Prowadzenie firmy

Notatka służbowa – komunikacja w firmie – co oznacza i jak się ją sporządza?

Notatka służbowa w firmie

Notatki służbowe stanowią jedne z podstawowych dokumentów, jakie stosuje się w wewnętrznym procesie komunikacji w firmach i instytucjach. Jest to rodzaj pisma, który pod względem prawnym potwierdza przyjęte ustalenia i jednocześnie może być ona wykorzystywana do ich skutecznej weryfikacji. Jej celem jest przekazanie ważnych informacji w obrębie firmy. Jak jednak powinna dokładnie wyglądać? W jaki sposób się ją sporządza i kiedy dokładnie po nią sięgamy?

Duża firma – skuteczna komunikacja

Szczególnie widoczne jest znacznie notatek służbowych, w przypadku dużych firm. Przy znacznej ilości pracowników i panującym ogólnym zgiełku, czasem trudno o jednoznaczne i dokładne przekazywanie informacji. Dane nie będą precyzyjne i obniżeniu ulegnie jakość porozumienia. Dodatkowo działania firmowe powinny być odnotowywane w dokumentacji, tak aby były bardziej wiarygodne. Notatki służbowe usprawniają komunikację w firmie, w związku z tym możemy mówić o ich użyteczności i ułatwianiu porozumiewania się.

Jaką formę mają zwykle notatki służbowe?

Stanowią one rodzaj oficjalnego pisma, które wykorzystywane jest w celu uzyskania lepszego poziomu komunikacji wewnątrz przedsiębiorstwa. Taka forma powszechnie stosowania jest tak w jednostkach prywatnych, jak i państwowych, niezależnie od ich wielkości.

Notatkę służbową może sporządzić każdy pracownik, niezależnie od tego, na jakim stanowisku pracuje – na jakim szczeblu.

Jednak większość notatek związana jest z kluczowymi dla firmy zagadnieniami, w związku z czym ich sporządzanie leży najczęściej w rękach głównego zwierzchnika. Przygotowują je również kadry, księgowość czy dział HR.

Nie istnieje jednak jedna określona forma dla notatki służbowej. Jej zadaniem jest przekazywanie kluczowych informacji dla firmy. Będą one jednak bardzo zróżnicowane. W związku z tym może ona mieć formę zawiadomienia, sprawozdania, jak i innego ważnego aktu. Pojawiają się m.in.:

  • notatka służbowa ze spotkania – spotkania w firmie mogą mieć różną formę, czasem uczestniczą w nich wszyscy pracownicy, a czasem tylko część z nich, jeśli jednak w ich przebiegu pojawiły się ważne informacje, to zupełnie niezależnie od ilości uczestników niezbędne jest przekazanie wszystkim w firmie notatki z najważniejszymi danymi.
  • notatka służbowa z rozmowy telefonicznej – sporządza się je po telefonicznych rozmowach biznesowych, które mają kluczowe znaczenie dla dalszego funkcjonowania firmy. Notatka taka powinna dotrzeć do wszystkich pracowników. Należy wskazać datę rozmowy, najważniejsze ustalenia i ich wpływ na dalsze działanie firmy.
  • notatka służbowa ze zdarzenia – Nieprzyjemnych zdarzeń z pewnością wolimy unikać, jednak nie zawsze mamy na to wpływ, więc jeśli dojdzie do niefortunnej sytuacji w pracy, to zawsze musi zostać ona odpowiednio opisana w notatce służbowej. Umieszcza się w niej wówczas następujące informacje: dokładny opis wypadku do jakiego doszło, jego przyczyny jeśli są możliwe do ustalenia oraz wszystkie skutki z dokładnym wymienieniem wszelkich urazów oraz strat.
  • notatka będąca konsekwencją nieodpowiedniego zachowania pracownika – może również dojść do uchybienia w zachowaniu pracownika. W takiej sytuacji pracodawca musi w odpowiedni sposób poinformować go o zaistniałym błędzie. Zależnie od tego, jak wielkie jest to przewinienie można zastosować upomnienie lub nałożyć adekwatną karę. Informacja o nieprawidłowościach powinna znaleźć się w odpowiedniej notatce dyscyplinującej. W przypadku takich dokumentów ogromne znaczenie ma obiektywność i opisanie przewinienia zgodnie z prawdą. Co istotne w takiej notatce nie może znaleźć się osądzanie nikogo, odniesienia do życia prywatnego czy wskazanie konkretnej osoby. Notatki można tworzyć w różnych sytuacjach, pośród przykładów znajdują się: odmówienie przez pracownika wykonania określonego obowiązku bez wskazania wiarygodnej i uzasadnionej przyczyny, ciągłe spóźnienia do pracy lub nadużywanie przerw, łamanie zasad BHP, brak szacunku do zwierzchnika lub innych pracowników i pozostawanie z nimi w konflikcie, niewłaściwe wykonywanie obowiązków. Taką notatkę dołącza się do akt danej osoby. Jeśli jest to nagana ze wpisem do akt, to należy pamiętać, że po roku dochodzi do jej przedawnienia, a wówczas notatkę z akt się usuwa.

Jak powinno wyglądać dostarczenie notatki służbowej?

Kluczowe w czasie odpowiedniego przekazania notatki służbowej jest dopilnowanie, aby nie dostała się ona w nieodpowiednie ręce. Przykładowo wydostanie się jej poza firmę stanowi naruszenie zasad prywatności. Takie pisma dostarcza się osobiście lub poprzez tzw. wewnętrznego kuriera firmowego.

Ważne jest więc dopilnowanie, aby dotarła ona jedynie do osób dla których jest przeznaczona. Jedną z opcji jest wręczenie jej osobiście, jeśli jednak z różnych powodów jest to niemożliwe i ma ona dotrzeć do większej ilości osób, to można ją wysłać wraz z firmową pocztą elektroniczną.

Prawidłowa notatka służbowa – jak właściwie ją napisać?

Dokładny układ i treść notatki służbowej będą nieco inne, zależnie od tego, czego będzie ona dotyczyła. Jednak istnieje grupa pewnych stałych elementów, które powinny pojawić się w każdej z nich, aby można mówić, że notatka jest prawidłowa.

Zaliczamy do nich:

  • dane osoby nadającej,
  • data oraz miejsca sporządzenia notatki,
  • jeśli notatka kierowana jest do konkretnej osoby, to również jej dane,
  • przedstawienie tematu, czyli np. tytuł „Sprawozdanie z wypadku z dnia…”
  • opis przedmiotu danego pisma – należy zadbać, aby był możliwie jak najkrótszy i przekazywał najważniejsze informacje,
  • podpis osoby, która dokument sporządziła.

Co jest ważne w przypadku notatki służbowej?

Notatkę służbową w wielu przypadkach sporządza się po spotkaniu lub rozmowie telefonicznej. Najważniejsze, aby miała ona możliwie zwięzłą formę. W większości przypadków taki dokument jest jednostronicowy. Można go zarówno napisać na komputerze, jak i ręcznie.

Warto również pamiętać, że jest to dokument traktowany jak pismo urzędowe. Warto skorzystać z dodatkowych narzędzi online, lub na komputerze, które pozwolą na całkowite wyeliminowanie błędów ortograficznych, stylistycznych, gramatycznych i interpunkcyjnych.

Notatka służbowa powinna być przygotowana z maksymalną rzetelnością, dokładnie precyzować najważniejsze informacje.

W notatkach służbowych nie zamieszcza się własnych osądów i opinii o innych pracownikach i/lub ich decyzjach.

Krótki czas tworzenia, szybkie doręczenie i prosty przekaz – to najważniejsze w notatce służbowej.

Kto przygotowuje notatkę służbową?

W tej kwestii nie ma wyraźnych przepisów. W związku z tym, w teorii notatka może zostać sporządzona przez każdego pracownika w firmie. Jednak w praktyce widoczne jest, że w większości przypadków dotyczy ona ważnych decyzji i istotnych działań, które podjęto na wcześniejszych spotkaniach biznesowych, a więc najczęściej jej napisaniem zajmuje się szef lub inny bezpośredni przełożony. Jeśli natomiast jej celem jest zdyscyplinowanie pracownika, to notatka może być przygotowana przez dział kadr.