Zakładanie firmy

Pieczątka firmowa – czy musimy ją posiadać i co dokładnie powinno się w niej znaleźć?

Pieczątka firmowa

Pieczątka firmowa jest czymś, co możemy wyrobić sobie od razu po założeniu działalności gospodarczej. Wielu przedsiębiorców uważa to za punkt konieczny, a niektórzy wcale nie zaprzątają sobie tym głowy. Z całą pewnością jest ona rozwiązaniem bardzo użytecznym, gdy podpisujemy wnioski czy deklaracje oraz wypełniamy dokumenty. Jako przedsiębiorcy powinniśmy jednak dokładnie wiedzieć, czy jesteśmy prawnie zobligowani do posiadania pieczątki, czy stanowi ona jedynie bezpodstawny wymóg niektórych urzędników.

Czy posiadanie pieczątki firmowej jest obowiązkowe?

Polskie prawo nie posiada zapisu, który nakładałby na przedsiębiorców obowiązek posiadania pieczątki firmowej. Prawda jest więc taka, że osoba prowadząca firmę sama decyduje czy pieczątka będzie jej potrzebna czy też nie. W urzędzie żaden urzędnik nie może od nas wymagać więcej niż określa prawo.

Istotne jest, że pomimo iż nigdzie nie znajdziemy prawnej regulacji, która obligowałaby nas do posiadania pieczęci firmowej, to często procedury obowiązujące w Urzędzie Skarbowym lub niektórych bankach sprawiają, że wyrobienie sobie pieczęci firmowej staje koniecznością. Urzędnicy często wymagają bowiem takiej pieczęci w czasie zakładania działalności i wypełnienia deklaracji.

Niekiedy udaje się uniknąć podbijania dokumentów i odstąpienia od wymagania pieczęci prosząc o podanie podstawy prawnej, która nakazuje nam jej posiadanie. Gdy urzędnik sprawdzi obowiązujące przepisy, w wielu przypadkach zmienia zdanie.

Przeświadczenie, że pieczęć jest niezbędna wynika zapewne po części z faktu, iż na wielu dokumentach urzędowych znajduje się specjalna rubryka „podpis i pieczęć przedsiębiorcy”. Jednak zgodnie z literą prawa potwierdzeniem składanego oświadczenia jest podpis, a nie pieczęć.

Oświadczenie – „nie posiadam pieczęci firmowej”

W sytuacji, gdy pozornie dokument wymaga pieczęci, a my jej nie mamy urzędnik może dla zabezpieczenia poprosić o napisanie oświadczenia, na którym informujemy, że pieczęci firmowej nie posiadamy. Prawda jest jednak taka, że w rubryce powinniśmy wpisać adnotację, że nie posiadamy pieczątki formowej, podpisać się imieniem i nazwiskiem oraz swoim podpisem.

Pieczątka firmowa – czy jest niezbędna w banku lub w firmie ubezpieczeniowej?

Okazuje się jednak, że w niektórych instytucjach, które nie są zaliczane do organów administracji państwowej posiadanie pieczęci firmowej może być wymagane. Dotyczy to chociażby niektórych banków, dla których jest ona koniecznością, aby możliwe było założenie konta firmowego. Takie sytuacje mogą pojawić się również w czasie podpisywania umów z firmami ubezpieczeniowymi.

W przypadku takich instytucji nie możemy jednak kierować się jedynie powszechnie obowiązującym w naszym kraju prawem, ponieważ dozwolone jest posiadanie przez nie wewnętrznych regulaminów, a w nich może znaleźć się wymóg posiadania pieczęci do załatwienia konkretnych formalności.

Najczęściej więc jeśli prowadzimy firmę i kontaktujemy się z bankami, podpisujemy umowy, to posiadanie pieczęci firmowej, z wszelkimi danymi będzie niezbędne.

Jakie dane powinny znaleźć się na pieczątce firmowej?

Jako przedsiębiorcy mamy możliwość samodzielnego wybrania danych, które umieścimy na pieczątce naszej firmy. Dawniej konieczne było podawanie numeru REGON jednak nowelizacja ustawy o statystyce publicznej doprowadziła do wycofania tego przepisu, w związku z czym już nie ma konieczności jego zamieszczania.

Oprócz tego na pieczątce firmowej mogą znaleźć się:

  1. Pełna nazwa firmy.
  2. Imię i nazwisko właściciela.
  3. Adres siedziby firmy.
  4. Numer NIP.
  5. Dane kontaktowe/reklamowe – numer telefonu, adres e-mail, czy nawet adres strony internetowej.

Wiele firm decyduje się na podanie na pieczątce pełnej nazwy swojej firmy. Jeśli jednak jest ona bardzo rozbudowana, często korzysta się z nazw skróconych. Warunkiem jest tu jednak, aby były one również podane w czasie rejestracji firmy w CEIDG. W przypadku działalności jednoosobowych nazwą firmy jest imię i nazwisko właściciela, które powinno znaleźć się na pieczątce. Dodatkowa nazwa podana w CEIDG również może zostać na niej umieszczona.

Adres koniecznie powinien być zgodny z danymi, jakie zostały podane w CEIDG. Zgodnie z ustawą najważniejszy dla każdego przedsiębiorcy jest NIP, którym powinien posługiwać się we wszelkich pismach lub oświadczeniach, w związku z tym dobrze jeśli na pieczątce również się on znajdzie.

Spółki z ograniczoną działalnością często dodatkowo uwzględniają na pieczątkach wysokość kapitału zakładowego oraz numer KRS. Jest to podyktowane przepisami Kodeksu Spółek Handlowych. Jednak dość powszechne jest pomijanie tych danych na pieczątce i posługiwanie się w obrocie papierem firmowym, na którym niezbędne informacje zamieszczone są w stopce.

Czy pieczątka firmowa będzie mi potrzebna?

Z punktu widzenia przedsiębiorcy wyposażenie się w pieczęć firmową z pewnością będzie dość praktycznym rozwiązaniem. Może ona ukazać się użyteczna w czasie codziennego prowadzenia działalności. „Przybicie” pieczątki stanowi uwiarygodnienie dla wystawianych faktur oraz dla innych dokumentów, a co ważne nie musimy wpisywać wszystkich danych ręcznie, co znacząco oszczędza nasz czas.

Niektórzy wykorzystują je również w celach reklamowych, podbijają ulotki lub zostawiając kontakt do firmy zwyczajnie przystawiają pieczątkę na kartce i przekazują zainteresowanej osobie.

Jeśli zakładamy działalność gospodarczą i rozważamy wyrobienie pieczątki firmowej, to z pewnością jest to element, w który warto zainwestować, gdyż nie kosztuje wiele, a może stać się dla nas znaczącym ułatwieniem na co dzień.

Jak powinna wyglądać pieczątka firmowa?

Gdy decydujemy się na wyrobienie firmowej pieczątki pojawia się kilka kolejnych pytań. Po pierwsze gdzie ją zamówić. Możemy skorzystać z opcji wyrobienia pieczątki online. W ten sposób łatwo ją zaprojektujemy, wybierzemy to, co najbardziej nam odpowiada i zamówimy realizację. Drugą opcją jest skorzystanie z stacjonarnych punktów zajmujących się wytwarzaniem pieczątek.

Kształt pieczątki jest właściwie dowolny. Możemy wybrać prostokąt kwadrat lub inną bryłę, z ramką lub bez niej. Opcji jest naprawdę dużo, więc z pewnością każdy dopasuje coś odpowiedniego dla siebie. Kolor tuszu również nie jest określony, pośród tych najpopularniejszych znajduje się czarny, granatowy i czerwony.

Jakie zalety ma pieczątka firmowa?

  1. Pozwala nam oszczędzić czas – na wielu dokumentach nie będzie konieczności ręcznego wypisywania wszystkich danych, wystarczające będzie przybicie stempla, więc możemy zaoszczędzić sporo czasu.
  2. Reklama – często przedsiębiorcy traktują pieczątki również jako rodzaj reklamy. Odbija się je na wielu dokumentach, na fakturach, w bankach i urzędach. Osoby, które są naszymi potencjalnymi klientami mogą w dowolnym miejscu dostrzec informacje, które zapamiętają i się z nami skontaktują. Właśnie z tego powodu umieszcza się również adres e-mail, stronę internetową lub logo.
  3. Poprawa wiarygodności firmy – posiadanie pieczątki sprawia, że jesteśmy odbierani w charakterze bardziej wiarygodnej i pewnej firmy.
  4. Uproszczenie pracy – dzięki pieczątce zdecydowanie łatwiej i szybciej będziemy potwierdzać niezbędne dokumenty.
  5. Ułatwienie kontaktu – dane kontaktowe na pieczątce mogą posłużyć potencjalnemu klientowi do szybkiego kontaktu z nami i skorzystania z naszych usług.

Jaki jest koszt wyrobienia pieczątki?

Wyrobienie firmowej pieczątki to koszt kilkudziesięciu złotych. Biorąc pod uwagę korzyści płynące z korzystania z niej na co dzień, oraz czas jaki nam posłuży to z pewnością jest nie wielka kwota, której nawet nie odczujemy.

Redakcja

Napisz komentarz

Kliknij tutaj aby napisać komentarz