KSeF to skrót nazwy coraz szerzej znanego Krajowego Systemu e-Faktur. Mowa tu o platformie służącej do otrzymywania, wystawiania i przechowywania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych. Od III kwartału 2024 r. ten rodzaj faktur ma się stać obowiązkowy i całkowicie zastąpić pozostałe formy fakturowania.
Pomimo udostępnienia tej platformy wszystkim przedsiębiorcom już przeszło półtora roku temu, wciąż korzystanie z niej nie jest obowiązkiem. Ma się to jednak wkrótce zmienić, dlatego w poniższym artykule wyjaśnimy, czy warto już teraz przenieść się na wystawianie faktur w ten sposób.
Wygodna alternatywa dla ręcznego wystawiania faktur
Wprowadzenie ujednoliconego trybu wystawiania i archiwizowania faktur ma być korzystne zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla organów kontrolujących. Gromadzenie dokumentacji w jednej bazie danych pozwoli na szybkie i skuteczne jej odnajdywanie oraz da pewność sprawnego dotarcia do odbiorcy. Wystawiający fakturę przedsiębiorca nie musi się więc obawiać o uszkodzenia bądź zgubienie tego dokumentu, a to ze względu na brak jego fizycznej wersji. Wszystko odbywa się cyfrowo, do czego zdążyła już przyzwyczaić nas nowoczesna technologia.
Co więcej, sam proces wystawienia e-faktury wymaga znacznie mniej czasu oraz wysiłku u osób zatrudnionych w firmie. Sporządzając taki dokument z wykorzystaniem ogólnodostępnych szablonów, trudniej o wystąpienie jakiegokolwiek błędu. Nawet jeśli takowy już się zdarzy, nie ma problemu z szybkim jego wyeliminowaniem. W przypadku faktury fizycznej taka czynność nie jest już jednak prosta, co znacznie obniża efektywność pracy.
KSeF z praktycznego punktu widzenia
Odbiegając całkowicie od kwestii prawno-biznesowych, KSeF jest rozwiązaniem znacznie bardziej praktycznym. Nie chodzi tu już nawet o czas pracowników, ale przede wszystkim o oszczędności i organizację przestrzeni biurowej.
Większe przedsiębiorstwa generują rocznie ogromne ilości faktur. Taki dokument musi być archiwizowany przez kilka lat, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Czy pozbycie się ogromnych ilości folderów i regałów z dokumentacją handlową, na rzecz chociażby zorganizowania większej przestrzeni w biurze nie jest dobrym rozwiązaniem? To samo tyczy się ograniczenia zużycia papieru. Jedna ryza nie stworzy co prawda wielkich kosztów, jednak gdyby policzyć ich ilość w ciągu roku, powstaje z tego całkiem pokaźna suma.
Jakie korzyści z KSeF zyskuje przedsiębiorca?
Obecnie, z Krajowego Systemu e-Faktur może skorzystać już każdy przedsiębiorca. Nie jest to co prawda wymóg, jednak właścicieli firm zachęca się do używania tej platformy na wiele sposobów. Chodzi tu głównie o skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT (z 60 do 40 dni), jednak do zalet należy zaliczyć również uproszczone przepisy dotyczące fakturowania.
Podsumowując, KSeF ma za zadanie usprawnić proces księgowania i rozliczania przedsiębiorców, a przy tym usprawnić kontrole podatkowe i zredukować liczbę oszustw podatkowych. Korzyści są więc zarówno po stronie podatników, jak i urzędników, a uczciwi przedsiębiorcy nie mają się czego obawiać.
