Nawet jeśli nasza działalność jest zupełnie nie związana z dokumentami, sprawami urzędowymi i temu podobnym rzeczami, to jednak zakładając firmę musimy skupić się na tym, aby znać kilka pojęć i obowiązków jakie na nas spoczywają. Oczywiście wiele spraw możemy przekazać zewnętrznym wykonawcom, np. księgowej. Jednak powinniśmy wiedzieć chociażby czym jest numer NIP, kto go nadaje i w jakim celu.
Spis treści
Co oznacza skrót NIP?
Numer Identyfikacji Podatkowej czyli właśnie nr NIP istnieje w Polsce od 1995 roku, kiedy to został wprowadzony poprzez ustawę. Jego głównym celem jest identyfikowanie podatników. Każdy numer NIP jest w pełni unikalny i nadaje się go jednorazowo na cały okres prowadzenia działalności gospodarczej lub jeśli dotyczy osoby fizycznej to dożywotnio.
W skład numeru NIP wchodzi dziesięć cyfr. Pierwsze trzy stanowią kod odpowiedniego urzędu skarbowego – dla miejsca zamieszkania podatnika, miejsca rejestracji działalności. Kolejne sześć nadawanych jest przez system losowo, jednak w takiej konfiguracji, aby w danym urzędzie nie pojawiła się powtórka. Na samym końcu znajduje się cyfra kontrolna, która nadawana jest przez specjalny algorytm.
Jak działa algorytm obliczania cyfry kontrolnej?
Na podstawie przedstawionych poniżej zasad, każdy samodzielnie sprawdzi, czy jego numer NIP jest prawidłowy. Jeśli końcowy wynik wyniesie 10 – będzie to oznaczało błąd albo w wyliczeniach albo w samym numerze.
- W pierwszym kroku każdą z 9 pierwszych cyfr w numerze NIP mnożymy odpowiednio przez: 6, 5, 7, 2, 3, 4, 5, 6, 7.
- Kolejna czynność zakłada konieczność zsumowania wszystkich uzyskanych wyników.
- Wynik dzielimy przez 11. Reszta z tego ilorazu powinna być równa cyfrze kontrolnej. (W związku z tym jeśli suma wyjdzie np. 46, podzielimy to przez 11, jest to liczba nie podzielna przez 11, więc dzielimy przez 11 liczbę 44 i zostaje nam liczba 2, która stanowi resztę)
Polski NIP a działalność europejska
Polski numer NIP poprzedza się prefiksem PL, wówczas bywa on również określany numerem identyfikacji VAT UE. Co to dokładnie oznacza? Poprzez numer identyfikacji VAT UE czyli VAT PL podatnik pozostaje odpowiednio zarejestrowany w celu prowadzenia działalności handlowej na terenie Unii Europejskiej – chodzi o tzw. handel wewnątrzwspólnotowy.
Istotna jest poprawna konstrukcja numeru VAT UE i jego zapis na wszelkich dokumentach. Powinno to wyglądać w następujący sposób:
PL1234567896
Nie robimy przerw, myślników czy kropek.
Jeśli prowadzona przez nas firma zajmuje się m.in. prowadzeniem wymiany handlowej z innymi podmiotami na terenie Unii Europejskiej to numer VAT UE powinien być umieszczany na wszystkich dokumentach, na każdej fakturze.
Kto musi posiadać numer NIP?
Jak już wspomnieliśmy numer NIP odpowiada za identyfikację podmiotów gospodarczych. Jednak do roku 2012 musiał posiadać go właściwie każdy z nas. Weszła wówczas ustawa, której celem było uproszczenie i usprawnienie całego procesu podatkowego. Na jej podstawie osoby, które nie prowadzą działalności gospodarczej i nie są w związku z tym zobowiązane do odprowadzania podatków od towarów i usług nie muszą posiadać numeru NIP, a w sprawach podatkowych wykorzystują jedynie swój numer PESEL.
W związku z tym obecnie obowiązek posiadania numeru NIP obejmuje:
- płatników składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne,
- osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą,
- osoby fizyczne odprowadzające podatek VAT,
- Osoby prawne oraz jednostki organizacyjne, które nie posiadają osobowości prawnej, jednak na podstawie konkretnych ustaw stają się podatnikami.
Jakie dokumenty powinny zawierać numer NIP?
Ustawa dotycząca zasad ewidencji i identyfikacji podatników określa, że numer NIP powinien znajdować się na wszystkich dokumentach, które w jakikolwiek sposób związane są z powstałymi zobowiązaniami podatkowymi lub budżetowymi, których pobór należy do organów podatkowych lub celnych.
Nadanie numeru NIP – kto się tym zajmuje?
Za nadanie podatnikowi numeru NIP odpowiada naczelnik urzędu skarbowego, odpowiedniego dla miejsca działalności danej firmy. Od momentu złożenia wniosku i wszelkich niezbędnych dokumentów NIP zostanie nam nadany w ciągu maksymalnie 14 dni. Warto również wiedzieć, że wpis do rejestru NIP jest całkowicie bezpłatny.
W jaki sposób złożyć wniosek o nadanie numeru NIP?
Złożyć wniosek o nadanie numeru NIP można za pośrednictwem jednego z trzech wniosków:
➜ NIP-7
Jest on przeznaczony dla określonych grup osób:
1. Tych, które przedsiębiorcami nie są:
- prowadzą działalność gospodarczą samodzielnie,
- nie są płatnikami podatków,
- podlegają rejestracji jako płatnicy podatku od towarów i usług lub są zarejestrowani jako podatnicy od towarów oraz usług,
- nie są objęci rejestrem PESEL,
- są płatnikami składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.
2. Tych, którzy są przedsiębiorcami i samodzielnie prowadzą działalność gospodarczą, jednak w ramach takich działalności, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy dotyczącej swobody działalności gospodarczej.
➜ NIP-2
Ten formularz składają następujące osoby:
- Jednostki organizacyjne i osoby prawne, które nie posiadają osobowości prawnej, jednak w świetle odpowiednich przepisów będące płatnikiem składek lub podatnikiem.
- Osoby będące płatnikiem składek na ubezpieczenie zdrowotne lub ubezpieczenie społeczne, poza podmiotami wpisanymi do Krajowego Rejestru Sądowego, które powinny korzystać z formularza NIP-8.
- Formularz NIP-2 wypełniają również dla podmiotów, które nie otrzymały numeru NIP, są wpisane do KRS, a znalazły się w rejestrze przed grudniem 2014.
➜ NIP-8
Korzystają z niego podmioty wpisane do KRS: do rejestru przedsiębiorców, oraz rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji i samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej.
NIP dla osób fizycznych
Zaledwie kilka lat temu wprowadzona została tzw. zasada jednego okienka. Oznacza ona, że wszelkie formalności związane z założeniem działalności gospodarczej możemy załatwić w jednym okienku w urzędzie. Jest to znaczące ułatwienie dla przedsiębiorców. W związku z tą zasadą osoby składające wniosek CEIDG-1 w celu rejestracji firm, bezpośrednio w jej trakcie uzyskują numer NIP.
Tak więc w momencie gdy składamy w urzędzie gminy lub online wniosek CEIDG-1, jednocześnie wnioskujemy również o nadanie numeru NIP. Oficjalne nadaje się go po złożeniu odpowiednich dokumentów przez osobę fizyczną.
Ważną informacją jest również to, że osoba fizyczna, która zakłada jednoosobową działalność gospodarczą, jednak wcześniej posiadała już numer NIP, nie uzyska nowego. Ten, który miała wcześniej zostanie przypisany do prowadzonego przedsiębiorstwa.
Numer NIP dla przedsiębiorców podlegających KRS
Przedsiębiorstwa, które posiadają formę prawną, która sprawia, że podlegają konieczności wpisu do KRS, uzyskują numer NIP przy zgłoszeniu.
Wpisowi do KRS podlegają następujące formy prawne działalności: spółdzielnie i spółdzielnie europejskie, spółki handlowe, spółki jawne, spółki komandytowe, spółki partnerskie, spółki komandytowo-akcyjne, spółki akcyjne, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, przedsiębiorstwa zagraniczne, jednostki badawczo-rozwojowe, spółki europejskie, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, główne zakłady zagranicznych towarzystw ubezpieczeń społecznych, główne oddziały zagranicznych zakładów reasekuracji.
Odrzucenie wniosku o nadanie NIP – kiedy i dlaczego?
W uzasadnionych sytuacjach może się zdarzyć, że wniosek o nadanie numeru NIP zostanie odrzucony. Ma to miejsce, m.in. kiedy:
- Złożona została niepełna dokumentacja.
- Dokumentacja zawiera błędy.
- Nie ma możliwości potwierdzenia istnienia określonego podmiotu (może tak się stać z rożnych powodów).
- Wniosek o nadanie numeru NIP składa osoba, która nie prowadzi działalności gospodarczej ani nie jest zarejestrowanym płatnikiem VAT – w takich sytuacjach w celach podatkowych wystarczający jest numer PESEL.
Zmiana danych osobowych
Numer NIP nadaje się raz na całe życie. Jednak jeśli dojdzie do zmiany naszych danych osobowych, nazwiska, adresu czy jakichkolwiek innych to obowiązkiem podatnika jest złożenie w urzędzie skarbowym stosownego wniosku z aktualizacją. Dokonuje się tego na tych samych wnioskach, co o nadanie numeru NIP.
Sprawdzanie numeru NIP w Polsce i Unii Europejskiej
Znalezienie numeru NIP konkretnej firmy nie powinno być kłopotliwe, jeśli posiadamy jej nazwę, adres lub REGON. Poszukiwania można rozpocząć w wyszukiwarce na stronie internetowej CEIDG – Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej.
Jeśli z kolei poszukiwany podmiot podlega wpisowi do KRS to dodatkową opcja jest skorzystanie z wyszukiwarki na stronie KRS. Możliwe jest również sprawdzenie numeru NIP zagranicznego kontrahenta – w tym celu korzystamy z wyszukiwarki w unijnym systemie VIES – VAT Information Exchange System. Możliwe jest również skorzystanie z baz udostępnianych bezpłatnie przez poszczególne państwa.
