpocząć kolejne kroki, jakie w nim wskazujemy, czyli np. wejście na drogę sądową. Mamy również sądowe wezwanie do zapłaty, czyli takie, które osoba lub firma winna pieniądze otrzyma z sądu, gdy wyrok się uprawomocni.
Kiedy wezwanie do zapłaty jest nieważne?
Najczęstszą przyczyną jego nieważności jest przedawnienie dla danej należności. Po upływie tego terminu dłużnik zgodnie z prawem może odmówić spłaty roszczenia, a wierzyciel nie będzie miał możliwości wystąpienia do sądu po prawomocny nakaz zapłaty, ani pójścia do komornika. Terminy przedawnienia określone są przez przepisy prawa, a dokładnie przez Kodeks cywilny. Dla przykładu dla kredytu gotówkowego przedawnienie wynosi 3 lata, natomiast dla faktury sprzedażowej 2 lata.
Mimo wszystko sprawa z przedawnieniem nie jest taka oczywista. Można bowiem przerwać jego bieg. Ma to miejsce w różnych sytuacjach, np. gdy dłużnik uzna swój dług, wysyłając do wierzyciela prośbę o rozłożenie zapłaty zaległej kwoty na raty. Ze strony osoby, która ma pieniądze do spłaty z pewnością więc warto wcześniej sprawdzić, czy roszczenie się nie przedawniło, zanim dokona ona takiej czynności, bo może wznowić bieg postępowania egzekucyjnego.
Mamy z tym często do czynienia, jeśli przeterminowane zadłużenia zostają sprzedane na giełdach, a następnie ich odzyskiwaniem zajmują się firmy windykacyjne, wyspecjalizowane w tym, aby skłonić dłużnika do zapłaty. Jeśli masz zaległości w płatnościach i po czasie otrzymasz wezwanie do zapłaty, to jeśli okaże się, że zobowiązanie jest przedawnione, to pismo uznaje się za bezzasadne i bezprawne.
W takiej sytuacji należy udowodnić, że doszło do przedawnienia lub dług został spłacony. Konieczne jest zebranie odpowiednich dokumentów, a także napisanie pisma, w którym należy wskazać, że otrzymaliśmy bezzasadne wezwanie do zapłaty i się z niego nie wywiążemy.
Formy wezwań do zapłaty
Gdy toczy się tzw. windykacja polubowna z powodu braku zapłaty, to czynności w stosunku do dłużnika mogą mieć różną formę:
- Telefoniczna – komunikat głosowy w czasie przeprowadzanej rozmowy z windykatorem lub poprzez sms.
- Elektroniczna – coraz więcej wezwań wysyłanych jest obecnie drogą mailową.
- Pisemną – takie wezwania dostarczane są najczęściej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Z tej formy korzysta się w przypadku przedsądowych wezwań do zapłaty.
- Osobista – rozmowa z windykatorem w czasie działań terenowych.
Wezwanie do zapłaty – jakie informacje przekazuje dłużnikowi?
- Informacja o istnieniu zadłużenia – należy wskazać dokładną wysokość, a także to z czego ono wynika, czyli konkretną zawartą umowy lub fakturę.
- Termin, w jakim należność powinna zostać zapłacona.
- Sposób zapłaty zadłużenia.
- Konsekwencje dla dłużnika, jeśli płatność nie będzie miała miejsca w wyznaczonym terminie.
- Informacja o możliwości porozumienia się w sprawie, bez konieczności kierowania jej do sądu.
Wezwanie do zapłaty — jakie zadłużenia może obejmować?
Możemy je wystawić właściwie w stosunku do każdego przeterminowanego zobowiązania. Dopuszczalne są też próby mediacji lub inne pozasądowe sposoby rozwiązania sporu. Zależnie od konkretnej sytuacji wierzycielem może być firma, która sprzedała przedmiot lub usługę i nie uzyskała zapłaty, czy dostawca mediów, a także pracownik, który nie otrzymał na czas wynagrodzenia od swojego pracodawcy.
Osoby, które jako wierzyciel podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu na rozwiązanie sytuacji i doręczyły wezwanie, dające szansę spłaty zadłużenia, będą mogły zaprezentować ten fakt w czasie postępowania sądowego na swoją korzyść.
W niektórych sytuacjach dokument taki może zostać skonstruowany językiem codziennym, a w innych konieczne jest zastosowanie niemal urzędowego. Wezwanie wraz z terminem spłaty można dostarczyć w następujących sytuacjach:
- nieuregulowana faktura,
- niewypłacone wynagrodzenia za pracę,
- niewypłacony zachowek,
- nieuregulowany czynsz,
- nieuregulowane należności za abonament RTV,
- niewywiązanie się dewelopera z umowy i wezwanie do zapłacenia kary umownej.
Działalność gospodarcza a opłata za wezwanie do zapłaty
Opłata za wezwanie do zapłaty należy do kosztów, które należy zaksięgować. Zwykle zalicza się ją do kosztów operacyjnych ewidencjonowanych i może pojawić się na koncie 400. Istotne jest jednak, że w wypadku opłat sankcyjnych nie przysługuje prawo do odliczenia podatku. Opłata za wezwanie do zapłaty a odliczenie VAT – informacje znajdujemy przepisach, gdzie zgodnie z art. 88 ustawy o VAT. Czytamy tam, że podatnik nie ma możliwości skorzystania z prawa do odliczenia w przypadku faktury, która stanowi dokument dla płatności o innym charakterze karnym.
Jak się bronić przed wezwaniem do zapłaty?
Przede wszystkim musimy upewnić się, że roszczenie jest zasadne, że nie uległo przedawnieniu i że jest prawdziwe, bo oszustwa również często się zdarzają i są formą wyłudzenia pieniędzy. Jeśli jednak jest ono zasadne to zdecydowanie najlepiej będzie spłacić całość w wyznaczonym terminie lub podjąć rozmowy z wierzycielem odnośnie jego przesunięcia.
Z kolei za najmniej korzystne postępowanie uznaje się, całkowite zignorowanie wezwania do zapłaty. Taką sytuację wierzyciel może uznać za brak chęci do zgodnego rozwiązania sprawy i skierować sprawę do sądu oraz komornika. Przez to dług jeszcze wzrośnie.
Jeśli jednak zobowiązanie jest niezasadne, to należy możliwie jak najszybciej skontaktować się z wierzycielem i przedstawić dowody na płatność. Pismo warto skopiować i zachować kopie dla siebie, podczas, gdy oryginał niezwłocznie wyślemy. Dodatkowo oszustwa, lub próby oszustwa można zgłosić do prokuratora, jako próby wyłudzenia pieniędzy.
Sprzeciw od nakazu zapłaty – kiedy to dobre rozwiązanie?
Może się okazać, że pismo/ formularz, jaki otrzymasz będzie bezzasadne. Możesz się wówczas od niego odwołać bez późniejszych konsekwencji, a tym bardziej bez spełniania świadczenia na rzecz wierzyciela. Ma to miejsce w następujących sytuacjach:
- błąd wierzyciela lub firmy windykacyjnej,
- przedawnienie długu – należy powiadomić o tym wierzyciela. Nie może ona być kierowana do sądu,
- dług powstał na skutek wystąpienia niedozwolonej klauzuli w umowie – należy poinformować osobę lub firmę, która dochodzi spłaty, że roszczenie narusza Rejestr Klauzul Niedozwolonych, w związku z czym jest niezgodne z prawem i nie może być egzekwowane.
Jeśli chcesz składać sprzeciw to koniecznie należy go sporządzić na piśmie.
Wezwanie do zapłaty jest oficjalnym pismem, które można wysłać dłużnikowi po upływie terminu płatności, najlepiej ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru, aby mieć potwierdzenie swoich działań w razie przekazania sprawy na drogę sądową. Gdy wyślesz dłużnikowi wezwanie do zapłaty i on się do niego nie ustosunkuje, to najlepiej jeśli sprawa zostanie skierowana do sądu, gdzie w postepowaniu nakazowym wydany zostanie nakaz zapłaty, który zobowiązuje do spełnienia świadczenia. Przy kolejnym niedotrzymaniu terminu sprawa może zostać przekazana do komornika.
