Empowerment w zarządzaniu – aktywizowanie pracowników i zaufanie

Empowerment jest koncepcją wykorzystywaną w zarządzaniu. Jej główną zasadą jest zachęcanie pracowników do angażowania się w procesy decyzyjne organizacji, firmy, w której pracują, przy jednoczesnym braniu odpowiedzialności za własne działania. Z założenia mają oni podchodzić do własnych zadań w taki sposób, jakby byli właścicielami firmy. Metoda ta jest dość chętnie wykorzystywanym rozwiązaniem w zarządzaniu zasobami ludzkimi

Jakie efekty, takiego zarządzania odczuje Twój pracownik?

Istnieje grupa efektów, które będą widoczne w działaniach i postępowaniu pracowników, przy zastosowaniu takiej metody zarządzania. Mogą one mieć bardzo korzystne oddziaływanie na firmę, więc z pewnością warto rozważyć taki właśnie model u siebie.

Przede wszystkim nasi pracownicy będą bardziej identyfikować się z firmą, przez co ich zaangażowanie w wykonywaną pracę będzie zdecydowanie większe. Praca będzie przysparzać im satysfakcji, odczują przynależność do zespołu, a w konsekwencji dojdzie do wzrostu ich wydajności. Pracownik będzie również bardziej świadomy kosztów, jakie ponosi firma, pojawi się u niego silniejsza motywacja wewnętrzna do pracy oraz widoczne będą lepsze relacje w zespole pracowniczym.

Wszystkie te skutki sprawiają, że w firmie będzie nie tylko lepiej się pracować, ale i efekty działań i osiągnięcia będą zdecydowanie lepsze w tak funkcjonującym zespole.

Na czym dokładnie polega Empowerment w zarządzaniu?

W tej kwestii niezbędne będzie oddzielenie tego, co wprowadzenie takiego systemu będzie oznaczało dla pracownika, a co dla kadry kierowniczej. Różnice mogą być znaczne, jednak w ogólnym rozrachunku i po wdrożeniu określonych zasad obie strony odczują pozytywne zmiany.

Od strony pracownika

• U pracowników pojawia się zaufanie do kierownictwa, jak również sposobu zarządzania firmą.
• Pracownicy mają poczucie wpływu na decyzje oraz efekty działań, jakie są podejmowane.
• Pojawienie się poczucia wartości i sensu wykonywanej pracy.
• Świadomość własnej skuteczności oraz dysponowania kompetencjami, jakie są niezbędne do wykonania konkretnego zadania.
• Możliwość posiadania wpływu na podejmowanie i realizowanie działań.

Od strony kierownictwa

• Nieustanne dążenie do odkrycia potencjału, jaki drzemie w pracownikach.
• Stawianie na samodzielność u podwładnych i uczenia ich takiej pracy.
• Dzielenie się informacjami, które są niezbędne do podejmowania określonych decyzji.
• Dzielenie się posiadaną władzą oraz autorytetem – takie działania prowadzą do wyzwalania wewnętrznej siły i motywacji u pracowników.
• Dbanie o to, aby pracownicy w pełni uczestniczyli w zarządzaniu firmą, oraz w podejmowaniu decyzji z nią związanych.
• Stwarzanie dla pracowników przestrzeni do rozwoju.
• Prowadzenie mentoringu.

Jaki cel ma Empowerment?

Specjaliści, którzy pochylają się nad sposobami zarządzania przedsiębiorstwem, zauważają, że empowerment ma na celu poprawić jakość działania organizacji, a narzędziami do osiągnięcia tego założenia ma być wzmocnienie i usamodzielnienie pracowników.

Jest to model zarządzania, który bardzo ściśle wiąże się z dążeniem do osiągnięcia skuteczności w motywowaniu pracowników. Poszukuje się źródeł motywacji zewnętrznej, jak i wewnętrznej. Ogromne znaczenie ma tu rozwój pracowników, doskonalenie ich kompetencji i umiejętności zawodowych. Kluczową rolę odgrywa jednak budowanie w nich zaangażowania do pracy w danej firmie.

Empowerment ma wzmacniać pracowników, ich siłę i skuteczność. Kluczowe jest tu więc odnajdywanie czynników, które powodują poczucie bezsilności i ich eliminowanie. Usuwa się je z wykorzystaniem formalnych praktyk organizacyjnych, do których możemy zaliczyć m.in.:

• Informacja zwrotna dotycząca wyników pracy – najlepiej jeśli funkcjonuje cały taki system i zawsze pracownik jest informowany o swoich rezultatach.
• Wykorzystanie systemów motywacyjnych opierających się o kompetencje pracowników.
• Cele, jakie stawiane są pracownikom powinny być realistyczne oraz adekwatne.
• Klarowne określanie zakresu obowiązków.

Kluczowe cechy, jakie wyróżniają Empowerment

1. Jest to proces opierający się na przekazywaniu wytycznych odnośnie produkcji i zarządzania.
2. Pracownik uzyskuje możliwość samodzielnego podejmowania decyzji, które mają wpływ na wykonywanie przez nich codziennych obowiązków.
3. W ramach Empowermentu pracownik uzyskuje taką władzę, aby miał możliwość realizowania powierzonych mu obowiązków najlepiej jak tylko potrafi.
4. Pracownicy zyskują autonomię i odpowiedzialność w kwestii zarządzania własnymi miejscami pracy,
5. Zyskują możliwość ustalania własnych celów, podejmowania decyzji dotyczących zadań oraz ustalania priorytetów i terminów.

O czym musisz pamiętać jako pracodawca w tym sposobie zarządzania?

1. 1. Kluczowe dla wzmocnienia pozycji pracowników jest zaprezentowanie im misji, wizji, celów oraz strategii organizacji.

1. 1. Wszelkie wdrażane działania mają na celu uświadomić pracownikom, jakie znaczenie ma ich rola dla ogólnego sukcesu firmy.

1. 1. Gdy u pracownika osiągnięte zostanie odpowiednie zaangażowanie, to niezbędne jest jego utrzymanie. Można to osiągnąć poprzez regularne przekazywanie im planów oraz strategii, tak aby cały czas zespół podążał w jednym kierunku.

1. 1. Zaufanie do pracowników jest niezbędne. Menadżerowie muszą wierzyć, że pracownik podejmie odpowiednie decyzje oraz, że jego dążenie do konkretnych celów będzie w pełni skuteczne.

1. 1. Aby możliwe było powierzenie takiego zaufania, pracownik musi poznać szczegółowe dane, a nie jedynie strategiczny kierunek firmy. Istotne będą raporty biznesowe i finansowe, informacje o zasobach ludzkich, budżety, dane marketingowe i inne.

1. 1. Menadżer musi również w odpowiedni sposób przekazywać pracownikom opinię. Dzięki temu będą mogli oni odpowiednio ocenić swój wpływ, jak również dostosowywać plany i rozwiązywać problemy w przyszłości. W przypadku dobrze ocenianej i wydajnej pracy zaleca się pochwały, lub systemy nagród.

Empowerment – dlaczego warto go stosować?

Jest to system zarządzania, który sprzyja zdecydowanie większemu zadowoleniu z wykonywanej pracy, wzrasta więc motywacja, a pracownicy dążą, aby być jeszcze bardziej doskonali. Zmiany widoczne są w poziomie zadowolenia i szczęścia u pracowników, jednak widocznie poprawia się również ich produktywność i efektywność.

Firma stosując Empowerment daje możliwość rozwijania kreatywności każdego z pracowników, co sprzyja twórczym pomysłom, oraz innowacjom w biznesie. Procesy biznesowe mogą zostać usprawnione, pojawiają się nowe produkty oraz usługi.

Warto również zwrócić uwagę na fakt, że jeśli nasza firma obsługuje klientów, to z pewnością będą oni bardziej zadowoleni, jeśli pracownicy, z którymi mają bezpośredni kontakt, będą mieli wpływ na decyzje, dzięki czemu obsługa i załatwianie poszczególnych spraw może być zdecydowanie szybsze.

Gdzie w Twojej firmie znajdzie się miejsce dla Empowerment?

Zarządzenie zgodnie z zasadami Empowerment nie musi obejmować przedsiębiorstwa w całości, a jedynie skupiać się na jego określonych obszarach. Odpowiednie zastosowanie tej metody może przyczyniać się do znaczącego zwiększenia efektywności działania, jak i poprawy ogólnych wyników, co może odczuć każdy w firmie. Gdzie więc dokładnie warto wykorzystać to rozwiązanie u Ciebie w firmie?

Ustalanie zakresu obowiązków

To bardzo ważna kwestia. Weźmy np. pod uwagę rozmaite kwestie konserwacyjne. Jedynie doświadczony pracownik, specjalista w danej dziedzinie będzie w stanie dokładnie określić, z jaką częstotliwością i w jaki sposób je wykonywać, aby było to odpowiednie dla działalności firm. W związku z tym powinniśmy dać mu przestrzeń do przedstawienia swoich uwag, rozwiązań i ich uargumentowania. Zmiana może okazać się na lepsze, a pracownik zyska wpływ na podejmowane decyzje i docenione zostaną jego kompetencje.

Obsługa klienta

Jeśli część naszej firmy swoje codzienne obowiązki realizuje w obsłudze klienta, to doskonałym rozwiązaniem może być umożliwienie pracownikom samodzielnego podejmowania decyzji w różnych sprawach z nimi związanych. Zniknie wówczas czas niezbędny na podjęcie takich decyzji przez kierownictwo.

Każdy pracownik w obsłudze klienta powinien znać dokładne wytyczne firmy związane z obsługą klienta w poszczególnych obszarach. Mimo wszystko takie decyzje i działania pracowników powinny być objęte wewnętrznymi kontrolami, abyśmy jako zwierzchnicy zyskali pewność, że działają oni w interesie firmy.

Samodzielnie tworzona struktura zespołu

W firmie może działać wiele zespołów, które będą się specjalizować w realizacji różnych zadań. Jednak stworzenie struktury w ramach każdego zespołu warto powierzyć właśnie pracownikom. Wpłynie to na swobodę ich działania, jak i sposób przetwarzania uzyskiwanych informacji. Menadżer obserwuje, jednak jego interwencje mają miejsce, jedynie w razie wyraźnej konieczności.

Odpowiednia motywacja całego zespołu

Z pewnością nikt nie lubi kontroli. Normalne będzie więc dążenie pracowników i całych zespołów, do tego, aby ich uniknąć. Będzie to możliwe jeśli swoje cele i zadania będą realizować terminowo, powyżej stawianych im oczekiwań i bez niepotrzebnych incydentów.

W takim systemie grupa często motywuje siebie wzajemnie do lepszej produktywności i efektywności. Opracowują specjalne sposoby na motywację , przypominają sobie o swoich założeniach, jak również o korzyściach, jakie wiążą się z wysokim poziomem efektywności. Mogą to być dowody uznania lub nagrody czy podwyżki.

Czy wprowadzenie Empowerment zawsze jest proste i skuteczne?

Oczywiście, że nie i całkowicie normalne będzie pojawianie się wynikających z tego trudności. Gdy w Twojej organizacji jest to coś zupełnie nowego, to musisz sobie zdawać sprawę, że wprowadzenie Empowerment będzie się wiązało z koniecznością zmian kulturowych. Dodatkowo kierownictwo będzie musiało poświęcić sporo czasu i energii, aby wdrożyć zupełnie nowy system działania.

Może się okazać, że taki system zarządzania nie sprawdzi się w stosunku do każdego pracownika. Przede wszystkim umożliwienie podejmowania decyzji, mniejsza kontrola codziennych działań, mogą skutkować tym, że niektóre osoby niemal całkowicie przestaną wykonywać swoje obowiązki. W tej kwestii kluczowa będzie czujność menadżerów i walka z tego rodzaju zachowaniami, które nie są dobre dla firmy.

Istnieje również druga grupa pracowników, z nadmierną skłonnością do przedsiębiorczości, jak również podejmowania coraz większego ryzyka. W ich przypadku Empowerment może doprowadzić do sprowadzenia zagrożenia na firmę. W związku z tym zaleca się mimo wszystko zarządzanie i odpowiednie kontrolowanie. Błędy muszą być rozpoznawane i dyskutowane.

Jakimi zasadami powinien kierować się pracodawca w Empowerment?

Istnieje grupa zasad, które mają bardzo duże znaczenie, dla skuteczności zastosowania tej metody zarządzania w praktyce. Wyróżniamy pośród nich:

1. Wizja firmy – z pewnością dobrym rozwiązaniem jest dzielenie się swoją wizją, misją i planami strategicznymi z pracownikami. W ten sposób poczują się oni ważniejsi i nie jedynie skoncentrowani na swojej codziennej pracy. Pomoże im to poczuć się ważną częścią organizacji.
2. Szacunek w stosunku do pracowników – pracodawca powinien skutecznie okazywać swoim pracownikom szacunek. Musi on być widoczny w mowie ciała, słowach i gestach.
3. Zaufanie do pracowników – w tym modelu zarządzania kluczowe jest zaufanie do pracowników oraz ich intencji. Ich decyzje i wybory nie zawsze będą identyczne z Twoimi, jednak powinieneś ufać, że będą one dobre i odpowiednie dla firmy.
4. Zaprezentuj dokładne cele i kierunek działania – w miarę możliwości warto angażować pracowników w wyznaczanie celów oraz planowanie działań. Można to zrobić np. na poziomie konkretnych działów. Przekazanie informacji odnośnie celów organizacji pozwoli na wyznaczanie zadań i nie martwienie się o ich właściwą realizację.
5. Deleguj ciekawe zadania – zapewne pracownicy na co dzień realizują wiele żmudnych zadań, zadbaj jednak o to, aby otrzymywali również te, które ich interesują. Może to być udział w spotkaniach, czy w promocji produktów.
6. Udostępniaj informacje, jakie są niezbędne do podjęcia decyzji – Twoi pracownicy powinni dysponować wszelkimi niezbędnymi informacjami, które ułatwią im podejmowanie przemyślanych decyzji.
7. Przekazuj informacje zwrotne – Jeśli informujesz pracowników o ocenie ich pracy, to wiedzą co poprawić, na co zwrócić uwagę.
8. Słuchaj, wyciągaj wnioski, pytaj – zapewnij przestrzeń do swobodnej komunikacji w swojej firmie, zadawaj również pytania. Twoi pracownicy łatwiej znajdą rozwiązanie w każdej sytuacji, jeśli będą mieli możliwość wyrażania swoich opinii.
9. Załóż, że problem jest w systemie a nie w osobie – jeśli w firmie pojawi się problem, w pierwszej kolejności szukaj elementu systemu, który zawodzi i uniemożliwia wykonanie zadania. Jeśli jednak okaże się, że powstał on z winy pracownika, warto najpierw z nim porozmawiać i spróbować załatwić sprawę.
10. Doceniaj pracowników, daj im uznanie i nagrody – jeśli pracownicy mają doświadczyć współodpowiedzialności w firmie, to muszą się poczuć doceniani za swoje wysiłki.

Empowerment a zaspokajanie potrzeb pracowników

Skuteczność zarządzania zgodnie z Empowerment może nastąpić jedynie w sytuacji, gdy zaspokajane są podstawowe potrzeby pracowników. Tylko w ten sposób mogą oni odczuć możliwość współdecydowania i poczuć się ważni w firmie. Szczególnie ważne są tu:

• poczucie, że posiada się możliwość decydowania o sobie,
• poczucie, że posiada się zdolności i kompetencje,
• poczucie, że to co się robi jest wartościowe,
• wiara, że posiada się możliwość wywierania wpływu,
• poczucie bezpieczeństwa.

Gdzie właściwie sprawdzi się Empowerment?

Analiza badań na temat tego sposobu zarządzania wskazuje, że Empowerment doskonale sprawdza się w miejscach, gdzie niezbędne jest wykraczanie poza tradycyjny zakres obowiązków, w sytuacjach, gdy pojawia się dodatkowa odpowiedzialność, niezbędne jest etyczne zachowanie, jak chociażby okazanie wsparcia i pomocy kolegom, jak również w branżach i firmach gdzie znaczenie ma myślenie i działanie kreatywne.

Empowerment przysparza pracownikom pewności siebie, większej siły, autonomii i kontroli w pracy, dostrzegają w niej większy sens i wartości. Zyskują również poczucie posiadania kompetencji, w tym, co należy do ich codziennych obowiązków zawodowych. Pozytywnie postrzegają możliwość wykazania się inicjatywą i posiadania wpływu na bieg wydarzeń.

Jeśli chcemy stosować Empowerment w naszej firmie, to kluczowe znaczenie będzie miało to, jak jako pracodawcy postrzegamy swoich pracowników. Znajdzie to przełożenie w wynikach pracy.

Nie jest to jednak dobre rozwiązanie w każdej sytuacji. Jeśli praca jest rutynowa i polega na powtarzalnym wykonywaniu dużej ilości obowiązków, to oczekiwanie kreatywności i poszerzania horyzontów może doprowadzić do pogorszenia wyników i większego stresu u podwładnych. Kluczowe znaczenie ma tu również zaufanie i relacje pracowników z przełożonym. Jeśli nie są one dobre, to może dochodzić do sytuacji, w których jego chęć dzielenia się decyzyjnością będzie odebrana jako słabość.

Badanie oczekiwań pracowników

Warto weryfikować jakie oczekiwania mają pracownicy, bo to właśnie od nich bezpośrednio zależy, jakie zachowania ze strony szefa będą odebrane w sposób pozytywny. Przekazanie zbyt dużej autonomii w stosunku do oczekiwań załogi, może skutkować niepewnością, zagubieniem i chaosem. Z kolei zmniejszenie swobody działania, wbrew oczekiwaniom może prowadzić do wystąpienia frustracji i niechęci do inicjatywy.

Wdrażanie Empowermentu

Istnieje kilka czynników, które są niezbędne dla sukcesu wdrażania tej koncepcji w naszej firmie, zalicza się do nich:

• Zapewnienie pracownikom dostępu do zasobów,
• Osiągnięcie odpowiednich relacji na linii przełożony-podwładny,
• Stałe szkolenie pracowników w wielu zakresach,
• Stosowanie zarządzania przez cele,- linkowanie wewnętrzne
• Monitorowanie zmian,
• Praca zespołowa.

Empowerment – zagrożenia

Jest to system zarządzania przedstawiany, jako taki, który niesie za sobą wiele korzyści dla przedsiębiorstwa, pracowników i przełożonych. Jednak nie jest on wolny od wad i realnych zagrożeń. Wprowadzenie tego systemu jest trudne i powinno odbywać się stopniowo. Pojawia się tu konieczność pokonania licznych barier, czy przekonań, które są ograniczeniami dla pracowników lub przełożonych.

Ze strony menadżerów dużym zagrożeniem jest dążenie do perfekcjonizmu. Często pojawia się myślenie, że to oni są przełożonymi, widzą najlepiej i mogą podjąć najlepsze decyzje, nie ufają swoim pracownikom i chcą poznawać szczegóły wykonywanych zadań, sprawować ciągłą kontrolę. Pojawia się tu więc nieprawidłowe zarządzanie zasobami ludzkimi.

Z kolei ze strony pracowników pojawiają się obawy, że nie posiadają oni wystarczającego doświadczenia i kompetencji. Występuje również niechęć do większego zaangażowania w pracę i większej odpowiedzialności. Często tacy pracownicy nie wiedzą dokładnie czym jest empowerment i jakie niesie za sobą korzyści – o tę wiedzę powinni zadbać ich liderzy. Niekiedy w grę wchodzą również złe doświadczenia w byciu samodzielnym w pracy.