Zasada memoriałowa i kasowa są dla siebie swoistymi alternatywami. Jednak mimo wszystko właśnie memoriał uznawany jest za nadrzędny w rachunkowości. Przedsiębiorca prowadzący działalność powinien znać podstawę prawną do to stosowania zasady memoriału – mówi o tym Ustawa o rachunkowości. Warto dowiedzieć się dla kogo lepsza będzie zasada kasowa, a dla kogo memoriałowa. Znaczenie ma tu sposób wykazania przychodu przez podatnika oraz kosztów jego uzyskania w księgach rachunkowych. Poznaj podstawowe zależności pomiędzy tymi dwiema metodami, a także ich specyfikę.
Spis treści
Zasada memoriału – co to jest – zasady rachunkowości?
Podstawowa definicja zasady memoriałowej i wyjaśnienie jej działania pojawiło się w artykule 6 Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r, jako Zasada memoriału i współmierności. Dowiadujemy się z niej m.in. że w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte w danym roku obrotowym przychody firmy. Duże znaczenie ma również ujęcie w nich ewidencji wszystkich kosztów, które mają bezpośrednie odniesienie do danego dochodu. Chodzi oczywiście o rozliczenie podatku VAT dla danej faktury.
Memoriał w księgowości nie ma związku z tym, czy przedsiębiorstwo dokonało już zapłaty należnej za okres podatkowy. Dokładnie rzecz ujmując chodzi tu więc o wykazanie wszystkich przychodów oraz kosztów, jedynie jako faktu ich wystąpienia, nie ma znaczenie ich dokonanie.
| w odniesieniu do przychodów | Musimy brać pod uwagę, że tu nie ma znaczenia fizyczne dokonanie zapłaty, ale samo zapoczątkowanie transakcji. W związku z tym, jeśli towar został przekazany klientowi, ale jeszcze nie opłacił on faktury, to już uznajemy daną sumę za przychód. |
| w odniesieniu do kosztów | Podobnie, jak w przypadku przychodów. Transakcja generuje koszty już po wystawieniu faktury, bo będziemy zobowiązani do opłacenia od niej podatku, niezależnie od tego, czy klient opłaci fakturę na czas, ani czy już dokonałeś zapłaty. Koszt będzie więc istniał od razu. |
W związku z tym, zgodnie z tą zasadą księgowanie przychodów powinno mieć miejsce, nawet jeśli klient nie dokonał zapłaty, a kosztów jeśli jeszcze nie opłaciliśmy podatku.
Zasada memoriałowa w rachunkowości – jakie ma zalety? Czy jest uproszczeniem w księgowości?
Podstawą tej zasady jest fakt, że nasza rachunkowość jest prowadzona na bieżąco. W związku z tym można wskazać wiele jej zalet. Zaliczamy do nich:
- Łatwe kontrolowanie i jasny obraz sytuacji finansowej naszego przedsiębiorstwa – dowiadujemy się w ten sposób m.in. tego z jaką częstotliwości w firmie generowane są przychody i koszty. Możemy dowiedzieć się, jakie musimy ponieść wydatki w stosunku do korzyści pieniężnych w danym miesiącu, niezależnie od tego, czy klient płaci faktury w terminie. Analizujemy to kiedy kupił i powstał przychód oraz koszt, a nie kiedy zapłacił. Ta ostatnia informacja może posłużyć do oceny problemów z płynnością finansową firmy.
- Możliwość bardziej skutecznego odczytywania ksiąg w razie kontroli – jeśli pojawi się kontrola to zdecydowanie łatwiej będzie nam odpowiadać na pytania dotyczące wydatków, jeśli dotyczące ich zapisy będą zbiegać się w czasie z ich zaistnieniem. takie indeksowanie jest zdecydowanie bardziej czytelne dla obu stron. Tę metodę zaleca Europejska Federacja Księgowych.
Czy metoda memoriałowa ma jakieś wady? Co musisz wiedzieć o rozliczaniu i księgowaniu kosztów?
Z pewnością jest to rozwiązanie, które początkowo może sprawiać pewne trudności. Oczywiście, jak każde inne posiada pewne wady, o których należy wiedzieć jeszcze zanim zaczniemy korzystać z tej opcji. Jakie wady ma zasada memoriałowa?
- Bardziej skomplikowana od metody kasowej, która jest jej konkurencją – Z całą pewnością potrzeba tu znacznego zaangażowania i pewnego doświadczenia w rachunkowości. Osoba zajmująca się księgowaniem, będzie musiała sprawnie poruszać się pomiędzy rejestrowanymi kosztami i przychodami, a realnymi wydatkami i wpływami.
- Powodowanie zaburzenia w płynności finansowej przedsiębiorstwa – jeśli klient nie opłaci wysokiej faktury w terminie, to Ciebie nie będzie to zwalniało z konieczności opłacenia podatku od transakcji, która miała miejsce, ale nie otrzymaliśmy za nią rozliczenia.
Metoda memoriałowa a zasada kasowa – czy można samodzielnie wybrać rozwiązanie?
Metoda kasowa jest drugą możliwością, z jakiej mogą korzystać przedsiębiorcy. W jej przypadku księgowane jedynie realne wpływy i wydatki przedsiębiorstwa. W związku z tym tutaj nasze sprawozdanie finansowe będzie zawierać jedynie zamówienia opłacone już przez klientów z danego okresu, a także koszty, które firma już opłaciła.
W ten sposób zawsze wiemy, jakie pieniądze w danym okresie znajdowały się z kasie i były z niej pobierane. Dla wielu osób taka opcja jest zdecydowanie łatwiejsza w interpretacji. Osoby, które nie mają dużego doświadczenia w prowadzeniu ksiąg rachunkowych w tym podatkowej księgi przychodów i rozchodów, będą czuć się w niej zdecydowanie pewniej i łatwiej będzie im wszystko zaksięgować.
Jednak mimo wszystko nie jest to rozwiązanie pozbawione wad. Oczywiście jest łatwiejsze, jednak długofalowo nie daje możliwości na ocenę operacji gospodarczych i wyniku finansowego firmy, trudniej jest analizować płynność i ogólną sytuację finansową przedsiębiorstwa. Dowiemy się z niej m.in jaki był realny obrót pieniężny w danym okresie, jednak nie będziemy wiedzieć, jakie należności oczekują jeszcze na zapłatę. W związku z tym zdecydowanie korzystniejsza jest metoda memoriałowa.
Nie każda firma ma możliwość dokonania wyboru, czy będzie stosową metodę kasową, czy memoriałową. Uzależnione jest to od rodzaju prowadzonej księgowości.
Jeśli jest to księgowość uproszczona, czyli Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów oraz ewidencja przychodów, to decyzja należy do przedsiębiorcy. Jednak w pełnej księgowości, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych, metoda kasowa zostaje wykluczona. Podczas roku obrotowego nie możemy dokonać zmiany stosowanej metody, a ponadto nie mogą one być łączone, co stanowi jedną z głównych i najważniejszych zasad rachunkowości.
