Zatrudniając pracownika, musisz przedstawić opis stanowiska pracy. Jest to jeden z ważniejszych dokumentów dotyczących struktury organizacyjnej, w związku z tym konieczne jest, aby był sporządzony poprawnie. Sprawdź więc w poniższym artykule, jak prawidłowo sporządzić opis stanowiska pracy i co powinien on dokładnie zawierać.
Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek zapoznania pracownika z zakresem powierzonych mu zadań na danym stanowisku. Jednak pracownik powinien również znać stawiane mu wymagania, aby jego praca w firmie była w pełni wydajna i efektywna. Karta stanowiska pracy powinna więc zawierać wszystkie powierzone obowiązki.
Spis treści
Opis stanowiska pracy — czym jest, jaką powinien mieć strukturę i co zawierać?
Zgodnie z ogólną definicją stanowisko pracy jest pojedynczym, podstawowym i niepodzielnym elementem struktury organizacyjnej każdej organizacji. Każde takie stanowisko wiąże się z określonym zakresem obowiązków i zadań do wykonania. Bardzo często grupy stanowisk łączone są w komórki organizacyjne, w których osobą zarządzającą jest kierownik. Stanowiska pracy można dzielić na różne typy. Jednak zdecydowanie najczęściej wykorzystywany jest podział hierarchiczny pomiędzy poszczególnymi szczeblami.
Wyróżniamy wówczas stanowiska kierownicze wyższego szczebla, średniego szczebla, niższego szczebla i wykonawcze. Każde stanowisko pracy ma swoje miejsce w strukturze organizacji przedsiębiorstwa. Musi się ono ponadto składać z kilku elementów, które obowiązkowo muszą znaleźć się w opisie stanowiska pracy. Zaliczamy do nich:
- Zadania, które powierzone są pracownikowi do wykonania.
- Urządzenia, które będą służyć pracownikowi do wykonywania pracy.
- Narzędzia, które będą ułatwiać pracownikowi wykonywanie pracy.
- Przestrzeń niezbędna do wykonywania pracy.
- Pracownik.
- Półwyroby.
- Materiały.
Co musisz wiedzieć o tworzeniu opisu stanowiska pracy jako pracodawca?
Wykonanie opisu stanowiska pracy musi rozpocząć się od analizy. Powinna ona opierać się na systematycznym zbieraniu danych, opisywaniu zadań, jakie muszą być wykonywane w konkretnej pracy, a także wskazywaniu niezbędnej wiedzy, zdolności i umiejętności, które pozwolą na wykonywanie zadań w takiej pracy konkretnej osobie. Tworzenie analizy to przede wszystkim obserwowanie pracownika pracującego na konkretnym stanowisku. Co istotne najczęściej takiej weryfikacji poddaje się stanowiska wykonawcze oraz kierownicze.
Analizowany jest sam proces pracy, jak i jej elementy składowe. Aby przeprowadzić taki audyt, konieczne jest wybranie stanowiska pracy do badania, następnie zapoznanie się z opisem stanowiska oraz końcowym efektem pracy. W kolejnym kroku pracownik musi być obserwowany w czasie wykonywania czynności prowadzących do osiągnięcia efektu końcowego. Następnie trzeba przeanalizować zgromadzone dane i dokonać porównania pracowników pod kątem wydajności i efektywności.
Przeprowadzenie analizy stanowisk pracy na wszystkich szczeblach zarządzania doprowadzi do tego, że stworzymy kartę charakterystyki stanowiska pracy, czyli właśnie opisu stanowiska pracy. Jest to istotne, bo na podstawie znajomości obowiązków na danym stanowisku można je lepiej wartościować, czyli ustalać sprawiedliwe pułapy wynagrodzeń. Jednak wszystkie obserwacje można również z powodzeniem wykorzystać do stworzenia opisu stanowiska pracy.
Pracownik w strukturze organizacyjnej firmy — wartościowanie zakresu czynności, czyli czym jest opis stanowiska pracy?
Dzięki przygotowaniu charakterystyki stanowiska pracy można szczegółowo określić, czy prawidłowo zorganizowano strukturę organizacyjną, oraz czy stanowiska, jakie zostały utworzone, są odpowiednie dla celów i zadań realizowanych w firmie. W związku z tym taką charakterystykę należy zawrzeć w dokumencie, z którym pracownik będzie mógł się łatwo zapoznać. Można więc powiedzieć, że opis stanowiska pracy, jest zapisaną w formie dokumentu charakterystyką stanowiska, w której muszą znaleźć się następujące elementy:
- zakres odpowiedzialności pracownika,
- zakres obowiązków na danym stanowisku pracy,
- wskazanie umiejscowienia stanowiska w strukturze organizacyjnej,
- cechy osobowości kandydata, narzędzia i wymagania dotyczące kompetencji.
Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 3 kwietnia 1997 roku (I PKN 77/97) zakres obowiązków pracowników powinien mieć formę pisemną. Wskazuje również, że zakres obowiązków, który jest zgodny z umową o pracę, powinien zostać przyjęty i podpisany przez pracownika. W sytuacji, gdy pracownik odmawia podpisania zakresu obowiązków zgodnego z umową o pracę, to może to stanowić podstawę do jej wypowiedzenia.
Co powinno znajdować się na karcie stanowiska pracy?
Opis stanowiska pracy jest istotnym dokumentem zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy. Pierwszy wie, czego się od niego oczekuje, drugi natomiast za co płacone jest wynagrodzenie. W związku z tym, w takim dokumencie muszą znaleźć się pewne stałe elementy, zaliczamy do nich:
- nazwa stanowiska,
- cele na danym stanowisku,
- wskazanie przełożonych i podwładnych,
- określenie miejsca w strukturze organizacyjnej,
- zakres odpowiedzialności pracownika,
- wskazanie czasu i miejsca pracy,
- lista zadań i obowiązków wraz z opisem,
- uprawnienia pracownika,
- sposób wynagradzania pracownika,
- przedstawienie zagrożeń wynikających z pracy na danym stanowisku,
- przedstawienie przywilejów wynikających z pracy na danym stanowisku,
- opis wymagań względem pracownika,
- oczekiwane wykształcenie, kwalifikacje i umiejętności,
- cechy osobowości.
Opis stanowiska powinien być zgodny z umową o pracę, a jakie błędy są najczęściej popełniane w czasie jego tworzenia?
Nieprawidłowe stworzenie opisu stanowiska pracy może doprowadzić do tego, że nie będzie on w wystarczającym stopniu spełniał swojej funkcji. Dokument ten powinien być przede wszystkim użyteczny, jednak pewne nieprawidłowości mogą sprawić, że zupełnie się nie przyda. Sprawdź więc, jakie są najczęściej popełniane w nim błędy.
- Pominięcie zakresu działalności.
- Niewskazanie poziomu odpowiedzialności.
- Nieprecyzyjne sformułowanie powierzonych zadań.
- Dublowanie takich samych zadań na różnych stanowiskach.
- Przeciążanie obowiązkami jednego pracownika.
- Chaotyczne rozdzielanie zadań.
- Brak dostosowania zadań do predyspozycji posiadanych przez pracownika.
- Nadmiernie szczegółowe wypunktowanie zadań.
- Brak dostosowania zadań pod względem technicznym.
- Brak zapewnienia odpowiedniego wyposażenia.
Opis stanowiska pracy — jakie niesie za sobą korzyści dla pracownika i pracodawcy?
Brak szczegółowej i dobrze przygotowanej karty opisu stanowiska może powodować pewien chaos w firmie i problemy z odpowiednio sprawnym wykonywaniem poszczególnych zadań. W związku z tym z pewnością warto poświęcić czas na jego wykonanie. Wiążą się z tym określone korzyści, zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy. Należy pośród nich w sposób szczególny wymienić:
- możliwość stworzenia spójnej struktury organizacyjnej firmy,
- znaczące usprawnienie zarządzania zasobami ludzkimi,
- doskonała znajomość obowiązków oraz roli pracownika,
- ograniczenie ilości konfliktów pojawiających się w organizacji,
- precyzyjne rozdzielanie odpowiedzialności za powierzone zadania,
- sprawiedliwe wartościowanie stanowisk pracy i ustalanie wynagrodzeń,
- lepsze określanie potrzeb szkoleniowych,
- usprawnienie rekrutacji nowych pracowników,
- usprawnienie rozwoju pracowników i firmy,
- ułatwienie organizacji pracy w firmie.
Aby podpisać umowę z nowym pracownikiem, powinniśmy posiadać sporządzony dokument opisu stanowiska. Już na etapie rekrutacyjnym powinien on zostać jednak poinformowany, na czym dokładnie będzie polegać jego praca, poznać podstawowe obowiązki, zadania i zakres odpowiedzialności. Na tej podstawie będzie mógł ocenić, czy jest odpowiednim kandydatem na to stanowisko i sprawdzić, czy proponowane warunki mu odpowiadają. Z pewnością więc do przygotowania opisu stanowiska pracy warto podejść bardzo poważnie i z dużą dokładnością.
Podstawa prawna Kodeks pracy art. 94 – zgodnie z jego treścią pracodawca ma obowiązek m.in. określić zakres obowiązków oraz zaznajomić z nim nowo zatrudnionego pracownika. Ponadto musi zapoznać go z tym, w jaki sposób wykonuje się pracę na danym stanowisku oraz jakie uprawnienia mu przysługują.
