Umowa franczyzy – wszystko co musisz o niej wiedzieć, co powinna zawierać i jaki dokładnie mieć kształt.

Podstawowym zadaniem umowy franczyzowej jest skrupulatne określenie zależności pomiędzy franczyzodawcą a franczyzobiorcą. Opisuje ona dokładnie prawa i obowiązki obydwu stron i reguluje warunki współpracy. Z punktu widzenia przedsiębiorcy startującego na rynku z własnym biznesem, podpisanie umowy franczyzowej jest niezwykle ważnym i przełomowym momentem, gdyż zwiąże się z określoną firmą na dłuższy czas i będzie pracować pod ich szyldem.

Podobnie jak w przypadku wszelkich innych dokumentów, jakie otrzymujemy do podpisu, tak i tutaj koniecznie powinniśmy wiedzieć co podpisujemy. W związku z tym zaleca się dokładne przeczytanie umowy. Mimo wszystko jednak jeśli wcześniej takiej współpracy nie prowadziliśmy może pojawić się problem z interpretacją, lub np. brak pewności, że zawiera ona wszystko co konieczne. Podpowiadamy więc co powinna dokładnie zawierać umowa franczyzy i na jakie elementy każdy powinien zwrócić szczególną uwagę w czasie analizowania i podejmowania decyzji o złożeniu własnego podpisu.

Co powinna zawierać umowa franczyzowa?

Nie został określony ustawowo wzór umowy franczyzowej, opisuje się ją mianem umowy nienazwanej, w związku z czym nie obowiązują sztywne wytyczne dotyczące jej konkretnych elementów.

W sieci można znaleźć wiele wzorów takich umów, jednak nigdy nie będą one w pełni wiarygodne. Pamiętajmy, że wybrany franczyzodawca stworzy umowę wedle swoich standardów i kwestii, które zostały ustalone z osobą decydującą się na franczyzę. Jednak dla lepszej współpracy i dobra obu stron istotne jest, aby w umowie znalazło się kilka ważnych elementów.

• Data rozpoczęcia umowy – pierwszą i jedną z najważniejszych rzeczy, które pojawiają się w umowie franczyzy jest data, która określa od kiedy rozpoczyna się współpraca stron.
• Dane stron – należy dokładnie wskazać, kto jest franczyzobiorcą, a kto franczyzodawcą. Konieczne jest również podanie wszystkich danych obu stron – imiona i nazwiska, nazwy firm, numer NIP, REGON, adres, dane kontaktowe. Przy podpisywaniu umowy warto dokładnie sprawdzić czy wszystkie dane zostały prawidłowo wpisane.
• Okres na jaki podpisujemy umowę – na umowie franczyzowej istotne będzie również to, na jak długo ją pospisujemy i oczywiście, jak w razie konieczności może ona zostać rozwiązana przez strony. Istnieją dwie opcje:

1. 1. umowa na czas nieokreślony pozwala na rozwiązanie stosunku z franczyzodawcą w dowolnym momencie. Konieczne jest jedynie przestrzeganie podanego w dokumencie okresu jej wypowiedzenia.
   2. umowa na czas określony uznawana jest za silniej wiążącą, gdyż zwykle trudniej o jej zerwanie przed terminem wygaśnięcia. Warto zwrócić uwagę czy dokument określa kiedy współpraca może być wcześniej rozwiązana – przykładem jest np. znaczące naruszenie zasad.

• Teren działania franczyzobiorcy – w umowie określone zostanie na jakim obszarze działać będzie jednostka franczyzowa, która zostanie utworzona. Niekiedy możliwe jest również uzyskanie tzw. wyłączności terytorialnej, co oznacza, że na konkretnym obszarze nie powstanie drugi punkt tego samego franczyzodawcy. Innym ciekawym rozwiązaniem jest prawo pierwszeństwa, które zakłada, że jeśli na określonym ternie będzie miał powstać nowy punkt, to jako pierwszy propozycję jego prowadzenia otrzyma właśnie podpisujący umowę franczyzobiorca.
• Dokładne zasady akcesji – czyli określenie jakie działania musi podjąć każda ze stron, aby powstał nowy punkt franczyzowy.
• Prawa i obowiązki stron – w relacji franczyzowej zarówno franczyzobiorca, jak i franczyzodawca powinni posiadać określone prawa oraz obowiązki. Ich przestrzeganie jest niezbędne dla klarownej i owocnej współpracy. Ta część powinna zostać opisana bardzo szczegółowo. Wszelkie niejasności mogą prowadzić do trudności w rozwiązywaniu ewentualnych sporów, które mogą pojawić się w czasie współpracy.
• Zasady posługiwania się znakami towarowymi i ich ochrona.
• Zakaz działalności konkurencyjnej – jest to jeden ze standardowych zapisów w tego rodzaju umowach. Wynika to z tego, że zyskujemy od franczyzodawcy dużą ilość wiedzy o prowadzeniu działalności o danym profilu. Jeśli po upływie zaledwie kilku miesięcy wystąpilibyśmy z umowy i zaczęli pracę na własną rękę, działoby się to ze stratą dla franczyzodawcy. Taka zasada obowiązuje zwykle zgodnie z umową przez cały okres jej trwania, ale często pojawia się dodatkowy zapis o zakazie również po jej zakończeniu. Może on obowiązywać przez maksymalnie rok i jedynie na terenie, na którym dotąd działał franczyzobiorca.
• Koszty oraz opłaty, jakie będzie ponosił franczyzobiorca – w skład tych zapisów wchodzą zwykle – umowa wstępna, opłata bieżąca oraz opłata marketingowa. Opłaty mogą być konkretną kwotą, która będzie stale do płacenia, jednak może być waloryzowana, lub procentowo – wówczas zwykle opłaca się np. 5% od osiąganych obrotów. W umowie mogą zostać również opisane pozostałe koszta jakie będzie ponosił franczyzobiorca, jednak bez określania wysokości.
• Zasady rozwiązania umowy – to bardzo ważna kwestia. Jeśli podpisujemy umowę na czas określony, to najczęściej konieczne jest czekanie do czasu jej wygaśnięcia. Wcześniejsze rozwiązanie może być kłopotliwe. Z kolei umowa na czas nieokreślony podaje jedynie okres wypowiedzenia, który musimy zachować rezygnując ze współpracy. W tym dziale będzie również podane, jakie sytuacje obligują strony do zabiegania o wcześniejsze rozwiązanie umowy, np. w wyniku rażącego naruszenia zasad współpracy.
• Działania promocyjne i reklamowe – w umowie franczyzowej muszą znaleźć się zapisy, które rozdzielają obowiązki w tym zakresie między strony, jak również określają udział w kosztach.
• Kary umowne – pojawią się w większości umów franczyzowych. Franczyzobiorca jest nimi zagrożony w sytuacji, gdy w rażący sposób naruszy warunki współpracy lub np. narazi na szwank imię firmy. Warto zwrócić uwagę na to, jakie sumy będą do zapłacenia w konkretnych sytuacjach.
• Podstawa prawna dla danej umowy franczyzowej – umowa franczyzy nie jest uregulowana konkretnymi aktami prawnymi. Jednak wszelkie pojawiające się wątpliwości można rozwiać zaglądając do: ustawy o prawie własności przemysłowej, artykułów kodeksu cywilnego, czy ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Prawa i obowiązki franczyzobiorcy i franczyzodawcy

W większości przypadków obowiązki franczyzobiorcy stanowią lustrzane odbicie praw franczyzodawcy i odwrotnie. W związku z tym wymienienie obowiązków obydwu stron jest wystarczające do określenia również praw obu stron.

Franczyzodawca – obowiązki

Często pojawia się błędne myślenie, że franczyzodawca, to nasz bezpośredni zwierzchnik i od wszystko zależy. Jednak nie jest on podmiotem, który ma jedynie prawa, obowiązują go również określone obowiązki względem franczyzobiorcy.

• Najważniejsze jest to, aby franczyzodawca był realnym właścicielem firmy i wszelkich praw, na jakie udziela nam licencji poprzez umowę. Zaliczamy tu prawa do know-how, znaków towarowych, jak również innych elementów zaliczanych do własności intelektualnej. Powinien posiadać do tego odpowiednią dokumentację, której okazania mamy prawo żądać przed podpisaniem umowy.
• Franczyzodawca zobowiązany jest do udzielenia franczyzobiorcy odpowiedniej ilości wiedzy i szkoleń, aby możliwe było rozpoczęcie działalności franczyzowej.
• Do obowiązków franczyzodawcy zalicza się również działania marketingowe i reklamowe całej marki, jak również utrzymywanie spójności działania poszczególnych punktów.
• Franczyzodawca odpowiada za sporządzanie wszelkich dokumentów związanych z franczyzą.
• W obowiązkach uwzględnia się również określenie czynności kontrolnych oraz opracowanie planu naprawczego, który znajdzie zastosowanie, gdy jeden z franczyzobiorców będzie miał problemy.

Franczyzobiorca – obowiązki

• Głównym obowiązkiem franczyzobiorcy jest dbanie o reputację całej sieci franczyzowej. W tej dziedzinie istotne będzie stałe rozwijanie prowadzonej przez siebie działalności z uwzględnieniem zasad narzucanych przez franczyzodawcę.
• Poufność – franczyzodawca powierzy nam określone tajemnice dotyczące firmy, których nie możemy zdradzać.
• Terminowe opłaty na rzecz franczyzodawcy to kolejny obowiązek.
• Jakość i obsługa klienta na określonym poziomie – franczyzodawca może kontrolować franczyzobiorcę w tym zakresie, aby zachować spójność marki.
• Obowiązkiem franczyzobiorcy jest również zakaz konkurencji.
• Udostępnianie franczyzodawcy danych i dokumentów, które będą dawały możliwość oceny rozwoju placówki i jej efektywności.

O czym warto pamiętać przed podpisaniem umowy franczyzowej?

Jeśli planujemy rozpoczęcie działalności franczyzowej, istotne będzie odpowiednie przygotowanie. Sama umowa, podpisywana po raz pierwszy może być wyzwaniem. Niektórzy franczyzodawcy udostępniają wcześniej wzory kandydatom na franczyzobiorców, aby mogli spokojnie się z nimi zapoznać. Jeśli jej nie otrzymamy warto o nią zapytać. Otrzymując wzór umowy możemy zostać poproszeni o podpisanie klauzuli poufności, to normalna praktyka, gdyż w umowie znajduje się wiele istotnych informacji na temat firmy franczyzowej.

Warto kierować się zasadą, że jeśli nie znamy dokładnej treści to nie podpisujemy. Zanim odręcznie napiszemy własne nazwisko na umowie franczyzy warto ją skrupulatnie przeczytać. Zaufanie do nowego partnera biznesowego nie ma tu najmniejszego znaczenia, spokojnie sprawdźmy czy wszystkie elementy, które pojawiły się w czasie negocjacji zostały odpowiednio zapisane.

Przed podpisaniem umowy warto skonsultować się z profesjonalnym doradcą lub prawnikiem. Taka osoba będzie w stanie wyjaśnić nam wszystkie elementy, których nie zrozumiemy, a jeśli będzie taka konieczność zaproponuje odpowiednie zmiany. Kierujmy się tu zasadą, że jeśli nie wszystko jest dla nas zrozumiałe to nie podpisujemy.

Warto wiedzieć, że umowa franczyzowa sprawia, że stajemy się wspólnikami franczyzodawcy, a co za tym idzie nasza praca powinna opierać się o jasne zasady, uczciwą współpracę i bezpieczeństwo. Jednocześnie jeśli w umowie znajdują się niekorzystne lub wymagające zmiany zapisy warto je omówić z druga stroną i po ustaleniach wprowadzić poprawki. Zwykle możliwości zmian w takich dokumentach jest niewiele, jednak możemy pokusić się o negocjacje.

Niezwykle ważne jest, abyśmy podpisywali umowę z franczyzodawcą będąc pewnymi, że chcemy prowadzić taki biznes, a wszystkie zapisy w umowie są dla nas w pełni zrozumiałe. Jeśli umowa zostanie dodatkowo sprawdzona przez specjalistę możemy spodziewać się w niedługim czasie dynamicznie rozwijającego się biznesu pod sprawdzoną marką.