Podróż służbowa w firmie – w jaki sposób dokonać jej rozliczenia i co powinniśmy na jej temat wiedzieć?

W przypadku wielu, różnego rodzaju działalności gospodarczych, dość często spotykaną praktyką jest korzystanie z podróży służbowych. Wydatki jakie się w związku z nią pojawiają, w pewnej części mogą zostać ujęte w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, a tym samym zaliczone do kosztów podatkowych.

Co dokładnie kryje się pod pojęciem podróży służbowej i kto może być do niej delegowany?

Podróż służbowa to wyjazd pracownika lub właściciela firmy, jednak musi on spełniać określone warunki. Jej cel powinien być związany z charakterem wykonywanej pracy. Oprócz tego wyjazd musi być poza miejscowość, w której znajduje się zakład pracy lub siedziba pracodawcy.

Przykładowo pracownik może zostać oddelegowany w celu przeprowadzenia kontroli w placówce firmy w innym mieście. Inną opcję stanowi udział w konferencji związanej tematycznie z prowadzoną działalnością.

Cel podróży musi być powiązany z prowadzoną działalnością – bez tego elementu, nie będzie jej można rozliczyć.

Z Kodeksu Pracy dowiadujemy się, że podróż służbowa to wyjazd pracownika, na polecenie pracodawcy, do miejsca innego niż jego stałe miejsce pracy czy też siedziba pracodawcy. W związku z tym w przypadku podróży służbowych możemy mówić o ich normatywnym znaczeniu.

Przedsiębiorca ma możliwość delegowania do podróży służbowej dowolnej osoby, spośród tych, które zatrudnia na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenie, czy umowy o dzieło. Delegowani mogą być również wolontariusze oraz członkowie stowarzyszeń.

Warto jednak pamiętać, że to w jaki sposób dana osoba jest zatrudniona, na jakich zasadach dla nas pracuje, wiąże się z innymi formalnościami w czasie rozliczania wyjazdu służbowego:

• Jeśli podejmujemy zatrudnienie na zasadzie umowy o współpracy, to konieczne jest podpisanie z pracodawcą odpowiedniej, dodatkowej umowy, która będzie wskazywać na rozliczanie przez niego tego rodzaju kosztów.
• W umowach o dzieło oraz umowach zlecenie powinien znaleźć się odpowiedni zapis, który będzie wskazywał, że koszta związane z podróżami służbowymi będzie ponosił zatrudniający.
• Z kolei w sytuacji, gdy oddelegowany ma zostać wolontariusz lub członek stowarzyszenia, to najlepiej jeśli z taką osobą podpisze się umowę wolontariacką, dzięki czemu delegowanie będzie możliwe, na takich samych zasadach, jak w przypadku pracowników.

Co dokładnie można zaliczyć na poczet kosztów związanych z podróżami służbowymi?

• Koszta przejazdów/ dojazdów.
• Koszta noclegów.
• Koszta poruszania się miejscową komunikacją.
• Diety (fundusze na wyżywienie w czasie podróży).
• Dodatkowe wydatki – muszą one być uznane i uwzględnione przez pracodawcę, może to być np. koszt kolacji z kontrahentami, czy opłacenie biletów wstępu na konferencję.

Pracownik ma obowiązek samodzielnie zadbać o zebranie wszelkich rachunków, faktur, oraz biletów. W zakresie jego obowiązków znajduje się również konieczność wypełnienia odpowiedniego druku, który posłuży rozliczeniu podróży służbowej. Pracodawca jest zobowiązany do samodzielnego przygotowania takiego druku. Niezbędne jest zawarcie w nim następujących informacji:

• dane osoby, która będzie odbywać podróż służbową oraz określenie jej stanowiska w firmie,
• cel podróży,
• data planowanej podróży, powinna zawierać również godziny odjazdu oraz przyjazdu,
• miejsce, do którego udaje się pracownik,
• wysokość zaliczki, jaka została wypłacona,
• świadczenia, jakie zostały zapewnione – noclegi w przypadku szkoleń lub konferencji, czy obiad,
• podpisy osoby delegowanej i delegującej.

Zasady zwrotu kosztów za podróże służbowe

Kwestia ustalenia zasad dotyczących zwrotu kosztów związanych z podróżą służbową, to sprawa indywidualna dla każdego przedsiębiorcy. Mimo to w większości wypadków firmy posługują się wytycznymi, które obowiązują dla sfery rządowej i samorządowej.

Za regulację tych elementów odpowiadają następujące zapisy:

1. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej dotyczące wysokości oraz warunków ustalania należności, jakie przypadają pracownikom państwowych lub samorządowych jednostek sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej odbywającej się na terenie kraju.
2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej dotyczące wysokości oraz warunków ustalania należności, jakie przypadają pracownikom państwowych lub samorządowych jednostek sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granice kraju.

Można ustalić odrębne, własne zasady, obowiązujące w naszej firmie, jednak w takim wypadku, powinny one zostać odpowiednio uwzględnione w:

• regulaminie wynagradzania,
• polityce rachunkowości,
• umowie o pracę,
• jak również innych dokumentach wewnętrznych firmy.

Najważniejsze zasady związane z ustalaniem diet:

• Dieta nie może zostać ustalona poniżej kwoty, jaka określona jest w przytoczonych powyżej rozporządzeniach.
• W sytuacji, gdy ustalona dieta będzie wyższa niż wskazana w rozporządzeniach kwota, to istniejąca nadwyżka powinna zostać objęta podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz składkami na ubezpieczenie społeczne.

Jakie dokumenty są potrzebne, aby możliwe było rozliczenie podróży służbowej?

Niezbędny jest dokument nazywany „organizacja-delegowany”. W załączeniu do niego umieszcza się wszelkie dowody potwierdzające wysokość poniesionych kosztów – mogą to być faktury, rachunki czy bilety.

W przypadku kosztów zawsze uwzględniania powinna być kwota brutto. Zasada ta w niektórych przypadkach, w tym przy usługach hotelowych daje możliwość odliczenia podatku VAT.

Bilety za przejazdy w czasie podróży służbowych

Podstawowym zadaniem biletu jest udokumentowanie odbytej podróży. Przepisy określają, że pracownik ma prawo do uzyskania zwrotu kosztów podróży środkiem lokomocji, jaki został ustalony z pracodawcą.

Co istotne w rozporządzeniu nie znajduje się limit dotyczący budżetu na transport. Wystarczy nam sam bilet, nie musimy mieć paragonu ani faktury.

Przejazdy samochodem służbowym

Jeśli korzystamy ze służbowego samochodu, to koszta podróży rozliczane są na podstawie faktur za paliwo. Z kolei wszystkie koszta wynikające z utrzymania auta, ujmuje się w ewidencji przejazdów samochodu.

Koszty podróży mogą zostać obliczone w bardzo prosty sposób. Na podstawie odczytu licznika sprawdzamy ilość przejechanych kilometrów i mnożymy ją przez maksymalne stawki za użytkowanie samochodu, które są konkretnie ustalone:

• motorowery – 0,1382 zł/km,
• motocykle – 0,2302 zł/km,
• samochody, w których pojemność silnika przekracza 900 cm3 – 0,8358 zł/km,
• samochody, w których pojemność silnika jest niższa niż 900 cm3 – 0,5214 zł/km.

Powyższe wyliczenia i dane dotyczą kosztów wyjazdów służbowych, wedle rozporządzenia. Pracodawca dysponuje jednak możliwością korzystania z zupełnie innej metody obliczeń. Może przykładowo oprzeć się na zużyciu paliwa, innej stawce za kilometr lub cenach komunikacji publicznej.

Podróże służbowe odbywane prywatnym samochodem

Dopuszcza się również odbywanie służbowych podróży z wykorzystaniem auta prywatnego. Wówczas w celu ich rozliczania stosuje się ewidencję przebiegu danego pojazdu. Suma uzyskanego zwrotu obliczana jest na różnych zasadach, jednak jedną z popularniejszych jest tzw. kilometrówka.

Noclegi w czasie delegacji

Noclegi również stanowią element służbowych podróży, za który pracownik otrzymuje zwrot, a pracodawca może dokonać ich rozliczenia. Jeśli udajemy się do oddalonego o kilka godzin jazdy miasta, to zwykle nie na jeden dzień i konieczna będzie wizyta w hotelu.

Tego rodzaju koszta rozliczane są na podstawie przedłożonej pracodawcy faktury z hotelu. Jeśli sytuacja na to zezwala to dopuszcza się również rachunek. Drugą opcją jest tzw. ryczałt, którego kwota znajduje się zarówno w rozporządzeniu, jak i w regulaminie pracodawcy.

Jeśli nocleg odbywa się na terenie Polski to zwracane jest 150% dziennej diety, z kolei w przypadku podróży zagranicznych, kwota uzależniona jest od kraju, do którego się udajemy.

Wyżywienie w czasie służbowego wyjazdu

Na zamawiane w czasie wyjazdu posiłki nie zbieramy faktur – wyjątek stanowi sytuacja, gdy na posiłek zapraszamy kontrahenta. Zakłada się, że koszty związane z wyżywieniem pokrywa ustalona wcześniej, odgórnie dieta.

• Podróże krótsze niż 8 godzin – nie przysługuje dieta.
• Podróże od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa wysokości diety.
• Podróże powyżej 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Gdy odbywamy podróże krajowe, to dieta wynosi 30 zł. Jeśli z kolei wyjeżdżamy poza granicę kraju, to zwykle jest ona zależna od tego, do jakiego państwa się udajemy.

Ile mamy czasu na rozliczenie delegacji?

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej wskazuje, że pracownik ma 14 dni od zakończenia delegacji na dokonanie jej rozliczenia. Pracodawca ma jednak prawo do określenia własnego terminu, jednak nie może być mniej korzystny dla pracownika niż ten pochodzący z rozporządzenia.

Księgowanie podróży służbowych

Rozliczenie podróży służbowych może zostać przeprowadzone z wykorzystaniem druku rozliczenia delegacji, który jest podsumowaniem poniesionych na ten cel wydatków.

Z uwagi na fakt, że koszta związane z podróżami służbowymi stanowią koszty uzyskania przychodów, należy je ujawniać w księdze przychodów i rozchodów. Dokonuje się tego w następujący sposób:

• Koszty przejazdów na podstawie rachunków oraz faktur.
• Diety – zaliczamy do kosztów uzyskania przychodów, biorąc pod uwagę dowody wewnętrzne.
• Noclegi – ich rozliczenia dokonuje się ryczałtem bądź na podstawie rachunków i faktur z uwzględnieniem kwoty brutto.

Rozliczanie kosztów związanych ze służbowymi wyjazdami nie jest kwestią bardzo kłopotliwą. Można przeprowadzić je samodzielnie, lub też zlecić to firmie, która zajmuje się prowadzeniem naszej księgowości.