Wartości niematerialne i prawne w działalności gospodarczej – czym dokładnie są i co oznaczają?

W obrębie struktury aktywów jednostek gospodarczych coraz ważniejszą i silniejszą pozycję zyskują od pewnego czasu wartości niematerialne oraz prawne. Ma to ścisły związek z faktem, że prowadzą one do zdecydowanego zwiększenia swobody na rynku, jak również dają możliwość przyspieszenia rozwoju działalności gospodarczej. Z pewnością więc każdy przedsiębiorca powinien się dowiedzieć, czym dokładnie są wartości niematerialne oraz prawne. Istotna będzie również kwestia ich wyceniania i amortyzacji.

Definicja i podstawowe założenia, czyli czym są wartości niematerialne i prawne?

Podstawą prawną do ustalenia definicji wartości niematerialnych i prawnych jest Ustawa o Rachunkowości. Z jej treści dowiadujemy się, że stanowią one zakupione przez przedsiębiorstwo prawa majątkowe. Konieczne jest również, aby były one przeznaczone na realizację potrzeb działalności oraz powinny być użytkowane przez okres przekraczający 12 miesięcy.

Do aktywów trwałych należy zaliczać wartości niematerialne oraz prawne przedsiębiorstwa. Takie wytyczne sprawiają, że właściciel firmy powinien o nich pamiętać, a nawet uwzględniać je w sprawozdaniach finansowych w szczególnych sytuacjach:

• Kiedy możliwe jest dokonanie ich rzetelnej i wiarygodnej wyceny.
• Istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że w przyszłości umożliwią one osiągnięcie korzyści finansowych.

Prawa majątkowe – co wchodzi w ich skład?

• Licencje oraz koncesje.
• Autorskie prawa majątkowe oraz wszelkie prawa pokrewne.
• Nabyta własność firmy.
• Know-How – jest to prawo do korzystania z wiedzy handlowej, przemysłowej, organizacyjnej i naukowej.
• Koszty związane z zakończonymi prawami rozwojowymi.
• Prawa do patentów.
• Prawa do wynalazków.
• Prawa do wzorów użytkowych i zdobniczych.
• Prawa do znaków towarowych.
• Wszelkie prawa majątkowe, które zostały przyjęte do użytku na mocy umowy dzierżawy, najmu czy tez leasingu, które zalicza się do aktywów trwałych.

Lista przedstawionych powyżej praw może zostać zaliczona do wartości niematerialnych i prawnych pod określonymi warunkami. Przede wszystkim powinny być one przeznaczone na własny użytek przedsiębiorstwa i być użytkowane przez nie przez co najmniej rok. Mogą jednak również być oddane do użytkowania za pomocą umowy najmu lub dzierżawy. Istotne jest również, aby nadawały się do wykorzystania gospodarczego.

Jakie jeszcze istotne elementy można zaliczyć do listy wartości niematerialnych i prawnych?

1. Wartość przedsiębiorstwa – pod tym pojęciem kryją się aktywa firmy, jednak muszą one być odpowiednio zmniejszone o posiadane przez nie zobowiązania. Powstanie wartości przedsiębiorstwa następuje gdy kwota za jaką zostaje ono nabyte, przewyższa godziwą wartość jego przejętych aktywów netto. Wartość firmy jest objęta amortyzacją liniową przez 5 lat.
2. Koszta związane z zakończonymi pracami rozwojowymi – są to kwestie finansowych obciążeń, jakie firma musiała ponosić w celu opracowywania nowych technologii, czy też produktów. Wyróżniamy tu zarówno koszta, jakie pojawiły się zanim nowa technologia lub produkt zostały wprowadzone, jak również już po ich opracowaniu, na badania czy testy, które miały służyć pozyskaniu wiedzy na ich temat.

Jakich elementów nie możemy zaliczyć do wartości niematerialnych oraz prawnych?

• Praw, które oddano do użytkowania w wyniku zawarcia umowy, która spełnia warunki leasingu finansowego – są więc zaliczane do aktywów finansowych.
• Praw, które zostały wytworzone w zakresie własnym przedsiębiorstwa – zalicza się tutaj m.in. zarejestrowany znak towarowy czy programy komputerowe.
• Praw, którymi firma dysponuje w celu uzyskiwania korzyści ekonomicznych, jeśli powstają one na skutek transakcji handlowych, to uwzględnia się je w inwestycjach.

Dokładne określanie wartości niematerialnych i prawnych w dokumentacji

W przypadku wartości niematerialnych oraz prawnych mamy do czynienia z aktywami, które nie posiadają fizycznej postaci. Sytuacja taka sprawia, że pojawią się trudności w ich odpowiedniej identyfikacji. To, czy konkretny składnik może zostać określony jako wartość niematerialna lub prawna wynika z Międzynarodowych Standardów Rachunkowości (MSR-38).

Posługując się wymienionymi standardami, konkretny składnik może zostać zidentyfikowany jeśli:

• Wynika z umownych tytułów lub też innych tytułów prawnych – kwestia jego zbywalności nie ma tu znaczenia.
• Istnieje możliwość jego wyodrębnienia i dowolnego dysponowania nim – może to być możliwość sprzedaży, udzielenia licencji, przekazania czy oddania do użytkowania innym osobom za odpowiednią opłatę.

Zgodnie z prawem (Ustawa o rachunkowości, międzynarodowe standardy rachunkowości) wartości niematerialne oraz prawne przedsiębiorstwa są składnikami nabytymi. Wyjątek stanowią tu koszty ponoszone w związku z zakończeniem prac rozwojowych.

W jaki więc sposób można dokonać nabycia takich wartości?

• Poprzez rządową dotację.
• Poprzez oddzielną transakcję.
• Poprzez wymianę składników niematerialnych.
• Poprzez transakcję połączenia jednostek gospodarczych.

Początkowa wartość w przypadku wartości niematerialnych i prawnych

Wartość początkowa wartości niematerialnych i prawnych może być określana na podstawie kilku różnych czynników. Istotne jest w jaki sposób weszliśmy w jej posiadanie, jak została nabyta. Liczy się również to, jaka była cena ich nabycia, bądź jakie koszta poniesiono w związku z jej wytworzeniem.

Zgodnie z ta zasadą, wartością początkową jest:

• Cena zakupu – nabycia. Jeśli uzyskujemy wartość niematerialną lub prawną płacąc za nią. Konieczne jest tu podanie ceny, która należy się osobie sprzedającej, czyli bez koniecznego do opłacenia podatku VAT. Cena może jednak zawierać koszta związane z transportem, podłączeniem, uruchomieniem, montażem czy ubezpieczeniem.
• Wartość rynkowa w dniu nabycia – zasada ta ma zastosowanie w konkretnych sytuacjach. Przykładowo jeśli wartość zostanie uzyskana poprzez spadek lub darowiznę i w umowie nie jest przewidziana wartość, to pod uwagę brana jest wartość rynkowa w dniu nabycia.
• Koszta związane z wytworzeniem – chodzi dokładnie o różnicę jaka pojawia się pomiędzy kosztem nabycia a kwotą niższą od rynkowej wartości przyjętych aktywów netto.
• Wartość w dniu wniesienia – gdy wartość jest aportowana do spółki – nie może być jednak wyższa od wartości rynkowej.

Gdy po upływie pewnego czasu ponownie wyceniamy posiadane wartości niematerialne i prawne, konieczne jest zmniejszenie ich początkowej wartości o takie elementy jak: odpisy umorzeniowe, odpisy amortyzacyjne, oraz ewentualne odpisy wynikające z trwałej utraty wartości.

Z czasem wartość początkowa wartości niematerialnych i prawnych spada, z uwagi na ich zużywanie, jak również fakt mijania czasu. Amortyzacja może mieć swój początek dopiero, gdy przyjmiemy dany składnik.

Z kolei jej zakończenie może mieć miejsce najpóźniej w chwili gdy dojdzie do uzyskania równej wartości danego składnika z wartością początkową, bądź gdy dojdzie do jego wycofania.

Wartości niematerialne i prawne – amortyzacja

Przepisy prawa podatkowego wskazują, że odpisy amortyzacyjne mogą być dokonywane od środków niematerialnych i prawnych jeśli:

• Te konkretne wartości są wyłączną własnością podatnika lub stanowią jego współwłasność.
• Wartości te przyjęto do odpłatnego użytkowania, przy jednoczesnym wliczeniu składników do majątku podatnika.

Gdy dana wartość zostanie wprowadzona do ewidencji, to już w pierwszym dniu kolejnego miesiąca można dokonywać odpisów amortyzacyjnych od ich wartości początkowej.

Dokonywanie odpisów może mieć rożną strukturę, oznacza to, że możemy ich dokonywać raz na rok w czasie rozliczenia rocznego, co miesiąc lub co kwartał. Amortyzacja prowadzona jest w tym wypadku do momentu, gdy wartość odpisów będzie równa wartości początkowej.

Dzięki odpisom amortyzacyjnym obniżamy podstawę opodatkowania, co jest korzystne dla każdego przedsiębiorcy, który w ten sposób będzie musiał opłacić niższy podatek dochodowy.

Co istotne dokładna wysokość odpisów amortyzacyjnych uzależniona jest od wartości początkowej środków, które amortyzacji poddajemy, częstotliwości dokonywania odpisów, jak również stosowanej metody amortyzacji.

Każdy przedsiębiorca, który chce dokonać amortyzacji wartości niematerialnych i prawnych jest zobowiązany do samodzielnego ustalenia stawki amortyzacji, jej metody oraz czasu w jakim dokonywane będą odpisy. Ta zasada pozwala na dopasowanie amortyzacji do polityki kosztów w prowadzonej firmie.

Mimo wszystko przepisy podatkowe wprowadzają pewne ograniczenia, o których należy koniecznie pamiętać. Związane są one z minimalnymi okresami, w jakich można dokonywać odpisów amortyzacyjnych wartości niematerialnych i prawnych. Wyróżniamy trzy podstawowe okresy minimalne:

• 24 miesiące – mają zastosowanie w przypadku praw autorskich, licencji na programy komputerowe, emisji programów radiowych i telewizyjnych czy wyświetlania filmów.
• 36 miesięcy – stosuje się w przypadku amortyzacji od poniesionych kosztów zakończonych prac rozwojowych.
• 60 miesięcy – w przypadku pozostałych wartości niematerialnych i prawnych.

Jakie wartości niematerialne i prawne są wyłączone z amortyzacji?

• Dzieła sztuki.
• Oddane do użytku nieodpłatnego składniki.
• Prawo wieczystego użytkowania gruntów.
• Eksponaty muzealne.
• Część budynków oraz lokali mieszkalnych.

Jak przeprowadza się bilans oraz prowadzi ewidencję wartości niematerialnych i prawnych?

W bilansie, który stanowi określenie stanu majątku konkretnego przedsiębiorstwa, należy uwzględnić wartości niematerialne oraz prawne, odpowiednio pomniejszane o odpisy amortyzacyjne. W takim bilansie konieczne jest dokonanie ich podziału na:

• Wartość firmy.
• Koszta zakończonych prac rozwojowych.
• Zaliczki na wartości niematerialne i prawne.
• Inne wartości niematerialne i prawne.

W sytuacji, gdy nasza firma dysponuje środkami trwałymi oraz wartościami niematerialnymi i prawnymi, niezbędne jest prowadzenie ich odpowiedniej ewidencji. Powinny w niej znajdować się następujące elementy:

• Liczba porządkowa konkretnego środka.
• Data nabycia konkretnych środków.
• Data przyjęcia środków do użytkowania.
• Sprecyzowanie wartości niematerialnej i prawnej.
• Określenie dla dokumentu, który stwierdza nabycie środków.
• Wartość początkowa.
• Stawka amortyzacyjna.
• Kwota odpisów amortyzacyjnych.

Wprowadzanie ulepszeń w obrębie wartości niematerialnych i prawnych

Prawo przewiduje możliwość ulepszania środków trwałych, jednak taka opcja nie pojawia się w przypadku wartości niematerialnych i prawnych. Można oczywiście stwierdzić, że ponosząc wydatki na aktualizację czy modernizację, w pewien sposób doprowadzamy do ich ulepszania, jednak w takiej sytuacji niezbędne jest uznanie ich za nowe wartości niematerialne i prawne. Oznacza to jednoznacznie, że nie ma możliwości zwiększenia ich wartości.

Przeprowadzenie likwidacji środków niematerialnych i prawnych

Jeśli w pewnym momencie konkretne środki niematerialne i prawne przestają być użytkowane w przedsiębiorstwie, to zalecane jest przeprowadzenie ich likwidacji. Odbywa się to poprzez sporządzenie odpowiedniego protokołu likwidacji środków niematerialnych i prawnych.

Niekiedy dochodzi również do sytuacji, w której tracimy prawo do korzystania z konkretnych wartości niematerialnych i prawnych. Wówczas nie ma potrzeby przeprowadzania ich likwidacji. Zgodnie z prawem z automatu przestaje ona stanowić element majątku firmy i wystarczy ją jedynie wykreślić.

Rzeczą, o której należy pamiętać po przeprowadzeniu likwidacji jest zaliczenie niezamortyzowanej części wartości niematerialnej i prawnej do kosztów uzyskania przychodu.