MBO, to skrót od słów z j.ang Menagement by Objectives, czyli w dosłownym tłumaczeniu na język polski właśnie zarządzanie przez cele. W opisach tego rozwiązania można spotkać się również ze skrótem ZPC, czyli wersją spolszczoną. Czym dokładnie jest ten rodzaj zarządzania i co trzeba wiedzieć, aby wdrożyć jego zasady?
Spis treści
Zarządzanie przez cele – co to takiego?
Zorientowanie na wynik – to właśnie wyróżnia tę kompleksową technikę, jaką jest zarządzanie przez cele. Można ją z powodzeniem wykorzystywać w organizacjach przemysłowych, jak i w instytucjach publicznych.
Podstawą jest tu regularne ustalanie przez przełożonego, wspólnie z podwładnym pracownikiem określonych celów dla niego do zrealizowania. Tutaj pojawia się konieczność określenia tego, jaki powinien być cel, wyznaczany pracownikowi.
CEL – zadanie o umiarkowanym stopniu trudności, dokładnie określone, skonkretyzowane, akceptowane przez pracownika, który będzie skłonny zaangażować się w jego realizację.
Jednocześnie zarządzanie przez cele jest założeniem, które obejmuje również kwestię nagradzania. To, jakie zostaną wykorzystane w konkretnym przypadku powinno być bezpośrednio związane z celem i dopasowane do tego, co pracownikowi uda się osiągnąć.
Korzystanie z takich rozwiązań sprawia, że kierownikom zdecydowanie łatwiej jest sprecyzować oczekiwania względem konkretnych pracowników, mogą lepiej dopasować nagrody do ich potrzeb, a jednocześnie zachowana zostaje sprawiedliwość nagradzania w przedsiębiorstwie.
Twórcą zarządzania przez cele jest Peter Drucker, który opracował ją i opublikował. Jednak jego celem było raczej stworzenie systemu motywowania ludzi, niż narzędzia biznesowego przeznaczonego do sprawowania nad nimi kontroli. Stworzona przez niego koncepcja była przez lata rozwijana i udoskonalana, pozostało w niej jednak główne założenie:
„Należy dążyć do poprawienia efektywności pracy kierownictwa, a w konsekwencji również podwładnych.”
Co musisz wiedzieć o zarządzaniu poprzez cele?
Przede wszystkim jeśli ta metoda zostanie wprowadzona w prawidłowy sposób, to stanie się rozwiązaniem, które przeniknie całe przedsiębiorstwo, jednocześnie sprawiając, że krótko i długoterminowe planowanie zostanie zdecydowanie usprawnione. Ponadto da możliwość skoncentrowania się na działaniach, które są istotne dla prawidłowego funkcjonowania firmy jako całości.
Stosowanie takiej idei sprawia, że zdecydowanie łatwiej jest stawiać oczekiwania według konkretnych pracowników, jak również je skutecznie egzekwować. W związku z tym struktura organizacyjna w przedsiębiorstwie zostaje prawidłowo zoptymalizowana – każdy wie, za co jest odpowiedzialny i może tego w skuteczny sposób przestrzegać.
Dla wielu menadżerów delegowanie określonych zadań oraz uprawnień, w innych modelach jest kłopotliwe, jednak tutaj dochodzi do znaczącego uproszczenia tego zadania.
Można stwierdzić, że ZPC sprawia, że pracownicy stają się bardziej zaangażowani w działanie firmy, mocniej się z nią utożsamiają. Każda osoba zatrudniona w takim przedsiębiorstwie w określony sposób wpływa na podejmowanie decyzji. Z psychologicznego punktu widzenia, widoczne jest, że w zdecydowany sposób oddziałuje to na poprawę motywacji, oraz pojawienie się przekonania, że w czasie realizowania celów firmowych realizuje się również własne.
Dzięki ZPC pracodawca, czy przełożony zyskuje możliwość skutecznego monitowania tego, w jakim stopniu cele są realizowane. Jednocześnie można na bieżąco korygować założenia i poprawiać wydajność i jakość pracy poszczególnych jednostek w firmie.
Z całą pewnością w kategorii korzyści należy również rozpatrywać fakt, że zastosowanie takiego modelu pozwala na zdecydowanie bardziej sprawiedliwą i opartą o określone kryteria ocenę pracy, co skutkuje sprawiedliwszym nagradzaniem i awansowaniem.
MBO – cechuje się efektywnością i niskim stopniem skomplikowania. Jest to system zarządzania menadżerskiego. Takie rozwiązanie jest doceniane na całym świecie, w tym również w Polsce. Dzięki zastosowaniu MBO możemy skutecznie realizować strategiczne i operacyjne cele firmy. W ramach tej techniki definiuje się ważne zadania, monitoruje je, ocenia stopień realizacji oraz wiąże się uzyskane rezultaty z opracowanym systemem motywacyjnym.
Co MBO daje menadżerom?
Podstawową jednostką jest tu cel, który menadżer otrzymuje do zrealizowania. Jest on zawsze bardzo precyzyjnie zdefiniowany. Zgodnie z założeniami MBO otrzymuje on równocześnie odpowiednie zasoby i swobodę działania, które są niezbędne do realizacji konkretnego zadania.
Ta technika określa, że niezwykle ważne jest, aby każdy menadżer otrzymał jasny przekaz, co powinno być priorytetem w jego działaniach. Dzięki temu mają oni pełną świadomość tego, z czego zostaną rozliczeni i mogą wszelkie swoje indywidualne plany i pomysły dostosować do celów stawianych przez pracodawcę.
Jeśli postawiony cel będzie wyraźny i atrakcyjny to zdecydowanie wzrośnie szansa na jego realizację. Można więc powiedzieć, że CELEM zarządzania przez cele jest wyeliminowanie zbędnych i nieefektywnych działań.
Wdrożenie MBO
Wdrożenie podstaw takiego modelu nie jest specjalnie czasochłonne, choć uzależnione jest w dużej mierze od rozmiarów samej firmy. Zwykle trwa około dwóch miesięcy, choć może zająć też mniej czasu – ten etap to zaprojektowanie celów.
Pełne wdrożenie wymaga jednak więcej czasu – zajmuje ono zwykle około 3 lat i opiera się na konieczności poprawnego definiowania celów oraz ich korelacji pomiędzy sobą i właściwym rozliczaniu przez kierowników.
Co musisz wiedzieć o stawianiu celów?
Kluczowe znaczenie ma określenie głównego celu – przede wszystkim musi on być w pełni zgodny ze strategią konkretnej firmy, jak również innymi celami, które będą się pojawiać w ramach działania przedsiębiorstwa.
W kwestii wyznaczenia celu pojawia się ważne zadanie, rola kierownika, który musi dokładnie przeanalizować konsekwencje oraz zagrożenia związane z definiowanej konkretnego celu. Ogromne znaczenie będzie więc miało myślenie perspektywiczne, twórcze oraz odwaga do podejmowania wyzwań.
Aby podejmować odpowiednie decyzje dla firmy menadżer musi również posiadać dostęp do niezbędnych informacji strategicznych oraz potrafić je we właściwy sposób interpretować. Można więc wyrokować, że to właśnie odpowiednie umiejętności osoby na stanowisku kierowniczym, a nie sam system, zdecydują o tym, czy firma zanotuje zyski czy straty.
Porządkowanie celów
W ramach istotnych funkcji MBO można zaobserwować silną hierarchizację celów przedsiębiorstwa. Od tego należy zacząć i jest to istotne zadanie. Podział celów według stopnia ich ważności, przyczynia się również do łatwiejszego ich rozdzielania pomiędzy pracowników na odpowiednich stanowiskach.
Jednocześnie główny cel firmy pozostaje taki sam dla wszystkich, którzy mają do wykonania określone zadania przyczyniające się do jego realizacji i powodzenia. Wspólne działanie, nastawienie na konkretne cele sprawia, że rośnie motywacja pracowników, ich zaangażowanie, a firma staje się miejscem bardziej przyjaznym.
Fazy MBO
W systemie zarządzania przez cele nieustannie następują po sobie kolejne fazy:
1. Ustalenie sposobu zarządzania przez cele w przedsiębiorstwie
Może ono mieć nieco inny charakter zależnie od wielkości i struktury firmy, oraz obowiązujących w niej zadań. Dopuszcza się wprowadzenie ZPC w całej firmie lub w jej określonych jednostkach, np. że zostaną objęci kierownicy na różnych szczeblach, którzy będą rozdzielać zadania dla swoich podwładnych.
2. Wyznaczenie celów przez kierowników wspólnie z podwładnymi
W tym modelu konieczne jest stosowanie znaczącego zaufania do pracowników. Uważa się, że powiększanie poziomu ich samodzielności w działaniach, stanowi sposób na odkrywanie potencjału, jakim mogą wykazać się konkretne osoby.
3. Powiązanie indywidualnych celów pracowników z nadrzędnymi celami strategicznymi przedsiębiorstwa
Tutaj pojawia się konieczność pilnowania zasady, że cele i zadania, jakie stawiane są przed jednostką muszą przyczyniać się do realizowania długofalowych założeń danej firmy. Na tym etapie ogromne znaczenie odgrywa wyższa oraz średnia kadra kierownicza. Musi ona odpowiednio komunikować pracownikom kwestie związane z polityką oraz strategicznymi działaniami firmy. Muszą oni na bieżąco i dokładnie kontrolować indywidualne plany i oceniać je w kontekście zbieżności z celami przedsiębiorstwa.
4. Bieżąca kontrola realizacji celów – indywidualnych i strategicznych
Zadaniem kadry kierowniczej jest bieżące kontrolowanie postępów związanych z realizacją celów. Mimo zaufania jakie należy przedłożyć w pracownikach, dając im pewnego rodzaju swobodę, to dzięki wspólnemu ustalaniu celów, są one zdecydowanie bardziej realistyczne, a ich wykonanie pewniejsze.
5. Ocena efektywności zarządzania przez kierowników oraz pracy personelu
Jest to zamknięcie po osiągnięciu celów. Uzyskujemy tu w określonym czasie informacje zwrotne na temat wyników, jakie osiągnęliśmy. Bardzo ważne jest, aby taka ocena w firmie była przeprowadzana w sposób regularny – zwykle przyjmuje się cykle 6-cio lub 12-sto miesięczne. Kryteria stosowanej oceny powinny być, jak najbardziej przejrzyste.
Dzięki takiej ocenie możemy sprawdzić jakie dokonania ma dany pracownik i jaka jest wydajność jego pracy. Jednocześnie na podstawie oceny uzyska on istotne wskazówki na przyszłość, będzie można odpowiednio zmodyfikować jego ścieżkę rozwoju lub skierować na odpowiednie szkolenia.
UWAGA! Dokonana ocena efektywności i działań pracowników stanowi główny czynnik polityki płacowej w przedsiębiorstwie. Znaczenie mają zarówno cele osiągnięte przez firmę, jak i wiedza, która pozwala na doskonalenie sprawowania władzy menadżerskiej.
Zalety zarządzania przez cele
- lepsza motywacja pracowników,
- każdy doskonale wie, czego się od niego oczekuje,
- komunikacja pomiędzy podwładnymi a przełożonymi jest zdecydowanie ułatwiona,
- kierownik ma obowiązek ustalania celów, co pozytywnie wpływa na proces planowania,
- pracownicy znają cele firmy, w której pracują,
- występuje sprawiedliwa ocena pracowników, oparta na dokonywaniu konkretnych osiągnięć w perspektywie celów przedsiębiorstwa,
- zdecydowanie uproszczone zostaje również kontrolowanie wykonywania konkretnych zadań,
- zwiększenie zaangażowania pracowników,
- nacisk na pracę zespołową.
Wady zarządzania przez cele
- konieczność wprowadzenia kosztownych zmian w strukturze przedsiębiorstwa,
- w wielu wypadkach niezbędne okazuje się przeszkolenie kierownictwa na najwyższym szczeblu, które jest przyzwyczajone do autorytatywnych metod zarządzania,
- trudności związane z koordynowaniem celów,
- konieczność posiadania określonych zdolności interpersonalnych lub w przeciwnym razie przejście odpowiedniego szkolenia,
- trudności związane z ustalaniem celów indywidualnych oraz czasochłonność takiego zadania,
- niekiedy pojawia się również pośród pracowników zniechęcenie do innowacji w kontekście tego, że zachodzi konieczność realizacji określonych celów,
- długi okres wprowadzania zmian w zarządzaniu przedsiębiorstwem
Co może stanowić cel w MBO?
- Określona ilość nowych klientów, jacy zostaną pozyskani w konkretnym czasie,
- generowany przychód miesięczny lub kwartalny,
- wyniki finansowe dla konkretnego działu lub osoby,
- zrealizowanie projektu w z góry założonym terminie,
- realizowanie projektów – budżet, jakość i czas,
- wprowadzenie nowej usługi, wdrożenia czy produktu,
- opinia klientów,
- ilość zwrotów, reklamacji czy błędów na niskim poziomie,
- opinia pozostałych pracowników, jest to tzw. ocena 360 stopni.
