Wydaje Ci się, że możesz założyć firmę i z powodzeniem korzystać z jednego rachunku bankowego, jak dotychczas? Z całą pewnością bardzo szybko zrobi się w tym ogromny bałagan, przez co nie będziesz w stanie odróżnić poszczególnych finansów na swoim rachunku. W związku z tym przedsiębiorca potrzebuje rachunku firmowego. Jednak jego założenie wiąże się z wieloma pytaniami. Jeśli nie wiesz, jakie wybrać konto i jakie decyzje najlepiej podjąć, przeczytaj dokładnie poniższy artykuł.
Spis treści
Konto firmowe – co to takiego?
Najprościej rzecz ujmując jest to rachunek bankowy, który zakładany jest w związku z potrzebami konkretnego przedsiębiorstwa. Prowadzenie firmy bez niego jest właściwie niemożliwe, gdyż właśnie tutaj będą wpływać wszystkie płatności z wystawionych faktur, jak również za jego pośrednictwem będziesz dokonywać niezbędnych płatności własnych zobowiązań. Wszystkie transakcje finansowe Twojej działalności będą się odbywać właśnie poprzez konto firmowe.
Mimo wszystko jednak to na konto wskazane w CEIDG jako firmowe będzie wpływać Twoj zwrot podatku.
Prawo a konieczność posiadania konta firmowego
Prawo nie reguluje obowiązku posiadania konta firmowego. W związku z tym zgodnie z nim możemy równie dobrze korzystać z jednego rachunku, który będzie zarówno osobisty, jak i firmowy. Jednak takie działanie nie jest polecane. Rozdzielenie tych dwóch rachunków jest wskazane ponieważ:
- Zyskujemy przejrzysty obraz finansów w naszym przedsiębiorstwie – w ten sposób metodą wręcz banalną kontrolujemy finanse przedsiębiorstwa, dokładnie widzimy wszystkie wpływy i wydatki i jesteśmy w stanie jednoznacznie zobaczyć, czy nasza działalność ma sens i się opłaca.
- Jasne zasady rozliczenia z urzędem skarbowym – zwrot podatku przesyłany jest na konto, które znajduje się w CEIDG. Sytuacja, w której wpisujemy tam numer konta prywatnego może być da nas niebezpieczna. Przykładowo jeśli dojdzie do kontroli fiskusa to waśnie to konto będzie sprawdzane przez urzędników. Konsekwencją może być uznanie prywatnych przelewów za dochody z firmy. Posiadanie osobnych kont pomoże zachować w tej kwestii porządek.
Warto jednak wiedzieć, że istnieje obowiązek korzystania z konta firmowego, w obrocie pomiędzy firmami, w sytuacjach, gdy wartość transakcji jest większa niż 15 tys. zł. Nie można tego obejść poprzez dzielenie płatności na mniejsze. Bank może również wypowiedzieć nam umowę konta osobistego jeśli uzna je za firmowe. Takie działania w praktyce są bardzo rzadkie, jednak powinniśmy mieć na uwadze, że w umowach kont osobistych znajduje się zapis, który zabrania wykorzystywania ich jako firmowych.
Czym powinniśmy się kierować poszukując najlepszego dla nas konta firmowego?
Konto firmowe musi przede wszystkim odpowiadać na nasze potrzeby. W tym celu najlepszą opcją jest zadanie sobie kilku prostych pytań. Dzięki odpowiedziom znajdziemy optymalne konto dla naszej firmy.
Wizyty w banku czy obsługa online?
Część osób odchodzi od wizyt w bankach, uważają bowiem, że zdecydowanie wygodniejsze jest korzystanie z bankowości elektronicznej, w tym z aplikacji, które pozwalają na realizowanie przelewów o każdej porze i z dowolnego miejsca. Jednak w niektórych sytuacjach, np. jeśli nasza firma obraca znaczną gotówką stacjonarne spotkania w banku mogą okazać się konieczne i pomocne.
Zastanów się w tej kwestii nad swoimi preferencjami i potrzebami. Jeśli zdecydujesz, że musisz bywać w banku, to sprawdź jakie banki działają w Twoim mieście i jakimi ofertami dla firm dysponują.
Najczęstsze operacje bankowe
W tej kwestii szczególną uwagą powinni wykazać się przedsiębiorcy, którzy dokonują transakcji i przelewów międzynarodowych. Szczególnie przyjrzyjmy się kosztom, jakie będziemy w związku z nimi ponosić.
Możliwość dostępu do rachunku firmowego dla więcej niż jednej osoby
Taka funkcjonalność będzie miała szczególne znaczenie w przypadku spółek. W takiej sytuacji możliwość dostępu dla kilku osób może być znacząca. Jednak nie każdy bank daje taką możliwość.
Rodzaj prowadzonej działalności
Zakładając konto dla firmy musisz brać pod uwagę, czy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą czy organizację pozarządową (NGO -non government organization). Bank rozróżniają oferty kont dla tych podmiotów. Ma to duże znaczenie głównie w sytuacjach jeśli przyjmujemy darowizny czy dotacje z 1%.
Możliwość korzystania z elastycznej linii kredytowej
Pojawia się ona w ofercie wielu banków dla klientów biznesowych, jednak odmienne mogą być koszta związane z zaciągnięciem takiego kredytu, czy z odsetkami. Warto się wcześniej zastanowić, czy taka opcja będzie dla nas korzystna i czy będziemy chcieli z niej korzystać. Jeśli tak to dokładnie sprawdźmy, które banki oferują ją w ramach konta firmowego i na jakich warunkach.
Jakie parametry konta bankowego są ważne dla przedsiębiorcy?
Przed zdecydowaniem się na konkretne konto, konieczne będzie przeanalizowanie jego najważniejszych elementów. Jest to produkt finansowy, z jego pomocą zarządzamy naszą firmą, istotne będzie więc wszystko co z finansami związane. Na co powinniśmy zwrócić uwagę?
- Koszty związane z wykonywaniem przelewów w ramach tego samego banku, tzw. wewnętrznych – ma to szczególne znaczenie, jeśli założenie jest takie, że firma będzie korzystać z więcej jak jednego konta i zależy nam, aby znajdowały się one w jednym banku. Wówczas warto dowiedzieć się, czy będziemy w związku z tym musieli ponosić koszty i w jakiej wysokości.
- Koszty związane z przelewami na rachunki w innych bankach, czyli tzw. zewnętrznych – w tej kwestii w ofertach panuje duża różnorodność. Jednak dla każdego przedsiębiorcy będzie ona znacząca. Dlaczego? Bo to właśnie tego rodzaju przelewy będziemy realizować najczęściej, płacąc swoje zobowiązania. Możemy spotkać się z opcją naliczania prowizji od wysokości przelewu, z naliczaniem opłaty od któregoś kolejnego przelewu w miesiącu, jak również z bardzo dużą ilością darmowych przelewów. Pozostaje pytanie czy odpowiada nam oferta w banku, którego ofertę rozważamy.
- Oprocentowanie na koncie firmowym – w przypadku kont firmowych zwykle nie mamy co liczyć na oprocentowanie, czasem pojawiają się oferty z niskim, jednak raczej nie jest to regułą.
- Koszty związane z przelewami do ZUS i Urzędu Skarbowego – te przelewy będzie trzeba wykonywać regularnie, w związku z czym warto już na wstępie sprawdzić, ile za nie zapłacimy.
- Rozbudowana sieć bankomatów – jeśli decydujesz się na konkretny bank, to sprawdź w jakich bankomatach możesz bezpłatnie wypłacać pieniądze, a jaki koszt będziesz ponosić w innych. Warto również zweryfikować, czy takie bankomaty znajdują się w Twojej okolicy, abyś nie miał problemów z podejmowaniem pieniędzy.
- Dostęp do rachunku 24 godziny na dobę – uzyskujemy go dzięki rachunkowi elektronicznemu, jednak warto dowiedzieć się, czy bank, który rozważamy, często ma awarie techniczne.
Dla przedsiębiorcy korzystna może okazać się również różnorodność oferty banku i dostępność różnych produktów finansowych w wersji bankowości internetowej. Wówczas łatwiej skorzystać z takich rozwiązań, a możemy np. postanowić, że założymy lokatę.
Możemy spotkać się z wieloma promocjami jeśli chodzi o konta bankowe dla firm, jednak z pewnością nie powinniśmy kierować się wyłączenie tym kryterium w wyborze najlepszego dla naszego przedsiębiorstwa rachunku. Kluczowa będzie dla nas wygoda korzystania, jak również związane z nim koszty. To właśnie te elementy musimy wziąć pod uwagę.
Konto firmowe, które będzie dla nas odpowiednie będzie darmowe lub opłaty będą bardzo niskie. Przede wszystkim dotyczy to jego założenia i użytkowania, przelewów do ZUS i US, przelewów zewnętrznych i wypłat z bankomatów. W przypadku przelewów wewnętrznych – powinny być one darmowe. Obecnie trudno obejść się już bez konta online, a przydatna będzie tez aplikacja mobilna. Poza tym oczywiście wspomniany już łatwy dostęp do innych narzędzi finansowych.
Znacząca może okazać się również możliwość otwarcia rachunków pomocniczych. Mogą być one w złotych lub w innych walutach – tutaj także znaczenie będą miały koszty, jakie się wiążą z takimi działaniami. Początkowo mogą być one zbędne, jednak zwróćmy na to uwagę z myślą o przyszłym rozwoju naszej firmy.
Czy darmowe konto firmowe można włożyć między bajki?
Prawda jest taka, że w reklamach jesteśmy zachęcani darmowymi usługami na takich kontach i właśnie o nich się dowiadujemy. Nic dziwnego, bo ma nas to skłonić do skorzystania z oferty tego konkretnego banku.
Przed zdecydowaniem się na konkretną opcję warto dokładnie zapoznać się z dokumentem, który nosi nazwę „Tabela opłat i prowizji”. Właśnie tam dowiemy się dokładnie za co przyjdzie nam płacić, jeśli zdecydujemy się na konkretną ofertę konta.
Oferty kont firmowych zwykle są mniej korzystne od osobistych i każdy przedsiębiorca szybko to dostrzeże. Opłaty mogą jednak dotyczyć tylko niektórych aspektów i być różnej wysokości zależnie od banku. Sprawdźmy więc ile w konkretnych bankach, w kontach firmowych kosztuje:
- prowadzenie konta,
- przelewy,
- subkonta,
- wydanie karty płatniczej,
- wydanie/ korzystanie z karty płatniczej,
- wypłaty środków z bankomatów i/ lub w oddziale,
- wpłaty środków w wpłatomatach i/lub w oddziale.
Warto pamiętać o takich szczegółach – nie wszystkiego potrzebujemy – jeśli np. będziesz korzystać jedynie z przelewów, to nie będzie Ci potrzebna karta, a w niektórych bankach jest ona płatna. W takiej sytuacji warto z niej zrezygnować, tym bardziej, że jeśli po czasie uznasz, że jest Ci potrzebna, to możesz o nią wystąpić.
Formalności związane z zakładaniem konta firmowego
Przede wszystkim najpierw musimy założyć firmę, aby podjąć się również otwarcia firmowego rachunku bankowego. Będzie nam bowiem niezbędny numer NIP. Konto w wybranym banku możemy założyć odwiedzając oddział, wówczas pracownik pomoże nam w dopełnieniu niezbędnych formalności. Inną opcją jest jego założenie przez internet samodzielnie. W takiej sytuacji umowę otrzymamy od banku kurierem. Potwierdzenie tożsamości może odbyć się również w nieco inny sposób, poprzez wykonanie niewielkiego przelewu weryfikacyjnego z innego rachunku, który do nas należy.
Gdy już będziemy posiadać firmowe konto bankowe, to koniecznie powinniśmy pamiętać, o konieczności wprowadzenia zmian w CEIDG. Niezbędne jest tam wprowadzenie numeru konta oraz podanie nazwy banku. Właśnie tutaj US będzie przekazywał zwrot podatku.
Jeśli wybrane konto nie będzie spełniać Twoich oczekiwań, to zawsze możesz je zmienić
Zmiana konta firmowego, banku jest możliwa, trzeba jednak pamiętać o kilku elementach:
- unieważnij zlecenia stałe na starym koncie,
- poinformuj kontrahentów o zmianie rachunku – zmień go na fakturach, wyślij wiadomość, aby mieć pewność, że zauważą zmianę,
- stary rachunek pozostaw aktywny przed kolejne 3 miesiące, aby mieć pewność, że wszyscy się zastosowali,
- wprowadź w nowym banku zlecenia stałe da swojej wygody, podobnie, jak w poprzednim,
- zgłoś zmianę do CEIDG.
Gwarancja BFG a odpowiednie konto bankowe
Bankowy Fundusz Gwarancyjny chroni również nasze pieniądze firmowe. Gwarancja sięga kwoty 100 tys. Euro. Jest jednak jeden haczyk. Przy jednoosobowej działalności gospodarczej przedsiębiorca i jego firma traktowani są jako jeden podmiot. W związku z tym, gdy obroty są duże, to konto prywatne i firmowe powinny być w innych bankach, aby mieć osobne gwarancje.
Z kolei przy spółce z ograniczoną odpowiedzialnością czy spółce akcyjnej będziesz już postrzegany jako osobny podmiot, więc rachunki mogą się wówczas znajdować w jednym banku, bo i tak będzie przysługiwała osobna gwarancja.
Niektórzy uważają, że założenie konta firmowego w tym samym banku, co prywatnego jest dobrym rozwiązaniem. Jako zalety podają tu m.in. fakt, że przelewy między tymi kontami są zwykle darmowe i ekspresowe, a oprócz tego możemy mieć jedno logowanie do obu kont. Jednak i tak powinniśmy sprawdzić oferty, bo mimo takiej wygody, może ona nie być dla nas korzystna.
Split payment oraz biała lista – obowiązują tylko dla kont firmowych
Split payment to mechanizm podzielonej płatności. Jednak jest to rozwiązanie, które funkcjonuje jedynie na rachunkach firmowych. Obecnie banki mają obowiązek prowadzenia osobnych subkont dla podatku VAT, jednak kolejny raz zaznaczamy, że jedynie na rachunkach działalności gospodarczej.
Jeśli zdecydujemy się mimo wszystko korzystać jedynie z rachunku osobistego, to na pewno nie znajdziemy tam subkonta VAT.
Tutaj pojawia się kolejna trudność. Nasi klienci mają możliwość przesyłania przelewów podzielonych. Jeśli taki przelew zrealizują na nasze konto osobiste, to zostanie on zwrócony do nadawcy. A więc jeśli nasz klient korzysta ze split payment, to przelew od niego otrzymamy jedynie na rachunek firmowy.
Kolejna kwestia to tzw. biała lista podatników VAT. Umieszczane są na niej informacje dotyczące czynnych podatników VAT, łącznie z numerami kont bankowych – dane te pochodzą z CEIDG. Trafiają tu jednak tylko rachunki firmowe. Jest to rozwiązanie, które umożliwia szybkie sprawdzenie potencjalnego kontrahenta. Jeśli nas na niej nie będzie, to możemy ich do siebie zniechęcić.
Przeanalizuj pakiety usług dodatkowych
Warto się im dokładnie przyjrzeć. Często są automatycznie aktywowane przy zakładaniu konta, gdyż stanowią rodzaj promocji, jednak może się okazać, ze darmowy jest pierwszy okres korzystania z nich, a po upływie określonego czasu będziemy płacić duże sumy, które nie będą dla nas do zaakceptowania.
Oczywiście jeśli takie usługi będą da nas wygodne i korzystne, to możemy się jak najbardziej zdecydować i korzystać. Zastanówmy się jednak, co nam potrzebne i zrezygnujmy ze zbędnych elementów. Co się pośród nich może znajdować?
- Zamówienie mobilnego wpłatomatu.
- Wirtualne biura w dużych miastach.
- Łatwa i atrakcyjna ścieżka kredytowa.
- Wygodne lokaty krótkoterminowe.
- Księgowość internetowa.
- Atrakcyjne warunki korzystania z terminala POS.
- Kantor walutowy.
- Oferta leasingowa i ubezpieczeniowa.
- Faktoring.
- Szkolenia i spotkania integracyjne.
- Premia za założenie rachunku firmowego i wypełnienie określonych obowiązków.
- Zwolnienie z określonych opłat przez wskazany czas.
- Moneyback na kartach płatniczych.
Specjaliści polecają również zwrócić uwagę na „dodatek” w postaci dedykowanego firmie doradcy. Taka osoba będzie dobrze znała naszą firmę i będzie w stanie proponować ciekawe dla niej rozwiązania. Ponadto będzie mogła również być rzecznikiem naszej firmy w czasie negocjowania kredytu czy leasingu. W takich sytuacjach pomoc może okazać się nieoceniona.
Dopasowanie konta do wielkości firmy
Większość banków oferuje konta bankowe dla przedsiębiorstw w kilku różnych wariantach – kategoriach. Są one uzależnione od wielkości firmy. Najczęściej dzieli się je na mikroprzedsiębiorstwa, przedsiębiorstwa, biznes i korporacje. Wybranie jednej kategorii pozwoli nam nieco ograniczyć obszar poszukiwań najlepszego konta dla naszej firmy.
Dokonaj również oceny bankowości elektronicznej
Stały dostęp do konta, właściwie z każdego nośnika, to ogromna wygoda i z takich rozwiązań korzysta coraz więcej osób. Jednak powinny być one intuicyjne, czyli łatwe w obsłudze. Konieczna będzie również ocena ich funkcjonalności i tego, jakie sprawy możemy z ich pomocą załatwić.
Na stronach internetowych banków znajdziemy opisy i wersje demonstracyjne bankowości elektronicznej i aplikacji mobilnej. Pozwoli nam to sprawdzić, które nam najbardziej odpowiadają. Zainteresować Cię może, czy w danym banku istnieje możliwość założenia konta online, kanały dostępu, czy realizacja codziennych operacji.
Konta dla spółek – co trzeba wiedzieć?
Znaczenie będzie miała wielkość spółki, bo zmienia oczekiwania i potrzeby jej przedstawicieli. Jak więc wybrać optymalne konto dla spółki i na co zwrócić szczególną uwagę?
Mała spółka – wybór konta
Dla niewielkiej spółki najważniejszym elementem w czasie dokonywania wyboru będą koszty, czyli opłaty za podstawowe usługi bankowe. Z pewnością wszystkie mikroprzedsiębiorstwa, które mają formę spółek, w pierwszej kolejności powinny zweryfikować opłaty za prowadzenie głównego rachunku, korzystanie z karty, przelewy natychmiastowe oraz zewnętrzne.
Znaczenie ponadto będą miały koszta związane z założeniem i prowadzeniem kont pomocniczych, dodatkowymi kartami, czy wpłatami i wypłatami pieniędzy w bankomatach. Jeśli nasza spółka będzie pracować z zagranicznymi kontrahentami, to musimy zwrócić uwagę na obsługę walutową banku i związane z nią koszta – opłaty za przelewy SWIFT oraz SEPA, konta oraz karty walutowe, czy wypłaty w zagranicznych bankomatach.
Kluczowe dla niewielkich spółek mogą okazać się możliwości związane z dodatkowymi produktami i usługami. W tej dziedzinie szczególne znaczenie może mieć oferta kredytowa. Sprawdźmy więc parametry: kredytów obrotowych i inwestycyjnych, kredytów w rachunku bieżącym, faktoringu, czy oferty doradczej przy staraniu się o dotacje unijne.
Niekiedy ciekawą i korzystną alternatywą są firmowe karty kredytowe, które mogą okazać się przydatne spółkom, które mają problemy z zachowaniem płynności i terminowym realizowaniem swoich płatności.
Nie możemy zapominać również o występowaniu ewentualnych nadwyżek finansowych, które warto odpowiednio ulokować. W związku z tym powinniśmy zweryfikować czy bank posiada firmowe konta oszczędnościowe – inaczej lokacyjne, oraz dedykowane dla firm lokaty terminowe.
Zależnie od branży korzystna może okazać się funkcjonalność w postaci dostępu do bankowego kantoru walutowego czy ciekawej oferty terminali płatniczych.
Dla małych firm dużą wygodą się możliwość korzystania ze zintegrowanej z kontem obsługi księgowo-rachunkowej. Warto również zweryfikować opcje, jakie daje nam korzystanie z bankowości internetowej i mobilnej w danym banku. Sprawdźmy też koszta bardziej specjalistycznych usług.
Duże spółki i większe oczekiwania do co konta firmowego
W dużych firmach nie zawsze koszty są najważniejsze. Często konieczne jest skoncentrowanie się na możliwościach wykorzystywania złożonych instrumentów finansowych, które będą dopasowane do specyfiki konkretnej firmy.
Dla takich spółek znaczenie ma wsparcie banku w zarządzaniu płynnością finansową, finansowaniu bieżącej działalności, strukturyzacji finansowania transakcji, w zarządzaniu ryzykiem walutowym i stóp procentowych czy optymalizacji kosztów finansowych.
Kluczowe będą tu zaawansowane narzędzia, które działają w ramach bankowości inwestycyjnej, usług powierniczych, finansowania handlu, produktów skarbowych, czy usług transgraniczynych. Mimo to nie można pomijać ułatwień w bieżącej obsłudze konta i finansów firmy, takich jak: jedna umowa pozwalająca na zarządzanie różnymi produktami, łatwe aktywowanie kolejnych produktów, automatyzacja komunikacji pomiędzy systemem transakcyjnym banku a systemem finansowo-księgowym przedsiębiorstwa.
W dużych spółkach konto firmowe będzie jedynie elementem większej całości. Uwagę będzie zwracać kompleksowa oferta, dopasowana indywidualnie do potrzeb i specyfiki konkretnego przedsiębiorstwa. Warto jednak pamiętać, że wybór takiego konta, często jest początek wielopoziomowej współpracy między przedsiębiorcą a bankiem.
Indywidualna obsługa i wsparcie dedykowanego doradcy jest szczególnie ważne dla dużych spółek. Wynika to z tego, że lubią mieć pewność, że przy nagłych i nietypowych problemach będą mogły liczyć na profesjonalne wsparcie.
Duża spółka więc oczekuje zwykle rozwiązań dostosowanych do jej potrzeb, w związku z tym chce aby to bank przygotował ofertę specjalnie dla niej.
Przedsiębiorca – kiedy musi posiadać konto firmowe?
Nie jest jasno uregulowane, że nie można stosować rachunku osobistego w prowadzeniu działalności, jednak jak już wspomnieliśmy mogą pojawić się w tym zakresie pewne trudności. Kodeks cywilny nie określa, że trzeba mieć rachunek firmowy, jednak w sposób dość jednoznaczny wynika to z prawa bankowego.
Banki bardzo rzadko dopuszczają możliwość realizowania transakcji firmowych z wykorzystaniem rachunku osobistego. W związku z tym, mimo iż w teorii nie musi on być obowiązkowy, to jednak szybko okazuje się, że jest niezbędny. W praktyce jednak przedsiębiorca musi dysponować rachunkiem firmowym jeśli:
- należność z tytułu rachunku lub faktury przekracza 15 000 zł.
- Obydwie strony transakcji to podatnicy VAT.
- Transakcja dotyczy tzw. towarów i usług wrażliwych, których wykaz znajduje się w załączniku do Ustawy o VAT.
Jakie dokumenty są niezbędne przy zakładaniu konta firmowego?
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej niezbędne będą 3 dokumenty:
- dowód osobisty,
- wpis do ewidencji działalności gospodarczej,
- kopia zaświadczenia o nadaniu numeru identyfikacyjnego REGON.
Obecnie dodatkowo w coraz większej ilości banków pojawia się możliwość uruchomienia konta firmowego jednocześnie z założeniem przedsiębiorstwa poprzez system bankowy. Jeśli decydujemy się na takie działanie, to niezbędny będzie nam jedynie dowód osobisty. Wystarczy wypełnić odpowiednie formularze na stronie banku. Aby to zrobić nie musimy być indywidualnymi klientami tego banku.
Co powinno znaleźć się w umowie konta firmowego?
Mamy tu do czynienia z rodzajem konta bankowego, w związku z czym umowa o prowadzenie konta firmowego ma charakter cywilnoprawny. Warto pamiętać, że podpisanie takiej umowy sprawia, że stajemy się równorzędnymi partnerami dla banku.
Nie zostało z góry ustalone, jak dokładnie powinna wygląda umowa z bankiem o prowadzenie rachunku firmowego, jednak musi się w niej znaleźć kilka obowiązkowych elementów:
- informacje o stronach umowy – przedsiębiorca i bank,
- rodzaj rachunku, jaki jest otwierany,
- czas na jaki rachunek jest otwierany,
- walutę w jakiej będzie on prowadzony,
- sposób dysponowania środkami, jakie będą zgromadzone na rachunku,
- wysokość oprocentowania wraz ze wskazaniem ewentualnych warunków jego zmiany,
- terminy realizacji zleceń posiadacza rachunku,
- terminy wypłaty i kapitalizacji odsetek,
- tryb oraz warunki wprowadzania ewentualnych zmian do umowy,
- zakres odpowiedzialności banku w kwestii terminowego i prawidłowego przeprowadzania rozliczeń pieniężnych, jak również wysokość odszkodowania, jeśli dojdzie do przekroczenia terminu realizacji dyspozycji posiadacza rachunku,
- zasady rozwiązania umowy, w razie gdyby nie pojawiały się na nim żadne obroty,
- sposób oraz termin wypowiedzenia lub rozwiązania umowy rachunku.
Ile czasu zajmie założenie rachunku firmowego?
Wiele zależy od tego w jaki sposób zdecydujemy się to zrobić. Jeśli będziemy zakładać konto przez internet, a umowa do podpisania zostanie dostarczona przez kuriera, to całość może zająć nawet kilka dni. Jednak można również aktywować konto nawet w zaledwie kilka minut.
Jak dokonać zamknięcia konta firmowego?
Cała procedura, czy sposób zamknięcia konta firmowego, będzie zależny od tego, w jakim banku jest ono prowadzone. Najczęściej wymagane jest pisemne oświadczenie czy też wniosek o zamknięcie rachunku firmowego. Warto jednak pamiętać, że jeśli nasza działalność ma formę spółki, to na takie działanie muszą zgodzić się wszyscy wspólnicy.
Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mogą jedynie zgłosić się do wybranego banku i w oddziale złożyć dyspozycję zamknięcia rachunku firmowego. Konieczne jest posiadanie przy sobie ważnego dowodu osobistego. Sprawdź jednak, czy Twój bank umożliwia złożenie takiej dyspozycji przez Internet lub w czasie rozmowy telefonicznej z konsultantem, bo to coraz częstsza praktyka.
Przy zamknięciu konta firmowego w banku koniecznie należy zadbać o dokładne uregulowanie wszelkich należności wobec banku. Jeśli np. posiadamy otwartą linię kredytową, to musimy ją spłacić. Jednak w niektórych sytuacjach możliwe jest umówienie się na raty. Ponadto konieczne jest wskazanie numeru rachunku, na który przelane zostaną pozostałe środki.
Koniecznie należy również przyjrzeć się okresowi wypowiedzenia, który zwykle wynosi około 1 miesiąca, jednak istotne będzie to, że ten miesiąc zaczyna biec dopiero od ostatniego dnia miesiąca, w którym złożyliśmy dyspozycję o zamknięciu konta.
Ważną informacją będzie również taka, czy dany bank będzie naliczał opłaty za zerowe saldo na takim rachunku. Jeśli tak to warto przed ostatecznym terminem zamknięcia upewnić się, że wszystko jest uregulowane, jeśli nie to konto nie zostanie zamknięte do czasu dokonania odpowiedniej wpłaty.
Po zamknięciu konta mamy 7 dni na poinformowanie o zmianie Urzędu Skarbowego oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą muszą jedynie uaktualnić swój wpis w CEIDG.
Jakie najważniejsze zalety ma zdecydowanie się na konto firmowe zamiast prywatnego?
- Wyraźne rozdzielenie finansów firmowych i prywatnych, co będzie miało szczególne znaczenie jeśli dojdzie do kontroli urzędu skarbowego.
- Opłaty wynikające z prowadzenia rachunku firmowego są w całości traktowane jako koszta firmowe.
- Odsetki generowane za posiadanie środków na koncie nie są objęte tzw. podatkiem Belki.
- Możliwość korzystania ze specjalnych produktów, narzędzi, czy instrumentów finansowych, które są przez banki dedykowane firmom.
Kto może zablokować konto firmowe?
Wierzyciele naszej firmy mają możliwości skierowania sprawy związanej z zaległą płatnością do sądu, wówczas po uzyskaniu nakazu zapłaty istnieje możliwość zablokowania konta przez komornika. Jednak również inne podmioty posiadają uprawnienia do blokowania konta firmowego, mogą to być:
- naczelnik US,
- szef Krajowej Administracji Skarbowej,
- dyrektor ZUS,
- jednostka terytorialna,
- właściwy organ gminy o statusie miasta,
- prokuratura,
- Izba Celna,
- bank.
W jakich sytuacjach ZUS ma możliwość zablokowania konta?
Sytuacja taka może mieć miejsce, jeśli pojawią się zaległości w opłacaniu składek do ZUS.
Kiedy urząd skarbowy blokuje konto?
Urząd skarbowy zablokuje nam konto jeśli dojdzie do pojawienia się zaległości w opłacanych podatkach.
Bank – kiedy może zablokować konto?
Do zablokowania konta firmowego przez bank może dojść, jeśli zachodzi uzasadnione podejrzenie, że znajdujące się na nim środki w całości lub w części pochodzą z przestępstwa.
Konto firmowe a koszty uzyskania przychodu
Gdy przeliczamy koszty związane z prowadzeniem i obsługą konta firmowego, warto zwrócić szczególną uwagę jeszcze na jeden aspekt. Otóż zarówno właśnie wydatki związane z jego prowadzeniem, czy koszty realizowanych przelewów możemy wliczyć w koszty uzyskania przychodu w całości.
Z podatkowego punku widzenia, takie wydatki księguje się na podstawie tzw. dowodu wewnętrznego, czyli konieczne jest załączenie dokumentu, który będzie potwierdzał, że takie koszty ponieśliśmy. Najrozsądniej jest więc załączyć wyciąg z rachunku bankowego, gdzie widoczne będą wszystkie poniesione opłaty.
Czy dozwolone jest zasilenie konta firmowego z prywatnego?
Przede wszystkim przypomnijmy, że osoby fizyczne, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą nie mają narzuconego prawnie obowiązku posiadania konta firmowego. W takiej sytuacji rozliczeń z klientami, czy niezbędne przelewy mogą realizować z kont prywatnych. Formalnie nie ma również przeszkód, aby osoba, która prowadzi JDG zasiliła konto firmowe z prywatnego.
Musimy jednak zdawać sobie sprawę, że takie działania przyniosą określone konsekwencje. Ma to znaczenie szczególnie w odniesieniu do organów podatkowych. Fiskus najczęściej nie zwróci większej uwagi na fakt, że za prywatne zakupy zapłaciliśmy firmową kartą. Jednak przelewanie środków z konta prywatnego na firmowe może zrodzić wątpliwości o czerpanie zysków z innych źródeł i umieszczanie ich na koncie firmowym poprzez przelew z rachunku osobistego. W takiej sytuacji urzędnicy mogą wymagać od nas również wyciągu z prywatnego rachunku.
Można więc powiedzieć, że takie przelewy są możliwe i dopuszczalne. Jednak może pojawić się konieczność tłumaczenia się z różnych wydatków, czy wpływów. Niezbędne będzie również udokumentowanie ich celowości, pojawić się może dodatkowy podatek od czynności cywilnoprawnych PCC lub podatek od darowizny do zapłaty.
Obowiązek posiadania rachunku firmowego przez zagranicznych przedsiębiorców
Przedsiębiorcy zagraniczni muszą posiadać rachunek firmowy. Wynika to z zapisów Ustawy o VAT, z których dowiadujemy się, że rachunek VAT może być prowadzony wyłącznie w rodzimej walucie. W związku z tym sprzedaż towarów czy świadczenie usług na terytorium Polski będzie możliwe jedynie z wykorzystaniem kont firmowych w PLN.
Firmowe konta walutowe
Dokładnie rzecz ujmując są to rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe, które prowadzone są w obcej walucie. Może to być Euro, dolary czy funty brytyjskie. Na założenie takiego konta powinni zdecydować się przedsiębiorcy w określonych sytuacjach:
- wypłacają pieniądze w obcej walucie w bankomatach poza granicami Polski.
- Prowadzą regularną współpracę z zagranicznymi kontrahentami, wykonując przelewy na zagraniczne rachunki.
- Często przebywają na zagranicznych delegacjach.
- Spłacają kredyty zaciągnięte w obcej walucie.
Takie konta sprawiają, że przy współpracy z podmiotami zza granicy nie musimy przejmować się kosztami przewalutowania. W związku z tym to, co będzie wpływało na nasz rachunek nie będzie pomniejszane o opłaty związane z koniecznością przewalutowania.
Jeśli chodzi o obsługę konta walutowego, to nie ma wielkich różnić w stosunku do standardowego konta. Jednak istnieje kilka pojęć, które mogą budzić pewne wątpliwości. Trudności pojawiają się u osób, które dotąd nie miały kontaktu z bankowymi produktami walutowymi.
Podstawowe pojęcia:
1. Przelew SEPA – przelew w Euro wykonywany do kontrahentów z Unii Europejskiej, Liechtensteinu, Islandii, Norwegii i Szwajcarii.
2. NUMER IBAN – to międzynarodowy numer rachunku bankowego, który wykorzystuje się do wykonywania przelewów za granice. Do numeru dodaje się symbol kraju.
3. SWIFT – kombinacja 8 cyfr i liter , która jest symbolem oznaczającym kod danego banku. Niekiedy ma on 11 znaków, wówczas wskazuje dokładny oddział określonej instytucji finansowej.
4. Operacje kosztowe
– BEN – pełne koszty przelewu są po stronie odbiorcy.
– OUR- pełne koszty leżą po stronie nadawcy przelewu.
– SHA – jest to rodzaj przelewu, w którym koszty ponoszą obie strony i nadawca i odbiorca.
Wybierając konto walutowe koniecznie powinniśmy zwrócić uwagę na koszty związane z jego założeniem i utrzymaniem. Zaleca się dokładne przeanalizowanie tabeli opłat, bo niektóre banki mogą pobierać w tym zakresie wysokie opłaty.
Niekiedy istnieje możliwość posiadania karty płatniczej, do takiego rachunku walutowego. Jeśli otrzymamy taką propozycję to powinniśmy sprawdzić koszty związane z jej posiadaniem i użytkowaniem.
Zweryfikujmy również koszty związane z wypłatami z bankomatów poza granicami kraju, oraz na miejscu, sprawdźmy koszty przewalutowania środków, wykonywania przelewów, czy też oprocentowanie konta walutowego.
