Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkowe dla każdego pracodawcy. Jest to prawnie uwarunkowane i obowiązuje nawet osoby, które zatrudniają zaledwie jednego pracownika. Informację taką znajdujemy w Kodeksie Pracy w artykule 149. Co powinniśmy wiedzieć na temat ewidencjonowania czasu pracy i jak się za to zabrać?
W związku z tym jeśli zatrudniasz przynajmniej jedną osobę, to masz obowiązek prowadzenie imiennej ewidencji czasu pracy. Jest to element niezbędny do właściwego ustalenia wysokości wynagrodzenia za pracę oraz świadczeń z niego wynikających.
Do końca roku 2018 obowiązkowe było prowadzenie karty ewidencji czasu pracy, natomiast obowiązujące od 1 stycznia 2019 rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, określa dokumenty niezbędne do ewidencjonowania czasu pracy. Znajdziemy to w artykule 6 ust.1. Występuje tam dokument o nazwie Ewidencja czasu pracy, który obecnie obowiązuje.
Spis treści
Wyjątki od obowiązku
Mimo wszystko są jednak wyjątki. Takim obowiązkiem nie są objęci pracownicy, którzy zarządzają zakładem oraz pracownicy ryczałtowi, którzy otrzymują wynagrodzenie za pracę w godzinach nocnych lub nadliczbowych.
Jednak pomimo iż ewidencja czasu pracy nie musi być dla nich prowadzona, to innych obowiązków pracodawca musi dopełniać. Ma on obowiązek wykazywać m.in.:
- rodzaj i wymiar zwolnień z pracy,
- dni wolne ze wskazaniem tytułu ich udzielenia,
- rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.
W przypadku tej grupy pracowników mamy więc do czynienia z uproszczoną ewidencją czasu pracy. Jednak nie zwalnia ona pracodawcy z obowiązku prowadzenie innej dokumentacji związanej z ewidencją czasu pracy, która wskazana jest w § 6 pkt 1 lit. b–d rozporządzenia.
Ewidencji czasu prac a lista obecności
Często pracodawcy mylą te dwa pojęcia i uznają, że ewidencja czasu pracy i lista obecności, mogą być jednym. Jest jednak inaczej. Lista obecności może być podpisywana w momencie rozpoczęcia i zakończenia pracy, dzięki czemu będzie ona służyła do uzupełnienia ewidencji czasu pracy. Jednak koniecznie jest prowadzenie jej osobno.
Nie ma obowiązku prowadzenia listy obecności. Pracodawca może zastosować dowolną formę potwierdzenia przyjścia i wyjścia pracownika z pracy. Mogą to być specjalne karty, podpisywana lista, czy czytniki linii papilarnych. Niemniej jednak na liście obecności znajdują się podpisy pracowników, natomiast na ewidencji czasu pracy ich nie ma.
Ewidencja jest dokumentem prowadzonym przez pracodawcę, do którego pracownik może mieć wgląd na życzenie. Można ją prowadzić w ujęciu miesięcznym lub rocznym, jednak raz na miesiąc konieczne jest dokonanie jej aktualizacji, aby możliwe było właściwe wypłacenie wynagrodzenia.
W jaki sposób powinna być prowadzona ewidencja czasu pracy?
Dokładne zasady obowiązujące w kwestii prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników, określone są przez rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Znajdujemy w nim szczegółowe informacje dotyczące dokumentacji pracowniczej w firmie i obowiązków pracodawcy w tym zakresie.
Dowiadujemy się tu m.in. że pracodawca ma obowiązek prowadzić osobno dla każdego pracownika dokumentację w sprawach, które obejmują jego stosunek pracy. Tutaj wymienione zostają również właśnie dokumenty związane z ewidencją czasu pracy. Zgodnie z tymi informacjami w ewidencji czasu pracy powinny znajdować się następujące informacje:
- Liczba godzin przepracowanych przez pracownika,
- Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- Ilość godzin przepracowanych w konkretnych dobach,
- Ilość godzin nadliczbowych,
- Ilość godzin przepracowanych w godzinach nocnych,
- Ilość godzin przepracowanych w niedziele i święta,
- Odnośnie dni wolnych od pracy, łącznie z adnotacją powodu, z jakiego zostały udzielone,
- O rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
- O liczbie godzin w jakich pełniony był dyżur, godzinie jego rozpoczęcia i zakończenia oraz ze wskazaniem miejsca, gdzie był pełniony,
- O rodzaju oraz wymiarze usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- O wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- O czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania do wykonywania zawodu.
- Dane odnośnie urlopów.
Ewidencję czasu pracy najprościej jest przygotować w formie tabeli, która uwzględni wszystkie te informacje i niezbędne będzie wpisywanie jedynie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz ich ilości. Warto jednak wiedzieć, że taką tabelę możemy przygotować samodzielnie, tak, aby była ona dla nas jak najbardziej czytelna. Rozporządzenie Ministra odnośnie ewidencji czasu pracy nie zawiera bowiem wzoru takiego dokumentu, co pozostawia przedsiębiorcom dużą dowolność w jego przygotowaniu.
Istnieje obecnie również możliwość prowadzenia ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej lub tradycyjnej papierowej. To na jaką się zdecydujemy zależy od nas jako przedsiębiorców – jak będzie dla nas bardziej komfortowo. Jednak niezależnie od tego, na jakie rozwiązanie się zdecydujemy bardzo ważne jest to, aby taki dokument był jak najlepiej zabezpieczony przed ewentualnym zniszczeniem, dostępem nieupoważnionych osób trzecich lub utratą.
Przedsiębiorcy chętnie decydują się na prowadzenie ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej, gdyż ogranicza to chociażby ilość znajdujących się w biurze dokumentów. Jednak w takim rozwiązaniu niezwykle istotne jest to, aby plik z dokumentem dawał możliwość wydruku osobom upoważnionym do takich działań.
Z punktu widzenia pracodawcy korzystne może okazać się prowadzenie dodatkowych rejestrów poza ewidencją czasu pracy. Poleca się chociażby rejestr wyjść prywatnych. Taki dokument będzie zabezpieczeniem, jeśli w tym czasie dojdzie do wypadku.
Ewidencji czasu pracy a niezbędne dokumenty
Ewidencja czasu pracy powinna być przechowywana z odpowiednimi załącznikami, które potwierdzą chociażby dni wolne, lub będą stanowiły usprawiedliwienia dla nieobecności pracownika.
Pośród takich załączników powinny znaleźć się wnioski pracownika o uzyskanie czasu wolnego, w zamian za pracę nadgodzinową. Istotne jest jednak, aby były one spisane przed terminem wypłaty miesięcznego wynagrodzenia, którego będą dotyczyły. Ponadto jako załączniki ujmujemy wszelkie zwolnienia lekarskie i inne tego rodzaju dokumenty.
Odpowiednie przechowywanie wszystkich załączników i uzasadnień dla czasu pracy pracownika, będzie stanowiło gwarancję, że dokumentacja jest rzetelnie prowadzona, a wynagrodzenie zostanie prawidłowo wypłacone.
W sytuacji, gdy prowadzimy ewidencję czasu pracy w formie elektronicznej, to załączniki można przechowywać osobno.
Konsekwencje nie prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników
Jak już wiemy prowadzenie ewidencji czasu pracy pracownika jest obowiązkowe. Jeśli pracodawca jej nie prowadzi, a także innych dokumentów związanych ze stosunkiem pracy, popełnia wykroczenie. Jest on wówczas zagrożony karą grzywny zgodnie z artykułem 281 punkt 6 Kodeksu Pracy.
Jednak pracodawca odpowiada również za wszelkie niedopatrzenia i zaniedbania w prowadzeniu takiej ewidencji. Sankcje uzależnione są od powagi uchybień. Jeśli przykładowo widoczne będą jedynie braki we wpisach dotyczących realizacji prawa do urlopu to pojawić się może wniosek o poprawne prowadzenie ewidencji. Jeśli jednak inspektor pracy trafi na poważniejsze nieprawidłowości, to ma on możliwość stwierdzenia wykroczenia i nałożenia na przedsiębiorcę grzywny od 2 do 30 tys. zł.
Zdecydowanie poważniejsza będzie sytuacja jeśli stwierdzi on, że dokumentacja prowadzona przez przedsiębiorcę została sfałszowana. Wówczas może on skierować do prokuratury wniosek o podejrzeniu popełnienia przestępstwa.
Udostępnianie ewidencji czasu pracy
Pracodawca musi dysponować miesięczna ewidencją czasu pracy pracownika. Jak już wiemy jest ona obowiązkowa. Nie powinny mieć do niej dostępu osoby nieupoważnione. Natomiast na żądanie pracownika powinna zostać mu ona udostępniona.
Forma przekazania ewidencji pracownikowi może być różna. Czasem udostępnia się ją jedynie do wglądu, innym razem realizowane jest ksero lub odpis. Niezależnie jednak od tego należy pamiętać, że oryginał powinien pozostać u pracodawcy.
Dlaczego ewidencja czasu pracy jest tak ważna?
Pomijając fakt, że jest to dokument obowiązkowy do prowadzenia. Warto również zwrócić uwagę na fakt, że właśnie ewidencja czasu pracy stanowi dokument o bardzo wysokiej skuteczności jeśli chodzi o dokumentowanie czasu pracy współpracowników. Ma to ogromne znaczenie dla prawidłowego rozliczania wynagrodzenia.
W ewidencji czasu pracy znajdują się liczne informacje, które dają możliwość realnego określenia ilości przepracowanych godzin przez danego pracownika. Przepisy narzucają obowiązek rzetelnego prowadzenia takiego spisu, jednak co istotne może on również stanowić ważny dowód w czasie ewentualnych sporów sądowych pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.
Zawsze to pracodawca pozostaje odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji czasu pracy. Istnieje jednak możliwość, aby zlecił to zadanie swoim pracownikom, zatrudnionym na odpowiednich szczeblach, np. księgowym lub kadrowym, czy też kierownikom poszczególnych działów.
Jeśli z różnych przyczyn w tej dokumentacji pojawiają się jakiekolwiek braki, to warto zadbać, aby były na bieżąco uzupełniane, tylko wówczas taka rzetelna ewidencja czasu pracy będzie stanowiła realne zabezpieczenie dla pracodawcy i jego pracowników.
Karta czasu pracy a ewidencja czasu pracy
Zmiana Karty ewidencji czasu pracy na ewidencję czasu pracy, wprowadziła dodatkowo konieczność wskazywania ilości godzin przepracowanych w poszczególnych dobach, jak również szczegółowych godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. Wynika to z kontrolowania czy przestrzegane są przepisy o dobie pracowniczej.
Wraz ze zmianą nazwy dokumentu pojawiły się również inne modyfikacje. Jedną z nich jest konieczność wskazania ilości godzin dyżuru oraz godziny jego rozpoczęcia i zakończenia. W tym wypadku sprawdzane jest, czy nie jest naruszane prawo pracownika do nieprzerwanego 11 godzinnego dobowego odpoczynku.
Okres przechowywania ewidencji czasu pracy
Pracodawca ma obowiązek przede wszystkim przechowywać ewidencję czasu pracy przez okres zatrudnienia pracownika, oraz przed okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym doszło do wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy.
Istnieją wyjątki, odrębne przypisy, które nakazują dłuższy okres przechowywania. (art. 94 pkt 9b kp).
Symbole w ewidencji czasu pracy służące do prawidłowego jego rozliczania
Symbole stosowanie w ewidencji są ułatwieniem i jej uproszczeniem, gdyż w przeciwnym razie byłaby ona bardzo obszerna. Jednak nie istnieje określona grupa symboli, które należy w niej stosować. Wiele z nich ma charakter umowny. Najważniejsze, aby umożliwiały prawidłowe rozliczanie czasu pracy i naliczanie wynagrodzenia. Do najpopularniejszych zalicza się:
| Choroba | Ch |
| Opieka na dziecko do 14 lat lub innego członka rodziny | Op |
| Urlop wypoczynkowy | Uw |
| Urlop na żądanie | Uż |
| Urlop macierzyński | Um |
| Urlop rodzicielski | Urodz |
| Urlop ojcowski | Uojc |
| Urlop wychowawczy | Uwych |
| Urlop okolicznościowy | Uok |
| Urlop bezpłatny | Ub |
| Nieobecność usprawiedliwiona niepłatna | NUN |
| Nieobecność usprawiedliwiona płatna | NUP |
| Zwolnienie na dziecko | Zw.art 188kp |
Warto również wiedzieć, że jako pracodawcy możemy dodać do ewidencji czasu pracy specjalną rubrykę, w której będziemy odnotowywać spóźnienia pracownika do pracy.
Ponadto, jeśli pracownik przychodzi do pracy w niedzielę, to należy mu się za to dzień wolny w tygodniu. W ewidencji czasu pracy takie dni powinny być oznaczone symbolem W-N. Taki dzień powinien być udzielony w ciągu 6 dni przed lub po przepracowanej niedzieli.
Kolejną kwestią jest odpowiednie oznaczenie dni wolnych, jakie zostały udzielone pracownikowi, w związku z tym, że doszło do przekroczenia standardowego, pięciodniowego dnia pracy. Oznacza się to symbolem W-5.
Takie informacje są niezbędne inspektorom PIP w czasie przeprowadzania kontroli. Wówczas mają oni jasność co do tego, dlaczego konkretny dzień wolny został danemu pracownikowi przyznany. Oznaczenie go jedynie jako dnia wolnego nie będzie w tym wypadku wystarczające.
