Założenie i prowadzenie działalności nierejestrowanej – czym jest? Warunki ograniczenia i obowiązki

Dnia 30 kwietnia 2018 roku ustawa Prawo Przedsiębiorców wprowadziła nowa formę prowadzenia działalności gospodarczej – Działalność nierejestrowana, nierejestrowa, czy nieewidencjonowana jest potocznie nazywana firmą na próbę. Według jej podstawowych założeń prowadzimy firmę, bez jej formalnego zakładania.

Jeśli chcemy rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej, jednak obawiamy się czy nasz pomysł się sprawdzi i przerażają nas formalności to możemy rozpocząć od działalności nierejestrowanej i zweryfikować tym samym swoje wątpliwości.

Definicja i warunki prowadzenia działalności nierejestrowanej

W roku 2022 limit przychodu na działalności nierejestrowanej wynosi 1505 zł

Zdefiniowanie działalności nierejestrowanej zakłada, że w celu jej prowadzenia konieczne jest spełnienie dwóch podstawowych warunków:

Dodatkowe zasady:

• możliwość prowadzenia działalności nierejestrowanej przysługuje jedynie osobom fizycznym. Spółki cywilne nie mają więc możliwości uzyskania zwolnienia z rejestracji.
• Zabronione jest również prowadzenie tego rodzaju działalności, jeśli dotyczy ona sfery wymagającej posiadania odpowiednich pozwoleń i koncesji. Nie ma tu znaczenia rodzaj prowadzonej działalności, kwestie terytorialne, czy liczba obsługiwanych klientów.

Przychody z działalności nierejestrowanej i ich obliczanie

Najpierw należy odróżnić przychody od dochodów. Przychód jest wartością osiągniętej sprzedaży, zaś dochód to nasz zysk, czyli dokładnie rzecz ujmując różnica pojawiająca się pomiędzy przychodem a kosztami.

DOCHÓD = PRZYCHÓD – KOSZTY

W związku z tym, gdy będziemy obliczać przychody w konkretnym miesiącu działalności nierejestrowanej, konieczne będzie zsumowanie ze sobą wszystkich wpływów ze sprzedaży w danym miesiącu, jednak z pominięciem kosztów.

Warto jednak zwrócić szczególną uwagę na jeden aspekt. W kwestii przychodu z działalności nierejestrowanej prawo mówi o przychodzie należnym. To jedno słowo ma ogromne znaczenie, gdyż oznacza, że musimy zsumować nie tylko to, co w danym miesiącu już wpłynęło na nasze konta (z wyłączeniem rachunków wystawionych w miesiącu poprzednim), ale również to co klient ma zapłacić, ale jeszcze nie uregulował wystawionego rachunku.

Dla wielu osób pojawia się tu więc pewna nieścisłość i problemy związane z obliczeniami. Jednak warto pamiętać, że jeśli prowadzimy działalność nierejestrowaną musimy cały czas kontrolować właśnie przychód należny. Czyli rozliczamy te rachunki, które w danym miesiącu zostały wystawione, niezależnie od tego czy są opłacone czy nie. Ich suma nie może przekroczyć wartości połowy najniższej krajowej.

Różnice pomiędzy działalnością nierejestrowaną a zwykłą działalnością gospodarczą

Jeśli nasze porównanie obejmie jednoosobową działalność gospodarczą i właśnie tę nierejestrowaną, to z pewnością dostrzeżemy w tej drugiej znaczącą ilość zalet. Przede wszystkim:

• nie ma obowiązku rejestrowania swojej działalności w CEIDG,
• nie ma konieczności rejestrowania swojej działalności w ZUS i Urzędzie Skarbowym,
• nie występują regularne, comiesięczne składki ZUS do opłacenia,
• w większości przypadków nie zachodzi konieczność wynajmowania księgowej do realizacji comiesięcznych rozliczeń i ponoszenia związanych z tym kosztów.

Oczywiście takie rozwiązanie nie jest pozbawione wad. Główną jest skala działalności jaką możemy prowadzić. Zgodnie z definicją takiego rodzaju działalności można w jej przypadku zarobić maksymalnie 1400 zł na miesiąc jednak w praktyce jest to zwykle zdecydowanie mniej. Zwykle nie jest to więc sposób na posiadanie stałego źródła utrzymania. Niektórzy przedsiębiorcy decydują się na takie rozwiązanie w momencie, gdy zależy im na przetestowaniu nowego pomysłu na biznes i sprawdzeniu czy znajdą się klienci.

Prowadzenie działalności nierejestrowanej przez osobę nieletnią – czy to możliwe?

Ta forma działalności NIE jest dopuszczona dla osób nieletnich. Sprawa wygląda dokładnie rzecz ujmując tak, że w tym czasie owszem, jesteśmy osobami fizycznymi, jednak nie posiadamy pełnej zdolności do czynności prawnych, więc prowadzenie nierejestrowanej działalności gospodarczej nie jest dopuszczone.

Niekiedy jednak możliwe jest ominięcie tego zakazu. Wówczas młoda osoba chcąca prowadzić własną działalność może ją rozpocząć na kogoś z rodziny, np. któregoś z rodziców, który będzie jednocześnie kontrolował jej działania. Druga opcja to sprawdzenie ofert inkubatorów przedsiębiorczości, gdyż niektóre z nich udostępniają taką możliwość.

Logo i nazwa handlowa w działalności nierejestrowanej

Podstawowe, stawiane często pytanie brzmi czy prowadząc działalność nierejestrowaną możemy korzystać z logo oraz nazwy handlowej naszej firmy? Więc tak, owszem możemy. Właściwie w kwestii doboru nazwy i logo istnieje duża dowolność. Ostrożność należy zachować w czasie tworzenia znaku towarowego, gdyż jeśli będzie on bardzo podobny do zarejestrowanego w urzędzie patentowym, to możemy otrzymać pozew cywilny, za jego wykorzystywanie w formie bezprawnej, a tego z pewnością wolimy uniknąć.

Warto jednak pamiętać, że nawet jeśli logo i nazwę umieścimy na wszelkich dokumentach, pieczątkach czy papierze firmowym to zawsze na rachunkach i umowach koniecznie musi pojawiać się nasze imię i nazwisko, bo występujemy jako konkretna osoba.

Rejestracja domeny w przypadku nierejestrowanej działalności gospodarczej

Wiele osób zastanawia się również, czy prowadząc działalność nierejestrowaną mogą zarejestrować domenę internetową i czy są w tej kwestii jakiekolwiek ograniczenia. Nie ma. Jeśli chcemy zarejestrować domenę i stworzyć stronę internetową to dysponujemy w tej kwestii bardzo dużą dowolnością. Jedynym ograniczeniem będą zajęte domeny, podobnie z tworzeniem profilu firmowego w mediach społecznościowych.

Kasa fiskalna w działalności nierejestrowanej

Przedsiębiorca prowadzący działalność nierejestrowaną nie ma obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Uzasadnieniem jest prosty powód – nie osiąga on w ten sposób rocznego obrotu przekraczającego 20 tys. zł, co obligowałoby go już do posiadania kasy.

Wyjątek od reguły stanowi tu sprzedaż towarów oraz usług, które powinny być obowiązkowo ewidencjonowane z wykorzystaniem kasy fiskalnej. Wówczas nie mają znaczenia osiągane obroty.

Listę towarów oraz usług, które należy ewidencjonować z wykorzystaniem kasy fiskalnej można znaleźć w rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z 20 grudnia 2017 roku o zwolnieniach z obowiązku prowadzenia ewidencji z zastosowaniem kas rejestrujących.

Rozliczanie działalności nierejestrowanej

Dla osoby prowadzącej działalność gospodarczą przychodem są sumy, które uzyskują na poprzez sprzedaż towarów oraz usług. Przy rozliczeniu ważnych jest kilka elementów.

• Do przychodu należy wliczyć również tzw. kwoty należne, których jeszcze fizycznie nie otrzymaliśmy od klienta.
• Nie wliczamy wartości zwróconych towarów.
• Nie wliczamy bonifikat oraz skont -czyli zniżek przyznawanych za opłacenie rachunku przed terminem.

Dokładne wyliczenie przychodów będzie możliwe dzięki ewidencji sprzedaży. W przypadku firmy na próbę dopuszczalne jest prowadzenie uproszczonej ewidencji, która obejmuje dokładne zapiski dotyczące sprzedaży w danym dniu. Najlepiej taki wpis zrealizować na zakończenie dnia sprzedaży, jednak istotne jest aby powstał on jeszcze przed rozpoczęciem się sprzedaży kolejnego dnia.

W obowiązujących przepisach podatkowych nie znajdujemy informacji odnośnie tego, co ma się w danej ewidencji znajdować. W większości przypadków jednak przedsiębiorcy umieszczają na nich:

• Liczba porządkowa,
• wartość sprzedaży,
• data sprzedaży,
• wartość sprzedaży powinna wzrastać narastająco.

Jest to mimo wszystko rozwiązanie, które można odpowiednio rozszerzyć o dodatkowe dane.

Rozliczenie w przypadku firmy nieewidencjonowanej wykonuje się poprzez regularne odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy, jednak nie jesteśmy do tego zobligowani. Można również rozliczyć podatek dochodowy przy rozliczaniu PIT36 raz do roku.

Zeznanie roczne pozwala również na odliczenie zakupów przeznaczonych na potrzeby prowadzonej działalności. Wszystkie ponoszone koszty należy odpowiednio udokumentować.

Opłacanie składek ZUS w przypadku działalności nierejestrowanej

Osoby, które spełniają wymogi dla prowadzenia nierejestrowanej działalności gospodarczej, nieposiadające tytułu ubezpieczenia, czyli w sytuacji gdy składki ZUS nie są za nich odprowadzane, ani nie są studentami poniżej 26 roku życia, nie mają obowiązku odprowadzania żadnych składek na ubezpieczenie społeczne, ani składki zdrowotnej – są one dobrowolne.

Jeśli jednak świadczymy usługi na podstawie umowy, w tym np. umowy zlecenie, to zleceniodawca staje się płatnikiem składek, ma obowiązek zgłoszenia nas w urzędzie do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego oraz odprowadzania odpowiednich składek do ZUS.

Działalność nierejestrowana a ulga na start w ZUS

Te dwie kwestie nie mają ze sobą nic wspólnego. Prowadząc działalność nierejestrowaną, w oczach ZUS nie jesteśmy przedsiębiorcami. W związku z tym jeśli nawet przez pewien czas będziemy prowadzić taką formę działalności, a wraz z jej rozwojem zdecydujemy się na zarejestrowanie, to będzie nam przysługiwać możliwość skorzystania z ulgi na start przez 6 miesięcy, a następnie 24 miesiące niskiego ZUS-u.

Rachunki i faktury w działalności nierejestrowanej

Rachunki

Uproszczona ewidencja sprzedaży za dany dzień – właśnie jej prowadzenia wymaga od nas ustawa w art.109 ust. 1. Jest to dobre rozwiązanie, gdyż zachowując regularność będziemy dokładnie wiedzieć ile jeszcze możemy zarobić w danym miesiącu, aby limit z działalności nierejestrowanej nie został przekroczony.

A więc obsługiwanym klientom będziemy wystawiać odpowiednie rachunki. Powinno się na nich znaleźć:

• numer kolejnego rachunku w ujęciu miesięcznym lub rocznym,
• data wystawienia rachunku,
• nazwa sprzedającego i nabywającego (imię i nazwisko, jest również obowiązujące w przypadku działalności nierejestrowanej),
• nazwa usługi,
• kwota do zapłaty.

Dokument ten może zostać przekazany klientowi w formie elektronicznej, za pośrednictwem maila.

Faktury

Jeśli będzie to konieczne możemy również wystawić klientowi fakturę VAT. Nie pojawiają się ku temu żadne przeszkody. Jeśli natomiast spełnimy określone ustawą o VAT art. 15 ust. 2 warunki to zostaniemy uznani za podatnika.

Treść Ustawy u VAT art.15, ust 2:

„działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.”

Jeśli z kolei sięgniemy do art. 113 tej samej ustawy dowiemy się, że działalność nierejestrowana będzie zwolniona z podatku VAT. W związku z nieosiągnięciem progu sprzedażowego na poziomie 200 tys. zł. Jest to zwolnienie podmiotowe. Przedsiębiorca w takiej sytuacji nie ma obowiązku rejestrowania się w Urzędzie Skarbowym przy pomocy VAT-R.

Zgodnie z prawem faktura VAT wystawiona w przypadku działalności nierejestrowanej powinna zawierać następujące elementy:

• kolejny numer faktury,
• data jej wystawienia,
• imiona i nazwiska, nazwy oraz adresy nabywcy i sprzedającego,
• nazwę, rodzaj towaru lub usługi,
• ilość towarów lub miarę wykonanych usług,
• cenę jednostkową towaru lub usługi,
• cenę do zapłaty ogółem,
• informację o zwolnieniu podmiotowym.

Jeśli faktura wystawiana jest przez osobę, która vatowcem nie jest, to nie będzie zawierała stawki oraz kwoty podatku VAT.

Opłacanie podatków przez firmę na próbę

Zakładając firmę nierejestrowana nie mamy obowiązku dysponowania numerami NIP oraz REGON, nie musimy również prowadzić księgowości dla naszej działalności. Jednakże nie jest to sytuacja, która sprawiałaby, że będziemy zwolnieni z płacenia podatków.

• Podatek dochodowy

Podatek od osiąganych przychodów musi być opłacany przez każdego z nas. W przypadku tych pochodzących z działalności nierejestrowanej zalicza się je do „innych źródeł podlegających opodatkowaniu”.

Osoby fizyczne, które prowadzą działalność gospodarczą, również nierejestrowaną zobowiązane są do opłacania podatku od dochodów osób fizycznych – PIT.

W roku 2022 obowiązują dwie wysokości podatku – może to być 17% lub 32%. Przychód osiągany na podstawie działalności nierejestrowanej należy zsumować z innymi jakie osiągnęliśmy i rozliczyć według skali podatkowej. Przedsiębiorca nieewidencjonowany może wybrać jedynie skalę podatkową do rozliczenia podatku – nie ma tu możliwości skorzystania ani z ryczałtu, ani z metody liniowej.

Nie ma jednocześnie obowiązku opłacania zaliczek na podatek dochodowy, gdyż firma nie jest zarejestrowana. Podatek konieczny do zapłacenia będzie traktowany jako niedopłata w czasie rocznego rozliczenia.

• Podatek VAT

W przypadku podatku VAT sytuacja jest bardziej skomplikowana i złożona. Główna zasada określa, że każdy przedsiębiorca, który sprzedaje towary lub usługi jest zobowiązany do opłacania podatku VAT, co oznacza, że ma mieć status czynnego płatnika VAT.

Jednak w tej kwestii w polskim prawie pojawia się podział na dwa podstawowe kryteria, które określają konieczność opłacania podatku VAT:

• Kryterium podmiotowe czyli uzależnione od osiąganych przez przedsiębiorcę przychodów.
• Kryterium przedmiotowe, czyli zależne od rodzaju sprzedawanych towarów i usług.

Jak to działa?

Otóż, biorąc pod uwagę kryterium związane z przychodami, okazuje się, że działając jako przedsiębiorca nieewidencjonowany nie mamy obowiązku odprowadzania podatku VAT. W przypadku tej formy działalności nie ma bowiem możliwości przekroczenia wartości sprzedaży, która zobowiązuje do opłacania VAT-u.

Według obowiązujących obecnie przepisów, płatnikiem VAT musi być przedsiębiorca, który w ciągu roku przekroczy obowiązujący limit 200 000 zł ze sprzedaży.

Mimo wszystko kryteria podmiotowe nieco zmieniają postać rzeczy. Ustawa o podatku od towarów i usług jest ustawowym zwolnieniem z podatku w przypadku niektórych towarów i usług, jednak dla licznych takie zwolnienie nie jest obowiązujące.

W związku z powyższym, jeśli w swojej działalności, nawet nierejestrowanej sprzedajemy towary lub usługi, które nie są objęte zwolnieniem, to konieczne jest rozliczanie się z podatku VAT i nie ma tu znaczenia wówczas kryterium dochodowe.

Kiedy NIE obowiązuje zwolnienie z podatku VAT?

• Świadczenie usług doradczych, prawniczych lub jubilerskich,
• Działalność gospodarcza nie posiada siedziby w Polsce,
• Sprzedajemy: tereny budowlane, w niektórych przypadkach również budynki, budowle lub ich części, metale szlachetne oraz wyroby jubilerskie, a także inne towary, które są wymienione w załączniku nr. 12 ustawy o VAT, nowe środki transportu, towary podlegające akcyzie – tu wyjątek stanowi energia elektryczna, wyroby tytoniowe oraz samochody osobowe.

Obowiązki w przypadku działalności nieewidencjonowanej

• Wystawianie rachunków– firmy nierejestrowane są również zobowiązane do wystawiania rachunków za produkty i usługi swoim klientom. Przypadają się one również w zakresie ewidencji przychodów, którą można prowadzić w formie uproszczonej. Dzięki temu będziemy mieli jednocześnie kontrolę nad zarobionymi sumami, dzięki czemu będziemy wiedzieć, do kiedy możemy działać jako firma nierejestrowana.
• Odpowiedzialność cywilna – Kodeks Cywilny wskazuje, że prowadząc działalność nierejestrowaną jesteśmy przedsiębiorcami. W związku z tym jesteśmy w pełni odpowiedzialni za siebie i swoją firmę. W tym kontekście obowiązujące jest również przestrzeganie praw konsumenta.
• W niektórych sytuacjach niezbędne jest zarejestrowanie się jako płatnika VAT – konieczność taka występuje w sytuacjach, gdy zajmujemy się sprzedażą towarów oraz usług, które nie są zwolnione z podatku VAT.
• Koniec działalności nieewidencjonowanej – jeśli dojdzie do przekroczenia przez nasze dochody progu 50% najniższego wynagrodzenia, to mamy obowiązek w ciągu 7 dni zarejestrować działalność w CEIDG. Taki wzrost zarobków jest równoznaczny z koniecznością rejestracji firmy oraz z zyskaniem praw i obowiązków wszystkich przedsiębiorców.

Gdy nasza firma się rozwinie a dochody przekroczą kryterium, konieczne będzie zarejestrowanie działalności. Przez pierwszych 6 miesięcy możemy korzystać z ulgi na start, dzięki której nie będziemy opłacać składek na ubezpieczenie społeczne. Po upływie tych 6 miesięcy można jeszcze skorzystać z preferencyjnego ZUS-u co oznacza jego niższą wysokość przez okres dwóch kolejnych lat.

Kiedy nie można prowadzić nierejestrowanej działalności?

Dokładnie rzecz ujmując chodzi o to, czy jakieś konkretne zawody, zajęcia czy usługi wykluczają możliwość prowadzenia działalności gospodarczej. Istotnie tak właśnie jest. Mówi się, że właściwie każdą działalność można początkowo prowadzić jako nierejestrowaną, jednak szczególnie w przypadku biznesów, których prowadzenie wymaga posiadania koncesji, zezwolenia czy wpisu do działalności regulowanych, ta opcja nie jest możliwa.

Lista działalności, które wymagają rejestracji i nie sposób znaleźć dla nich możliwości prowadzenia w formie niezarejestrowanej jest sporo. Jeśli więc chcemy podjąć ją na początek we właśnie takiej formie, to warto sprawdzić czy aby na pewno jest to dopuszczalne. Ich lista jest stosunkowo długa, w związku z tym dobrym rozwiązaniem będzie również poradzenie się w tym zakresie specjalistów. Pośród działalności przy których nierejestrowanie nie jest możliwe wymienia się:

• sprzedaż napojów alkoholowych,
• usługi detektywistyczne,
• prowadzenie własnej praktyki lekarskiej,
• działalność ochroniarska,
• działalność w zakresie gier losowych,
• prowadzenie indywidualnej praktyki pielęgniarek i położnych,
• archiwum akt osobowych,
• organizowanie imprez turystycznych,
• wyrób i rozlew napojów winiarskich lub spirytusowych,
• pośrednictwo pracy, doradztwo zawodowe czy doradztwo personalne, praca tymczasowa.

Powyżej znajdują się jedynie przykłady, które obrazują charakter wykonywanych obowiązków, które nie powinny być prowadzone w przypadku działalności nierejestrowanej. Dodatkowo warto zwrócić uwagę na obowiązki związane z koniecznością opłacania podatku VAT. O co dokładnie chodzi? Otóż sprzedaż niektórych towarów i usług objęta jest obowiązkiem bycia płatnikiem VAT. W związku z tym, mimo iż nie jest to bezpośrednio zapisane w przepisach, wówczas nie możemy prowadzić działalności nierejestrowanej.

Prawa konsumenta a działalność nierejestrowana

Kodeks cywilny uznaje nas za przedsiębiorców jeśli prowadzimy działalność nierejestrowaną. W związku z tym konieczne jest w przypadku sprzedaży przestrzeganie praw konsumentów. Oznacza to, że koniecznie będzie uwzględnianie zwrotów czy reklamacji. Jeśli np. nasza działalność będzie obejmować prowadzenie sklepu www to warto stworzyć wewnętrzny regulamin oraz przestrzegać RODO. To bardzo ważne kwestie.

Praca na etacie a prowadzenie działalności nierejestrowanej

Jeśli jesteśmy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenie to mamy możliwość prowadzenia również jednocześnie działalności nierejestrowanej. Wówczas składki są za nas opłacane, a z tytułu działalności dodatkowej nie musimy już ich uiszczać. Jednak konieczność opłacenia podatku dochodowego nadal tu istnieje.

Czy mogę być zarejestrowany jako bezrobotny i prowadzić działalność nierejestrowaną?

W teorii nie ma przeszkód jeśli chodzi o prowadzenie działalności nierejestrowanej i jednocześnie posiadanie statusu osoby bezrobotnej i pobierania zasiłku, przynajmniej do momentu, gdy nie przekroczymy przychodów na poziomie połowy najniższej krajowej. Trzeba jednak wziąć pod uwagę, że w PIP nasza działalność może zostać uznana za świadczenie usług lub stosunek pracy, co mogłoby doprowadzić do znacznego skomplikowania się naszej sytuacji.

Jeśli zgodnie z decyzją PIP określone zostanie, że dana usługa powinna być świadczona w formie umowy cywilno-prawnej, umowy o pracę czy agencyjnej to możemy zostać pozbawieni statusu osoby bezrobotnej i zasiłku z wsteczną datą. Taka sytuacja będzie oznaczać, że konieczne stanie się zwrócenie zasiłku, który pobraliśmy niesłusznie oraz osoba na rzecz której usługi świadczyliśmy będzie zobowiązana do opłacenia składek ZUS.