Obiegówki — jak wypełniać kartę obiegową?

W prowadzeniu własnego przedsiębiorstwa nie tylko wielkie strategie i innowacje są kluczem do sukcesu. Niekiedy równie ważne stają się drobne, proceduralne działania, które wpływają na sprawność działania firmy. Jednym z takich narzędzi jest karta obiegowa, potocznie nazywana „obiegówką”. Umożliwia ona kontrolę nad przepływem dokumentów w przedsiębiorstwie, zapewniając, że trafią one do odpowiednich osób w odpowiednim czasie i zostaną odpowiednio zaakceptowane lub skomentowane. Choć karta obiegowa wydaje się być prosta, jej prawidłowe wypełnienie jest kluczem do sprawnego zarządzania dokumentacją w firmie. Jak więc wypełnić kartę obiegową krok po kroku, by służyła ona efektywności biznesowej?

Czym dokładnie jest obiegówka?

Obiegówka, czyli karta obiegowa dokumentu, jest narzędziem służącym do monitorowania przepływu dokumentów w organizacji, zwłaszcza tych wymagających wielu etapów akceptacji, konsultacji czy przechowywania. Jej głównym celem jest zapewnienie przejrzystości, jak i śledzenia etapów, przez które przechodzi dany dokument, od momentu jego powstania po archiwizację.

Kluczowe cechy obiegówki:

1. Identyfikacja dokumentu: Dzięki obiegówce łatwo można zidentyfikować dany dokument, jego rodzaj oraz pochodzenie.
2. Etapowość: Obiegówka pozwala na zaznaczenie, na którym etapie jest dany dokument – czy został on zaakceptowany, oczekuje na akceptację, czy też został odrzucony.
3. Zapis osób odpowiedzialnych: Na obiegówce znajdują się informacje o osobach, które miały kontakt z dokumentem – kto go przygotował, kto zatwierdził, kto przekazał dalej itp.
4. Daty: Dzięki obiegówce można śledzić, kiedy dany dokument został przekazany, kiedy został zaakceptowany, a także kiedy przeszedł kolejne etapy obiegu.
5. Uwagi i komentarze: Na karcie obiegowej często jest miejsce na uwagi czy komentarze od osób, które miały kontakt z dokumentem. Pozwala to na szybkie zrozumienie ewentualnych zastrzeżeń czy dodatkowych wyjaśnień.
6. Informacje o archiwizacji: Po zakończeniu procesu obiegu, dokument często trafia do archiwum – obiegówka zawiera informacje o tym, gdzie i kiedy dany dokument został zarchiwizowany.

W skrócie obiegówka jest swego rodzaju „paszportem” dokumentu, który umożliwia kontrolę nad jego przepływem w organizacji. Dzięki niej można łatwo zidentyfikować, gdzie dany dokument się znajduje, kto jest za niego odpowiedzialny i jakie były dotychczasowe etapy jego obiegu. W wielu przedsiębiorstwach jest to niezbędne narzędzie do efektywnego zarządzania dokumentacją.

Karta obiegowa a przepisy prawa

W kontekście zarządzania dokumentacją w przedsiębiorstwie obiegówki mają za zadanie uporządkowanie i usprawnienie przepływu informacji. Jednak warto zwrócić uwagę, że ich stosowanie może być również wymagane lub zalecane przez pewne przepisy prawa w Polsce. Oto kilka kluczowych aspektów związanych z kartami obiegowymi w świetle obowiązującego prawa:

1. Prawo archiwalne: Polskie prawo archiwalne stanowi o obowiązku odpowiedniego przechowywania dokumentów, w tym również o prowadzeniu rejestrów, które umożliwiają identyfikację i lokalizację dokumentów. Chociaż obiegówka nie jest wymieniona wprost w przepisach jako obowiązkowe narzędzie, jej stosowanie może pomóc w spełnieniu wymogów dotyczących odpowiedniego zarządzania dokumentacją.
2. Ochrona danych osobowych: Jeżeli obiegówka dotyczy dokumentów zawierających dane osobowe, przedsiębiorcy muszą zapewnić ich ochronę zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO). Karta obiegowa powinna zatem być wypełniana w sposób, który nie narusza prywatności osób, których dane dotyczy.
3. Prawo księgowe: Przepisy dotyczące rachunkowości mogą wymagać odpowiedniego dokumentowania procesów i transakcji finansowych. Chociaż obiegówki nie są wymienione jako obowiązkowe narzędzie, mogą być przydatne w dokumentowaniu procesów związanych z finansami i księgowością.
4. Standardy i certyfikaty: W niektórych branżach, zwłaszcza tych podlegających certyfikacji (np. ISO), wymagane jest stosowanie konkretnych procedur dotyczących zarządzania dokumentacją. Obiegówki mogą być częścią tych procedur.
5. Wewnętrzne regulaminy i procedury: Wielu przedsiębiorców decyduje się na wdrożenie wewnętrznych regulaminów i procedur dotyczących obiegu dokumentów. W takich przypadkach karty obiegowe stają się narzędziem realizacji tych wewnętrznych zasad.

Podsumowując, chociaż karta obiegowa sama w sobie nie jest narzędziem wymaganym przez polskie przepisy prawa, jej stosowanie może znacząco pomóc w spełnieniu wielu obowiązków prawnych. Zawsze warto konsultować się z prawnikiem lub doradcą w zakresie zarządzania dokumentacją, aby upewnić się, że działania firmy są zgodne z obowiązującym prawem.

Obiegówka dla pracownika

Dla pracowników obiegówka stanowi narzędzie ułatwiające codzienną pracę oraz zapewniające przejrzystość w obiegu dokumentów. W wielu firmach, zwłaszcza tych większych, gdzie dokumenty muszą przejść przez wiele rąk i etapów, obiegówka pozwala na szybkie zlokalizowanie dokumentu i zrozumienie, w jakim miejscu procesu się on znajduje. Poniżej kilka kluczowych kwestii dotyczących obiegówek z perspektywy pracownika:

1. Orientacja w procesie: Dzięki obiegówce pracownik wie, kto jest aktualnie odpowiedzialny za dany dokument, kto już go zaakceptował, a kto jeszcze musi to zrobić.
2. Kontrola nad dokumentem: W przypadku konieczności wprowadzenia zmian czy korekt, obiegówka pozwala na szybki dostęp do osoby, która jest w danej chwili „posiadaczem” dokumentu.
3. Elastyczność w pracy: Obiegówki zapewniają elastyczność w procesie obiegu dokumentów. Pracownik może łatwo przekazać dokument innemu członkowi zespołu, jeśli zajdzie taka potrzeba, jednocześnie informując o tym na obiegówce.
4. Zapobieganie błędom: Jasno określony proces obiegu dokumentów z użyciem obiegówek minimalizuje ryzyko błędów, takich jak pominięcie pewnych etapów czy pomylenie kolejności akceptacji.
5. Archiwizacja: Po zakończeniu procesu obiegu, obiegówka informuje pracownika o tym, gdzie i kiedy dany dokument został zarchiwizowany. Ułatwia to ewentualne późniejsze odnalezienie dokumentu.
6. Oszczędność czasu: Odpowiednio wypełniona obiegówka sprawia, że pracownik nie musi tracić czasu na poszukiwanie dokumentu czy ustalanie, kto jest za niego odpowiedzialny. Wszystkie niezbędne informacje są zawarte na karcie obiegowej.

Dla pracownika obiegówka jest więc nie tylko narzędziem organizacyjnym, ale również ułatwieniem w codziennych obowiązkach. Wprowadzenie obiegówek w firmie, w której jeszcze ich nie ma, może znacząco podnieść efektywność pracy i komfort realizacji zadań związanych z obiegiem dokumentacji.