Poziom technologiczny w jakim obecnie żyjemy sprawił, że zmienił się charakter naszej pracy, w stosunku do tego, do czego przyzwyczajona była większość naszych dziadków. Dziś zdecydowanie częściej pracujemy przed komputerem, co nie jest dla nas do końca naturalne, więc pojawiają się liczne problemy z ergonomią, organizacją pracy, ale również niekiedy ze zdrowiem. O czym należy wiedzieć i jak zorganizować swoje miejsce pracy?
Wraz z rokiem 2020 biuro przestało być miejscem, w którym wykonujemy wszystkie lub większość obowiązków związanych z pracą. Sytuacja epidemiologiczna zmusiła wielu z nas do przeniesienia swojego życia zawodowego do własnego mieszkania lub domu. Nie jest to łatwe, gdyż nasze mieszkania często są stosunkowo małe, a do pracy potrzebujemy odpowiedniego miejsca i przestrzeni.
Jak więc wydzielić miejsce do pracy w domu i odpowiednio je zorganizować? Na co powinniśmy zwrócić szczególną uwagę? A jakie rozwiązania pozwolą nam wydajniej pracować niezależnie od tego, czy znajdujemy się w biurze czy też w domu?
Spis treści
Korzyści wynikające z odpowiedniej organizacji miejsca pracy
Każdy z nas jest inny i co innego pomaga mu się skupić i wydajniej pracować. Można to jednoznacznie ocenić przechadzając się po przestrzeni, w której przy biurkach pracuje wiele osób. Jedni wyróżniają się niezwykłym porządkiem i minimalizmem, podczas gdy u innych dostrzeżemy artystyczny chaos. Jednak udowodniono, że odpowiednia organizacja miejsca do pracy może pozytywnie wpływać na pracownika.
W związku z tym z pewnością każdy pracodawca powinien szczególnie skupić się na organizacji biura dla swoich pracowników, tak aby ich praca była jak najbardziej wydajna i efektywna. Zyska na tym sam pracownik i cała firma. Jeśli z kolei z różnych powodów swoje miejsce do pracy musimy zorganizować sobie w domu, to powinniśmy mieć świadomość, że łatwiej nam przyjdzie wykonanie obowiązków i szybciej skończymy jeśli przyłożymy się do organizacji otoczenia.
Twoje miejsce pracy w domu lub biurze powinno sprzyjać skupieniu i pozwalać wydajnie wypełniać obowiązki.
Jakie są korzyści z odpowiednio zoptymalizowanego miejsca do pracy?
| Wydajność | Można ją osiągnąć łącząc ze sobą wiele elementów. Niezwykle istotne jest zorganizowanie przestrzeni wokół siebie tak, aby zawsze wszystkie dokumenty były na swoim miejscu i abyśmy nie musieli tracić czasu na ich poszukiwanie. Kolejna kwestia to przerwy w pracy – jeśli odpowiednio często wstajemy od biurka i odrywamy na kilka chwil myśli to również pracujemy wydajniej. Zaleca się aby raz na godzinę wstać i przejść się kawałek lub zrobić kilka przysiadów. W pracy należy ponadto zadbać o miłą atmosferę i jasny podział obowiązków – to pozwoli ją znacznie przyspieszyć. |
| Koncentracja | Sprawne realizowanie obowiązków można osiągnąć po części właśnie dzięki odpowiedniej koncentracji, a to z kolei oznacza, że powinniśmy ograniczyć niepotrzebne bodźce, które mogłyby nas rozpraszać. W tej kwestii często poleca się ograniczenie zewnętrznych dźwięków i przykładowo postawienie na odpowiednią muzykę w słuchawkach, która pozwoli nam się wyłączyć i skupić jedynie na obowiązkach. Niezwykle ważne jest również dbanie o porządek na biurku – duża ilość niepotrzebnych elementów może przyciągać nasza uwagę i sprawiać, że nie będziemy dostatecznie koncentrować się na pracy. |
| Obniżenie poziomu stresu | To w dużej mierze zadanie dla pracodawcy. Stres jest obecnie bardzo powszechny, w związku z tym, aby go ograniczyć i pracować wydajniej, sprawniej wypełniając obowiązki, potrzebujemy jego ograniczenia. Problem w tym, że często jest on większy właśnie przez pracę – gdy obowiązki nie są jasno podzielone, gdy mamy ich za dużo czy gdy w biurze jest nieprzyjemna atmosfera. |
| Dbałość o wizerunek | Prawda jest taka, że każdy pracownik pracuje zarówno na wizerunek własny jak i firmy. W związku z tym koniecznie powinien przestrzegać norm i prezentować się z najlepszej strony. Szef czy klient zawsze dostrzeże takie elementy jak spóźnianie się, wieczny bałagan na biurku czy brak zorganizowania w wypełnianiu podstawowych zadań. W związku z tym również ze względu na swój rozwój w firmie i opinie warto szczególnie zatroszczyć się o stanowisko pracy. |
Miejsce do pracy w domu – jak powinno wyglądać?
Możemy śmiało powiedzieć, że Home Office nabrało obecnie zupełnie nowego znaczenia. Nie wiemy również na jak długo taka forma pracy z nami zostanie. W związku z tym warto zrobić wszystko co w naszej mocy, aby przynajmniej niewielki kącik w naszym domu lub mieszkaniu został przeznaczony do wypełniania obowiązków zawodowych.
Laptop w pewien sposób ułatwia sprawę, gdyż możemy z nim usiąść właściwie wszędzie. W związku z tym za biuro może nam posłużyć kuchenny stół czy nawet kanapa w salonie. Jednak na chwilę ok, a na dłuższą metę będzie to niewygodne i niezdrowe. Jeśli będziemy siadać z komputerem na łóżku lub kanapie, na których po kilku godzinach kładziemy się spać, to z całą pewnością koncentracja będzie utrudniona, a praca mniej wydajna.
Warto ponieść niewielkie koszta i zorganizować sobie skromne miejsce do pracy i tylko do pracy. Zastanówmy się ile i gdzie mamy miejsca, gdzie zmieści się biurko i jak duże może być. Gdy wszystko pomierzymy możemy przeszukać sklepy i serwisy ogłoszeniowe, a z pewnością znajdziemy coś odpowiedniego i nie przesadnie drogiego. Krzesło do biurka powinno być również wygodne i odpowiednio wyprofilowane, szczególnie jeśli będziemy spędzać na nim wiele godzin dziennie. Niekiedy udaje się kupić używane, ale z pewnością warto również rozejrzeć się po sklepach.
W kwestii organizacji domowego miejsca pracy warto również pamiętać, że dobrze jeśli biurko ma szufladę czy szafkę albo jedno i drugie. Zawsze jakiś kalendarz czy dokumenty będą nam potrzebne i z pewnością warto mieć gdzie je schować. Na biurku będą odwracać naszą uwagę od realizowanych zadań i zmniejszać wydajność. Zaś schowane do szafki lub szuflady będą zawsze na swoim miejscu i nie będą zaprzątać nam głowy.
Odpowiednia organizacja miejsca pracy – obowiązki i zadania pracodawcy
1. Porządek w miejscu pracy – każdy pracodawca powinien zabiegać o to, aby biurka pracowników były odpowiednio utrzymane. Można w tej kwestii wprowadzić pewne reguły, jednak z pewnością najważniejsze jest danie dobrego przykładu. W związku z tym, jeśli to my zatrudniamy pracowników i chcemy, aby szanowali porządek w biurze to w pierwszej kolejności zacznijmy od swojego biurka.
Ważna będzie systematyczność w utrzymywaniu porządku, jak również sprawdzanie czy pracownicy utrzymują porządek, gdyż wpływa to na wizerunek całej firmy. Jeśli w pracy nieustannie niezbędna jest duża ilość dokumentów pod ręką, możemy postawić na rozmaite rozwiązania biurkowe czy regały na których będą one odpowiednio uporządkowane.
2. Dobra atmosfera pracy – każdy pracownik chętnie wykonuje swoje obowiązki i pracuje wydajniej jeśli lubi swoja pracę i panuje w niej miła atmosfera. Z punktu widzenia pracodawcy możliwe jest kilka rozwiązań, które doprowadzą właśnie do tego, że będzie pracować się lepiej.
Pierwszą propozycja jest możliwość słuchania muzyki w czasie pracy. Tutaj oczywiście wiele zależy od obowiązków i zadań do wykonania. W niektórych zawodach najlepsze okaże się cicho grające w tle radio, podczas gdy inne osoby będą mogły pracować np. w słuchawkach.
Kluczowe może okazać się również organizowanie rozmaitych form integracji pracowników. Wówczas lepiej się oni poznają i lepiej będą się czuli w swoim towarzystwie. Praca przebiega w takiej atmosferze zdecydowanie sprawniej.
Prywatne przedmioty, takie jak zwykły kwiatek czy zdjęcie kogoś bliskiego w miejscu pracy z pewnością sprawią, że otoczenie stanie się cieplejsze, a praca przyjemniejsza.
3. Przerwy w pracy – według kodeksu pracy obowiązuje 15 minut przerwy w pracy. Warto jednak zastanowić czy wzorem zachodu dla naszych pracowników nie okaże się korzystna dłuższa przerwa w czasie której będą mogli spokojnie zjeść obiad, niekiedy w firmach istnieje również możliwość jego zamówienia. Warto również dbać aby żaden z pracowników nie rezygnował z przysługujących mu przerw w pracy. Wypoczęty pracownik zawsze będzie lepiej pracował, a z pewnością nikt nie potrafi skoncentrować się na obowiązkach przez całe 8 czy 10 godzin.
4. Ergonomia pracy – w tej dziedzinie chodzi głównie o wyposażenie biur. Sprzęt do pracy to jedno, ale również biurka i krzesła powinny być odpowiednio dopasowane, aby zapewniać wygodę i możliwość zmiany pozycji ciała w czasie wielogodzinnej pracy. Wstawienie dodatkowych szafek czy szuflad, również ułatwi rozmieszczenie niezbędnych do pracy akcesoriów i dokumentów. Można dodatkowo umożliwić korzystanie z różnych przyborników i przegródek na biurko, które pomogą uporządkować i zorganizować przestrzeń.
Miejsce pracy – zadania pracownika
Jeśli czytasz ten artykuł z puntu widzenia pracodawcy, który zapewnił swoim pracownikom wydawałoby się wszystko co najlepsze do wydajnej pracy, to spójrz jeszcze na problem z innej perspektywy. Czemu u Twoich pracowników na biurkach pojawia się bałagan i czemu odpowiednio ich nie porządkują?
Po pierwsze mogą nie zdawać sobie sprawy z tego, że w Twojej firmie jest to wymagane. Można sporządzić mini regulamin dbania o stanowisko pracy i przekazywać go już przy zatrudnianiu i wydawaniu niezbędnego sprzętu.
Drugą kwestią może być nadmiar obowiązków. Jeśli na pracowniku ciąży wiele zadań, to może mieć problem ze znalezieniem czasu na sprzątniecie dokumentów i kartek z przypomnieniami czy długopisów z biurka. Ba! On często myśli że jak skończy te zadania to wszystko sprzątnie, ale jeśli pojawiają się nowe to zupełnie nie ma na to czasu. Sprawdź więc czy aby na pewno Twoi pracownicy nie są przeciążeni, pamiętając że to również wpływa na ich wydajność i sytuacje firmy.
Sam pracownik oczywiście również powinien potrafić zwrócić pracodawcy uwagę na kwestie związane z ergonomią pracy, jej wygodą i ewentualną potrzebą zmian. W pracy spędzamy wiele godzin, często to niemal nasz drugi dom, więc zadbajmy, aby było wygodnie.
