Prowadzenie firmy

Zakupy dla firmy – czy mamy do czynienia ze zwykłym wydatkiem, wyposażeniem czy środkiem trwałym?

Zakupy dla firmy

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej wymaga często poznania szczegółów związanych z kwestiami podatkowymi. Popełnienie błędów w rozliczeniach i ewidencjach może mieć poważne skutki. Przyporządkowanie niektórych kosztów do określonych kategorii bywa w praktyce często dość problematyczne. Pojawia się więc pytanie czy dokonany zakup powinien być traktowany jako zwykły wydatek, a może jest to wyposażenie, albo środek trwały? Jak je rozróżnić?

Mamy więc możliwość wyboru pomiędzy trzema kategoriami, które jako przedsiębiorcy musimy nauczyć się odpowiednio rozgraniczać. Będzie to miało kluczowe znaczenie jeśli swoją księgowością zajmujemy się samodzielnie. Postaramy się przybliżyć temat i jasno rozgraniczyć, co jest środkiem trwałym, co wyposażeniem, a co zwykłym wydatkiem.

Środki trwałe – co kryje się po tym pojęciem?

W tym miejscu koniecznie należy zajrzeć do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W jej zapisach, a dokładnie w art.22 dowiadujemy się, że jeśli spełnione są odpowiednie warunki, to niektóre składniki majątku mogą zostać uznane za środki trwałe, które będą podlegać amortyzacji.

Zgodnie z ustawą środkiem trwałym może być własność podatnika, może ona być również nabyta lub wykonana we własnym zakresie, musi być jednak kompletne oraz zdatne do użytku w dniu, w którym rozpoczęło się jego użytkowanie. Mogą to być maszyny, urządzenia oraz środki transportu, budynki, budowle oraz lokale, które stanowią odrębną własność. Mogą to być również inne przedmioty.

Jednak nakładany jest również kolejny wymóg, gdyż przewidywany czas ich użytkowania powinien przekraczać 1 rok. Oprócz tego środki trwałe wykorzystuje się na potrzeby związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, mogą one być również udostępniane w formie najmu lub dzierżawy, bądź też umowy, która określona została w art 23a pkt 1.

Środek trwały:

  1. Musi być nabyty lub wytworzony we własnym zakresie.
  2. Musi być wykorzystywane wyłączenie do celów związanych z prowadzoną działalnością lub oddany do użytkowania na podstawie umowy najmu, dzierżawy, lub leasingu.
  3. Musi być kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do użytkowania, które musi trwać co najmniej rok.
  4. Musi być własnością lub współwłasnością podatnika.
  5. Jego wartość początkowa przekracza 10 000 zł.

Inną definicję środków trwałych znajdujemy w ustawie o rachunkowości. W jej zapisach znajdujemy informacje, że środki trwałe to rzeczowe aktywa trwałe oraz zrównane z nimi. Podobnie jak w poprzedniej ustawie muszą one być również kompletne, zdatne do użytku, oraz o przewidywanym okresie użyteczności ekonomicznej przekraczającej rok, a jednocześnie przeznaczone na potrzeby konkretnej jednostki.

Do środków trwałych zalicza się przedmioty o wartości początkowej przekraczającej 10 000 zł. Od takich składników majątku podatnik może dokonywać odpisów amortyzacyjnych.

Warto jednak wiedzieć, że do środków trwałych możemy zalicz również produkty o wartości niższej niż 10 000 zł, jednak w ich przypadku można dokonać amortyzacji jednorazowej lub postąpić zgodnie z obowiązującymi metodami amortyzacji.

Pośród nich wymienia się: maszyny, urządzenia, środki transportu, nieruchomości – pośród nich również grunty, budowle i budynki, prawo wieczystego użytkowania gruntu, lokale będące odrębną własnością, spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego, dokonanie ulepszeń w obcych środkach trwałych, czy inwentarz żywy.

Wyposażenie firmowe – co do niego zaliczamy?

Wyposażenie firmy również posiada swoją definicję, którą znajdujemy w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Dowiadujemy się tam, że w skład wyposażenie wchodzą rzeczowe składniki majątku, które są związane z działalnością jaką prowadzi przedsiębiorca, a jednocześnie nie są zaliczane do środków trwałych.

Jeśli w skład posiadanego przez naszą firmę wyposażenia wchodzą rzeczy, których wartość początkowa przekracza 1500 zł, to muszą być one uwzględnione w ewidencji wyposażenia.

W związku z tym składniki wyposażenia mają być użytkowane przez mniej niż jeden rok. Koszt zakupu ma znaczenie w kwestiach ewidencyjnych.

1. cena początkowa przewyższa 1500 pln- ujmujemy w ewidencji wyposażenia

2. cena początkowa jest niższa niż 1500 pln – jest to również wyposażenie, jednak nie podlega ono ewidencji.

Warto jednak również wiedzieć, że kwestia ewidencjonowania wyposażenia nie ma znaczenia w kwestii ujmowania go w kosztach uzyskania przychodu. Zarówno w pierwszym, jak i drugim przypadku cenowym możemy je ująć.

Zwykle jeśli coś kosztuje ponad 10 000 zł to zalicza się to do środków trwałych i jest użytkowane przez okres dłuższy niż rok. Jeśli jednak kupimy coś w takiej cenie i uznamy, że będziemy z tego korzystać krócej niż rok, to nic nie stoi na przeszkodzie, aby ująć to w ewidencji wyposażenia. Jeśli jednak zdarzy się sytuacja, że dojdzie do przekroczenia roku w użytkowaniu danej rzeczy, to konieczne jest zadbanie o skorygowanie wcześniej dokonanego księgowania.

Oznacza to, że w takiej sytuacji dokonujemy przeniesienia takiego zakupu z ewidencji wyposażenia do ewidencji środków trwałych. Jednak ma to również pewne konsekwencje. W takim wypadku nie za każdym razem możliwe jest dokonanie jednorazowej amortyzacji środka trwałego. Musimy więc przeprowadzić korektę kosztu uzyskania przychodu, jaki wcześniej ujęliśmy. W sytuacji gdy taki środek trwały powinien być zamortyzowany w czasie to konieczne jest zweryfikowanie zapisów w PKPiR. Wówczas może dojść do konieczności pojawienia się obowiązku dopłacenia podatku za poszczególne okresy rozliczeniowe.

Co jest zwykłym wydatkiem w firmie?

Do zwykłych firmowych wydatków zaliczamy przedmioty o wartości początkowej poniżej 1500 zł. Zwykle nie zalicza się ich ani do wyposażenia, ani do środków trwałych, choć jeśli zakładamy, że będą użytkowane dłużej niż przez rok, to można wprowadzić je do ewidencji środków trwałych.

Tego rodzaju wydatków nie ujmujemy w ewidencjach o możemy w sposób bezpośredni zaliczyć go do kosztów uzyskania przychodu.

Redakcja

Napisz komentarz

Kliknij tutaj aby napisać komentarz