Określa się również metodą uproszczoną. Możliwość korzystania z niej mają mali podatnicy, czyli tacy, którzy nie przekraczają rocznego limitu sprzedaży w kwocie 2 mln Euro w przeliczeniu na złotówki (za rok 2021 było to 9 030 600zł). Z punktu widzenia mniejszych przedsiębiorców, kwota ta jest bardzo wysoka, w związku z czym, tak na prawdę większość firm ma możliwość swobodnego korzystania z tego sposobu rozliczania VAT. W związku z tym z zastosowaniem tej metody najczęściej rozlicza się faktury wystawiane przez małych podatników.
Spis treści
Na czym polega metoda kasowa? Jak z niej korzystać?
Główną zasadą jest tu ujmowanie kosztów firmowych dokładnie w dacie ich poniesienia. Chodzi o datę wystawienia dokumentu. Działa ona tak samo w VAT, co w podatku dochodowym. Warto jednak wiedzieć, że nie odnosi się ona do wszystkich firmowych wydatków. Jak przy wielu innych zasadach, tak i tutaj pojawiają się wyjątki, dotyczą one:
- zaliczek wpłacanych na podatek dochodowy,
- wypłacanych wynagrodzeń,
- składek ZUS.
Powyższe należy księgować w dacie, kiedy nastąpiła faktyczna zapłata należności.
Ponadto powinniśmy zdawać sobie sprawę, ze zgodnie z ustawą o VAT, metoda kasowa będzie działać tylko przez określony czas. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt.2 , gdy minie 180 dni od dnia dostawy towaru bądź wykonania usługi, w przypadku braku zapłaty, podatnik rozpoznaje zobowiązanie podatkowe, co oznacza, że ma obowiązek opłacenia VAT-u od nieopłaconej faktury.
Jest to jednak sytuacja, w której czynny podatnik VAT ma możliwość odwołania się do instytucji ulgi za złe długi, która będzie dla niego ochroną przed nadpłaceniem podatku od nieuregulowanych faktur sprzedaży. Z możliwości takiej można skorzystać już po upływie 90 dni, które liczone są od terminu płatności za fakturę. Rozliczenie podatku może zostać więc odroczone i być powiązane z dniem otrzymania całości lub części należności.
Z kolei w kontekście VAT-u naliczonego od towarów i usług – odliczenia go można dokonać dopiero po opłaceniu faktur – prawo do odliczenia VAT powstaje, gdy uiścimy należność. Duże znaczenie ma tu, czy otrzymaliśmy całość lub część zapłaty. Jeśli tylko określoną część, to tylko od niej przysługuje nam możliwość odliczenia VAT-u.
Dla kogo jest korzystna? Kiedy powstaje obowiązek podatkowy?
Jest ona korzystnym rozwiązaniem przede wszystkim dla przedsiębiorców, którzy wystawiają faktury z długimi terminami płatności. Jej wykorzystanie poleca się również często nowym firmom, które nie są jeszcze w stanie określić czasu wpływu płatności, lub takim, które spodziewają się w nich opóźnienia. Do stosowania metody kasowej niezbędny jest VAT kwartalny – wariant rozliczeń podatkowych.
Najczęściej oznacza ona, że obowiązek podatkowy pojawia się w związku z zapłatą za towar lub usługę. Jednak od tej reguły obowiązują również wyjątki, gdyż zachodzi konieczność zapłacenia podatku VAT bez względu na zapłatę, gdy spełnione zostaną dwa warunki:
- Minęło 180 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.
- transakcja dokonywana jest na rzecz osób prywatnych lub firm, które nie są czynnymi podatnikami VAT.
Powstanie obowiązku podatkowego ma więc miejsce w momencie, gdy dokonana zostaje płatność za fakturę.
Z czym wiąże się wybór tej metody? Jak wygląda rozliczenie podatku VAT?
W przypadku podatku towarów i usług bierze pod uwagę VAT należny, który rozliczany jest w okresie przypadającym na datę otrzymania płatności od klienta. Wcześniej nie ma konieczności ujmowania go w pliku JPK_V7 oraz rejestrach VAT. Dokładnie ta sama zasada obowiązuje w przypadku faktur zakupowych, które mogą być w dacie, kiedy faktycznie przypada termin płatności.
Jakie są plusy i minusy tej metody? Obowiązek podatkowy w VAT
Za podstawową wadę metody kasowej uznaje się fakt, że konieczne jest nieustanne monitorowanie tego, czy klient opłacić fakturę, czy może zapłacił jej część, albo płatność nie miała jeszcze miejsca. Musimy więc dokładnie śledzić terminy płatności klienta. Natomiast w sytuacji, gdy zapłaci on najpierw część, później kolejną itp. będziemy jedną fakturę księgować wiele razy. Tylko regularne monitorowanie pozwoli nam na określenie momentu powstania obowiązku podatkowego.
Podatnik, który wystawia fakturę zgodnie z opisywanym sposobem, ma obowiązek zawrzeć na niej oznaczenie „faktura metoda kasowa”, wszelkie inne elementy są bez zmian w stosunku do standardowej wersji tego dokumentu.
Zgłoszenie metody kasowej – od kiedy można ją stosować?
Warto pamiętać, że jest to rozwiązanie dobrowolne, aby z niej skorzystać podatnik musi zawiadomić na piśmie naczelnika odpowiedniego urzędu skarbowego, w terminie do końca miesiąca poprzedzającego okres, w którym zamierza z tej metody korzystać.
Zrezygnować można po upływie 12 miesięcy stosowania tego rozwiązania w swojej firmie, aby tego dokonać po raz kolejny należy pisemnie powiadomić urząd skarbowy. Automatyczny powrót do metody memoriałowej następuje w sytuacji, gdy przedsiębiorca traci status małego podatnika.