Według Globalnego Monitora Zaufania Ipsos 2022 poziom zaufania Polaków w stosunku do poszczególnych zawodów nie napawa optymizmem. Ogólnoświatowy charakter analizy pokazuje, że mieszkańcy naszego kraju wykazują znacznie mniejszą ufność w porównaniu do międzynarodowych respondentów – wynik w stosunku do prawników wynosi zaledwie 29%. Jak to poprawić? W dzisiejszym artykule wyjaśniamy, jak sejf w kancelarii notarialnej może wpłynąć na wzrost poważania dla tak ważnej instytucji!
Spis treści
Czy warto inwestować w sejf do kancelarii notarialnej?
Z pewnością! Tak specjalistyczne wyposażenie podnosi rangę każdego gabinetu. W rezultacie sejf stanowi skuteczne i praktyczne narzędzie do poprawy wizerunku organów prawnych, ale generuje też sporo innych benefitów dla użytkowników. Jakich?
Ze względu na specyfikę profesji, sejf do kancelarii notarialnej musi spełniać kilka fundamentalnych i uzupełniających się funkcji. Pierwszą jest oczywiście gwarancja bezpieczeństwa składowanych dokumentów.
Sekretariat stanowi bowiem miejsce przechowywania ważnych i niezwykle wrażliwych informacji oraz pism, w tym aktów notarialnych, umów, kontraktów, ale również spadków i testamentów. To jednak nie wszystko!
Notariusze bardzo często magazynują inne formy cennych obiektów, na przykład papierów wartościowych lub biżuterii. Przyjmowanie depozytów wymaga ogromnej odpowiedzialności ze strony osób zaufania publicznego oraz profesjonalnych narzędzi pracy. Tak szeroki zakres obsługi sprawia, że sejf musi zapewniać podwójny charakter asekuracji – przed włamywaczami, ale także zniszczeniem na skutek szalejącego żywiołu.
Następna kwestia nawiązuje do wymogu ochrony poufności swoich klientów. Notariusz musi bowiem dokonać wszelkich starań, aby obsługiwane dokumenty nie trafiły w posiadanie przypadkowych osób.
W tym punkcie warto spojrzeć na przepisy w kontekście samego RODO. Według nowelizacji dany notariusz nie ma obowiązku powiadamiania osób trzecich o sytuacji przetwarzania danych osobowych. Wprowadzone zmiany podkreślają zatem znaczenie zawodu oraz pomagają budować relacje oparte na zaufaniu.
Jest to zatem kolejny dowód na to, że wyposażenie nie jest wyłącznie dodatkiem do gabinetu, ale realnym wsparciem w codziennej pracy. Jak wybrać sejf do kancelarii?
Ta kwestia wymaga wsparcia doświadczonych specjalistów, takich jak zespół HARTMANN TRESORE. Dobierzemy idealny model w zależności od Twojego systemu pracy oraz indywidualnych potrzeb, dostarczając zaawansowany i w pełni spersonalizowany projekt.
Jak wybrać sejf do kancelarii?
Dobór właściwego sejfu wymaga przeanalizowania możliwości logistycznych, konstrukcyjnych oraz biznesowych. Wyłącznie tak kompleksowe spojrzenie na przyszłą inwestycję gwarantuje satysfakcję z zakupu.
Jest to szczególnie ważne, ponieważ przemyślany i dostosowany nabytek sprawi, że będzie on służył przez wiele długich lat. Zatem, o czym warto pamiętać?
Kancelaria notarialna reprezentuje specyficzne środowisko pracy. Wraz z rozwojem działalności rosną zasoby dokumentów i cennych przedmiotów, co odzwierciedla się również w gabarytach samego sejfu. Rozmiar powinien zatem z łatwością mieścić bieżące dokumenty, ale również wszelkie pisma dotyczące przyszłych realizacji.
Warto pamiętać również o innych elementach, zdeponowanych przez klientów. Mogą to być cenne przedmioty, ale także wrażliwe nośniki danych. Rozmiar sejfu jest jednym z kluczowych czynników ułatwiających eksploatację.
Następnym walorem fachowych urządzeń jest posiadanie świadectwa, które gwarantuje najwyższe normy rozwiązań technologicznych. HARTMANN TRESORE współpracuje wyłącznie z prestiżowymi jednostkami certyfikacyjnymi o europejskim, a nawet światowym zasięgu – VdS Schadenverhütung GmbH oraz European Security Systems Association e. V.
Wykwalifikowany partner to również ognioodporność i asekuracja przed wysoką temperaturą, dymem i środkami gaśniczymi. Sejfy o odpowiedniej klasie zapewniają efektywną ochronę dokumentów, co pozwala na zażegnanie kryzysu i stłumienie niszczącego żywiołu.
Eksperci HARTMANN TRESORE prezentują wszystkie kategorie asekuracji i pomagają w selekcji optymalnego rozwiązania. Przykładowo, klasa S120 P według normy PN-EN 1047-1 to nawet 120 minut odporności na ogień dla papieru!
Finalnym aspektem, który warto poruszyć, odpowiadając na pytanie, jak wybrać sejf do kancelarii jest kontrola dostępu. Co to oznacza w praktyce?
Ergonomiczne wyposażenie służy do ochrony wrażliwych danych, ale umożliwia jednocześnie organizację zasobów niezbędnych podczas wykonywania codziennych obowiązków. W rezultacie sam mechanizm otwierania jest tutaj nader istotnym elementem, który wpływa na produktywność notariuszy.
Właśnie dlatego profesjonaliści HARTMANN TRESORE kładą szczególny nacisk na wyjaśnienie poszczególnych właściwości zamków. Model kluczowy jest wyjątkowo niezawodny i sprawdzi się dla jednoosobowej działalności, ale współpraca kilku osób może wymagać bardziej elastycznej formy. W takim przypadku lepszą inwestycją jest zamek elektroniczny, który wyróżnia się intuicyjnością obsługi i wysokim stopniem bezpieczeństwa, nie angażując jednocześnie uwagi współpracowników.
Jeśli wciąż zastanawiasz się, jaki sejf do kancelarii wybrać zapraszamy do lektury specjalnego podsumowania na temat przechowywania dokumentów niejawnych: https://www.hartmann-tresore.pl/blog/bezpieczenstwo-i-prawo/przechowywanie-dokumentow-niejawnych. W dalszej części publikacji demonstrujemy konkretny rodzaj, który z pewnością sprawdzi się w kontekście potrzeb biznesowych podmiotów prawnych!
Jaki sejf do kancelarii sprawdzi się najlepiej?
Kompletując wymienione wcześniej aspekty, to właśnie sejfy biurowe stanowią idealną propozycję dla wszystkich przedsiębiorców oraz przedstawicieli kancelarii notarialnych. Dlaczego?
Szeroki asortyment HARTMANN TRESORE pozwala bowiem na dopasowanie każdego detalu. Prezentowane modele z łatwością pomieszczą wszystkie drogocenny obiekty, biorąc pod uwagę również ich charakter. W związku z tym wariant biurowy zapewnia ochronę ważnym dokumentom, elektronicznym nośnikom danych, a także papierom wartościowym i dokumentacji.
Ten typ sejfów posiada rekomendowaną klasę bezpieczeństwa S1, ale istnieje możliwość nasilenia ochrony w razie potrzeby. Wówczas wystarczy wybrać model o podwyższonych parametrach i dodatkowych właściwościach przeciwogniowych.
Doskonałą odpowiedzią na zagadnienie, jaki sejf do kancelarii wybrać, jest sejf antywłamaniowy i ognioodporny HPFVII 1065. Wzorcowy produkt łączy bowiem wszystkie strategiczne funkcje zaawansowanego oprzyrządowania.
Spora grubość drzwi i korpusu zapewnia znakomitą ochronę przed włamywaczami i nawet 50 tysięcy euro limitu wartości chronionej dla firmy. Co więcej, sejf posiada wspomnianą już odporność ogniową S 120 P, a to przekłada się na dwie godziny asekuracji dla wszystkich dokumentów papierowych!
Seria HPFVII to jednocześnie wyjątkowa pojemność prawie 120 litrów. Użytkownik otrzymuje do dyspozycji dwie półki przestawne oraz miejsce na 10 segregatorów, a to pozwala utrzymać organizację i porządek dokumentów.
Jednak, planując inwestycję w sejf do kancelarii notarialnej należy wziąć pod uwagę jeszcze jeden składnik – serwis. Jakiekolwiek problemy techniczne mogą bowiem skutecznie unieruchomić płynność prac, a tym samym nadwyrężyć zaufanie klientów.
HARTMANN TRESORE jest niezawodnym partnerem biznesów z całego świata. Błyskawiczne pogotowie sejfowe oferuje awaryjne otwieranie sejfu oraz natychmiastową pomoc. Kompleksowe wsparcie na każdym etapie realizacji zlecenia jest zatem przewagą konkurencyjną, która ma realny wpływ na sukces kancelarii notarialnej.
Nasi konsultanci czekają na kontakt! Skorzystaj z niezobowiązującej rozmowy i sprawdź, który model sejfu biurowego sprawdzi się w Twoim gabinecie. Pełna lista wyposażenia dostępna jest pod adresem: https://www.hartmann-tresore.pl/produkty/sejfy-biurowe/lista.
Sejf a kancelaria notarialna – podsumowanie
Aktywność zawodowa o tak delikatnym charakterze procedur nie może polegać na przypadkowych rozwiązaniach. Nawet najmniejsze uchybienia w tym zakresie powodują bowiem natychmiastową utratę zaufania, a nawet poważne konsekwencje prawne!
Właśnie dlatego to, jaki sejf do kancelarii wybrać, powinno zostać poddane rzetelnej analizie. Fachowcy HARTMANN TRESORE nieustannie dbają o pełną ochronę Ciebie i Twoich klientów!