Outsourcing jest pojęciem, które coraz bardziej się u nas zadomawia i może dotyczyć rożnego rodzaju usług. Zaczynamy dostrzegać, że często kluczem do sukcesu nie jest „zrobię wszystko sam”, a odpowiednie zarządzanie, oddelegowywanie zadań i ich zlecanie specjalistom. Właśnie taka jest idea outsourcing – jeśli czegoś nie potrafimy wykonać dość wydajnie i w doskonałej jakości, jeśli pozostajemy w tyle za konkurencją, to powinniśmy to zadanie zlecić komuś, kto się na tym zna.
Spis treści
Outsourcing – czym jest i na czym polega?
Zacznijmy od samej nazwy, jak zapewne wiele osób się domyśla, bo wskazuje na to jej brzmienie, pochodzi ona z języka angielskiego. Stanowi zlepek trzech słów outside-resource-using, czyli oznacza korzystanie z zewnętrznych źródeł.
Outsourcing, jak wskazuje tłumaczenie samego pojęcia, jest więc przekazaniem zadań, projektów, funkcji, czy też procesów do realizacji wybranej firmie zewnętrznej. Kluczowe jest tu podjęcie współpracy z przedsiębiorstwem, które będzie mogło nam zapewnić usługi z danej dziedziny na najwyższym poziomie. Musimy więc dokładnie je wcześniej zweryfikować i wybrać najlepszego partnera. Niezwykle ważne jest tu, aby był on wyspecjalizowany w dziedzinie, którą chcemy mu powierzyć.
Możemy zdecydować się na takie korzystanie w usług zewnętrznych „pełne”, jak i bardziej wybiórcze. Czasem po dokładnym przeanalizowaniu działalności naszej firmy wychodzi na jaw, że są dziedziny, które muszą być realizowane na najwyższym poziomie jednak nie mamy do nich specjalistów i sami się na tym nie znamy. Zajmowanie się nimi pochłania nam dużo czasu, a często nie jesteśmy zadowoleni z efektów. I właśnie tutaj ze względu na poprawę wydajności doskonale sprawdzi się outsourcing.
W biznesie pojawienie się outsourcingu można śmiało uznać za efekt rachunku opłacalności. Jeśli na czymś się nie znamy i spędzamy na tym wiele godzin, to wystarczy porównać ile zapłacimy specjaliście, a ile możemy zarobić w tym samym czasie wykonując to, co potrafimy najlepiej.
Główne funkcje dla działów pomocniczych są często zlecane długoterminowo zewnętrznemu usługodawcy, co ma służyć zwiększeniu wartości firmy dla udziałowców. Dzięki takiemu działaniu możliwe staje się skoncentrowanie na celach strategicznych oraz realizowaniu przyjętej misji.
Czy wszystkie dziedziny w firmie mogą być outsorcowane?
Nie, a kwestię, które z nich będą należy bardzo dokładnie przemyśleć. Koniecznością jest tu zdefiniowanie tzw. core business, czyli zasadniczych funkcji i misji naszego biznesu. Konieczne będzie również znalezienie odpowiedzi na pytanie – w czym tkwi prawdziwa wartość firmy?
W tym kontekście niezwykle ważne jest, aby silne strony, w znaczeniu strategicznym pozostały w firmie. Nie należy ich oddawać do realizacji zewnętrznym podmiotom. Doskonałym wyborem będzie natomiast objęcie outsourcingiem funkcji pomocniczych, które stanowią wsparcie dla głównej strategii, czyli finansów, obsługi klienta, kadr, czy projektów inżynieryjnych. Zwykle jednak zdecydowanie łatwiej jest nam powierzyć zewnętrznym firmom proste zadania, takie jak sprzątanie, catering czy ochrona.
Czy outsourcing sprawdzi się w każdej firmie?
Właściwie tak, bo nawet jednoosobowa działalność może korzystać z tej formy chociażby jeśli chodzi o prowadzenie księgowości. Warto jednak pamiętać, że outsourcing może przybierać bardzo różne formy. Może dotyczyć najprostszych projektów, które przyczyniają się do usprawniania procesów biznesowych, prowadząc do obniżenia kosztów, wzrostu konkurencyjności naszej firmy, ale mogą to być również bardzo skomplikowane projekty, które prowadzą do rozwinięcia się określonej strategii rynkowej.
Outsourcing a umowa zlecenie
Niestety te dwa pojęcia są bardzo często ze sobą mylone, a powinny być wyraźnie rozróżniane. Outsourcing od zlecenia odróżnia przede wszystkim to, że jest on długoterminową relacją biznesową, która tworzy określony rodzaj więzi pomiędzy dwiema firmami. Warto również wspomnieć, że nie mamy tu do czynienia z relacją na zasadzie sprzedawca-odbiorca, a jest to układ partnerski, na którym zyskują obie strony.
Rynek się zmienia i wiele zadań i dziedzin, takich jak: reklamy, projekty z dziedziny badań marketingowych, informatyki, public relations, obsługi finansowej czy szkoleń, nie jest już jak dawniej wykonywane jedynie w ramach jednego przedsiębiorstwa. Coraz częściej takie zadania są zlecane na zewnątrz. Firmom szczególnie w danej dziedzinie wyspecjalizowanym.
Wszystkie powiązania pomiędzy dwiema firmami i formy współpracy są tu o wiele bardziej złożone i rozbudowane niż w przypadku umowy zlecenia.
W jakich dziedzinach outsourcing jest najpopularniejszy?
- Finanse i rachunkowość,
- administracja funkcji kadrowych,
- administracja systemów informatycznych,
- szkolenia,
- podatki,
- audyt wewnętrzny,
- zaopatrzenie,
- zarządzanie środkami trwałymi,
- obsługa klienta,
- zarządzanie wydrukiem i dokumentami.
Co daje outsourcing – co zyskuje firma?
Outsourcing pozwala nam przede wszystkim na znaczące zredukowanie kosztów. Wynika to z tego, że odpowiednio delegujemy zadania poboczne i pomocnicze, dzięki czemu zwiększamy wydajność pracowników i własną w tym, co naprawdę ważne. Można zauważyć, że tradycyjnie z outsourcingu korzysta się w momencie, gdy określone zasoby ze źródeł zewnętrznych są tańsze, niż realizowane wewnętrznie w firmie.
Doskonałym przykładek jest księgowość. Jeśli prowadzisz małą lub średnią firmę, musisz przeanalizować, czy lepszym rozwiązaniem jest zlecenie jej prowadzenia zewnętrznej firmie, czy stworzenie własnego działu księgowego. Często zdecydowanie tańsze okazuje się przekazanie tego zadania zewnętrznej firmie.
Jednak we współczesnych firmach coraz większe znaczenie mają takie czynniki jak:
- dążenie do realizacji usług na najwyższym poziomie,
- koncentracja na funkcjach biznesowych,
- specjalizacja pracy,
- dostęp do specjalistycznej wiedzy.
W takiej koncepcji outsourcing staje się narzędziem, które daje możliwość skoncentrowania środków, sił i procesów zarządczych na najważniejszych celach firmy. Dzięki temu wyniki przedsiębiorstwa są lepsze, co powoduje widoczny wzrost jej wartości rynkowej. Ponadto zwiększona zostaje elastyczność działań danej firmy, oraz wspomniana już wydajność, dzięki oszczędności czasu i zasobów ludzkich.
Korzystanie z usług outsourcingowych sprawia, że zyskujemy dostęp do wiedzy i doświadczenia, jaką posiadają rynkowi liderzy. Dostępna staje się dla nas ogólnoświatowa baza danych. Do współpracy z przedsiębiorstwem zostaje oddelegowany ekspert, który korzysta z wiedzy jaką posiada jego firma, a także z porad innych ekspertów. Gdy zatrudniamy ekspertów z zewnątrz, podejmujemy współpracę z innymi firmami, to skutecznie wprowadzamy bardziej efektywne zarządzanie czasem w naszej firmie.
Kluczowy jest również fakt, że decydując się na skorzystanie z takiej formy współpracy z zewnętrzną firmą, wyraźnie redukujemy również ryzyko, jakie pojawia się w kontekście poszukiwania pracownika, na takie stanowisko i do takich zadań w naszej firmie. W outsourcingu otrzymujemy gwarancję jakości.
Korzyści, czyli co daje nam outsourcing:
- Umożliwia utrzymanie poziomu zatrudnienia na niższym poziomie, a jednocześnie daje sposobność do pozyskania lepszych specjalistów do zadań podstawowych firmy,
- Umożliwia skoncentrowanie się na podstawowych celach prowadzonej działalności,
- Sprawia, że niektóre działy firmy mogą zostać znacząco odciążone,
- Gwarantuje najwyższą jakość usług dzięki doświadczeniu i specjalizacji firm, które je świadczą,
- Prowadzi do zmniejszenia nakładów inwestycyjnych potrzebnych na utrzymanie bazy technicznej oraz organizacyjnej powierzonych działalności,
- pozwala na obniżenie i bardziej efektywną kontrolę kosztów operacyjnych,
- daje możliwość skoncentrowania się na kluczowych kompetencjach naszego przedsiębiorstwa, które stanowią podstawę jego przewagi konkurencyjnej,
- przyspiesza pojawienie się korzyści z restrukturyzacji,
- umożliwia pozyskanie zasobów, którymi nie dysponuje przedsiębiorstwo, również wiedzy eksperckiej oraz know-how partnerów,
- pozwala na dokonanie podziału ryzyka,
- pozwala na pozyskanie kapitału,
- zwiększa efektywność działania, dzięki możliwości szybkiego dostosowania skali działalności do zapotrzebowania na czynniki produkcji – skalowalność.
Czy outsourcing ma jakieś wady?
Musimy zdawać sobie sprawę, że korzystanie z outsourcingu w wielu sytuacjach się opłaca i pozwala nam i naszej firmie wiele zyskać. Jednak nie zawsze tak jest i może również doprowadzić do wyraźnych strat. Istnieją bowiem również wady outsourcingu, o których musimy pamiętać, decydując się na taki rodzaj współpracy. Negatywne strony mogą się uwidocznić zarówno po stronie firmy, która zleca wykonanie jakichś usług, jak i tej, która je realizuje.
Jedną z pułapek, na które powinniśmy pozostać wyczuleni, jest chęć nadmiernie dużej redukcji kosztów. Z całą pewnością właśnie ograniczenie kosztów jest jedną z istotniejszych korzyści, jakie pojawiają się w kontekście outsourcingu, jednak stawianie nadmiernie dużego nacisku na ich ograniczenie może prowadzić do tego, że wykonawca będzie działał na granicy opłacalności, co z pewnością będzie się również wiązało z obniżeniem jakości całego projektu.
Niekiedy pojawiającym się problemem jest również wybieranie firmy, która zajmie się określonym outsourcingiem na podstawie relacji pozamerytorycznych. Konsekwencją mogą być ciągłe zmiany dostawców, wykonawców, co nie będzie służyło długoterminowym projektom.
Istotną pułapką, w którą również łatwo wpada wielu przedsiębiorców, jest nadmierne delegowanie odpowiedzialności za przebieg programu. Nie możemy uznać, że coś oddaliśmy do outsourcingu i mamy to z głowy, bo będzie to duży błąd. Możemy delegować wiele zadań i ułatwiać swojej firmie działanie, jednak nie można delegować odpowiedzialności.
Musimy również wybrać odpowiednią dla swoich potrzeb firmę outsourcingową. Można się spotkać na rynku, z takimi, które nie spełnią naszych oczekiwań, gdyż nie będą posiadały odpowiednio wykwalifikowanej kadry, czy wymaganego doświadczenia, w przeprowadzaniu projektów, jakie oferują.
Outsourcing a ryzyko
Korzystanie z outsourcingu nie zawsze spełnia pierwotne założenia i może pojawić się sporo aspektów problematyczny, o których już wspominaliśmy powyżej. Sprawdź, jakie przede wszystkim zagrożenia pojawiają się w kontekście outsourcingu.
- Nieuzyskanie obniżki kosztów na zakładanym poziomie,
- nie wypracowanie prawdziwej relacji współpracy z dostawcą usług,
- pogorszenie jakości funkcji, którą dotąd realizowaliśmy samodzielnie,
- pojawianie się sporów pomiędzy klientem a dostawcą usługi, najczęściej dotyczące jakości oraz wysokości wynagrodzenia,
- pojawia się możliwość uzależnienia się od dostawcy usługi,
- doprowadzenie do zatarcia się obrazu firmy w oczach klientów,
- trudności w zachowaniu wysokiej jakości, w przypadku dużego udziału obcych komponentów,
- ryzyko pojawienia się strat na skutek niesolidności kooperantów,
- pojawienie się ryzyka wzrostu kosztów,
- pogorszenie stosunków społecznych w związku z redukcją zatrudnienia,
- niewłaściwe metody dobierania dostawców – np. kierowanie się jedynie ceną,
- brak stosowania charakterystyki świadczonych usług,
- złe relacje na linii nabywca-dostawca w czasie trwania projektu,
- nadmierny pośpiech w przygotowaniu kontraktu,
- zbyt silne koncentrowanie się na technologii oraz finansach, przez co pomijany jest aspekt personalny.
Jak powinien wyglądać proces wdrażania outsourcingu?
Niezwykle ważne jest tu przejście przez kolejne podstawowe etapy, które umożliwią nam wprowadzenie takiego delegowania zadań w naszym przedsiębiorstwie. Składają się na nie:
- Określenie własnych celów i wymagań.
- Zaplanowanie całego procesu.
- Znalezienie potencjalnych dostawców, określenie, czy będą zainteresowani kontraktem oraz nawiązanie kontaktów biznesowych.
- Podjęcie rozmów z kierownictwem oraz głównymi stronami, które są zainteresowane.
- Rozmowy z personelem, pracownikami oraz osobami spoza przedsiębiorstwa.
- Wstępne selekcjonowanie dostawców, oraz przekazanie im informacji i warunków.
- Dokonanie weryfikacji odpowiedzi dostawców oraz rozpoczęcie dalszych rozmów.
- Pozyskanie aprobaty ze strony kierownictwa wyższego szczebla w niezbędnych sprawach.
- Wyznaczenie oraz odpowiednie szkolenie zespołu do zarządzania kontraktem.
- Negocjacje dotyczące kontraktu oraz ustalenie charakterystyki świadczonej usługi.
- Okres przejściowy, który jest wyznaczany przez wcześniejsze etapy procesu.
- Zarządzanie kontraktem w sposób zgodny z ustaleniami.
